檢查簡報中的隱藏資料及個人資訊

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果計劃共用 Microsoft Office PowerPoint 簡報的電子複本或將簡報發佈到網站,最好是檢閱簡報中可能儲存在簡報本身或其文件摘要資訊 (中繼資料) 中的隱藏資料或個人資訊。因為此隱藏資訊會揭露不想要公開共用之組織或文件本身的詳細資料,所以您可能會想先移除此隱藏資訊,然後再與其他人共用簡報。

本文說明 Microsoft Office PowerPoint 2007 中的「文件檢查」功能如何協助您尋找並移除簡報中的隱藏資料及個人資訊。

本文內容

何種類型的隱藏的資料及個人資訊會儲存在簡報中?

哪些資訊可以 [文件檢查] 可尋找並移除簡報嗎?

如何尋找並移除 [在我的簡報中的 [隱藏的資料及個人資訊嗎?

簡報中可以儲存何種類型的隱藏資料及個人資訊?

PowerPoint 簡報中可以儲存多種類型的隱藏資料及個人資訊。當您在 Office PowerPoint 2007 中檢視簡報或進行投影片放映時,可能無法立即看到此資訊,但其他人或許可以從簡報中檢視或擷取該資訊。

隱藏資訊可以包含 Office PowerPoint 2007 新增到簡報,讓您能夠與其他人共同建立簡報的資料,也可以包含您刻意指定為隱藏的資訊。

PowerPoint 簡報可以含有下列類型的隱藏資料及個人資訊:

  • 註解及筆跡標註    如果您是與其他人共用作業才建立出簡報,則簡報可能會含有註解及筆跡標註這類的項目。此資訊可以讓其他人看到共同處理簡報的人員姓名、檢閱者的註解及簡報的變更。

  • 文件摘要資訊與個人資訊   文件摘要資訊,也就是中繼資料,包括您的簡報,例如作者、 主旨和標題的詳細資料。文件摘要資訊也包含 Office 程式,例如最近儲存的文件建立文件時的日期之人員的名稱會自動維護的資訊。如果您使用的特定功能,您的文件也可能包含其他類型的個人識別資訊 (PII),例如電子郵件標題、 傳送的檢閱資訊、 傳閱名單,以及檔案路徑資訊發佈的網頁。

  • 隱藏的投影片內容    簡報可能會含有因為格式設定為隱藏而無法看見的物件。

  • 投影片外的內容    PowerPoint 簡報可以含有因為從投影片拖曳到投影片外而無法立即看到的物件。此投影片外的內容可以包含文字方塊、美工圖案、圖形及表格。

  • 簡報備忘稿    PowerPoint 簡報的 [備忘稿] 區段可以含有不想要公開共用的文字,特別是備忘稿內容是專門為簡報人員撰寫時。

  • 文件伺服器內容    如果是將簡報儲存到文件管理伺服器上的某個位置,如以 Microsoft Windows SharePoint Services 為基礎的文件工作區網站或文件庫,則簡報可能會含有其他文件摘要資訊或與此伺服器位置相關的資訊。

  • 自訂 XML 資料    簡報可以含有在文件本身看不到的自訂 XML 資料。[文件檢查] 可以尋找並移除此 XML 資料。

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文件檢查可以從簡報中尋找並移除何種資訊?

在 Office PowerPoint 2007 中,[文件檢查] 會顯示多種不同的「檢查」,讓您尋找並移除 PowerPoint 簡報特有的隱藏資料及個人資訊。如需 [文件檢查] 可以從簡報中尋找並移除之不同類型的隱藏資料及個人資訊清單,請檢閱下表。

附註: 如果您的組織藉由新增 [檢查] 模組來自訂 [文件檢查],您就能夠檢查簡報中其他類型的資訊。

Office PowerPoint 2007

檢查的名稱

尋找並移除

註解和註釋

  • 註解

  • 筆跡標註

文件摘要資訊與私人資訊

  • 文件摘要資訊,其中包含 [文件摘要資訊] 對話方塊之 [摘要][統計資料][自訂] 索引標籤中的資訊

  • 電子郵件標題

  • 傳閱名單

  • 檢閱傳送功能資訊

  • 文件伺服器內容

  • 文件管理原則資訊

  • 內容類型資訊

  • 用於發佈網頁的檔案路徑

隱藏的投影片內容

  • 由於格式設定為隱藏而無法看見的物件

    附註: 這項檢查不會偵測被其他物件覆蓋的物件。

投影片外的內容

  • 簡報中由於在投影片區域外而無法立即看見的內容或物件,其中包含:

    • 美工圖案

    • 文字方塊

    • 圖形

    • 表格

      附註: [文件檢查] 不會偵測或移除具有動畫效果之投影片區域外的物件。

簡報備忘稿

  • 已經新增至簡報之 [備忘稿] 區段的文字

附註: 文件檢查無法移除新增至簡報 [備忘稿] 區段的圖片。

自訂 XML 資料

  • 可以儲存在簡報中的自訂 XML 資料

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如何尋找並移除簡報中的隱藏資料及個人資訊?

您可以使用 [文件檢查] 尋找並移除 PowerPoint 簡報中利用 Office PowerPoint 2007 及舊版本建立的隱藏資料及個人資訊。最好是先使用 [文件檢查],再共用簡報的電子複本,例如在電子郵件附件中或將它發佈至網站。

  1. 開啟想要檢查隱藏資料及個人資訊的簡報。

  2. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,按一下 [另存新檔],然後以儲存原始簡報的複本的檔案名稱] 方塊中輸入名稱。

    重要: 在原始文件的複本上使用 [文件檢查] 是一個好主意,因為 [文件檢查] 所移除的資料不一定都可以還原。

  3. 在原始簡報的複本,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,指向 [準備],,然後按一下 [檢查文件

  4. 在 [文件檢查] 對話方塊中,選取核取方塊以選擇您想要檢查的隱藏內容類型。如需有關的個別偵測器的詳細資訊,請參閱哪些資訊可以文件檢查可尋找並移除簡報?

  5. 按一下 [檢查]

  6. 檢閱 [文件檢查] 對話方塊中的檢查結果。

  7. 按一下 [全部移除],此選項位於想要從文件中移除之隱藏內容類型的檢查結果旁邊。

    重要: 

    • 如果您移除簡報中的隱藏內容,有可能無法藉由按一下 [復原] 來還原內容。

    • 如果想要從儲存為 OpenDocument 簡報 (.odp) 格式的簡報中移除隱藏資料和個人資訊,則每次以這個格式儲存簡報時,都必須執行 [文件檢查]。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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