檢查文件中的隱藏資料及個人資訊

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果計劃與客戶或同事共用 Microsoft Office Word 文件的電子複本,最好是檢閱文件中可能儲存在文件本身或其文件摘要資訊 (中繼資料) 中的隱藏資料或個人資訊。因為此隱藏資訊會揭露不想要公開共用之組織或文件本身的詳細資料,所以您可能會想先移除此隱藏資訊,然後再與其他人共用文件。

本文說明 Microsoft Office Word 2007 中的「文件檢查」功能如何協助您尋找並移除文件中隱藏資料與個人資訊。

本文內容

何種類型的隱藏的資料及個人資訊會儲存在 Word 文件?

哪些資訊可以文件檢查] 可尋找和移除 Word 文件中嗎?

如何尋找並移除 [在我的 Word 文件中的 [隱藏的資料及個人資訊嗎?

Word 文件中可以儲存何種類型的隱藏資料及個人資訊?

Word 文件中可以儲存多種類型的隱藏資料及個人資訊。當您在 Office Word 2007 中檢視文件時,可能無法立即看到此資訊,但其他人或許可以檢視或擷取該資訊。

隱藏資訊可以包含 Office Word 2007 新增到文件,讓您能夠與其他人共同撰寫及編輯的資料,也可以包含您刻意指定為隱藏的資訊。

Word 文件可以含有下列類型的隱藏資料及個人資訊:

  • 註解、追蹤變更的修訂標記、版本及筆跡標註    如果您是與其他人共同作業才建立出文件,則文件可能含有追蹤變更的修訂標記、註解、筆跡標註或版本這類的項目。此資訊可以讓其他人看到共同處理這份文件的人員姓名、檢閱者的註解及文件的變更。

  • 文件摘要資訊與個人資訊   文件摘要資訊,也就是中繼資料,包括您的文件,例如作者、 主旨和標題的詳細資料。文件摘要資訊也包含 Office 程式,例如最近儲存的文件建立文件時的日期之人員的名稱會自動維護的資訊。如果您使用的特定功能,您的文件也可能包含其他類型的個人識別資訊 (PII),例如電子郵件標題、 傳送的檢閱資訊、 傳閱名單及範本名稱。

  • 頁首、頁尾及浮水印    Word 文件可以在頁首及頁尾中含有資訊。此外,您可能會將浮水印新增到 Word 文件。

  • 隱藏文字    Word 文件可以含有格式設定為隱藏文字的文字。如果不知道您的文件是否含有隱藏文字,則可以使用 [文件檢查] 進行搜尋。

  • 文件伺服器內容    如果是將文件儲存到文件管理伺服器上的某個位置,如以 Microsoft Windows SharePoint Services 為基礎的文件工作區網站或文件庫,則文件可能會含有其他文件摘要資訊或與此伺服器位置相關的資訊。

  • 自訂 XML 資料    文件可以含有在文件本身看不到的自訂 XML 資料。[文件檢查] 可以尋找並移除此 XML 資料。

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文件檢查可以從 Word 文件中尋找並移除何種資訊?

在 Office Word 2007 中,[文件檢查] 會顯示多種不同的「檢查」,讓您尋找並移除 Word 文件特有的隱藏資料及個人資訊。如需 [文件檢查] 可以從 Word 文件中尋找並移除之不同類型的隱藏資料及個人資訊清單,請檢閱下表。

附註: 如果您的組織藉由新增 [檢查] 模組來自訂 [文件檢查],您就能夠檢查文件中其他類型的資訊。

Office Word 2007

檢查的名稱

尋找並移除

註解、修訂、版本和註釋

  • 註解

  • 追蹤變更的修訂標記

  • 文件版本資訊

  • 筆跡標註

文件摘要資訊與私人資訊

  • 文件摘要資訊,其中包含 [文件摘要資訊] 對話方塊之 [摘要][統計資料][自訂] 索引標籤中的資訊

  • 電子郵件標題

  • 傳閱名單

  • 檢閱傳送功能資訊

  • 文件伺服器內容

  • 文件管理原則資訊

  • 內容類型資訊

  • 已結合資料之欄位的資料結合連結資訊 (最後的值將會轉換為文字)

  • 使用者名稱

  • 範本名稱

頁首及頁尾

  • 文件頁首中的資訊

  • 文件頁尾中的資訊

  • 浮水印

隱藏文字

  • 格式設定為隱藏的文字 ([字型] 對話方塊中可用的字型效果)

    附註: 此「檢查」無法偵測以其他方法隱藏的文字 (例如,白色背景上的白色文字)。

自訂 XML 資料

  • 可以儲存在文件中的自訂 XML 資料

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如何尋找並移除 Word 文件中的隱藏資料及個人資訊?

您可以使用 [文件檢查] 尋找並移除 Word 文件中利用 Office Word 2007 及舊版本建立的隱藏資料及個人資訊。最好是先使用 [文件檢查],再共用 Word 文件的電子複本,例如電子郵件附件。

  1. 開啟想要檢查隱藏資料及個人資訊的 Word 文件。

  2. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,按一下 [另存新檔],然後以儲存原始文件的複本的檔案名稱] 方塊中輸入名稱。

    重要: 在原始文件的複本上使用 [文件檢查] 是一個好主意,因為 [文件檢查] 所移除的資料不一定都可以還原。

  3. 在 [原始文件的複本,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 指向 [準備],再按一下檢查文件

  4. 在 [文件檢查] 對話方塊中,選取核取方塊以選擇您想要檢查的隱藏內容類型。如需有關的個別偵測器的詳細資訊,請參閱哪些資訊可以文件檢查] 可尋找和移除 Word 文件?

  5. 按一下 [檢查]

  6. 檢閱 [文件檢查] 對話方塊中的檢查結果。

  7. 按一下 [全部移除],此選項位於想要從文件中移除之隱藏內容類型的檢查結果旁邊。

    重要: 

    • 如果移除文件中的隱藏內容,則可能無法藉由按一下 [復原] 予以還原。

    • 如果想要從儲存為 OpenDocument 文字 (.odt) 格式的文件中移除隱藏資料和個人資訊,則每次以這個格式儲存文件時,都必須執行 [文件檢查]。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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