概觀︰管理人員如何使用小組網站的最佳做法

如果您是小組網站擁有者,建議您建立一個管理模型,也就是用來解決您網站的原則、程序、角色及責任等事項的模型。像這樣的模型將可協助您控制人員使用您網站的方式。例如,您可能會要求取出檔案,以防止多位人員嘗試同時編輯某個檔案。或者,您可能想只允許特定人員建立子網站。本文提供在建立這樣的模型時可思考的想法概觀與最佳做法。

附註: 如果您正在尋找建立網站的方法與步驟,請參閱建立 SharePoint 網站

本文內容

何謂管理?

管理模型的元素

建立子網站

權限管理

資訊架構

要求取出檔案

追蹤版本

要求核准文件

隨時掌握變更狀況

建立工作流程

定義內容類型

稽核追蹤

網站生命週期與淘汰網站

儲存限制

自訂

瀏覽

搜尋

網站支援角色與職責

資料保護

何謂管理?

「管理模型」是網站中不為人所見,但卻極為重要的部分,此模型會設定原則、角色、職責,以及您所制定用以決定群組人員使用 SharePoint 的方式。

許多組織會在管理中心或網站集合層級中建立管理模型,並由資訊技術 (IT) 部門或小組負責建立及維護。

您若是網站集合中,子網站 (如小組網站) 的網站擁有人,建議您根據特殊需求,另外建立自己的管理模型。

管理模型有助於:

  • 讓網站使用者了解建立新的子網站 (而非建立清單或其他網站內容) 的時機。

  • 確認子網站及內容在過時之後即會淘汰,而不會用盡您的儲存空間或影響搜尋結果。

  • 確保正確的人員存取正確的內容。

  • 子網站擁有人了解其所能使用的範本與佈景主題。

  • 順利地在人員之間轉換網站擁有權。

管理模型的元素

您的管理模型必須能控制下列問題:

  • 網站建立

  • 權限管理

  • 資訊架構

  • 網站生命週期與淘汰網站

  • 儲存限制

  • 資訊分類

  • 自訂

  • 資料保護

  • 瀏覽

  • 搜尋

  • 網站支援角色與職責

這些問題有些可能已由網站集合或組織層級的管理模型預先決定。例如:網站的儲存空間大小和自訂網站外觀及風格。另有一些比較不相關的問題,則需取決於小組網站的複雜度,以及網站的使用人數。您雖無需決定上述各項主題的內容,但如能獲知最後的結果,即可將結果告知您的網站使用者,此舉也有助於正確施行原則。

以下是設定新網站時所應考量的事項。

建立子網站

您也許想要讓小組成員在小組網站下建立供特定專案使用的子網站。

能夠任意建立新的子網站的功能對群組而言十分方便,但若未加以限制,可能會造成情況失控。任由子網站自由增生,可能會發生問題。例如:

  • 使用者找不到正確的子網站,或無法確認是否有該子網站。

  • 在數個子網站上存放重複的資訊,不僅佔用寶貴的儲存空間,同時還浪費維護的人力。

  • 子網站仍存留過時的資訊 (可能是數年前的資訊),並顯示在搜尋結果中。使用者可能無法辨別何者才是正確的資訊版本。

  • 管理眾多子網站的權限可能會變成主要的工作,使用者可能會獲取其不應存取資訊的存取權。

  • 當員工退出群組時,其所建立的子網站可能會因此而棄置,造成其他網站使用者對於搜尋結果產生疑慮及困惑。

您可以就下列幾方面設定網站建立原則,節省您的時間與精力:

  • 誰可以建立子網站?

  • 是否需要經過核准才可新增子網站?若答案是肯定的,核准準則有哪些?誰具有此核准權?

  • 新增的子網站必須使用既有的範本與佈景主題嗎?

  • 網站上可以儲存多少資訊?換言之即是資訊可佔用多少伺服器磁碟空間?

  • 在網站上執行瀏覽策略有哪些規則?

  • 資訊應在子網站上儲存多久的時間之後,才可刪除或封存?

如需詳細資訊,請參閱建立網站或子網站

權限管理

維持貴組織中重要任務資訊的完整性、機密性與隱私性,取決於您如何執行網站安全,也就是您如何選擇網站存取權的授與對象。

授與及限制網站的存取權稱為權限管理,是網站擁有人最重要的職責之一。

以下是制定權限策略時所應注意的重點。

  • 務必遵循最低權限原則:只提供人員執行其指定工作所需的最低權限等級。

  • 您可以將人員新增至標準的預設群組 (如成員、訪客及擁有人),藉此提供其存取權。請將大部分的人員加入 [成員] 或 [訪客] 群組,並限制 [擁有者] 群組中的人數。

  • 您可以使用權限繼承建立單純且易於檢視的階層。換言之,您應避免將權限授與個人,而應將權限授與群組。如有可能,請讓子網站直接繼承小組網站的權限,而不要授與專屬權限。

  • 利用權限繼承來組織內容:您可以考慮使用安全性層級區隔內容。例如,您可以為重要文件建立專用網站或文件庫,而不要讓這些文件散落在大型文件庫中,並以專屬權限加以保護。

如需設定權限的相關資訊,請參閱了解 SharePoint 中的權限等級編輯清單、文件庫或個別項目的權限

資訊架構

網站的資訊架構就像書本的目錄:它會決定該網站中資訊 (網頁、文件、清單及資料) 的組織方式,以及向網站使用者呈現資訊的方式。資訊架構通常是以網站內容、搜尋關鍵字、資料類型及其他概念的階層式清單方式記錄。

若要建立資訊架構,您必須分析網站所要呈現的資訊。以下是制定資訊架構時可以運用的一些問題:

  • 您要在網站中放置哪種內容?內容要以何種方式轉譯成子網站、清單、文件庫等等?

  • 網站資訊要以何種方式呈現?

  • 網站使用者應如何瀏覽整個網站?

  • 如何指定特定目標對象的資訊?

  • 如何設定搜尋並將其最佳化?

資訊架構的其中一部分可能會包含資訊分類。

若您要處理的資訊對公司而言十分重要而需要特殊的安全性,或資訊必須施行檢核規則,您可以設定分類配置,指出需要格外小心管理的內容類型。

將資訊組織成特定的清單及文件庫後,可以使用管理功能設定內容的管理方式。例如:

要求取出檔案

當您要求取出檔案時,您可以確保在存入檔案之前,只有一個人可以編輯檔案。要求取出文件可避免因多位人員同時變更文件造成編輯衝突與混亂。要求取出也有助於提醒小組成員在存入檔案時加上註解,讓您能夠更容易追蹤每個版本中的變更項目。如需詳細資訊,請參閱設定文件庫來要求取出檔案

追蹤版本

如果您需要保留舊版檔案,文件庫可協助您追蹤、儲存及還原檔案。您可以選擇以相同方式追蹤所有版本。或者您可以選擇將部分版本指定為主要版本 (例如在手冊中加入新章節),以及將部分版本指定為次要版本 (例如修正拼字錯誤)。為協助管理儲存空間,您可以選擇您要儲存的每種版本類型的數目。如需版本設定的詳細資訊,請參閱如何對清單或文件庫中的工作進行版本設定?

您可以指定文件是否需要核准。文件在由擁有核准與拒絕權限的人員核准或拒絕之前,都會維持在擱置狀態。您可以控制哪些群組的使用者可以在文件核准之前檢視文件。如果您的文件庫包含需要先完成才能讓其他人查看的重要指導方針或程序,這個功能會很有用。如需文件核准詳細資訊,請參閱要求核准網站清單或文件庫中的項目

文件庫支援 RSS 技術,因此您工作群組的成員可以自動接收及檢視合併位置中新聞與資訊的更新或摘要。您可以使用 RSS 技術來於文件庫發生變更 (例如檔案文件庫中儲存的檔案出現變更) 時提供警示。RSS 摘要可讓工作群組的成員查看已變更檔案的合併清單。您也可以建立電子郵件警示,就可以在檔案變更時獲得通知。如需 RSS 摘要的詳細資訊,請參閱管理網站或網站集合的 RSS 摘要

文件庫或內容類型可以使用您的組織已針對商務程序定義的工作流程,例如管理文件核准或檢閱。您的群組可以對其文件套用商務程序 (稱為工作流程),其中指定需要依序執行的動作,例如核准或翻譯文件。工作流程是對文件或項目執行一連串動作或工作的自動化方式。預設有三個工作流程可供文件庫使用:核准 (將文件路由傳送給一群人員以供核准);收集意見反應 (將文件路由傳送給一群人員以取得意見反應,然後將文件傳回給起始該工作流程的人員來完成工作流程);以及收集簽章 (將文件路由傳送給一群人員來收集他們的數位簽章)。如需工作流程的詳細資訊,請參閱 SharePoint 所包含工作流程的概觀

如果您的群組使用數種類型的檔案 (例如工作表、簡報及文件),您可以透過啟用及定義多種內容類型來擴充文件庫的功能。內容類型可增加跨多個文件庫的彈性與一致性。每種內容類型可以指定一個範本,甚至可以指定一個工作流程處理。範本可做為起點,用於格式化和任何重複使用文字,以及用於套用至該類型文件的內容 (例如部門名稱或合約號碼)。如需內容類型的詳細資訊,請參閱內容類型與內容類型發佈簡介

如果您有一組敏感檔案,且知道文件使用方式將會對您很有幫助的話,您可以定義允許您啟用事件 (例如檔案變更、複製或刪除) 追蹤的「稽核」原則。如需設定稽核的資訊,請參閱設定網站集合的稽核設定

網站生命週期與淘汰網站

不再使用網站 (如文件工作網站及討論網站) 時,網站通常會被棄置在原處。此舉不僅耗用寶貴的儲存空間,還會讓搜尋結果顯得雜亂無章。因此建議您設定時間表定期檢閱網站及其內容 (至少一年一次),確認其存留價值。

也建議您記住一點,那就是您組織內較大型的管理模型也可能會用在注意過時網站。例如,系統管理員可能會自動刪除已經 90 天沒有人瀏覽的網站。身為網站擁有者,您會收到警告您網站將被刪除的電子郵件。如需生命週期與淘汰原則的詳細資訊,請參閱網站關閉原則

儲存限制

系統管理員可能會限制群組所能使用的磁碟儲存量。您必須了解有無此項限制。若有此限制,即需決定如何將有限的空間量分配給網站、頁面及文件庫。

對於要上傳至文件庫的文件,SharePoint Server 預設會限定每份不得超過 50 MB。除此之外,依預設,小組網站擁有人會在儲存量達到配額的 90% 時收到通知。

在知道您有哪些限制之後,您就可以使用像是版本或稽核追蹤這樣的功能來確保您的網站不會超出限制。如需詳細資訊,請參閱管理網站集合儲存空間限制

自訂

您的組織或許會有偏好或必須具備的標準化品牌、網站範本或網站版面配置。使用者可以自訂其網站及頁面外觀的最大限度為何?

若要控制自訂,您可以指定小組中有權自訂的成員,也可選擇使用標準化版面配置,確保外觀將會符合各項指定需求,例如在所有網站的左上角處顯示網站擁有人。

您也可能想要設定準則,規範不同角色的人員在其子網站上所能使用的功能。例如,您可能會要求人員不要使用需要自訂編碼的網頁組件。

另一方面,您也可能會開放 SharePoint Designer 供小組所有成員使用,讓他們可進行所需的變更。

如需自訂網站的詳細資訊,請參閱自訂您的小組網站網站和頁面自訂方式簡介

瀏覽

瀏覽元素能協助使用者瀏覽所需內容。您可以自訂的瀏覽項目包括上方連結列以及 [快速啟動]。

您可以使用每份清單或文件庫的設定頁面,選擇要顯示在 [快速啟動] 上的清單與文件庫。此外,您還可以變更連結順序、新增或刪除連結,以及新增區段到組織連結所在的區段,或從中刪除區段。例如,如果您的 [清單] 區段中有過多清單,就可以為 [工作清單] 新增新區段,以便在其中加入工作清單的連結。

上方連結列會在網站的每個頁面上方顯示一列索引標籤,讓網站的使用者能夠連結到網站集合中的其他網站。當您建立新的網站時,可以選擇是否要將該網站包含在上層網站的上方連結列中,以及是否要使用上層網站的上方連結列。

如需網站瀏覽的詳細資訊,請參閱網站瀏覽簡介自訂您小組網站上的瀏覽

搜尋

內容可以出現在網站、清單、文件庫、網頁組件及欄之中。當有使用者搜尋網站時,網站及其子網站中的所有內容皆會顯示在搜尋結果中。

網站擁有人可以選擇是否要在搜尋結果中顯示網站內容。您若是禁止網站內容顯示在搜尋結果中,則其下所有子網站的內容亦不會出現在搜尋結果中。

依預設,針對無權讀取特定內容的使用者,其搜尋結果中不會出現該具限制權限的內容。您可以變更此設定,讓設限的內容出現在搜尋結果中,但無讀取權限的使用者仍無法開啟這類內容。

如需搜尋的詳細資訊,請參閱 SharePoint Online 搜尋管理概觀設定 SharePoint 中的內容搜尋網頁組件

網站支援角色與職責

定義角色與職責,可以降低小組成員輪調或加入或退出小組時可能造成的混亂情況。以下是需要明確定義的角色與職責:

  • 訓練:基本瀏覽、搜尋及文件管理訓練對初次使用產品的使用者十分有幫助。

  • 支援:您可能會需要在小組中指定一位專家,協助您疑難排解問題,並負責連絡系統管理員。

  • 遵循法律或組織的規範:此工作可能只在維護規範的最新連結,但最好能由專人負責。

如需角色的詳細資訊,請參閱規劃網站及管理使用者管理網站集合的系統管理員

資料保護

備份與復原功能可以保護您的資料避免意外遺失。備份頻率和復原速度與等級,是由系統管理員設定。請參閱 SharePoint 中備份與復原的概觀管理 SharePoint Online 網站集合的資源回收筒

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