查詢簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

使用查詢,您可以輕易地檢視、新增、刪除或變更 Access 資料庫中的資料。使用查詢的其他理由:

  • 以特定準則 (條件) 篩選資料,就能迅速找到特定資料

  • 計算或摘要資料

  • 自動化資料管理工作,例如定期審查一組最新的資料。

附註:  若您想要嘗試範例中的查詢,請使用 Access 桌面資料庫。

查詢可協助您尋找及使用您的資料

建立選取查詢

建立參數查詢

建立合計查詢

建立交叉資料表查詢

建立製成資料表查詢

建立新增查詢

建立更新查詢

建立刪除查詢

查詢可協助您尋找及使用資料

在一個設計完善的資料庫中,您想要用表單或報表呈現的資料,通常散置於多個資料表中。查詢可從各個資料表擷取資料並加以組織,供表單或報表呈現。查詢可以是要求從資料庫擷取資料結果,或對資料執行動作,或是兩者。查詢可以為簡單問題提供答案、執行計算、合併不同資料表中的資料,或新增、變更或刪除資料庫中的資料。因為查詢具有多樣化的功能,所以查詢也分為多種類型,您需要根據工作內容來建立查詢類型。

主要查詢類型

使用

請選取

用於擷取資料表中的資料或執行計算。

動作

新增、變更或刪除資料。每個工作都有特定的動作查詢類型。Access 應用程式中不提供動作查詢。

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建立選取查詢

如果要檢閱在資料表中,某些欄位的資料或同時檢視多個資料表中的資料,或只看到根據特定準則的資料,請選取查詢類型就是您的選擇。如需詳細資訊,請參閱建立簡單的選取查詢

檢閱指定欄位的資料

舉例來說,如果資料庫中的產品資料表含有大量資料,而您想要檢閱產品及價格清單,則可依此例建立選取查詢,僅傳回產品名稱及其個別的價格:

  1. 開啟資料庫,並在 [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢設計]

  2. [顯示資料表] 對話方塊的 [資料表] 索引標籤上,按兩下 [產品] 資料表,然後關閉對話方塊。

  3. 在 [產品] 資料表中,假設您有 [產品名稱] 與 [標價] 這兩個欄位。按兩下 [產品名稱][標價],將這兩個欄位新增至查詢設計格線。

  4. 在 [設計] 索引標籤中,按一下 [執行。查詢執行時,並顯示產品和價格的清單。

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同時檢閱多個相關資料表中的資料

例如,假設您有一個食品店的資料庫,而您要檢閱居住於特定城市的客戶訂單。假設訂單資料與客戶資料分別儲存在 [客戶] 與 [訂單] 兩個資料表中。如果每個資料表都有 [客戶編號] 欄位,從而構成這兩個資料表間的一對多關聯性。您可以依下列程序建立查詢來傳回特定城市的客戶訂單,例如拉斯維加斯:

  1. 開啟資料庫。在 [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]

  2. [顯示資料表] 對話方塊的 [資料表] 索引標籤上,按兩下 [客戶][訂單]

  3. 關閉 [顯示資料表] 對話方塊。請注意,會有一條線條 (稱為「聯結」) 將 [客戶] 資料表中的 [編號] 欄位連接到 [訂單] 資料表中的 [客戶編號] 欄位。這條線條顯示兩個資料表之間的關聯性。

  4. 在 [客戶] 資料表中,按兩下 [公司][城市],將這兩個欄位新增至查詢設計格線。

  5. 在查詢設計格線的 [城市] 資料行中,清除 [顯示] 資料列中的核取方塊。

  6. 在 [城市] 資料行的 [準則] 列中,鍵入「 拉斯維加斯 」

    清除 [顯示] 核取方塊可以避免在查詢結果中顯示城市,而在 [準則] 資料列中鍵入「拉斯維加斯」,則可指定您只要查看 [城市] 欄位的值為「拉斯維加斯」的記錄。在此例中,查詢只會傳回位於拉斯維加斯的客戶。您不需要顯示欄位也能將它做為準則使用。

  7. 在 [訂單] 資料庫中,按兩下 [訂單編號][訂單日期],將這兩個欄位新增至查詢設計格線的下兩個資料行。

  8. [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。查詢便會執行,然後顯示位在拉斯維加斯的客戶訂單清單。

  9. 按下 CTRL+S 儲存查詢。

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建立參數查詢

如果您常需依各種不同數值來執行同一查詢,請考慮使用參數查詢。執行參數查詢時,查詢會提示您鍵入欄位值,然後使用您提供的數值來建立準則。

附註:  在 Access 應用程式中,您無法建立參數查詢。

在上述範例中,您已瞭解如何建立選取查詢來傳回位於拉斯維加斯的客戶,而您可以修改此選取查詢,讓它在您每次執行查詢時提示您指定城市。接下來,請開啟您在上述範例中建立的資料庫:

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下名為 [訂單 (依城市)] 的查詢 (您在前一節中所建立),然後按一下快顯功能表上的 [設計檢視]

  2. 在查詢設計格線中,[城市] 資料行的 [準則] 列中刪除「 拉斯維加斯 」,,然後鍵入[哪 city?]

    這個 [哪一個城市?] 字串便是參數的提示問句。方括號代表要查詢提示您輸入參數,而其中的文字 (此例中即是「哪一個城市?」) 則是參數提示會顯示的問句。

附註: 參數提示中不可使用句號 (.),也不可使用驚嘆號 (!)。

  1. 選取 [城市] 資料行的 [顯示] 資料列中的核取方塊,這樣一來查詢結果便會顯示城市。

  2. [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。查詢會提示您輸入 [城市] 的值。

  3. 輸入紐約,,然後按 enter 鍵,即可看到位於紐約的客戶。

    如果不知道可以指定哪些值,該怎麼辦? 您可以在提示句中使用萬用字元:

  4. [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]

  5. 在查詢設計格線中,在 [城市] 資料行中的 [準則] 資料列中輸入Like [哪 city?] &"*"

    在這個參數提示中,Like 關鍵字、& 符號和引號中的星號 (*) 可以讓使用者鍵入字元組合 (包括萬用字元),以傳回各種不同的結果。例如,如果使用者鍵入 *,查詢便會傳回所有城市;如果使用者鍵入 L,則查詢會傳回以字母 "L" 開頭的所有城市;而如果使用者鍵入 *s*,則查詢會傳回所有包含字母 "s" 的城市。

  6. 在 [設計] 索引標籤的 [結果] 群組中按一下 [執行] 和在查詢提示中,輸入 [新增],然後按 ENTER。

    查詢便會執行,然後顯示紐約的客戶訂單。

指定參數的資料類型

您也可以指定參數應接受的資料類型。您可以為任何參數設定資料類型,但是請務必為數值、貨幣或日期/時間的資料指定資料類型。當您指定參數應接受的資料類型時,使用者就可在輸入錯誤的資料類型時,看見比較有用的錯誤訊息,例如,必須輸入貨幣資料而不是文字。

如果將參數設定為接受文字資料,則任何輸入項目都會解譯成文字,且不會顯示任何錯誤訊息。

若要指定查詢中參數的資料類型,請使用下列程序:

  1. 在 [設計] 檢視中開啟查詢的情況下,於 [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏] 群組中,按一下 [參數]

  2. [查詢參數] 對話方塊的 [參數] 資料行中,為您想要指定資料類型的每一個參數鍵入提示。請務必確認每個參數都符合您在查詢設計格線的 [準則] 資料列中使用的提示。

  3. [資料類型] 資料行中,選取每個參數的資料類型。

深入瞭解如何使用參數要求輸入執行查詢時的詳細資訊。

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建立合計查詢

雖然資料工作表裡的 [合計] 資料列非常有用,但是處理較複雜的問題時,請使用合計查詢。合計查詢是選取查詢的一種,讓您將資料分組並摘要,例如查詢個別產品的總銷售額時。在合計查詢中,您可以使用 Sum 函數 (彙總函數),查看個別產品的總銷售額。

附註: 在 Access 應用程式中,您無法使用彙總函數。

請依下列步驟修改您在上述範例中建立的「產品小計」查詢,讓它依產品摘要產品小計。

  1. 在 [常用] 索引標籤上按一下 [檢視> [設計] 檢視

    「產品小計」查詢便會在 [設計檢視] 中開啟。

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏]群組中,按一下 [合計

    [合計] 列會顯示在查詢設計格線中。

附註: 設計格線中的 [合計] 列和資料工作表中的 [合計] 列除了名稱相似之外,其他各方面則迥然相異:

  • 您可以使用設計格線中的 [合計] 列,依據欄位值進行群組。

  • 您可以將資料工作表的 [合計] 列新增至合計查詢的結果中。

  • 使用設計格線中的 [合計] 列時,必須為每個欄位選擇彙總函數。如果不想對欄位執行計算,可以依欄位分組。

  • 在設計格線的第二個資料行中,於 [合計] 列的下拉式清單中選取 [加總]

  • [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。查詢便會執行,然後顯示包含小計的產品清單。

  • 按下 CTRL+S 儲存查詢。請將查詢保持開啟。

如需詳細資訊,請參閱使用 [合計] 列的資料工作表中顯示資料行總計

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根據您的資料進行計算

一般而言不會使用資料表來儲存小計等計算值,即使是計算相同資料庫中的資料也是如此。這是因為資料來源變更後,計算值就不正確了。例如,一個人的年齡就不適合儲存在資料表中,因為這樣一來必須每年都更新這個值。請改為儲存這個人的出生日期,然後使用查詢來計算年齡。

假設您有一個資料庫儲存要銷售的產品。這個資料庫中有個稱為「訂單詳細資料」的資料表,內含產品的相關資訊,如各產品定價、數量等欄位。您可以使用查詢將每個產品的數量與其單價相乘,然後將每個產品的數量與單價、折扣相乘,最後將總單價減去總折扣,算出產品小計。若您在上述範例中有建立範例資料庫,請將它開啟並沿用:

  1. 建立] 索引標籤中,按一下 [ 查詢設計

  2. 在 [ 顯示資料表]對話方塊,在表格] 索引標籤中,按兩下訂單詳細資料

  3. 關閉顯示資料表] 對話方塊。

  4. 在 [訂單詳細資料] 資料表中按兩下產品識別碼],將此欄位新增至查詢設計格線的第一欄。

  5. 在格線的第二個欄中,以滑鼠右鍵按一下欄位] 資料列,然後按一下快顯功能表上的 [顯示比例

  6. 縮放] 方塊中,輸入或貼上下列: Subtotal: ([數量] * [單價])-([數量] * [單價 Price]*[Discount])

  7. 按一下 [確定]

  8. 設計] 索引標籤中,按一下 [ 執行。查詢執行時,並顯示 [產品和小計,每筆訂單的清單。

  9. 按 CTRL+S 儲存查詢,然後將查詢命名為「產品小計」。

另請參閱使用 [合計] 列的資料工作表中顯示資料行總計

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顯示摘要或彙總資料

當您使用資料表來記錄交易或儲存定期發生的數值資料時,如果能夠檢視該資料的彙總 (例如加總或平均值),將會十分有幫助。在 Access 中,可以在資料工作表加入 [合計] 資料列。[合計] 資料列是位於資料工作表底部的資料列,可顯示計算加總或其他彙總值。

  1. 執行「產品小計」查詢,然後讓結果在資料工作表檢視中保持開啟狀態。

  2. 首頁] 索引標籤,按一下 [ 合計。資料工作表的單字的底部會出現新的資料列第一欄。

  3. 按一下 [資料工作表名稱的最後一列中的儲存格

  4. 按一下檢視可用的彙總函式的箭號。欄中包含文字資料,因為有只有兩個選擇: 計數

  5. 選取 [ 計數。從儲存格的內容變更計數的資料行的值。

  6. 按一下旁邊的儲存格 (第二個資料行)。您會發現儲存格中顯示箭號。

  7. 按一下箭號,然後再按一下加總。欄位會顯示資料行的值總和。

  8. 請讓查詢在 [資料工作表檢視] 中保持開啟狀態。

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建立交叉資料表查詢

假設您想要檢閱產品小計,但是也想要依照月份進行彙總,使每一個資料列顯示產品的小計,而每一個資料行顯示月份的產品小計。要顯示產品的小計及月份的產品小計,請使用交叉資料表查詢。

附註: Access 應用程式中無法顯示交叉資料表查詢。

您可以再次修改產品小計查詢,讓查詢傳回產品小計的資料列以及每月小計的資料行。

  1. [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]

  2. 按一下 [查詢設定] 群組中的 [顯示資料表]

  3. [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下 [訂單],然後按一下 [關閉]

  4. 在 [設計] 索引標籤中 [查詢類型] 群組中,按一下 [交叉資料表。在設計格線中,[顯示] 列會隱藏,並顯示交叉資料表] 資料列。

  5. 在設計格線的第三個資料行中,以滑鼠右鍵按一下 [欄位] 資料列,然後按一下快顯功能表上的 [縮放][縮放] 方塊會出現。

  6. 在 [顯示比例] 方塊中,輸入或貼上下列: Month:"月份"& DatePart ("m",[訂單日期])

  7. 按一下 [確定]

  8. [交叉資料表] 資料列中,從下拉式清單中選取下列值:第一個資料行的 [列名]、第二個資料行的 [值] 以及第三個資料行的 [欄名]

  9. [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。查詢便會執行,然後顯示依照月份彙總的產品小計。

  10. 按下 CTRL+S 儲存查詢。

    如需詳細資訊,請參閱

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建立製成資料表查詢

您可以使用製成資料表查詢,從其他資料表儲存的資料中建立新資料表。

附註:  Access 應用程式不提供建立資料表查詢。

假設您想要將芝加哥訂單的資料傳送給使用 Access 準備報表的芝加哥工作伙伴。您不想要傳送所有的訂單資料,而只想要傳送和芝加哥訂單有關的特定資料。

您可以建立包含芝加哥訂單資料的選取查詢,然後依照下列程序,使用選取查詢來建立新資料表:

  1. 開啟上述範例中的範例資料庫。

    執行建立資料表查詢時,可能需要啟用資料庫內容。

    附註: 如果您看到的訊息啟用資料庫的相關功能區下方,按一下 [ 啟用內容。如果資料庫已在信任的位置,就不會顯示訊息列。

  2. [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]

  3. [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下 [訂單詳細資料][訂單],然後關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  4. [訂單] 資料表中,按兩下 [客戶編號][運送縣/市],將這兩個欄位新增至設計格線。

  5. [訂單詳細資料] 資料表中,按兩下 [訂單編號][產品識別碼][數量][單價][折扣],將這些欄位新增至設計格線。

  6. 在 [設計格線的 [運送縣/市] 欄中,清除 [顯示] 列中的方塊。在 [準則] 列中,輸入'芝加哥' (包含單引號括住)。查詢結果之前,先確認您使用它們來建立表格。

  7. [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]

  8. 按下 CTRL+S 儲存查詢。

  9. 在 [查詢名稱] 方塊中,鍵入「 芝加哥訂單查詢 」,然後再按一下[確定]

  10. [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]

  11. 在 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中,按一下 [製成資料表]。

  12. 在 [製成資料表] 對話方塊的 [表格名稱] 方塊中輸入 [芝加哥訂單],,然後按一下[確定]

  13. [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]

  14. 在確認對話方塊中,按一下 [是],即可在功能窗格看到新的資料表。

    附註: 如果已有資料表使用您所指定的名稱,Access 就會先將該資料表刪除,然後再執行查詢。

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建立新增查詢

您可以使用新增查詢從一個或多個資料表中擷取資料,然後將該資料新增至其他資料表。

附註: Access 應用程式不提供新增查詢。

假設您已建立一個資料表與芝加哥工作伙伴共用,可是您發現這個夥伴同時也和 Milwaukee 地區的客戶合作。您想要先將包含 Milwaukee 地區的資料列新增至資料表中,再和合作夥伴一起共用資料表。您可以使用下列程序,將 Milwaukee 地區的資料加入 [芝加哥訂單] 資料表:

  1. 在 [設計檢視] 中開啟名為「芝加哥訂單查詢」的查詢。

  2. 在 [設計] 索引標籤中 [查詢類型] 群組中,按一下 [新增。隨即會開啟 [附加] 對話方塊。

  3. [附加] 對話方塊中,按一下 [資料表名稱] 方塊中的箭號,從下拉式清單中選取 [芝加哥訂單],再按一下 [確定]

  4. 在設計格線中,於 [運送縣/市] 資料行的 [準則] 列中刪除 '芝加哥',,然後鍵入'Milwaukee'

  5. [附加至] 資料列中,為每一個資料行選取適當的欄位。

    在這個範例中,[附加至] 資料列的值應該會和 [欄位] 資料列的值相符,但這不是新增查詢運作的必要條件。

  6. [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]

附註:  執行會傳回大量資料的查詢時,可能會出現錯誤訊息,指出您無法復原該查詢。請試著將記憶體區段上限增加到 3MB,查詢才能夠執行。

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建立更新查詢

更新查詢可以用來變更資料表中的資料,也可以用來輸入準則,指定要進行更新的資料列。更新查詢可以讓您在執行更新之前,先檢閱更新的資料。

重要: 您無法復原動作查詢。請考慮備份所有要使用更新查詢進行更新的資料表。

附註: Access 應用程式不提供更新查詢。

在上述範例中,您在 [芝加哥訂單] 資料表新增了資料列。而 [芝加哥訂單] 資料表中,[產品識別碼] 欄位會顯示產品識別碼的數值。以產品識別碼取代產品名稱,可讓報表資料更有用。請使用下列程序:

  1. 在 [設計檢視] 中開啟 [芝加哥訂單] 資料表。

  2. 在 [產品識別碼] 資料列中,將 [資料類型] 從 [數字] 變更為 [文字]

  3. 儲存並關閉 [芝加哥訂單] 資料表。

  4. [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]

  5. [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下 [芝加哥訂單][產品],然後關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  6. [設計] 索引標籤上,按一下 [查詢類型] 群組中的 [更新]

  7. 設計格線中的 [排序][顯示] 資料列會消失,並出現 [更新至] 資料列。

  8. [芝加哥訂單] 資料表中,按兩下 [產品識別碼],將這個欄位新增至設計格線。

  9. 在設計格線中,在 [更新至] 列的 [產品識別碼] 資料行,輸入或貼上下列: [產品]。 [產品名稱]

    提示: 在 [更新至] 資料列中使用空字串 ("") 或 NULL,您就能用更新查詢來刪除欄位的值。

  10. 在 [準則] 列中,輸入或貼上下列: [產品識別碼] 等 ([產品]。 [識別碼])

  11. 您可以檢視 [資料工作表檢視] 中的查詢,檢閱更新查詢將會變更哪些值。

  12. 在 [設計] 索引標籤中,按一下 [檢視> [資料工作表檢視。查詢傳回產品識別碼會更新的清單。

  13. [設計] 索引標籤按一下 [執行]

    當您開啟 [芝加哥訂單] 資料表時,您會看到 [產品識別碼] 欄位中的數值已被取代,從 [產品] 資料表的產品名稱。請參閱建立更新查詢

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建立刪除查詢

您可以使用刪除查詢來刪除資料表中的資料,也可以使用刪除查詢來輸入準則,指定要刪除的資料列。刪除查詢可讓您在執行刪除之前,先檢閱所要刪除的資料列。

附註: 在 Access 應用程式中,您無法使用刪除查詢。

假設您準備將上述範例的 [芝加哥訂單] 資料表傳送給芝加哥的工作伙伴,但是您發現有些資料列包含一些空白欄位。您決定在傳送資料表之前移除這些資料列。您可以開啟資料表,然後手動刪除資料列,不過,如果要刪除的資料列相當多,而您也十分清楚應刪除之資料列的準則,那麼使用刪除查詢是相當實用的做法。

您可以依照下列程序,使用查詢刪除 [芝加哥訂單] 資料表中,沒有 [訂單編號] 值的資料列:

  1. [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢設計]

  2. [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下 [芝加哥訂單],然後關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  3. 在 [設計] 索引標籤中 [查詢類型] 群組中,按一下 [刪除。在設計格線中,[排序顯示資料列會消失,並出現 [刪除的資料列。

  4. [芝加哥訂單] 資料表中,按兩下 [訂單編號],將它附加至格線。

  5. 在設計格線中,在 [訂單識別碼] 資料行的 [準則] 列中輸入Is Null

  6. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

請查看建立刪除查詢。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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