會議工作區簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

「會議工作區」是一個網站,可以集中存放一場或數場會議的所有相關資訊和資料。

關於會議工作區

會議工作區網站的組件

出席者、 使用者及會議工作區網站中的網站群組

關於會議工作區

「會議工作區」網站是一個網站,可以存放一場或數場會議所需的全部資訊與資料。當您在 Microsoft Office Outlook 中建立會議邀請時,即可設定「會議工作區」網站。Outlook 會自動將會議邀請的主旨、出席者姓名、日期、時間及地點新增至「會議工作區」網站。如果之後變更了此資訊,Outlook 會以新資訊自動更新「會議工作區」網站。

附註: 如果改為在「會議工作區」網站中更新此資訊,則必須在 Outlook 中手動更新會議邀請的資訊。

如果是以 Outlook 與 Microsoft Exchange 帳戶來設定「會議工作區」網站,該網站的連結會自動新增至會議邀請的本文中。受邀者可按一下此連結來查看及使用會議議程、文件及「會議工作區」網站中的其他會議相關資訊。進行會議期間,您可以檢視「會議工作區」網站並更新其資訊,如出席者姓名、所做決策、指定給出席者的動作項目或工作,以及發佈會議記錄。這些功能可協助您建立完整的會議記錄供日後參考。

如果使用 Microsoft SharePoint 服務與上層 SharePoint 網站,您可以從各種不同的位置建立會議工作區網站。父 SharePoint 網站的子網站會建立新的會議工作區網站。若要建立會議工作區網站位置的部分範例是 SharePoint Services 相容的行事曆和排程的程式,例如 Outlook、 內部網路上的 SharePoint Services 網站。您也可以使用現有的會議工作區網站,來建立會議工作區網站,但在此情況下,新網站無法現有的會議工作區網站的子網站。

Outlook 與 SharePoint Services 可協助您設定會議工作區網站一個以上的會議,例如為週期性的會議或多個相關的會議連結到相同的會議工作區網站。您也可以指定代理人] 則可為您設定會議工作區網站。

附註: 如果您是使用 Outlook 以外的電子郵件程式,請參閱其說明文件以取得詳細資訊,或洽詢您的系統管理員。

只要在與您相同的信任網域中,具有有效電子郵件地址的任何人,您都可以邀請他們加入在該信任網域中建立的「會議工作區」網站。任何具有有效電子郵件地址的人,都可存取於外部網站上建立的「會議工作區」網站。

如果您是使用立即訊息程式的相容於 SharePoint,例如 Microsoft Skype] 或 [Microsoft Lync],您可以使用 [會議工作區網站中該程式從 [出席者] 清單與其他出席者通訊。您可以要求設為出席者誰在線上,使您可以在一起使用,請造訪會議工作區網站。

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會議工作區網站的組件

「會議工作區」網站是由一或數個頁面所組成,其中含有稱為「網頁組件」的資訊片段。「網頁組件」的例子包括會議詳細資料,以及會議中據以計劃、行動或遵照的共用資訊清單。典型的清單標題包括目標、議程、出席者、決策及工作。除了清單外,您還可以新增文件庫及圖片庫,供受邀者存放與會議相關的材料。依預設顯示於首頁上的清單與文件庫,主要是由您在建立「會議工作區」網站時選擇的範本所決定。

如果會議工作區網站不會包含您所需要的所有資訊,您可以自訂以符合您的需求。說明在網站上和 SharePoint [說明] 中,就能使用會議工作區網站]。

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會議工作區網站中的出席者、使用者及站台群組

雖然 Outlook 會更新「會議工作區」網站中的「出席者」清單,但不會自動將存取「會議工作區」網站的權限指定給出席者。權限是否會自動授予,主要取決於「會議工作區」網站的類型。

如果建立新的「會議工作區」網站,並傳送帶有連結的會議邀請至該網站,出席者即會自動指定給「參與者」站台群組並新增至該網站,成為具有「會議工作區」網站之讀寫權限的使用者。身為會議召集人的您則會指定給「管理員」站台群組。如果自動授權給出席者時發生問題,您會收到附有指示的訊息,說明可以在「會議工作區」網站中的哪個位置,將出席者新增為使用者。

如果在發出會議邀請後連結至現有的「會議工作區」網站,當下列其中一項為真時,所有出席者都將自動具有該網站的權存取:

  • 「會議工作區」網站最初是以不同於上層網站的獨特權限所建立。

  • 「會議工作區」網站的權限設定是繼承自上層 SharePoint 網站,且出席者具有此上層網站的存取權。

如需詳細資訊,請參閱會議工作區網站中的 [說明]。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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