會議室和設備信箱

如果您有每個人都需要用到的會議室、公務車或設備,您就必須設法讓每個人都能夠預約這些資源。最好的方法是在 Office 365 中為每個資源建立會議室或設備信箱。您可能會為您的一樓會議室、媒體設備或物流貨車建立會議室或設備信箱。

一旦建立會議室或設備信箱,公司中的每個人都可以使用 Outlook 預約會議或活動所需的資源。若要了解使用方法設定方法,請參閱下列兩個索引標籤。以下是一些有關會議室與設備信箱的其他常見問題。

開啟 Outlook,然後建立新會議。就像新增人員的做法一樣,將會議室或設備新增到會議,然後選擇 [排程小幫手],以查看會議室或設備可用性的即時行事曆檢視。如果小時的時段是空白的,則表示可用;如果顯示藍色,則表示已被預約。

開啟您在 Outlook 中排定的會議,然後將會議室或設備從會議移除,就像移除出席者一樣。這樣會將會議室開放給其他人進行預約。

否,不需要讓某個人員接受或拒絕要求。您可以決定是否要讓會議室或設備自動接受預約,或交由公司中的某個人員管理。

否。雖然您組織中大部分的人員都需要授權才能使用 Office 365,但您不需要對會議室信箱或設備信箱指派授權。

否,您不需要任何人來負責會議室信箱或設備信箱。

若要使用會議室或設備信箱,請開啟電腦上的 Outlook 或登入 Outlook 網頁版。排定新會議,然後將會議室或設備新增到會議,就像邀請其他員工或客戶一樣。您現在已完成預約。

  1. 開啟電腦上的 Outlook

  2. 在 [常用] 索引標籤上,選擇 [新項目] > [會議]。

    若要排定會議,請在 [常用] 索引標籤上,選擇 [新增] 群組中的 [新項目],然後選擇 [會議]。

    或者,從 [行事曆] 選擇 [新增會議]。

  3. 在 [收件者] 欄位中,除了您想要邀請的任何出席者,也請輸入您要預約的會議室名稱或設備。

    或者,按一下 [收件者],然後按兩下清單中的會議室或設備。然後按一下 [確定]。

    Outlook 中的預約會議室信箱
  4. 在 [主旨] 行中,輸入預約或會議的目的。

  5. 變更 [位置] 的值或保留原狀。

  6. 變更 [開始時間] 與 [結束時間]。或者,選擇 [全天]。若要讓會議或預約重複發生,請選擇頂端的 [週期性]。

    預約會議時間

  7. 輸入描述會議目的的訊息,並視需要附加任何檔案。

  8. 若要讓其他人在線上加入或撥入到會議,請按一下 [Skype 會議]。

  9. 若要確認會議室、設備和您邀請的人員皆為可用/有空的狀態,請按一下頂端的 [排程小幫手]。然後選取行事曆中的可用時間。

    檢查會議室設備是否可用

    提示: 在排程行事曆中,藍色表示會議室或設備已被預約或為忙碌的狀態。選取行事曆上的白色 (即表示可用) 區域。

  10. 完成後,請選擇 [傳送]。

若要設定會議室或設備信箱,請移至 Office 365 系統管理中心 (您必須有系統管理員權限才能執行此操作)。建立信箱,並通知每個人他們可以開始預約會議和活動所需的資源。

  1. 使用您的 公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 移至 Office 365 系統管理中心

  3. 搜尋會議室設備,或瀏覽到 [資源] > [會議室與設備]。

    移至 Office 365 資源,然後選取會議室與設備
  4. 按一下 [新增]。

  5. 填寫會議室或設備欄位:

    Office 365 中的新增會議室信箱
    • 會議室設備:您想要建立的信箱類型。

    • 名稱:易記的名稱或甚至是簡短的描述。

    • 電子郵件:會議室或設備的電子郵件別名。這是將會議邀請傳送給會議室或設備的必要欄位。

    • 容量:會議室可以容納的人數,或可同時使用設備的人數。

    • 位置:會議室號碼或大樓或區域中的會議室位置。

    • 電話號碼:會議室本身的號碼。這與使用商務用 Skype 時所產生的會議室電話號碼不同。

  6. 選擇 [新增]。

  7. 選擇 [檢視詳細資料],以查看您建立的會議室或設備信箱。

    或者,選擇 [設定排程選項],以變更允許的會議室時間、預約時段等。

    編輯會議室與設備預約選項

  8. 然後,[儲存] 並 [關閉]。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×