智慧工作:設定適當的目前狀態

使用本指南協助您與重要的人以及讓工作順利完成的關鍵人物保持聯繫。

您想要做什麼?

讓其他人知道您在做什麼

變更您的目前狀態

讓其他人知道今天有什麼新鮮事

設定您的位置

與重要的人聯繫

搜尋人員

固定常用連絡人

為您經常連絡的人員建立群組

建立群組

將人員新增到群組

傳送立即訊息給連絡人或群組

邀請其他人加入 IM 交談

追蹤忙碌的同事

標記連絡人

查看連絡人有空時的通訊模式

查看連絡人的位置

查看連絡人行事曆

與您的日常通訊同步

傳送電子郵件給連絡人

排程與某人的會議

查看未接的交談

避免被打擾

將狀態設定為請勿打擾

讓其他人知道您在做什麼

Microsoft® Lync™ Online 通訊軟體會根據您的活動或 Microsoft® Outlook® 行事曆自動設定您的目前狀態,但您可以設定位置或新增記事,提供其他人更詳細的資料。

變更您的目前狀態

  • 開啟 Lync Online,在 Lync 主視窗中,按一下您名稱下的顯示狀態功能表,然後選取不同的狀態,例如,[馬上回來]

Lync 目前狀態

下表說明其他人所看到的您目前狀態以及該狀態代表的意義。

目前狀態

說明

Lync 目前狀態為線上 線上

您在線上,可進行交談。

Lync 目前狀態為忙碌 忙碌

您在 Lync 電話中,或根據 Outlook 行事曆所示,您目前正在開會,因此不想被打擾。

Lync 目前狀態為請勿打擾 請勿打擾

您不想被打擾,而且只會看見您的 [工作群組] 中的人員傳送給您的交談通知。

Lync 目前狀態為離開 馬上回來

您只離開電腦一會兒。

Lync 目前狀態為離開 顯示為離開

您的電腦已閒置一段時間 (預設值為 15 分鐘)。

Lync 目前狀態為離開 下班

您不在工作,也無法連絡。

Lync 目前狀態離線 離線

您未登入。如果您曾封鎖某人,不讓他看到您的目前狀態,則他會看到您一直為離線狀態。

Lync 目前狀態為未知 未知

您的目前狀態為未知。如果其他人不是使用 Lync 做為立即訊息 (IM) 程式,則您的目前狀態會對他們顯示為 [未知]。

讓其他人知道今天有什麼新鮮事

  • 在 Lync 主視窗中,按一下您名稱上方的記事方塊,然後輸入記事,例如,「在家工作」或「正在趕交期,請傳送 IM 不要來訪」。

Lync 變更個人狀態記事

設定您的位置

  • 在 Lync 主視窗中,Lync Online 會在您的目前狀態下顯示您所連線之網路的相關位置。您可將相關位置重新命名為「工作」或「住家」等更具意義的名字。如此一來,每次您在此位置工作時,您想要共用該資訊的任何連絡人都能更清楚地了解您所在的位置。如需設定私人關係的詳細資訊,請參閱<控制對您目前狀態資訊的存取權限>

Lync 顯示位置

頁首

與重要的人聯繫

建立您的 [連絡人] 清單可簡化通訊方式,讓您看到最重要的人的目前狀態和連絡人資訊。此功能以最簡便的方式尋找人員,不論他們是否在您的 [連絡人] 清單中,都可在搜尋方塊中進行搜尋。除了能依名稱或電話號碼搜尋,您也可以依連絡人在設定檔中指定的其他詞彙搜尋。如果搜尋方塊下方出現 [技能] 按鈕,可嘗試搜尋技能或專業領域、職稱等。

為了協助您組織 [連絡人] 清單,Lync Online 會根據您最常進行交談的 10 位連絡人,自動填入 [常用連絡人]。您也可以將最重要的連絡人固定於此連絡人群組的最上方,以便快速存取。Lync Online 會將您的小組成員預先填入此固定的清單中。

搜尋人員

  • 在 Lync 主視窗的 [連絡人] 清單中,於搜尋方塊中輸入人員名稱。結果就會顯示在方塊下方。

搜尋連絡人

固定常用連絡人

  • 在 [連絡人] 清單或搜尋結果中,用滑鼠右鍵按一下該人員,然後按一下 [固定至常用連絡人]

Communicator

頁首

為您經常連絡的人員建立群組

您需要將快速訊息傳送給整個群組嗎?您可以為您合作的每個小組設定群組,查看某個時段有誰在線上或與整個小組連絡。

建立群組

  • 在 Lync 主視窗的 [連絡人] 清單中,用滑鼠右鍵按一下任何群組名稱 (例如,[常用連絡人]),按一下 [建立新群組],然後為群組命名。

在現有群組上按右鍵並選取 [建立新群組]

將人員新增到群組

  • 在 [連絡人] 清單中,執行下列其中一項:

    • 將連絡人拖曳到群組。

    • 搜尋連絡人,然後在搜尋結果中,用滑鼠右鍵按一下該人員,按一下 [新增至連絡人清單],然後按一下新群組名稱。

傳送立即訊息給連絡人或群組

  • 在 [連絡人] 清單中,指向連絡人或群組,然後等候連絡人卡片開啟。

  • 在連絡人卡片中,按一下 [IM] 按鈕。

Communicator

邀請其他人加入 IM 交談

  • 在 [交談] 視窗中,按一下 [人員選項] 功能表,然後按一下 [使用名稱或電話號碼邀請]

Lync 邀請人員

您也可以將連絡人或群組從 [連絡人] 清單拖曳至交談視窗中,將他們加入交談。

提示:  如果您有組織外部的連絡人,您仍然可以將他們加入交談。只要按一下 [使用電子郵件邀請],他們即可按一下電子郵件訊息的連結加入交談 (無論是否已安裝 Lync)。

頁首

追蹤忙碌的同事

Lync Online 不但能顯示人員的狀態 (例如,[線上]、[忙碌] 或 [離開]),還能讓您判斷人員的位置,協助您決定最佳通訊模式。例如,您可以「標記」連絡人,這表示只要連絡人的狀態變更為 [線上] 時,Lync Online 就會顯示通知,如此一來,您就知道可以傳送立即訊息或與其聯繫。

標記連絡人

  • 在 Lync 主視窗的 [連絡人] 清單中,用滑鼠右鍵按一下某個連絡人,然後按一下 [針對狀態變更通知標記]

Communicator

查看連絡人有空時的通訊模式

  • 在 [連絡人] 清單中,指向連絡人的圖片以開啟連絡人卡片。

  • 在連絡人卡片的底部,您會看到能用來與該人員通訊的各種模式,例如,電子郵件和 IM。只要按一下其中一個按鈕,即可與該人員連絡。

Communicator

查看連絡人的位置

  • 在 [連絡人] 清單中,指向連絡人圖片,然後按一下右下角的展開箭頭,開啟展開的連絡人卡片。

展開連絡人卡片

  • 連絡人卡片會顯示人員目前的位置 (與該人員目前連線的網路相關聯),還有辦公室和電話號碼。

查看連絡人行事曆

  • 在 [連絡人] 清單中,按兩下某個人員的圖片以開啟展開的連絡人卡片。

  • 查看 [行事曆] 旁的項目。

Communicator

頁首

與您的日常通訊同步

Lync Online 與 Outlook 緊密地整合。您不但能透過 Lync Online 管理您的 IM 交談,還能傳送電子郵件和 Outlook 會議邀請給 Lync 連絡人。當您有未接的交談時,Lync 和 Outlook 都會通知您。

傳送電子郵件給連絡人

  • 在 Lync 主視窗的 [連絡人] 清單中,指向連絡人的圖片或目前狀態指示器。連絡人卡片隨即開啟,如果此人員可以使用電子郵件連絡,您會在卡片底部看到一個電子郵件按鈕。

  • 按一下此按鈕可在 Outlook 中開啟新的電子郵件訊息。

Communicator

排程與某人的會議

  • 在連絡人卡片中,按一下電話按鈕旁的選項功能表,然後按一下 [排程會議]

Communicator

查看未接的交談

  • 按一下主視窗的 [交談] 圖示,以檢視所有交談。

附註:  在 [Lync - 選項] 對話方塊中,按一下 [個人],並確定已選取 [將我的立即訊息交談儲存在 Outlook 交談記錄資料夾中] 核取方塊。

Lync 個人選項

頁首

避免被打擾

您可以將狀態設定為 [請勿打擾] 以避免被打斷。每個人都會看到您不想被打擾,如果有人嘗試邀請您加入 IM 交談,您也不會被通知干擾 (除非通知是從 [工作群組] 連絡人傳送的)。如需詳細資訊,請參閱下一節。

將狀態設定為請勿打擾

  • 在 Lync 主視窗中,按一下您的目前狀態,然後按一下 [請勿打擾]

Lync 設定請勿打擾

附註:  根據預設,您的連絡人全部都是 [同事]。若要讓某人成為 [工作群組] 連絡人,讓您即使在 [請勿打擾] 狀態下也能收到交談通知,請在 [連絡人] 清單的該連絡人上按一下滑鼠右鍵,再按一下 [變更私人關係],然後按一下 [工作群組]。若要在您的狀態為 [請勿打擾] 時,關閉每個人傳來的所有通知,按一下 [選項] 按鈕,按一下 [通知],然後按一下 [不要顯示通知]

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