智慧工作:使用 Lync 2010 Attendant

Microsoft® Lync™ 2010 Attendant 是一套整合式通話管理應用程式,可讓您透過快速地處理和路由電話與立即訊息,有效地同時管理許多交談。

本文內容

撥打和接聽電話

撥打電話

接聽電話

拒絕來電

將通話重新導向至語音信箱

通話期間要執行什麼動作

保留通話

轉接通話

轉接電話之前諮詢預期的接聽者

邀請其他人加入通話

結束通話

管理多個交談

單一使用中交談

多個使用中交談 (電話和 IM)

連絡人清單和群組

尋找和新增連絡人

排序連絡人

組織自訂群組

建立空的自訂群組

根據連絡人清單建立自訂群組

排列自訂群組

檢視標準群組

顯示最近搜尋

小組通話的運作方式

新增連絡人至小組通話群組

設定鈴響延遲

接聽回應群組專員的電話

接聽電話

駐留通話

駐留通話

擷取駐留的通話

撥打和接聽電話

撥打和接聽電話是您在 Lync 2010 Attendant 中最常執行的工作。這些程序與傳送和接收立即訊息很相似。您在通話期間仍然可以接收立即訊息。

撥打電話

若要撥打電話給 [連絡人] 清單中的某人,請按兩下該人員名稱,或按一下其名稱旁的電話按鈕。

撥打電話

  1. 根據預設,當您在 [連絡人] 清單中按兩下某個名稱時,系統就會撥打電話給該人員。

您可以變更此預設值,將按兩下後執行的動作改為傳送立即訊息:

  1. 請在工具列中,按一下 [選項] 按鈕,再按一下下拉式清單中的 [選項],然後按一下 [動作與通知] 索引標籤。

  2. [當我按兩下連絡人時,執行下列工作] 旁的下拉式清單中,請選取 [傳送立即訊息]

  3. [確定]

Lync Attendant 選項圖示

  1. 您可以在 [搜尋] 方塊中輸入連絡人的名稱,藉此搜尋該連絡人。當您輸入時,相符的名稱就會顯示在 [連絡人] 清單中。請注意,搜尋需要一些時間完成最初索引。

  2. 若要依照號碼撥號,請在 [搜尋] 方塊中輸入號碼,然後按兩下 [搜尋] 結果。

撥打號碼

接聽電話

  • 當某人撥打電話給您時,Lync 主視窗的 [來電] 區域會顯示通知。若要接聽電話,請在通知上的任何位置按兩下。

來電通知

附註:  多次來電者 (在 30 分鐘的時間範圍內撥打電話給您超過一次的連絡人) 的來電通知外觀會有所不同。按兩下通知接聽來電,或按一下 [接受][拒絕] 回應來電。

多次來電者通知

拒絕來電

  • 若要拒絕語音電話,用滑鼠右鍵按一下來電通知,然後按一下 [拒接來電]。如果已啟用語音信箱,系統會將電話重新導向至語音信箱。

將通話重新導向至語音信箱

  • 若要將來電重新導向至語音信箱,用滑鼠右鍵按一下來電通知,選取 [重新導向],然後選取另一個號碼或 [語音信箱]

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通話期間要執行什麼動作

當您已經接聽來電時,它就會顯示在 [使用中] 區域中。此時,您可以使用撥號控制來執行各種工作。

保留通話

  • 在 [交談] 視窗中,按一下 [保留] 圖示。

撥號控制

轉接通話

  1. 在 [交談] 視窗中,按一下 [轉接] 圖示。

  2. 在 [連絡人] 清單中,按兩下您想要轉接電話的目標人員名稱。

  3. 這通電話會直接從您的 [交談] 視窗中消失。根據預設,如果轉接不成功,會出現錯誤訊息。

撥號控制

附註:  若要停用通知,按一下 [選項],再按一下 [動作與提醒] 索引標籤,清除適當的核取方塊,然後按 [確定]

轉接電話之前諮詢預期的接聽者

  1. 在 [交談] 視窗中,按一下 [轉接或合併電話前先詢問] 按鈕,就可保留通話。

撥號控制

  1. 在 [連絡人] 清單中,按一下接聽者的 [電話] 圖示 (或者,按一下其 [IM] 圖示,使用立即訊息諮詢)。

諮詢

附註: 當您諮詢預期的接聽者時,新的 [交談] 視窗隨即開啟。原始的來電者會維持連線狀態,而且其交談會保留並移至 [保留] 區域。此時,按兩下即可在交談之間切換。

  1. 如果接聽者同意接聽轉接電話,請按一下 [撥打給這個連絡人,連線] 按鈕。

Communicator

附註: 如果接聽者不想要接聽轉接電話,請結束諮詢。若要繼續與來電者進行交談,請按一下 [保留/繼續通話] 按鈕。接著,您可以與來電者談話,並且在結束交談之前記錄筆記。

如果轉接成功,就不會顯示任何視覺指標 (這通電話會直接從您的 [交談] 視窗中消失)。如果轉接失敗,則會顯示錯誤訊息;除非在 [選項] 視窗中停用通知。

邀請其他人加入通話

  • 若要在電話會議期間新增連絡人,請按一下 [新增] 圖示,然後按兩下連絡人名稱或將連絡人從 [連絡人] 清單拖曳到 [交談] 區域中。您也可以使用撥號鍵台輸入行動電話號碼。

撥號控制

結束通話

  • 若要結束交談,請按一下 [結束交談] 圖示。

撥號控制

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管理多個交談

主視窗的 [交談] 區域 (左側) 是所有交談活動進行的位置。您可以透過注意「來電」、「使用中」和「擱置 (保留)」交談,同時管理多個交談。

單一使用中交談

  • 請記住,[使用中] 區域內的交談就是您目前正在處理的交談。若要接聽來電或將擱置的通話移至 [使用中] 區域,只要按兩下該項目即可。

多個使用中交談 (電話和 IM)

  • 您可以同時管理多個使用中交談,前提是它們其中只有一個是語音交談。例如,您可以接受來電,同時仍維持其他兩個立即訊息 (IM) 交談。在此情況下,您目前正在處理的 IM 交談會移至 [使用中] 區域,而且語音交談仍然會處於使用中狀態 (以紅色箭號指示),即使它移至畫面上的 [擱置] 區域也一樣。

Attendant 中的多個交談

按兩下來電通知或交談,將它移到 [使用中] 區域。

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連絡人清單和群組

[連絡人] 清單是一份最常與您通訊之同事及親友的名單。它會顯示連絡人的顯示狀態,而且可讓您以滑鼠右鍵按一下連絡人的名稱,然後按一下 [內容],藉此檢視連絡人的其他詳細資料。[連絡人] 清單是您與連絡人通訊的起點。只要按一兩下滑鼠按鈕,您就可以撥打電話、啟動立即訊息 (IM) 工作階段、啟動電子郵件交談,或是啟動會議。

尋找和新增連絡人

您可以使用 [搜尋] 方塊來尋找要新增到 [連絡人] 清單中的人員。

  1. 在 [搜尋] 方塊中,輸入某位人員的名稱或電子郵件地址。所有相符的名稱都會顯示在 [搜尋結果] 中。可能需要幾分鐘才能搜尋完畢。

附註: 根據預設,Lync 2010 Attendant 會根據 Active Directory® 網域服務以及 Microsoft® Outlook 傳訊與協同作業用戶端的 [連絡人] 清單列出所有相符的使用者。

  1. 以滑鼠右鍵按一下人員的名稱,並指向 [新增至連絡人清單]。您的自訂群組清單隨即顯示。

  2. 按一下自訂群組,或按一下 [新群組] 針對此連絡人建立新的群組。

新增至連絡人清單

排序連絡人

您可以按照不同的條件排序連絡人,例如,顯示名稱、顯示狀態或公司。排序連絡人可讓您更快速地組織、尋找和連線團隊成員。

  1. 在 [連絡人] 清單頂端,按一下 [排序依據] 旁邊的箭號。Lync 2010 Attendant 中預設以「顯示名稱」為排序依據。

  2. 在下拉式清單中,選取排序條件 (例如,「顯示狀態」)。

附註:  您無法隱藏目前狀態為「離線」或「未知」的連絡人。

組織自訂群組

為了更快速地存取相關聯的連絡人,您可以將他們組織成自訂群組。例如,您可以設定名為「開發」、「銷售」和「我的小組」的自訂群組。

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建立空的自訂群組

您可以從 [群組清單] 中建立自訂群組。在您將連絡人新增至自訂群組之前,它都是空的。

  1. [群組清單] 中,按一下 [自訂] 旁的加號。新的群組就會顯示在 [群組清單] 中。

  2. 輸入群組的名稱,然後按 ENTER 鍵。

自訂群組

根據連絡人清單建立自訂群組

您可以建立可立即填入所選取連絡人的自訂群組。

  1. 在 [連絡人] 清單中選取一或多位連絡人,或使用 [搜尋] 方塊來尋找連絡人。

附註: 若要選取多位連絡人,請按住 CTRL 再按一下這些名稱,或按住 SHIFT 再按一下相鄰的名稱。

  1. 以滑鼠右鍵按一下其中一位連絡人,然後指向 [新增至連絡人清單]

  2. 按一下 [新群組]

  3. 輸入群組的名稱,然後按 ENTER 鍵。

  4. 若要新增多位連絡人,只要將他們從 [連絡人] 清單拖曳至此群組即可。

排列自訂群組

根據預設,自訂群組會按照字母順序排列。若要重新排列它們,請執行下列其中一項步驟:

  • 將群組拖放至清單中的其他位置。

  • 以滑鼠右鍵按一下群組,然後按一下 [將群組向上移][將群組向下移]

  • 按一下群組加以選取,然後按 ALT+SHIFT+向上鍵或 ALT+SHIFT+向下鍵。

檢視標準群組

Lync 2010 Attendant 包含三個標準群組:[常用][線上][所有連絡人]

  • [常用] 清單會按照遞減順序列出您最近透過 Lync 2010 Attendant 連絡的人員名稱。

  • [線上] 清單會列出目前狀態並非顯示 [離開]、[未知] 或 [離線] 的所有連絡人。

  • [所有連絡人] 清單會列出已經新增至您 [連絡人] 清單的所有連絡人 (經由 [通訊群組清單] 成員新增的連絡人除外)。

顯示最近搜尋

  • 按一下 [上次搜尋],即可顯示您最近使用 Lync 2010 Attendant 所搜尋的條件和結果。

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小組通話的運作方式

您可以在小組通話群組中新增連絡人,讓他代您接聽電話,還可以隨時編輯小組通話群組成員。

新增連絡人至小組通話群組

  1. 在工具列上,按一下 [檢視或變更來電轉接設定]

Attendant 來電轉接圖示

  1. 在來電轉接設定的 [有我的電話時執行下列工作] 下,選取 [撥打給我和我的小組通話群組]

來電轉接設定

  1. [新增小組通話群組成員來接聽您的電話] 下,按一下 [新增]

  2. 輸入可以幫您接聽電話的連絡人名稱,然後按一下 [確定]

重要: 必須為 Enterprise Voice 啟用您所選取要成為小組通話群組的每一個連絡人。

新增小組通話

設定鈴響延遲

當您啟用小組通話時,務必要設定鈴響延遲。當您開啟鈴響延遲時,來電會先撥打給您,然後在一段延遲時間之後再撥打給您的小組通話群組。

  1. 若要設定鈴響延遲,按一下 [鈴響延遲]

設定鈴響延遲

  1. 選取 [開啟鈴響延遲] 核取方塊,然後設定鈴響延遲時間。

  2. 完成設定後,按一下 [確定]

  3. 再按一次下方的 [確定],儲存和套用這些設定。

附註: 儲存這些設定前,應該先選取此核取方塊,以便在 Outlook 指定的工作時間套用這些設定。

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接聽回應群組專員的電話

回應群組專員是被選定為協助接聽群組或多個群組電話的人員。您可以使用 Lync 2010 Attendant 接聽和管理撥打到群組的電話。

  • 當伺服器系統管理員將您指派為回應群組專員時,您將會在 Lync 2010 Attendant 收到通知,告知您所加入的群組。

接聽電話

當您登入群組時就可以接聽電話。

  1. 來電通知會在 [經由] 欄位中顯示哪個群組正路由傳送通話給您。

  2. 若要接聽來電,只要按一下通知即可。

回應群組通知

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駐留通話

當您接到需要轉接到其他部門的電話時,您可以將來電駐留在保留佇列中,而不需要保留來電。之後保留佇列會提供擷取編號給您,讓您擷取來電。請確認您的支援小組已經設定駐留通話功能。

駐留通話

  1. 接聽來電通知。

  2. 若要駐留通話,按一下 [保留] 按鈕下的下拉式功能表,然後選取 [駐留通話]

駐留通話

  1. 成功駐留來電後,您會收到含有擷取編號的通知。

  2. 將擷取編號提供給要接聽轉接的人員或部門。

已駐留

擷取駐留的通話

  • 如果看得到通知,按一下 [擷取]

  • 或者,在搜尋方塊中,輸入駐留通話的擷取編號,然後就能與駐留的來電者進行通話。

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