時程表及任務狀態概觀

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您必須先設定時程表或任務狀態 (或兩者都要),小組成員才可以記錄時程表時數或其任務狀態。時程表會記錄花在任務、專案及其他項目上的實際時數,這對於追蹤使用量、可計費時間等內容而言十分重要。小組成員可透過 [任務中心] 來輸入任務狀態,[任務中心] 讓您能精確追蹤專案中各項任務的狀態或完成進度。

本文內容

我需要建立時程表,或設定任務狀態?

如何追蹤工作放在一起的兩種類型?

我應該將時間?

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我是否需要建立時程表或設定任務狀態?

如果有下列情形時,最好建立時程表:

  • 您的組織要追蹤可計費及不可計費的時數。

  • 基於薪資或計費用途,您必須整合會計系統。

  • 管理階層想了解資源所耗費的時數以及這些時數的耗費方式 (加班可計費 vs. 標準可計費 vs. 不可計費) 等相關細節。

如果您的組織設有專案經理,且他們會追蹤其在 Microsoft Office Project 專業版 2007 中所建專案的進度,您即應追蹤任務狀態。

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兩種類型的追蹤作業彼此如何相互合作?

如果您有使用時程表及任務狀態,當使用者在某一區域中輸入資料時,該資料將可供其他人使用。

  • 一般來說,使用者是透過 [我的工時] 下的 [任務中心],每天輸入任務進度。在當週結束時,小組成員會建立時程表。時程表將根據來自排程或來自小組成員透過任務狀態所報告 (按一下 [我的時程表] 頁面上的 [匯入任務進度]) 的實際工時而預先植入。

    小組成員可以視需要調整時程表中的時數。不過,透過 [任務中心] 所報告的任務狀態並不會變更以反應實際的工時。通常各個任務的實際工時和進度都會有所差異,這是因為任務所花費的時間或多或少會與計劃的不同,或者任務的進度不一定會依照固定的步伐進行。因此,這兩組資料並不會同步處理。

  • 在其他案例中,有小組成員填寫時程表,然後想要輸入任務狀態。該小組成員可以按一下 [任務中心] 裡的 [匯入時程表],匯入在時程表中輸入的實際工時、視需要將它轉換為完成百分比,並且利用那些資料來預先填入任務狀態方格。

    警告: 已輸入 [任務中心] 的任何資料都將會遭到覆寫。

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我要如何將時間分類?

您將會決定的重要決策之一,就是如何將時間分類。您只能夠在自己定義的類別中報告及匯出時間。雖然您永遠可以彙總資料來總結那些資料,但還是比不上檢視使用 Microsoft Office Project Web Access 所追蹤之資料的詳細度及精確度。

下列各節中的資訊可用來協助您決定應該如何將時間分類。

我要使用的時程表

我想要使用時程表

根據預設,當使用時程表時,共有四種計費類型:

  • 可計費    可計費 (或標準) 時間是指按一般費率計費的一般工作時間。

  • 加班可計費    加班可計費是指按照一般費率計費的加班時數。

  • 不可計費    不可計費是指無法對客戶計費的一般工作時間。

  • 加班不可計費    加班不可計費是指無法對客戶計費的加班時數。

首先,評估您需要追蹤的時間類型。請牢記您需要匯出到會計系統的時間類別、您需要向客戶請款的時間類別,及管理階層想要如何在不同的報表中看到那些工時。您應該與會計部門及管理團隊討論,決定他們希望看到的報表類型。

接下來,判定下列情況:

  • 您的資源所進行之工作類型屬於四種預設類別中的其中一種類別,並且您只需要匯出及報告這四種時間類別。

    是的預設的類別需求我們帳單

    在 [快速啟動] 上,按一下 [伺服器設定],然後按一下 [時程表設定與預設值]。在 [時程表設定與預設值] 頁面上的 [Project Web Access 顯示] 區段中,選取 [時程表將顯示下列的時間類型] 核取方塊。由於您不需要建立任何分類,因此不用在 [時程表分類] 頁面上輸入任何資訊。

  • 您的資源所進行之工作類型屬於四種預設類別中的其中一種類別,但是您需要以更精確的內容匯出並報告工時。例如,您可能需要報告可計費的差旅時間及可計費的工作時間,或者可能需要追蹤使用類別。

    我們需要預設類別內的多個資料點

    [快速啟動] 上按一下伺服器設定],然後按一下 [時程表設定與預設值。在 [時程表設定與預設值] 頁面上,在 [ Project Web Access 顯示] 區段中,選取時程表會顯示下列的時間類型] 核取方塊。在 [時程表分類] 頁面上建立分類以符合您所需要的資料粒度。每個分類可以套用到任何四個帳單的類別。例如,您可能會建立訓練分類,並出差,讓小組成員可以追蹤計費訓練時間和與加班 nonbillable 訓練時間] 或 [加班計費差旅時間的計費差旅時間。

  • 您的資源所進行之工作類型超出這四種類別。例如,除了固定費率和加班費率之外,您還有其他可計費的費率,預設的類別就無法符合您的需要。

    我們需要更多帳單的類型,以容納帳單的其他工資率

    在 [快速啟動] 上,按一下 [伺服器設定],然後按一下 [時程表設定與預設值]。在 [時程表設定與預設值] 頁面上的 [Project Web Access 顯示] 區段中,清除 [時程表將顯示下列的時間類型] 核取方塊。然後,在 [時程表分類] 頁面上,配合您需要的所有計費類型來建立類別。小組成員將選取每個時程表項目的分類,指定該時間的計費類型。

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我不想使用時程表

您無法停用 Office Project Web Access 中的 [時程表] 功能。請直接告知您的小組,不要使用 [時程表] 頁面。

我需要追蹤企業專案中的任務進度

如果使用任務狀態,您必須決定要使用哪種方法來允許使用者報告任務的進度。有三種方法可用來報告進度:

  • 每天或每週完成的工時

  • 完成的實際工時及剩餘工時

  • 工時完成百分比

任務的進度可反映任務向完成目標推進的狀態,以及已進行的工時 (可以在時程表上追蹤)。這兩種值並非永遠有直接的相互關係。

提示: 若要決定應該使用哪個任務狀態方法,請在您的報表需求及資料輸入項目對小組成員所造成的影響之間取得平衡。每天或每週的工時能夠提供許多報告資訊,因為您可以追蹤詳細的狀態資訊,並且經常與計劃的狀態進行比對。另一方面,這還需要小組成員提供的詳細且不斷更新的資料輸入。如果您的組織目前並沒有追蹤工時,這可能會對您的組織造成重大的變革,並且可能會遇到一些阻礙。相較之下,其他方法所提供的詳細資料少了許多,但是可以大幅減少變革所帶來的影響,以及對小組成員所帶來的負擔也較輕。

為什麼無法執行某些動作中Microsoft Office Project Web Access?

根據您用來登入 Project Web Access 的權限設定,您可能無法查看或使用特定功能。此外,在某些頁面上看到的內容可能會不同盡如果您的伺服器管理員自訂 Project Web Access,且並未自訂對應的說明。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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