新增連絡人

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您可以擷取並儲存在通訊錄中的新連絡人,以組織人員的資訊。連絡人就像是電子卡片的人員的連絡人資訊。連絡人基本名稱和電子郵件地址,或是包含更多的資訊,例如街道地址、 多個電話號碼,以及設定檔圖片。

您是在控制項中的哪些資訊新增,並更新,然後移除,為連絡人卡片。

部分填入 Outlook 連絡人卡片

一旦您儲存其他人的連絡人,您可以輸入其名稱的前幾個字母,將電子郵件和Outlook會為您填入其電子郵件地址。或按幾下滑鼠,您可以打電話給此人不必不斷查閱其電話號碼。

  1. 開啟訊息,讓該人員的名稱顯示在下列其中一個欄位中:[寄件者:][收件者:][副本:][密件副本:]

  2. 以滑鼠右鍵按一下適當的名稱,選擇 [新增至 Outlook 連絡人

  3. 在開啟的視窗中,填寫您要儲存的詳細資料。

    從郵件新增連絡人至 Outlook

    附註: Outlook插入該連絡人的電子郵件地址的電子郵件] 方塊中,並提供適當的方塊中的訊息,該連絡人的相關的任何其他資訊。您組織中的連絡人時,可能包含標題、 部門、 電話號碼和 office。

  4. 選取 儲存

  1. 按一下畫面底部的 [連絡人]

    按一下 [連絡人]

  2. 從 [檔案] 功能表中,選擇 [新增連絡人,或按 Ctrl + N。

    [連絡人] 索引標籤上的 [新增連絡人] 按鈕

    提示: 若要從另一個Outlook資料夾建立連絡人,請按 Ctrl + Shift + C。

  3. 輸入名稱及您要包含關於該連絡人的任何其他資訊。

  4. 如果要立即建立另一位連絡人,請選擇 [儲存並新增(如此一來,您不需要的每一位連絡人,從頭開始)。

    提示: 

    • 若要新增其他連絡人,從同一公司,choosethedown儲存並新增] 旁的箭號,然後選擇 [同一公司的連絡人

    • 建立同一公司的新連絡人

  5. 當您完成輸入新的連絡人時,選擇 [儲存並關閉]。

您可以儲存多個電話號碼、 電子郵件地址或郵寄地址的人員。

  1. 如果您尚未新增之前的連絡人,建立新連絡人。否則,請開啟現有的連絡人。

  2. 按一下 [電子郵件,任何電話號碼欄位或公司地址] 旁的向下箭號,然後從下拉式方塊中選取其中一個選項。例如,若要新增第二個電子郵件,選取 [電子郵件 2]。若要新增TTY/TDD電話號碼,請按一下任何電話欄位旁的箭號並選取TTY/TDD

為連絡人新增額外的電子郵件地址

如果您的電腦中 (或其他位置) 已儲存該人員的圖片時,可將它用在連絡人資訊中。

  1. 按一下新增連絡人方塊中的圖像圖示。

    按一下該圖像圖示以新增相片

  2. 找出您要用於 [新增連絡人照片] 方塊的圖片,再按一下 [確定]

  • 從 .csv 或 .pst 檔案匯入連絡人    .csv 檔案包含您匯出成文字檔的連絡人,連絡人的資訊均以逗號隔開 (.csv 表示「以逗號分隔的值」)。

.pst 檔案是從 Outlook 匯出的檔案格式,可由另一部執行 Outlook 的電腦讀取。

若要瞭解更多的 [匯入連絡人至 Outlook for Windows ,請參閱。

  • 從 Excel 中取得連絡人    您可以使用 [匯入及匯出精靈] 帶入儲存在 Excel 檔案 (例如. xlsx 或. xls) 中的連絡人資訊。

若要瞭解更多的 [匯入連絡人至 Outlook for Windows ,請參閱。

您可以控制哪些資訊新增至連絡人卡片。您可以更新,並在您選擇刪除資訊。

部分填入 Outlook 連絡人卡片

若要變更名稱顯示在連絡人卡片中的方式

  1. 在 [檔案] 索引標籤上選擇 [選項] >人員

  2. 在 [名稱和歸檔] 執行下列動作:

    • 在 [預設 「 完整名稱 」 順序清單中,選擇一個選項。

      Outlook 人員],顯示完整名稱訂單清單] 選項的選項。

      選項

      範例

      第一個 (中間名) 最後一次

      黃雅 N 會

      姓氏名字

      會黃雅

      第一個 Last1 Last2

      黃雅 Jones 會

    • 在 [預設 [歸檔為] 順序] 清單中選擇一個選項。

      Outlook 人員],顯示 [歸檔為順序清單選項的選項。

      選項

      範例

      姓氏、 名字

      會,黃雅 N

      第一份清單

      黃雅 N 會

      公司

      Contoso ltd

      姓氏、 名字 (公司)

      會,黃雅 (Contoso ltd)

      公司 (名字姓氏)

      Contoso ltd (會、 黃雅 N)

  3. 完成時按一下 [確定]。

若要更新現有的連絡人卡片上的資訊

  1. 在 [常用] 索引標籤上 [尋找] 群組中,選擇 [通訊錄

    在 Outlook 中,在 [常用] 索引標籤的 [尋找] 群組中,選擇 [通訊錄]。

  2. 在 [通訊錄: 連絡人對話方塊中,在 [通訊錄] 清單中,選擇 [的通訊錄的連絡人資訊儲存的位置。

  3. 選取您想要變更的連絡人按一下滑鼠右鍵,並在連絡人卡片上,修改或更新所需的資訊。

  4. 選擇 [儲存並關閉>檔案>關閉。

若要新增的分機號碼

  1. 連絡人卡片,在電話號碼] 底下選擇 [商務]。

    附註: 未選擇商務]、 [公司傳真] 或 [行動] 方塊旁邊的下拉式箭號。選擇實際的方塊。

  2. 核取 [電話號碼] 對話方塊中,填寫電話詳細資料,包括 [分機號碼] 方塊。

    在 Outlook 中,在連絡人卡片上,電話號碼] 下選擇一個選項,並更新檢查電話號碼] 對話方塊視。

若要將連絡人卡片轉寄給同事或企業版的關聯

  1. 開啟連絡人卡片。

  2. 在 [連絡人] 索引標籤上的 [在 [動作] 群組中,在 [轉寄] 清單中選擇 [以 Outlook 連絡人]。

    在 Outlook 中,[連絡人] 索引標籤的 [動作] 群組中,選擇 Foward,然後選擇一個選項。

    附註: 以電子郵件附件的方式,將會轉寄連絡人卡片。

建立連絡人中的連絡人

  1. 在 [檔案] 功能表中,指向 [新增],然後再按一下 [連絡人

    鍵盤快速鍵若要建立連絡人,請按 Ctrl + Shift + C。

  2. 輸入連絡人的名稱。

  3. 輸入您想要包含的連絡人資訊。

    附註: 

    • 若要指定如何您想要的連絡人名稱會出現在郵件一行,請在 [顯示為] 方塊中輸入的名稱。

    • 若要為多個電話號碼或電子郵件地址,例如] 欄位中,輸入多個項目按一下欄位旁的向下箭號。

    • 如果您有多個連絡人的郵寄地址,請選取 [這是郵寄地址] 核取方塊,以建立合併列印時要使用哪個地址。

    提示: 您可以快速建立另一位連絡人,以相同的公司資訊。在目前的連絡人,按一下 [動作] 功能表中按一下 [同一公司的新連絡人]。

另存為範本,使用現有的連絡人,然後再變更任何資訊,必要時,您可以從現有的連絡人建立新的連絡人 。

  1. 在 [連絡人] 的 [名片] 檢視中,按一下您想要使用另存為範本的連絡人。

    附註: 您也可以完成此程序,在地址卡] 和 [詳細地址卡]檢視中。

  2. 按 CTRL + C,然後再按 CTRL + V。

  3. 偵測到重複的連絡人] 方塊中,選取[新增連絡人]選項。

    當您儲存連絡人或使用相同的名稱或電子郵件名稱與您的連絡人資料夾, Microsoft Outlook中已經有電子名片會顯示 [選項] 對話方塊將重複的連絡人新增為新的連絡人,或更新現有的連絡重複的連絡人中的新資訊。若要瞭解更多,請參閱解決或刪除重複的連絡人

  4. 按一下 [新增]。

    新的連絡人會出現在您複製的連絡人旁邊的名片檢視。

  5. 按兩下以開啟它,則新連絡人,然後視需要編輯資訊。

  6. 按一下 [儲存後關閉]

  1. 開啟或預覽電子郵件訊息,包含您要新增至您的連絡人清單的名稱。

  2. 以滑鼠右鍵按一下您要納入一位連絡人,寄件者的名稱,然後按一下快顯功能表上的 [新增至連絡人]

    附註: 在 Outlook 中有任何選項,將連絡人資訊會自動加入連絡人或通訊錄當您回覆給連絡人。

當您儲存在電子郵件訊息中收到電子名片時,您會建立新連絡人。如果您已經有連絡人以相同的名稱,您可以將複製儲存為新的連絡人,或更新原始。

  1. 在開啟的郵件,以滑鼠右鍵按一下卡片,然後按一下新增至連絡人]快顯功能表上。在連絡人表單中,開啟新的連絡人。

  2. 在 [連絡人] 索引標籤的 [儲存] 群組中按一下 [儲存並關閉]

  3. 如果您已有同名稱的連絡人時,Outlook 會偵測到重複。請執行下列其中一項:

    • 選取[新增連絡人]。這樣會建立重複的連絡人,包括連絡人表單及電子名片。

    • 選取 [更新資訊]。列出現有重複的連絡人。按兩下該連絡人加以更新,然後更新連絡人表單上的資訊,並將其儲存。

新的連絡人資訊會立即儲存在 [連絡人以及可為電子名片以及與其他檢視。同時之前,並將它儲存之後,您可以進行變更的連絡人資訊。您將它儲存之後,請對卡片進行變更,請參閱建立電子名片中的指示進行。

附註: 

  • 您也可以按一下滑鼠右鍵,開啟捷徑功能表和新增連絡人,或選擇其他選項的訊息標題中附加的.vcf 檔。

  • 如果您按一下 [儲存並新增] 選項,在連絡人表單中的,儲存開啟的連絡人,就和新的空白連絡人表單隨即開啟。

此功能需要您使用的 Microsoft Exchange Server 2000、 Exchange Server 2003 或 Exchange Server 2007 帳戶。大部分家用或個人帳戶,請勿使用 Microsoft Exchange。

  1. 開啟您要在其中建立連絡人的公用資料夾。

    如何進行?

    1. 如果看不到 [資料夾清單中,按一下 [] 功能表,然後按一下 [資料夾清單

    2. 按一下 [公用資料夾],然後按一下您想要開啟的資料夾。

      如果您想要開啟的資料夾位於另一個資料夾內,按一下加號 (+) 每一個子資料夾] 旁邊,直到您找到您要的資料夾。

  2. 在 [檔案] 功能表中,指向 [新增],然後再按一下 [連絡人

  3. 輸入新連絡人的名稱。

  4. 輸入您想要包含的連絡人資訊。

    附註: 

    • 若要指定如何您想要的連絡人名稱會出現在郵件一行,請在 [顯示為] 方塊中輸入的名稱。

    • 若要為多個類型的電話號碼或地址,例如] 欄位中,輸入多個項目按一下欄位旁的向下箭號。

    • 如果您有多個連絡人的郵寄地址,請選取 [這是郵寄地址] 核取方塊,以建立合併列印時要使用哪個地址。

  5. 按一下 [儲存並關閉]。

    您可以建立新的連絡人,只在 [連絡人] 資料夾。例如,您無法建立新連絡人的郵件資料夾中。

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