新增規則到共用信箱

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新增規則是管理電子郵件流程的好方法。您可以新增規則上共用的信箱,您可以存取您新增規則到您自己的帳戶以相同的方式。不過,並非所有的設定規則的方法是彼此相容,因此最好使用以下其中一個方法在共用的信箱上的所有規則。

您必須先共用信箱的成員再嘗試下列動作。如需詳細資訊,請參閱建立共用信箱共用信箱的加入或移除成員

在 outlook 2016

新增至 Outlook 2016 的共用的信箱帳戶

您可以在 Outlook 2016 中的共用信箱設定規則前您必須先新增共用的信箱帳戶,即使您看到資料夾清單中的共用的信箱資料夾。

  1. 在 Outlook 2016 中存取檔案>帳戶設定] >帳戶設定]
    windows 帳戶設定

  2. 在 [電子郵件] 索引標籤上選取 [新增...

    1. 您的名稱:輸入帳戶的描述性名稱

    2. 電子郵件地址:輸入共用的信箱帳戶的電子郵件地址

    3. 密碼:輸入您自己的電子郵件帳戶的密碼。共用的信箱的帳戶沒有自己的密碼。

  3. 選取 [下一步繼續進行。

  4. 變更電子郵件地址登入,選取 [使用另一個帳戶登入
    windows 驗證

  5. 使用您自己的帳戶認證登入,然後選取 [完成]。您必須重新啟動 Outlook 讓變更生效

在 Outlook 2016 中設定共用信箱規則

  1. 在 Outlook 2016 中存取檔案>管理規則及通知

  2. 電子郵件規則] 索引標籤上變更將變更套用到這個資料夾:共用的信箱的帳戶。
    windows 規則

  3. 存取 [新增規則... ] 按鈕,然後繼續進行適當的規則條件。

Outlook​​ 網頁版

在另一個瀏覽器視窗中開啟共用的信箱

如果您想要檢視及管理共用信箱專屬的瀏覽器視窗中的電子郵件規則,請使用這個方法。

  1. 登入您在 Outlook 網頁版中的帳戶。

  2. 在 Outlook web 導覽列中,請在右上角選取您的名稱。

  3. 選擇 [開啟另一個信箱

    o365 帳戶

  4. 輸入您要存取並選取 [開啟共用信箱的電子郵件地址。

另一個 Outlook web 工作階段中個別的視窗中,開啟允許存取共用信箱。

在 [共用信箱的 Outlook 網頁版中設定規則

  1. 選取 [設定] 功能表圖示 o365 [設定] 圖示  選擇郵件。

  2. 在 [郵件>自動處理] 區段選擇整理收件匣規則。

    o365 收件匣規則] 選項

  3. 在 [收件匣規則] 區段中選擇 [ + (加號) 圖示以新增規則]。

    o365 新增規則

  4. 為這個規則適當的名稱。

  5. 根據這一點來新增條件、 動作和例外狀況。

  6. 規則精靈] 儲存規則上方,選取[確定]

提示: 如果您有多個規則,請使用 [] 及 [下移] 箭號按鈕來設定規則評估順序。

Mac 版 Outlook 2016

存取共用的信箱帳戶

  1. Mac 版 Outlook 2016中,選取 [工具>帳戶...

  2. 在 [帳戶] 視窗,請選擇 [進階... ] 按鈕。

  3. 選取 [代理人] 索引標籤。在 [開啟下列信箱:區段中,選取+ (加號) 按鈕。
    在 mac 中新增代理人

  4. 在 [選擇人員] 視窗中,[文字] 方塊中輸入共用的信箱帳戶的名稱、 選取帳戶,和選擇 [新增]

  5. 選擇[確定] ,然後關閉 [帳戶] 視窗。

一旦您已新增的共用的信箱帳戶,如果您有存取權限,共用的信箱會出現在左側的信箱清單。

在 Outlook 2016 中設定規則 for Mac 中的共用信箱

附註: Mac 版 Outlook 2016 中的共用信箱的規則只在用戶端,並只評估當正在執行 Outlook 應用程式。 規則不會儲存或在伺服器上處理。

  1. 從 [工具] 功能表上,選擇 [規則...

  2. 用戶端規則] 區段中選擇 [ Exchange]。

    Exchange 用戶端規則

  3. 選擇+ (加號) 若要新增規則] 按鈕。

  4. 新郵件送達時:區段變更預設從:帳戶的快顯功能表 >> 並選擇共用的信箱帳戶名稱。
    mac 帳戶規則

  5. 選取+ (加號) 圖示以新增更多準則規則適時的權限。

  6. 選取 [確定] 按鈕,認可變更]。

提示: 如果您有多個規則,請使用 [] 及 [下移] 箭號按鈕來設定規則評估順序。

另請參閱

建立共用的信箱

使用規則管理電子郵件訊息

在 Mac 版 Outlook 2016 中建立規則

在 Outlook 中的收件匣規則

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