新增自訂說明文字至表單範本

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

若要讓使用者認識表單的用途,並讓他們順利地填寫表單,您可以將指示性說明文字新增至表單範本。

本文會說明如何透過各種因素的考量,譬如要建立的表單範本類型、使用對象、表單範本部署的範圍,以及使用者是否會使用網頁瀏覽器依表單範本填寫表單等等,以決定最佳的表單範本說明文字類型。

本文內容

相容性考量

說明類型

建立檢視以顯示說明

建立自訂工作窗格以顯示說明

使用設定格式化的條件顯示關聯式說明

建立外部說明檔或網站的超連結

新增使用者用於檢視 InfoPath 說明系統的指示

相容性考量

當您設計表單範本中Microsoft Office InfoPath 2007時,您可以選擇設計瀏覽器相容的表單範本。當您設計瀏覽器相容表單範本時,有些功能無法使用。例如,自訂工作窗格,通常用來顯示自訂說明文字,不支援的瀏覽器相容表單範本。若要新增至瀏覽器相容表單範本的說明,請考慮新增說明,例如要顯示的關聯式說明使用條件式格式設定另一種方法。

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說明類型

您可以根據表單範本的複雜度與使用者的需求,以各種程序加入不同類型的說明文字;也可以根據不同的表單範本,在表單範本中使用一種以上的說明文字。以下是在表單範本中,說明文字的常見顯示方式:

  • 說明檢視    您要為使用者提供詳細的指示時,可以建立個別的檢視來顯示說明文字。您可以建立只包含說明文字的說明檢視,也可以複製您在表單範本之預設檢視中新增的控制項,並加上相關說明文字。新增帶有說明文字的控制項,便可以提供填寫表單時的另一種檢視,亦等於在每個區段或控制項中提供關聯式說明。如果您的使用對象同時會涵蓋新手 (需要較多協助者) 與有經驗的使用者 (已經知道如何填寫表單者),這種方式便相當好用。

    提示: 因為瀏覽器相容的表單範本不支援自訂工作窗格,所以使用說明檢視顯示說明文字會是自訂工作窗格的良好替代方案。

  • 自訂工作窗格    自訂工作窗格是一個 HTML 檔,使用者填寫表單時,此檔案的內容會顯示在 InfoPath 工作窗格。在表單範本的預設自訂工作窗格中,只能指定開啟一個 HTML 檔,但是可以將其他 HTML 檔加入表單範本做為資源檔,並建立這些檔案之間的超連結。只有 HTML 檔能夠顯示於自訂工作窗格中。自訂工作窗格可以提供表單專用的命令及說明內容。您可以直接新增 HTML 檔至表單範本,那麼使用者就算離線填寫表單,也可以檢視自訂工作窗格說明;或者,您也可以將自訂工作窗格連結至其他位置的 HTML 檔。例如,如果您計劃時常更新說明內容,但是不想在每次更新 HTML 說明檔時,就得重新發佈一次表單範本,那麼將 HTML 檔儲存在另一個位置,並從自訂工作窗格進行連結,將會是個好方法。請記住,瀏覽器相容的表單範本並不支援自訂工作窗格,所以只有針對 InfoPath 填寫的表單,才需要建立自訂工作窗格。

  • 設定格式化的條件    您可以使用設定格式化的條件若要指定不同的格式設定選項控制項根據出現在表單上的條件。如果指定的條件為真,當使用者填寫表單時,會套用設定格式化的條件。當您新增說明文字至區段在表單範本中,並將條件化格式設定] 區段中,您允許使用者以顯示或隱藏關聯式說明節的文字,或控制視需要,而不切換檢視。這是針對特定區段或控制項需要協助使用者提供內嵌說明的有用方式。

  • 外部說明     您可以新增外部檔案的連結 (例如某個網站的 HTML 檔)。例如,如果您組織的技術支援網站含有網頁,可以啟動即時交談工作階段,與技術支援工程師交談,便可以在表單範本加入超連結,讓使用者在網頁瀏覽器上開啟該頁面。如果您要為公司另一部門設計表單範本,而該部門又是提供使用者說明或技術支援的最佳單位,這種方法便非常實用。

  • 針對填寫表單的使用者提供 InfoPath 說明系統     InfoPath 可以針對填寫表單的使用者提供專屬的說明系統。使用者填寫表單時,按下 F1 鍵,便可以存取這些關於 InfoPath 標準功能的說明主題。然而,只有使用者以 InfoPath 填寫表單時,才能採用這種方法。

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建立檢視以顯示說明

若要在表單範本中建立分隔檢視,讓使用者檢視填寫表單的相關說明,您必須先建立表單範本的說明檢視,再新增按鈕至預設表單檢視中,於是使用者便可以按一下此按鈕存取說明檢視。

建立說明檢視

  1. 在 [檢視] 功能表上按一下 [管理檢視]。

  2. 在 [檢視] 工作窗格中的 [動作] 下方,按一下 [新增新檢視]。

  3. 在 [新檢視名稱] 方塊中,輸入說明檢視名稱,再按一下 [確定]。

    例如,輸入「說明」。

  4. 按一下表單範本上剛新增的檢視,並輸入或貼上所需的說明文字。

  5. 如果沒有看到 [控制項] 工作窗格,請按一下 [插入] 功能表上的 [其他控制項],或按 ALT+I、C。

  6. 按一下 [插入控制項] 工作窗格中的 [按鈕]。

  7. 以滑鼠右鍵按一下新增的按鈕,再按一下快顯功能表中的 [按鈕內容]。

  8. 按一下 [一般] 索引標籤。

  9. 在 [標籤] 方塊中,輸入標籤] 按鈕。例如,輸入回到表單

  10. 按一下 [規則]。

  11. 按一下 [規則] 對話方塊中的 [新增]。

  12. 按一下 [新增動作]。

  13. 按一下 [動作] 方塊中的 [切換檢視]。

  14. 在 [檢視] 方塊中,按一下預設檢視的名稱。

  15. 按四次 [確定],返回表單範本。

建立表單範本的說明檢視後,必須在預設檢視中新增一個按鈕,以方便使用者填寫表單時存取說明檢視。

在預設檢視中新增按鈕

  1. 在 [檢視] 功能表上按一下 [管理檢視]。

  2. 在 [檢視] 工作窗格中,按一下預設檢視的名稱。

  3. 如果沒有看到 [控制項] 工作窗格,請按一下 [插入] 功能表上的 [其他控制項],或按 ALT+I、C。

  4. 按一下 [插入控制項] 工作窗格中的 [按鈕]。

  5. 以滑鼠右鍵按一下新增的按鈕,再按一下快顯功能表中的 [按鈕內容]。

  6. 按一下 [一般] 索引標籤。

  7. 在 [標籤] 方塊中輸入按鈕的標籤名稱。例如,輸入「說明」。

  8. 按一下 [規則]。

  9. 按一下 [規則] 對話方塊中的 [新增]。

  10. 按一下 [新增動作]。

  11. 按一下 [動作] 方塊中的 [切換檢視]。

  12. 在 [檢視] 方塊中,按一下前一步驟所新增的說明檢視名稱。

  13. 按四次 [確定],返回表單範本。

提示: 您可以選擇性地新增相同的控制項至說明檢視中,就如同預設檢視中所包含的控制項。如此一來,當使用者不需要說明文字的協助時,可以在預設檢視中填寫表單,而如果使用者需要協助,就可以使用說明檢視填寫表單。

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建立自訂工作窗格以顯示說明

附註: 在建立自訂工作窗格以於表單範本顯示說明之前,請考慮下列事項:

  • 瀏覽器相容的表單範本並不支援自訂工作窗格。

  • 啟用自訂工作窗格之前,必須先使用 HTML 編輯器 (例如 Microsoft Office SharePoint Designer 2007) 建立自訂工作窗格的 HTML 檔。

若要建立並啟用自訂工作窗格,請執行下列動作:

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [表單選項]。

  2. 按一下 [類別] 底下的 [程式設計]。

  3. 選取 [啟用自訂工作窗格] 核取方塊。

  4. 在 [工作窗格名稱] 方塊中,輸入您要顯示在自訂工作窗格頂端的名稱。例如,輸入「說明」。

  5. 按一下 [資源檔案],新增檔案至表單範本。

    附註: 若要連結檔案至表單範本,請在 [工作窗格位置] 方塊輸入 HTML 檔案位置的絕對路徑,然後按一下 [確定]

    安全性附註 : 建議您連結至與表單範本相同網域的 HTML 檔案。否則使用者開啟根據您的表單範本所建立的表單時,會看到提醒訊息。

  6. 按一下 [資源檔案] 對話方塊中的 [新增]。

  7. 在 [新增檔案] 對話方塊中,瀏覽至所需的 HTML 檔案並加以選取,然後按一下 [確定]。

  8. 如果您新增參照其他檔案,例如階層式樣式表的 HTML 檔案新增這些檔案。

    提示: 在表單範本的預設自訂工作窗格中,只能指定開啟一個 HTML 檔,但是可以將其他 HTML 檔加入表單範本做為資源檔,並建立這些檔案之間的超連結。

  9. 在 [表單選項] 對話方塊的 [工作窗格位置] 方塊中按一下剛才新增的 HTML 檔案名稱。

  10. 若要測試變更,請按一下 [預覽],請在 [標準] 工具列上,或按 CTRL + SHIFT + B。預覽表單範本時,預設應該會出現您剛剛建立的自訂工作窗格。

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使用設定格式化的條件顯示關聯式說明

以下程序說明如何使用設定格式化的條件顯示或隱藏關聯式說明。

  1. 如果沒有看到 [控制項] 工作窗格,請按一下 [插入] 功能表上的 [其他控制項],或按 ALT+I、C。

  2. 按一下 [插入控制項] 工作窗格中的 [核取方塊],然後按一下 [區段]。

  3. 按一下剛才在表單範本中新增的區段,並輸入一些說明文字。

  4. 刪除核取方塊的預設標籤文字,然後輸入 [按一下顯示或隱藏說明]

  5. 按一下表單範本上該區段的索引標籤,然後按一下 [格式] 功能表上的 [設定格式化的條件]。

  6. 按一下 [新增]。

  7. 在 [如果此條件為 True] 下的第一個方塊中,按一下 [選取欄位或群組]。

  8. 在 [選取欄位或群組] 對話方塊中,選取您在步驟 2 新增之核取方塊控制項所對應的欄位,然後按一下 [確定]。

  9. 在 [設定格式化的條件] 對話方塊的第二個方塊中,按一下 [等於]。

  10. 按一下第三個方塊中的 [FALSE]。

  11. 選取 [然後套用此格式設定] 底下的 [隱藏此控制項] 核取方塊。

    附註: 現在,該條件表示如果已選取核取方塊,該區段便會顯示。

  12. 若要測試變更,請按一下 [標準] 工具列上的 [預覽],或按 CTRL+SHIFT+B。

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建立外部說明檔或網站的超連結

以下程序說明如何在表單範本中新增超連結,以連結至外部說明檔 (如 HTML 檔或編譯說明 .chm 檔) 或網站 (例如技術支援網站)。

附註: 

  • 請確定您建立的連結的外部說明檔案或網站是由您的使用者存取。如果您想要加入只與 InfoPath 相容的表單範本中的 HTML 檔案的連結 (也就是說,使用者必須使用 InfoPath 表單的表單範本為基礎),您可以藉由新增它們為資源檔案的自訂工作窗格中開啟表單範本新增 HTML 檔案。瀏覽器相容表單範本,請您應該發佈 HTML 檔案的網站,可以存取您的使用者,最好是相同的網站表單範本的位置,並指向外部 HTML 檔案的表單範本中建立的靜態超連結。

  • 如果說明檔要使用另一種格式,如 .chm 檔,請確定使用者電腦的作業系統支援您所選擇的格式。

建立外部說明檔的靜態超連結

  1. 按一下表單範本上要插入超連結的位置,或選取要轉成超連結的文字或圖片。

  2. 在 [標準] 工具列上按一下 [插入超連結  按鈕圖像

  3. 按一下 [一般] 索引標籤。

  4. 在 [位址] 方塊中,輸入您要連結的 URL。

  5. 若要變更顯示在表單範本上的超連結文字,請在 [文字] 方塊中輸入您想要的文字。

    附註: 如果您在步驟 1 選取的是圖片,便無法使用此選項。

  6. 若要指定當使用者將指標移到超連結時,所出現的 [工具提示],請按一下 [進階] 索引標籤,然後在 [工具提示] 方塊中輸入要顯示的文字。

  7. 若要測試變更,請按一下 [標準] 工具列上的 [預覽],或按 CTRL+SHIFT+B。

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新增使用者用於檢視 InfoPath 說明系統的指示

InfoPath 內含一個專屬的說明系統,供填寫表單的人員使用。此說明系統包含一般工作 (如開啟或關閉 [自動完成] 功能,以及表單拼字檢查) 的相關資訊。如果您是表單設計師,可以在預覽視窗中預覽表單時按下 F1 鍵,便可以為表單使用者開啟 InfoPath 說明。

表單使用者說明只限於所有表單適用的工作,所以為您設計的表單範本提供自訂說明會是個很好的選擇。為了協助使用者在填寫表單時檢視 InfoPath 說明系統,您可以在表單範本中加入說明,解釋 InfoPath 說明系統的存取方式。例如,您可以在表單範本中加入下列範例之一:

  • 按 F1 鍵開啟 InfoPath [說明]。

  • 按一下 [說明] 功能表上的 [Microsoft Office InfoPath 說明],開啟 InfoPath 說明。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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