新增或變更查閱欄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

有時候,您所需要的值記錄在其他的資料表中。例如,您想要在 [訂單] 資料表中記錄客戶的某張訂單,但是所有的客戶資訊是記錄在 [客戶] 資料表中。這時您可以建立查閱欄,在下拉式方塊或清單方塊控制項中顯示客戶資訊。然後,當您在該控制項中選取客戶時,像是客戶的主索引鍵值之類的適當值便會儲存到訂單記錄中。

本文說明何謂查閱欄及其建立方式。

如果您想要知道如何以程式設計方式查閱表格中的值,請參閱參考文章DLookup 函數。如需如何建立多重值的查閱欄的資訊,請參閱新增或變更查閱欄,可讓您儲存多重值的文件。

本文內容

查閱欄是什麼?

在 [資料工作表檢視中建立查閱欄

使用 [欄位清單] 窗格中建立查閱欄

在 [設計] 檢視中建立查閱欄

了解繫結的值及顯示值中的查閱欄

介紹查閱欄位屬性

使用 [查閱精靈]

變更查閱欄

變更欄位的查閱欄

何謂查閱欄?

查閱欄是資料表中的一個欄位,其中的值是擷取自其他資料表或值清單。您可以使用查閱欄顯示下拉式方塊或清單方塊中的選擇清單,這些選擇可來自資料表或查詢,也可以是您提供的值。您可以透過設定欄位的 [查閱] 欄位內容手動建立查閱欄,或者透過完成 [查閱精靈] 的步驟自動建立查閱欄。您應盡可能使用 [查閱精靈] 來建立查閱欄,[查閱精靈] 會簡化程序並且自動填入適當的欄位內容以及建立適當的資料表關聯。

查閱欄

您可以在 [資料工作表檢視] 或 [設計檢視] 中建立查閱欄。

頁面頂端

在資料工作表檢視中建立查閱欄

根據預設,開啟資料表時,它會在 [資料工作表檢視] 中開啟。您可以按一下 [資料工作表] 索引標籤上 [欄位與欄] 群組中的 [查閱欄] 來新增查閱欄。這樣會啟動 [查閱精靈],帶領您完成建立查閱欄的程序。

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,按兩下要在其中建立查閱欄的資料表,如此會在 [資料工作表檢視] 中開啟此資料表。

  4. [資料工作表] 索引標籤上,按一下 [欄位與欄] 群組中的 [查閱欄]

    Access 功能區圖像

    查閱精靈隨即啟動。

    您要在其上選擇資料表/查詢或值清單的 [查閱精靈] 頁面

  5. 在 [查閱精靈] 的第一個頁面上,指出您要讓查閱欄根據表格或查詢中的值,還是根據您所輸入的值清單。

    最常見的查閱欄類型是顯示從相關資料表或查詢查閱值的類型。

  6. 按一下 [下一步,並依照指示完成精靈。如需完成精靈的詳細資訊,請參閱使用 [查閱精靈] 區段。

當您按一下 [完成] 時,會建立查閱欄,其欄位屬性會根據您在查閱精靈中所做的選擇來設定。

頁面頂端

使用欄位清單窗格建立查閱欄

如果您使用的是包含一個以上資料表的資料庫,可以從 [欄位清單] 窗格拖曳欄位來開始建立查閱欄的程序。[欄位清單] 窗格會顯示您資料庫的其他資料表中可用的欄位。以此方式建立查閱欄時,[查閱精靈] 會自動啟動,而且您拖放到資料工作表的欄位會變成查閱欄中的一個欄位。

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,按兩下要在其中建立查閱欄的資料表,如此會在 [資料工作表檢視] 中開啟此資料表。

  4. 在 [資料工作表] 索引標籤的 [欄位與欄] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。

    Access 功能區圖像

    [欄位清單] 窗格隨即出現。

  5. 按一下資料表旁邊的加號 (+),顯示該資料表中的欄位清單。

  6. 將需要的欄位從 [欄位清單] 窗格拖放到 [資料工作表檢視] 中的資料表。

  7. 當插入線出現時,將欄位放在適當的位置。

    顯示欄位之插入位置的插入線

    查閱精靈隨即啟動。

  8. 依照指示完成精靈。如需完成精靈的詳細資訊,請參閱使用 [查閱精靈] 區段。

    當您完成精靈之後,該查閱欄便會出現在 [資料工作表檢視] 的資料表中。

頁面頂端

在設計檢視中建立查閱欄

除了 [資料工作表檢視] 之外,您還可以在 [設計檢視] 中建立查閱欄。在 [設計檢視] 中建立查閱欄時,所使用的 [查閱精靈] 與 [資料工作表檢視] 中的是同一個。在 [設計檢視] 中,您擁有所有欄位內容的完整存取權限,因此可以直接編輯它們。

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要在其中加入查閱欄的表格,然後按一下快顯功能表上的 [設計檢視]

  4. 在資料表設計格線中找到第一個可用的空白列。

  5. 在第一個可用的空白列,按一下 [欄位名稱] 欄中的儲存格,然後輸入查閱欄的欄位名稱。

  6. 接著,按一下該列之 [資料類型] 欄中的儲存格,按下拉式箭號,然後選取 [查閱精靈]

    [查閱精靈] 隨即啟動。

    您要在其上選擇資料表/查詢或值清單的 [查閱精靈] 頁面

  7. 在 [查閱精靈] 的第一個頁面上,指出您要讓查閱欄根據表格或查詢中的值,還是根據您所輸入的值清單。

    最常見的查閱欄類型是顯示從相關資料表或查詢查閱值的類型。

  8. 按一下 [下一步,並依照指示完成精靈。如需完成精靈的詳細資訊,請參閱使用 [查閱精靈] 區段。

當您按一下 [完成] 時,就會建立查閱欄,而且其欄位屬性是根據您在「查閱精靈」中所做的選擇而設定的。您可以在 [欄位屬性] 底下的 [設計檢視] 下方窗格中檢視欄位屬性。若要查看特別套用至查閱欄的屬性,請按一下 [查閱] 索引標籤。

了解查閱欄中的繫結值和顯示值

使用查閱欄的目的是要以更具意義 (例如,名稱) 的顯示方式取代數字式 (例如,識別碼或其他外部索引鍵值) 的顯示。例如,Access 可顯示連絡人名稱而不顯示連絡人識別碼編號。連絡人識別碼編號是繫結值,可自動在來源資料表或查詢中查閱該值以尋找連絡人名稱,而連絡人名稱則是顯示值。

查閱欄中的繫結值與顯示值

1. 顯示值

2. 繫結值

查閱欄有出現在使用者介面中的顯示值,以及儲存在控制項中的繫結值,顯示值的「查閱」是依據繫結值而定,這表示 Access 經常顯示與儲存在欄位中之繫結值不同的查閱顯示值。例如,在 [訂單] 資料表的範例中,[客戶] 資料表的客戶識別碼值是儲存在 [訂單] 資料表的 [客戶] 欄位中 (這是繫結值)。不過,因為 [客戶] 欄位是個查閱欄位,所以 Access 會顯示查閱值,在此情形下,顯示的是客戶名稱,而客戶名稱就是顯示值。

了解查閱欄位的顯示值及其繫結值之間的差異非常重要。根據預設,顯示值會自動顯示在 [資料工作表檢視] 中,而繫結值是所儲存的值、查詢條件中所使用的值以及 Access 根據預設與其他資料表聯結時所使用的值。

頁面頂端

查閱欄位屬性簡介

您可以在設計檢視下方窗格中檢視 [欄位屬性] 底下的 [查閱] 欄位屬性。若要查看與查閱欄特別相關的屬性,按一下 [查閱] 索引標籤。

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要在其中加入查閱欄的表格,然後按一下快顯功能表上的 [設計檢視]

  4. 按一下查閱欄之 [欄位名稱] 中的儲存格。

  5. 按一下 [欄位內容] 底下的 [查閱] 索引標籤。

    [查閱] 欄位內容隨即出現。

當您設定第一個屬性 (Display Control) 時,可用屬性的清單會隨著變更以反應您所做的選擇。您可以設定 [查閱] 欄位內容以變更查閱欄的表現方式,請注意,若您使用 [查閱精靈] 建立查閱欄,[查閱] 欄位屬性會是由精靈設定的。

查閱欄位內容

設定此屬性

若要

顯示控制項

將控制項類型設為 [核取方塊][文字方塊][清單方塊][下拉式方塊][下拉式方塊] 是查閱欄最常見的選擇。

資料列來源類型

選擇要在查閱欄中填入來自另一個資料表或查詢中的值,或來自您指定的值清單中的值。您也可以選擇在清單中填入資料表或查詢中的欄位名稱。

資料列來源

指定可提供值給查閱欄的資料表、查詢或值清單。當資料列來源類型屬性設定為資料表/查詢欄位清單時,此屬性應設定為資料表或查詢的名稱,或者設為表示查詢的 SQL 陳述式。當資料列來源類型 屬性設定為值清單時,此屬性應包含以分號分隔的值清單。

繫結資料行

指定資料列來源中的資料行,該資料列來源會提供查閱欄所儲存的值。此資料行值的範圍可以是從 1 到資料列來源中的資料行數。

附註: 提供儲存之值的欄位不一定是與顯示欄相同的欄位。

資料行計數

在資料列來源中指定可顯示在查閱欄中的資料行計數。若要選取可顯示的欄位,請在 [資料行寬度] 屬性中提供資料行寬度。

資料行表頭

指定是否要顯示資料行表頭。

資料行寬度

輸入每個資料行的寬度,如果不要顯示資料行 (例如識別碼編號),請將寬定指定為 0。

清單列數

指定您顯示查閱欄時可出現的列數。

清單寬度

指定您顯示查閱欄時可出現的控制項寬度。

清單限制

選擇使用者是否可以輸入清單中沒有的值。

允許多重值

指定查閱欄是否使用多重值欄位並且允許選取多重值。

如需多重值欄位的詳細資訊,請參閱多重值欄位指南的文章。

允許值清單編輯

指定是否可編輯查閱欄 (根據值清單) 中的項目,當此屬性設定為 [是],並且以滑鼠右鍵按一下查閱欄位 (根據單一資料行值清單) 時,即可看到 [編輯清單項目] 功能表選項。如果查閱欄位有一個以上的資料行,可忽略此屬性。

清單項目編輯表單

指定要使用的現有表單,以編輯查閱欄 (根據資料表或查詢) 中的清單項目。

僅顯示資料來源值

[允許多重值] 設為 [是] 時,僅顯示符合目前資料列來源的值。

查閱欄中的繫結值是由 [繫結資料行] 屬性來決定。查閱欄中的顯示值是在 [欄寬] 屬性中表示為具有非零寬度的欄。

頁面頂端

使用查閱精靈

[查閱精靈] 會在下列狀況下啟動:當您在 [資料工作表檢視] 中建立查閱欄時、從 [欄位清單] 窗格拖曳欄位到 [資料工作表檢視] 中開啟的資料表中時,以及在 [設計檢視] 中選取 [資料類型] 欄中的 [查閱精靈]時。精靈會帶領您完成建立查閱欄的所有步驟,並且自動設定適當的欄位內容以符合您的選擇。精靈也會視需要建立資料表關聯和索引以支援查閱欄。

當精靈啟動時,您必須決定是否讓查閱欄根據資料表或查詢,或者根據您輸入的值清單。多數狀況是,如果資料庫的設計適當,而且資訊分別歸入根據主題的資料表中,那麼您應選擇資料表或查詢做為查閱欄的資料來源。

您要在其上選擇資料表/查詢或值清單的 [查閱精靈] 頁面

根據資料表或查詢的查閱欄

如果您選擇 [我要讓查閱欄位查閱資料表或查詢中的數值] 選項,則當您按 [下一步] 時,[查閱精靈] 會顯示可用來提供值給查閱欄的資料表清單。若只要查看資料表,請按一下 [資料表]。若只要查看查詢,請按一下 [查詢]。若要查看兩者,請按一下 [兩者都要]。當您選擇了資料表或查詢之後,請按 [下一步]

顯示可供選取之資料表和查詢的 [查閱精靈] 頁面

[查閱精靈] 會列出資料表或查詢中可用的欄位。對於每一個要包含到查閱欄中的欄位,請按一下該欄位,然後按一下大於按鈕 (>),將其移到 [已選取的欄位] 清單中。請注意,您應選取要顯示的欄位,以及當您在查閱欄做選取時要提供儲存值的欄位。完成後,請按 [下一步]

您要在其上選取欄位的 [查閱精靈] 頁面

[查閱精靈] 會顯示可讓您指定欄位的頁面,您可以使用該欄位來排序查閱欄,而此排序功能是選用的。完成後,請按 [下一步]

您要在其上設定排列順序的 [查閱精靈] 頁面

您可以調整要出現在查閱欄中的欄位寬度,如果因為欄寬縮小而無法再顯示時,該欄位就不會出現在查閱欄中。例如,您可以使用這個功能不讓識別碼欄顯示出來。完成後,請按 [下一步]

您要在其上調整欄位寬度的查閱精靈頁面

當您選取查閱欄中的一列時,可以儲存資料庫中該列的數值,或者可以在日後使用該數值執行某項動作。精靈中的此頁面 (如下圖所示) 可讓您選擇提供該數值的欄位,請選取該列唯一的識別項,通常來源資料表的主索引鍵欄位值會做最適當的選擇。完成後,請按 [下一步]

您要在其上選擇繫結值的 [查閱精靈] 頁面

在 [查閱精靈] 的最後一頁上,輸入查閱欄的名稱,這個名稱會是資料表中的欄位名稱。

[查閱精靈] 的最後一頁

如果要允許在查閱欄出現時可選取一個以上的值,然後儲存多重值時,請選取 [允許多重值] 核取方塊。請注意,選取此核取方塊會將查閱欄變更為多重值欄位。

如需多重值欄位的詳細資訊,請參閱多重值欄位入門新增或變更查閱欄,可讓您儲存多重值的文章。

根據值清單的查閱欄

如果您選擇 [我會輸入我想要的值] 選項,當您按 [下一步] 時,[查閱精靈] 會顯示方格,讓您能夠輸入查閱欄的值。

可輸入值的 [查閱精靈] 方格

首先,輸入要包含在查閱欄中的資料行數,然後在方格中輸入數值。您可以調整會出現在查閱欄中的欄位寬度。如果因為欄寬縮小而無法再顯示時,該欄位就不會出現在查閱欄中。完成後,請按 [下一步]

當您選取查閱欄中的一列時,可以儲存資料庫中該列的數值,或者可以在日後使用該數值執行某項動作。精靈中的此頁面 (如下圖所示) 可讓您選擇提供該數值的欄位,請選取該列唯一的識別項。完成後,請按 [下一步]

您要在其上選擇繫結值的 [查閱精靈] 頁面

在 [查閱精靈] 的最後一頁上,輸入查閱欄的名稱,這個名稱會是資料表中的欄位名稱。如果要允許在查閱欄出現時可選取一個以上的值,然後儲存多重值時,請選取 [允許多重值] 核取方塊。請注意,選取此核取方塊會將查閱欄變更為多重值欄位。

[查閱精靈] 的最後一頁

如需多重值欄位的詳細資訊,請參閱多重值欄位入門新增或變更查閱欄,可讓您儲存多重值的文章。

頁面頂端

變更查閱欄

若要變更的查閱欄,您可以在 [設計檢視] 中開啟資料表,然後再修改查閱欄位屬性。查閱欄位屬性的相關資訊,請參閱介紹查閱欄位屬性] 區段。如果查閱欄以值清單為基礎,允許值清單編輯] 屬性設定為 [,您可以編輯清單中的項目資料工作表檢視] 或 [表單檢視]。若要編輯清單中的項目資料工作表檢視] 或 [表單檢視︰

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,按兩下包含多重值欄位的資料表或表單。

    資料表會在 [資料工作表檢視] 中開啟,或者表單會在 [表單檢視] 中開啟。

  4. 以滑鼠右鍵按一下查閱欄,然後按一下快顯功能表上的 [編輯清單項目]

  5. 變更值清單,然後按一下 [確定]

頁面頂端

變更欄位為查閱欄

若要將現有欄位變更為查閱欄,在 [設計檢視] 中開啟包含所要變更之欄位的資料表後,按一下該欄位的 [資料類型] 欄,然後按下拉式清單,再選取 [查閱精靈]。接著,遵照 [查閱精靈] 中的指示建立查閱欄。

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要在其中加入查閱欄的表格,然後按一下快顯功能表上的 [設計檢視]

  4. 找到要變更為查閱欄的欄位,

  5. 按一下該列 [資料類型] 欄中的儲存格,然後按下拉式箭號,再選取 [查閱精靈]

    [查閱精靈] 隨即啟動。

    您要在其上選擇資料表/查詢或值清單的 [查閱精靈] 頁面

  6. 在 [查閱精靈] 的第一個頁面上,指出您要讓查閱欄根據資料表或查詢中的值,還是根據您所輸入的值清單。

    最常見的查閱欄類型是顯示從相關表格或查詢中所查閱之值的查閱欄。

  7. 按一下 [下一步,並依照指示完成精靈。如需完成精靈的詳細資訊,請參閱使用 [查閱精靈] 區段。

按一下 [完成] 時,會建立一個查閱欄,其欄位屬性是依據您在 [查閱精靈] 中所做的選擇而設定。您可以檢視 [設計檢視] 的下方窗格中位於 [欄位屬性] 底下的欄位屬性。若要查看特別套用至查閱欄的屬性,按一下 [查閱] 索引標籤。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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