新增從辦公室移至同事的 Outlook 行事曆的時間

您可以在 Outlook 行事曆中輕鬆地將時間標示為「忙碌」或「不在辦公室」。 但如果您不使用 Office 365 且沒有啟用行事曆共用,那該怎麼辦,但卻需要讓您的時間離開 office 對同事有明顯的可視性? 本文說明如何將自訂的全天會議邀請新增到同事的行事曆,而不會影響其行事曆上的可用閒置時間。

使用會議邀請排程假期時間分為兩個步驟。 首先,讓同事知道您會在行事曆上新增休假時間,以瞭解您的缺勤情況。 然後,將您的假期封鎖在您自己的行事曆上。

步驟1:將您的假期時間新增到同事的行事曆

當您在 [行事曆] 上將時間標示為「不在辦公室」時,同事會在嘗試與您排程會議時看到該時間。 但如果您可以在不影響空閒/忙碌狀態或打亂其行事曆的情況下,及時提醒每個人,就不是很好嗎? 您可以將您的資訊設定為以全天事件的形式顯示在其行事曆上,但這與一般的全天事件(通常是設定為「忙碌」),這是全天事件顯示為 [閑]。 您的同事的空閒/忙碌可用性不會受到影響。

附註: 會議邀請的設計目的是要在 Outlook 使用者之間傳送。 在 Outlook 中撰寫會議邀請時,查看其他人的排程的能力,必須由您的組織使用 Microsoft Exchange Server。

  1. 在 [行事曆] 的 [常用] 索引標籤上,按一下 [新增會議]。

    鍵盤快速鍵  若要建立新的會議邀請,請按 CTRL + SHIFT + Q。

  2. 在 [主旨] 方塊中輸入描述,需要在 [位置] 方塊中輸入位置。

  3. 在 [開始時間] 和 [結束時間] 清單中,選取您休假時間與辦公室的開始和結束時間。 在假期中,通常會涉及全天。 如果是這種情況,請選取 [全天事件] 核取方塊。

    附註: 根據預設,Outlook 會使用您電腦上的 [目前時區] 設定進行排程。 如果您想要根據不同時區來排程您的時間,請在 [選項] 群組中,按一下 [時區]。

  4. 在 [出席者] 群組的 [回應選項] 中,清除下拉式按鈕中的 [要求回應]。

  5. 在 [選項] 群組的 [顯示為] 中,按一下下拉式清單中的 [自由]。 如果您已指定這是全天事件,則 [顯示為] 會自動設定為 [免費]。

    重要: 

    • 確認 [顯示為] 設定已設為 [免費]。 這可讓會議邀請收件者接受會議邀請,並將您的假期時間加入其行事曆,但不會在其行事曆上封鎖任何時間。 收件者的行事曆在您的假期期間,仍會顯示可供排程的免費可用時間。

    • 選擇全天事件時,事件的開始時間為午夜。 若要避免同事在奇數時間收到提醒,請將 [提醒] 設定設為 []。

  6. 輸入您要與收件者共用的任何資訊。

  7. 將預期收件者新增至 [收件者] 行。

  8. 如果您要提醒其他人的一系列週期性時間,您將會離開辦公室,請在 [選項] 群組中,按一下 [週期],然後選取週期模式,然後按一下[確定]

  9. 按一下 [傳送]。

當您傳送此會議邀請,並將 [ Show ] 設為 [免費] 時,該事件會出現在您同事的 Outlook 行事曆中的每一天,而不會封鎖任何工作時間的視覺提醒。

附註: 如果您沒有選取全天活動,事件會顯示在時間格線中;它不會出現在一天的頂端。 不過,它仍標示為閒置時間。

步驟2:封鎖您行事曆上的休假時間

如果您按照上一節中的步驟進行,您傳送的會議邀請會標示為閒置時間,以避免封鎖其他人的行事曆上的時間。 不過,該時間也會在您自己的行事曆上標示為 [免費]。 您現在需要為自己建立其他約會,讓其他人可以看到您在指定的時間內無法使用。

常見的錯誤是在您傳送原始要求之後,在您的行事曆上開啟會議邀請專案,並將 [顯示為] 設定從 [免費] 變更為 [不在辦公室]。 不過,當您這麼做時,系統會將更新傳送給您傳送會議邀請的每個人,然後 defeating [免費],然後您所採取的步驟來避免這種情況。 您必須在您的行事曆上建立重複的約會,並將 [顯示方式] 設定設為 [不在辦公室]。

當使用者使用 Outlook 行事曆排程會議及其他活動時,除非您變更了行事曆的許可權,否則他們可以看到您的可用性,以免發生此情況。 通常,約會、會議和事件的 [顯示為] 是 [忙碌] 設定。 您也可以使用 [顯示為] 設定為 [不在辦公室] 來建立專案。 設為 [不在辦公室] 的專案會視為與 [不在辦公室] 的專案類似,但其他人不應預期您此時可以使用。 在視覺上,這兩種類型不同:設定為 [不在辦公室] 的專案會以紫色色彩顯示,而 [已設定為忙碌專案] 會以藍色色彩主題來識別。 外觀上的差異有助於強調您無法使用的原因。 例如,您可能可以移動衝突的繁忙專案,但您可能無法或不願意變更 [不在辦公室] 專案(例如假期)。

  1. 在 [行事曆] 的 [常用] 索引標籤上,按一下 [新增約會]。

  2. 在 [主旨] 方塊中,輸入您的休假時間名稱。

  3. 在 [開始時間] 和 [結束時間] 中,按一下 [離開開始] 和 [結束] 時間的日期。

  4. 選取 [全天事件] 核取方塊。

  5. 將 [顯示為] 設定變更為 [不在辦公室]。

  6. 按一下 [儲存並關閉]。

附註: 您可能會考慮刪除您傳送給其他人的初始會議邀請(只從您的行事曆)。 或者,您可以將它保留在您的行事曆中,以便在您的方案變更時,使用它輕鬆傳送更新或取消通知。

步驟1:將您的假期時間新增到同事的行事曆

當您在 [行事曆] 上將時間標示為「不在辦公室」時,同事會在嘗試與您排程會議時看到該時間。 但如果您可以在不影響空閒/忙碌狀態或打亂其行事曆的情況下,及時提醒每個人,就不是很好嗎? 您可以將您的資訊設定為以全天事件的形式顯示在其行事曆上,但這與一般的全天事件(通常是設定為「忙碌」),這是全天事件顯示為 [閑]。 您的同事的空閒/忙碌可用性不會受到影響。

附註: 會議邀請的設計目的是要在 Outlook 使用者之間傳送。 在 Outlook 中撰寫會議邀請時,查看其他人的排程的能力,必須由您的組織使用 Microsoft Exchange Server。

  1. 在 [檔案] 功能表上,指向 [新增],然後按一下 [會議邀請]。

    鍵盤快速鍵  若要建立新的會議邀請,請按 CTRL + SHIFT + Q。

  2. 在 [主旨] 方塊中輸入描述,需要在 [位置] 方塊中輸入位置。

  3. 在 [開始時間] 和 [結束時間] 清單中,選取您休假時間與辦公室的開始和結束時間。 在假期中,通常會涉及全天。 如果是這種情況,請選取 [全天事件] 核取方塊。

    附註: 根據預設,Outlook 會使用您電腦上的 [目前時區] 設定進行排程。 如果您想要根據不同的時區來排程您的時間,請在 [會議] 索引標籤的 [選項] 群組中,按一下 [時區]。

  4. 在 [選項] 群組的 [顯示為] 中,按一下下拉式清單方塊中的 [自由]。 如果您已指定這是全天事件,則 [顯示為] 會自動設定為 [免費]。

    重要: 

    • 確認 [顯示為] 設定已設為 [免費]。 這可讓會議邀請收件者接受會議邀請,並將您的假期時間加入其行事曆,但不會在其行事曆上封鎖任何時間。 收件者的行事曆在您的假期期間,仍會顯示可供排程的免費可用時間。

    • 選擇全天事件時,事件的開始時間為午夜。 若要避免同事在奇數時間收到提醒,請將 [提醒] 設定設為 []。

  5. 輸入您要與收件者共用的任何資訊。

  6. 將預期收件者新增至 [收件者] 行。

  7. 如果您要提醒其他人您離開辦公室的一系列週期性時間,請在 [會議] 索引標籤的 [選項] 群組中,按一下 [週期],選取週期模式,然後按一下[確定]

    當您將循環模式新增至會議邀請時,[會議] 索引標籤會變成 [週期性會議]

  8. 在 [會議] 索引標籤的 [顯示] 群組中,按一下 [約會]。

  9. 按一下 [傳送]。

當您傳送此會議邀請,並將 [ Show ] 設為 [免費] 時,該事件會出現在您同事的 Outlook 行事曆中的每一天,而不會封鎖任何工作時間的視覺提醒。

附註: 如果您沒有選取全天活動,事件會顯示在時間格線中;它不會出現在一天的頂端。 不過,它仍標示為閒置時間。

步驟2:封鎖您行事曆上的休假時間

如果您按照上一節中的步驟進行,您傳送的會議邀請會標示為閒置時間,以避免封鎖其他人的行事曆上的時間。 不過,該時間也會在您自己的行事曆上標示為 [免費]。 您現在需要為自己建立其他約會,讓其他人可以看到您在指定的時間內無法使用。

常見的錯誤是在您傳送原始要求之後,在您的行事曆上開啟會議邀請專案,並將 [顯示為] 設定從 [免費] 變更為 [不在辦公室]。 不過,當您這麼做時,系統會將更新傳送給您傳送會議邀請的每個人,然後 defeating [免費],然後您所採取的步驟來避免這種情況。 您必須在您的行事曆上建立重複的約會,並將 [顯示方式] 設定設為 [不在辦公室]。

當使用者使用 Outlook 行事曆排程會議及其他活動時,除非您變更了行事曆的許可權,否則他們可以看到您的可用性,以免發生此情況。 通常,約會、會議和事件的 [顯示為] 是 [忙碌] 設定。 您也可以使用 [顯示為] 設定為 [不在辦公室] 來建立專案。 設為 [不在辦公室] 的專案會視為與 [不在辦公室] 的專案類似,但其他人不應預期您此時可以使用。 在視覺上,這兩種類型不同:設定為 [不在辦公室] 的專案會以紫色色彩顯示,而 [已設定為忙碌專案] 會以藍色色彩主題來識別。 外觀上的差異有助於強調您無法使用的原因。 例如,您可能可以移動衝突的繁忙專案,但您可能無法或不願意變更 [不在辦公室] 專案(例如假期)。

  1. 在 [行事 ] 的 [檔案] 功能表上,指向 [新增],然後按一下 [約會]。

  2. 在 [主旨] 方塊中,輸入您的休假時間名稱。

  3. 在 [開始時間] 和 [結束時間] 中,按一下 [離開開始] 和 [結束] 時間的日期。

  4. 選取 [全天事件] 核取方塊。

  5. 將 [顯示為] 設定變更為 [不在辦公室]。

  6. 按一下 [儲存並關閉]。

附註: 您可能會考慮刪除您傳送給其他人的初始會議邀請(只從您的行事曆)。 或者,您可以將它保留在您的行事曆中,以便在您的方案變更時,使用它輕鬆傳送更新或取消通知。

另請參閱

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排定與其他人的會議

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