新增工作至專案

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

管理專案的最初步驟之一,就是新增能夠幫助您完成專案的工作。您的工作清單可以僅是必須完成的事項檢查清單,也可稍微複雜一點,具備開始與結束日期、和其他工作的關係,以及其他關聯工作的資訊。無論是簡單的工作檢查清單還是排定的工作清單,都能使用網站上的相同清單,因此您可從簡單的檢查清單開始,稍後再為工作加上詳細資訊,使其成為排程的工作清單。

新增簡單的工作檢查清單

若您剛開始進行專案規劃,或您預計這不是特別複雜的專案,簡單的工作檢查清單可能就足以讓您有效管理您的專案。您的檢查清單可包含專案工作的到期日,以及專案小組成員的指派。

若要新增簡單的工作檢查清單:

  1. 在網站的 [快速啟動] 上按一下 [工作]

  2. 按一下 [工作] 頁面中的 [編輯]

  3. [工作名稱] 欄,輸入專案中必須完成的各工作名稱。新增工作後,按 [Enter] 鍵以移到下一行。

提示:  您希望在列出的兩工作之間新增工作嗎? 按一下現有工作核取方塊左邊的空間,再按 [插入]。就會在所選現有工作上方新增一列。您亦可按一下 [工作] 索引標籤上 [階層] 群組的 [插入]

  1. [到期日] 欄,輸入或選取清單中各工作需完成的日期。若您不確定工作需何時完成,可將該工作的此欄留白。

  2. [指派至] 欄,輸入或選取將執行清單中各工作的人員姓名。

    提示:  最佳做法是只指派一個工作給一個人員。如果您需要指派多個人員,可能會在將工作標示為完成時發生問題。如果安娜完成她的工作,她理當在她自己的 [我的工作] 頁面上將這項工作標示為已完成。不過,這麼做卻會為每一個被指派到這項工作的人員 (而不只是安娜),將工作標示為已完成。但是其他參與這項工作的人,可能還有工作需要完成。如果您決定您仍然需要將一個工作指派給多個人員,可以用分號 (;) 分隔人名。

  3. 新增完簡單的工作檢查清單後,按一下 [停止]

有另一種方式可新增簡單的工作檢查清單,就是從 Excel 工作表貼上清單。只要您在工作表上使用的欄能對齊 [工作] 頁面顯示的欄,就可輕鬆的按一下工作清單並貼上工作表資料。若可能的話,會以帳戶配對 [指派至] 欄中的姓名。

進行您的專案時,可在工作完成時選取各工作旁的核取方塊。

若您發現需對簡單檢查清單中的工作進行更多控制,可使用下一章節中的步驟為工作新增詳細資訊,使其成為更完善的排程清單。

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新增排程的工作清單

若您的專案較為複雜,您可能會發現排程的工作清單能以更易於管理的方式,協助您追蹤您的工作。

若要新增排程的工作清單:

  1. 在網站的 [快速啟動] 上按一下 [工作]

  2. 按一下 [工作] 頁面中的 [新增工作]。或在功能區的 [工作] 索引標籤按一下 [新增項目]

    附註:  若您一開始建立的是簡單的工作檢查清單,但專案越來越複雜,則您可輕鬆的為現有工作新增更多詳細資訊。若要選取工作,請按一下其核取方塊左邊的空間,在功能區的 [工作] 索引標籤按一下 [編輯項目]。這樣會開啟工作,讓您新增更多排程詳細資訊。

  3. [工作名稱] 方塊輸入工作的名稱。

  4. [開始日期][到期日] 方塊中,輸入或選取您工作的開始與結束日期。若您不確定這些日期,可先不填此資訊。您之後一律可透過編輯工作的方式回來新增資訊。

  5. [指派至] 方塊輸入要執行此工作之人員的姓名或電子郵件地址。

    提示:  最佳做法是只指派一個工作給一個人員。如果您需要指派多個人員,可能會在將工作標示為完成時發生問題。如果安娜完成她的工作,她理當在她自己的 [我的工作] 頁面上將這項工作標示為已完成。不過,這麼做卻會為每一個被指派到這項工作的人員 (而不只是安娜),將工作標示為已完成。但是其他參與這項工作的人,可能還有工作需要完成。如果您決定您仍然需要將一個工作指派給多個人員,可以用分號 (;) 分隔人名。

  6. 若工作已開始進行,請在 [完成百分比] 方塊輸入百分比,表示工作大約完成的量,以及尚待完成的量。

    提示:  專案的小組成員可定期更新此絕佳欄位。這有助於讓您瞭解專案進度,以及專案可否順利及時完成。

  7. 若您希望提供所包含工作的更多詳細資訊,請在 [描述] 方塊輸入工作的簡短描述。這對於想瞭解您專案的執行者與其他關係人可能很有幫助。

  8. 使用 [前置任務] 旁的方塊與按鈕,指示必須先完成專案中的哪個工作,才能開始目前工作。

    例如,假設您建立了名為 [發佈新聞稿] 的工作,則 [撰寫新聞稿] 工作完成之前,無法開始此工作。請從左邊方塊選取 [撰寫新聞稿] 工作,再按一下 [新增] 以將其移到右邊方塊。這表示 [撰寫新聞稿] 工作是 [發佈新聞稿] 工作的前置 (也就是前方) 任務。

  9. [優先順序] 清單選取適當的優先順序程度。

  10. [工作狀態] 清單選取適當的狀態程度。

    提示:  這是另一個專案小組成員可定時更新的實用欄位。其可讓您率先瞭解工作障礙、排程延遲,和其他重大的排程問題。

  11. 按一下 [儲存]。

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使用工作清單

使用您的工作清單時,到期日以紅色列出者表示落後了。勾選工作旁核取方塊將落後工作標示為已完成時,到期日就不再顯示為紅色文字。

同時,您可按一下清單上方的檢視連結,在工作清單的不同檢視間切換。您可從 [所有工作][行事曆][已完成][甘特圖][落後的任務][我的工作][預定] 之間選擇,或可修改現有檢視或建立您工作清單的專屬檢視。若您要使用的檢視未列於工作清單上方,請按一下檢視連結旁的 [按一下以取得其他選項] (…),選擇您要使用的檢視。如需建立專屬檢視的詳細資訊,請參閱建立、變更或刪除清單或文件庫中的檢視

將詳細的工作新增到專案後,您可能希望:

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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