新增到標籤或信封在 Publisher 中的列上的郵遞區號

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美國郵遞區號服務 (USPS) 開發來自動化字母郵件排序超過 100 萬個唯一傳遞點,在 [美國傳遞點條碼 (DPBC)。當您新增至每個信封或標籤的列上的郵遞區號在郵件中時,您可能有資格的自動化折扣。

有條碼的地址標籤

列上的郵遞區號需求

信封及標籤中加入列上的郵遞區號之前,您必須在電腦上安裝的條碼字型。您可以從各種不同的公司取得條碼字型。若要尋找的公司,條碼字型,搜尋 「 條碼字型 」 或 「 條碼字型 」 線上。

仔細閱讀您購買的條碼字型隨附的說明文件。文件應該拼出完全的字元和您要建立有效的條碼,以及的字型大小,若想要使用您想要符合 USPS 要求輸入的數字、 如何建立時間長條圖中的該的圖文框開頭和結尾的條碼及其他內容。

USPS 準則的列上的郵遞區號視情況而定的郵件類型 (字母、 回覆郵件、 期刊,等等)。請務必核取的指導方針與您的特定使用產生關聯的需求。大量郵寄的工資率會要求您追蹤特定處理和郵寄程序。此外,USPS 定期變更其計算列上的郵遞區號的方式。基於下列原因,請務必使用本機文章 office。

新增條碼至標籤或信封準備資料來源,並使用 [合併列印新增名稱和地址,以相同的方式。

資料來源是 Microsoft Office Publisher 收件者清單、 Microsoft Office Access 資料庫資料表、 Microsoft Office Excel 工作表、 Microsoft Office Outlook [連絡人] 清單中或其他結構化的檔案名稱的儲存位置,您 「 地址想要合併到標籤或信封。

您必須建立條碼欄中的資料來源。[條碼] 欄中的每個資料列必須包含字元的組合,而且會列印郵政條碼字型為兩個長條框架條碼 ZIP + 4 的程式碼,傳送的數字指向的程式碼,然後校正字元。

包含 [條碼] 欄的 Excel 工作表

1.每一欄中的資料來源代表資訊的類別。您可以新增的特定資訊儲存在每個資料列的資料行,若要列印的標籤和信封插入起始標籤或信封出版物中的欄版面配置區 (也稱為資料欄位)。

2.的字元和在此儲存格中的數字定義條碼的地址相同的資料列。在此範例中,都必須成對代表長條框架 postnet 條碼。檢查文件隨附於您列上的郵遞區號字型,以瞭解您應該使用哪一個字元。

3.在每個資料列中的資訊會對應到的資訊會顯示一個標籤或信封上。

新增條碼至資料來源

如果您還沒有您可以使用作為資料來源的郵寄清單,必須先建立一個。如需建立郵寄清單的資訊,請參閱郵寄清單的秘訣

如果您已經有的郵寄清單,您需要新增至每一筆記錄的條碼數字。您可以將這些數字輸入您打算使用合併列印的資料來源的資料行。

如果您在 Publisher 中建立資料來源,您可以使用下列程序,以更新您的資料來源。如果您在 Access、 Excel、 Outlook 或另一個程式中建立資料來源,您可以最適合更新您所建立的相同程式中的資料來源。您也可以編輯資料來源之後您連線至收件者清單,在 Publisher 中的合併列印時所建立的任何一個程式。

更新資料來源

  1. 在 Publisher 中,按一下 [郵件] >選取收件者>使用現有清單

  2. 選取您想要編輯的資料來源,然後再按一下 [開啟]。

  3. 在 [編輯資料來源] 對話方塊中,按一下 [自訂資料行]。

  4. 在 [自訂通訊清單] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  5. 在 [新增欄位] 對話方塊中,輸入欄位名稱 (或欄標題),例如條碼[確定],然後按一下然後再按一下[確定]

  6. 在 [編輯資料來源] 對話方塊中,按一下第一個儲存格新欄中的您要輸入資料。

  7. 輸入條碼,然後按一下向下鍵以移至下一列。

  8. 重複,直到您列出所有您打算使用條碼。

  9. 按一下[確定]儲存並關閉您的檔案。

    附註: 即使您的資料來源中有條碼欄,您會仍需要不同的 [郵遞區號] 欄位,如果您想要郵遞區號和其他郵遞區號顯示在列印的標籤或信封的地址中。

您的資料來源設定完成之後,您準備好開啟信封或標籤出版物。如果您已經有的郵件用於過去的出版物,您就可以開啟的出版物。如果您從頭開始,請開啟符合您要列印的名稱、 地址和條碼的標籤或信封大小的出版物。如果您要列印標籤,請記事的產品編號,例如 5160 或 L7163,與您購買的標籤套件的相關聯。您會需要此號碼來開啟正確的出版物。

開啟現有的出版物

  1. 在 Publisher 中,按一下 [檔案>開啟

  2. 尋找並開啟您想要的信封或標籤出版物。

信封從頭開始

  • 在出版物] 清單中,執行下列其中一項:

    • 開始使用預先設計的信封,在搜尋線上範本] 方塊中輸入信封、 按兩下範本,然後進行您想要的任何變更,以便加以自訂。

    • 開始使用純文字的空白信封時,按一下 [更多的空白頁面大小,在出版物類型] 底下按一下 [信封]。

含標籤從頭開始

多個出版物可以設定要列印特定廠商的標籤產品。比方說,您可以在 Publisher 中使用其中一個設計設計標籤,然後特定廠商的標籤紙,例如 Avery、 NCR 或 Printec 上列印出版物。

  1. 在 Publisher 中,按一下 [更多的空白頁面大小,並在出版物類型] 中,按一下 [郵寄標籤、 [媒體標籤] 或其他標籤

  2. 尋找您的標籤,製造商的名稱,並展開清單。

  3. 捲動標籤出版物,然後按兩下 [產品編號或符合您的標籤套件的大小。

    如果您沒有看到外包裝上的號碼完全相符的出版物數字,查看套件及標籤隨附的資訊。其他產品的數字可能會列出可供使用,而且您購買的套件中的標籤大小和版面配置相當在 Publisher 中。例如,若要列印到 Avery 8163,您可以選取 Avery 8463、 8663、 15163,或 18163 的 Publisher。

使用標籤或信封的出版物中開啟,您已準備好將其連線至資料來源,這是包含名稱、 地址和條碼的您想要新增的檔案。您建立的連線之後,就可以準備將預留位置 (合併列印功能變數) 新增至出版物開始表示位置的地址和條碼會顯示在列印的標籤或信封上。

如果您想要合併到出版物頁面的圖片,將公司標誌,例如,您的資料來源必須包含檔案名稱或您想要合併的圖片檔案的路徑。請併入您的資料來源的實際的圖片或圖像。

連線至資料來源

  1. 按一下 [郵件] > [合併列印>逐步合併列印精靈

  2. 在 [合併] 工作窗格中的 [底下建立收件者清單,請按一下 [使用現有清單],然後按一下下一步: 建立或連線到收件者清單

  3. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,按一下含有條碼的資料來源。

    根據預設,Microsoft Publisher 會在 [我的資料來源] 資料夾中儲存資料來源。若要瀏覽以尋找您的資料來源。

  4. 按一下 [開啟舊檔]。

    根據您所選取的資料來源類型,其他對話方塊可能會出現要求特定的資訊。比方說,如果您的資料來源具有多個工作表的詳細資訊的 Microsoft Office Excel 活頁簿,您要選取工作表中含有您要的資訊,然後按一下[確定]

  5. [合併列印收件者] 對話方塊可讓您有機會縮小或排序的資料檔案中的項目。例如,可能會想要郵寄僅用於特定城市中的客戶。如果您不想縮小或排序資訊,請按一下[確定]。如果您要縮小或排序資訊時,您可以執行部分或所有下列項目],再按一下[確定]

    • 如果您不想資訊顯示在標籤或信封上的某一列中,按一下核取方塊,以清除該資料列的開頭。

    • 若要排序依據的遞增或遞減順序特定的資料欄的資料列,請按一下欄標題。

    • 若要縮小清單的根據特定準則的列,請按一下欄標題旁邊的箭號。

      附註: 如果 Outlook 連絡人檔案作為您的資料來源和條碼儲存在使用者欄位 (例如,使用者欄位 1) 的其中之一時,您就必須捲動至合併列印收件者] 對話方塊中的權限,請參閱該欄位。您可以變更的位置] 對話方塊中的欄位,向左或向右拖曳欄位的欄標題。

  6. 按一下[確定] 以返回 [合併] 工作窗格。

新增及設定格式在信封或標籤上的版面配置區

版面配置區,也稱為資料欄位會對應到欄標題中,從您的資料來源。條碼資料將欄位放在標籤或信封出版物中,您會指出您要出現在列印的份數的 [條碼] 欄中的資訊。您可以格式化欄位,以便列印的標籤或信封上的資訊外觀符合您想要查詢的。您需要設定格式條碼功能變數,以便在該欄位中的資訊列印郵政條碼字型。

新增及設定格式的信封上的版面配置區

  1. 如果您建立商務資訊集,它會插入為寄件地址。如果不是,如果您不會列印已將寄件地址的信封,列印,或如果您開始使用空白的紙張大小,來建立出版物的信封,新增寄件地址。

    • 如果有寄件地址的範例文字,請按一下它,,然後輸入 [回函地址。

    • 如果不有任何寄件地址的文字] 方塊中,按一下 [插入] >繪製文字方塊] 按鈕影像

      在信封,以建立文字方塊的寄件地址,以對角線方向拖曳,然後輸入您寄件地址。

  2. 現在,新增欄位的地址和條碼。

    • 如果有郵寄地址的信封上的範例文字,請移至下一個步驟。

    • 如果有郵寄地址的文字方塊,請按一下 [插入] >繪製文字方塊] 按鈕影像

      在信封,若要建立郵寄地址的文字方塊以對角線方向拖曳。

  3. 按一下 [插入] >繪製文字方塊] 按鈕影像 一次。

    在信封,上方郵寄地址文字方塊中,以對角線方向拖曳以建立條碼的另一個文字方塊。繪製文字方塊] 根據列程式碼指引 USPS 所指定的位移。

    例如,條碼可能必須至少.04 英吋郵寄地址文字方塊頂端、 底部的 [條碼文字] 方塊中,與信封的邊緣。[文字] 方塊會很可能必須幾乎 3 英吋時間有多長,以容納整個列印的條碼。

    附註: 請務必在信封上的其他項目位移的度量單位的 USPS 方針。

  4. 在郵寄地址文字方塊中按一下。

  5. 在 [合併] 工作窗格中,更多項目] 下的 [地址區塊]

  6. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,選擇收件者名稱的格式,然後按一下 [符合欄位

  7. 在 [符合欄位] 對話方塊中,請確定您使用的在您的地址左邊列出每個地址元件與您在右側的資料來源的資料行。按一下[確定],然後再按一次[確定]

    «地址區塊] 欄位會出現在信封出版物。

  8. 按一下 [條碼的文字] 方塊中。中按一下 [準備出版物底下 [合併] 工作窗格中,按一下 [新增至信封出版物 «條碼» 欄位清單的條碼資料欄位]。

    [合併列印] 工作窗格中的資料欄位清單

    如果您要合併從 Outlook 連絡人檔案的條碼,包含條碼的欄位,可能被稱為使用者欄位 1使用者欄位 2使用者欄位 3使用者欄位 4

  9. 選取您剛才新增,包括 > 形箭號的 [«條碼» 或 «使用者欄位»] 欄位 («»)。

  10. 按一下 [常用] >字型

  11. 在 [字型] 對話方塊的 [字型] 下選擇 [條碼字型]。

    在 [大小] 底下,選取字型大小的字型文件,根據符合 USPS 要求。

  12. 按一下 [確定]。

    電子郵件地址] 或 «使用者欄位» «條碼» 欄位可能會變更大小及外觀。

    您可以變更字型、 大小、 色彩等郵寄地址文字。«地址區塊] 欄位,包括 > 形箭號,只要選取 [(«»),並套用您要的格式設定。

新增及設定格式的標籤上的版面配置區

  1. 新增地址和條碼的欄位,請執行下列其中一項:

    • 如果沒有在標籤上的範例文字,按一下它。將指標放清除圓圈頂端的 [文字] 方塊。向下拖曳,讓三分之二或原始大小的下半部中的 [文字] 方塊。若要取消選取 [文字] 方塊的 [文字] 方塊外按一下。

    • 如果沒有任何範例文字標籤上,按一下 [插入] >繪製文字方塊] 按鈕影像

      在標籤上,以對角線方向拖曳以建立郵寄地址文字方塊的一半到三分之二高度] 和 [幾乎完整長度的標籤,.25 英吋每個結尾。請務必離開約.125 英吋的標籤底部的空間。

  2. 按一下 [插入] > [繪製文字方塊] 按鈕影像

    若要建立條碼文字方塊頂端的空白區域的標籤中,以對角線方向拖曳。讓此新的文字方塊與其他文字相同的長度在標籤上,並保留至少.04 英吋之間頂端的 [文字] 方塊和頂端的標籤,以及其下的 [文字] 方塊底部的 [條碼的文字] 方塊之間的空間。

  3. 文字方塊中按一下郵寄地址標籤。在[合併列印] 工作窗格的 [更多項目] 下方,按一下 [地址區塊]。

  4. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,選擇收件者名稱的格式,然後按一下 [符合欄位

  5. 在 [符合欄位] 對話方塊中,請確定您使用的在您的地址左邊列出每個地址元件會對應欄右側的資料檔中。按一下[確定],然後再按一次[確定]

    «地址區塊] 欄位會顯示在標籤出版物。

  6. 按一下 [條碼的文字] 方塊中。中按一下 [準備出版物底下 [合併] 工作窗格中,按一下 [新增至信封出版物 «條碼» 欄位清單的條碼資料欄位]。

    [合併列印] 工作窗格中的資料欄位清單

    如果您要合併從 Outlook 連絡人檔案的條碼,包含條碼的欄位,可能被稱為使用者欄位 1使用者欄位 2使用者欄位 3使用者欄位 4

  7. 選取 «條碼» 或 «使用者欄位» 您剛才新增的欄位,包括 > 形箭號 («»)。

  8. 按一下 [常用] >字型

  9. 在 [字型] 對話方塊的 [字型] 下選擇 [條碼字型]。在 [大小] 底下,選取字型大小的字型文件,根據符合 USPS 要求。按一下[確定]

    電子郵件地址] 或 «使用者欄位» «條碼» 欄位可能會變更大小及外觀。

    您可以變更字型、 大小、 色彩和其他郵寄地址文字。只要選取 «地址區塊] 欄位,然後套用您要的格式設定。

現在您已經準備好將資料檔案的資訊合併到出版物建立新的標籤或信封以供您選擇要合併的資訊的每個資料列。當您預覽出版物時,您可以識別需要您列印之前修正任何問題。

預覽地址和條碼

  1. 若要依序預覽項目,請按一下導覽按鈕 [下一頁] 按鈕 [返回] 按鈕 來查看合併的出版物中每個項目的外觀。

    以下是如何合併的出版物可能看起來:

    加上條碼的標籤預覽

  2. 如果您看到的問題,如此來修正這些問題的時間。您可能會遇到的問題的範例包括:

    • 部分列程式碼會遺失

      [條碼的文字] 方塊中可能太短允許顯示的整個列程式碼。按一下 [文字] 方塊中,周圍的框線,然後拖曳白色控點,直到 [文字] 方塊右邊的長度。

    • 無法正確顯示地址

      地址可能無法正確顯示。在 [合併] 工作窗格中,按一下[地址區塊] 連結。將滑鼠指標移至包含的地址區塊的 [文字] 方塊的左上角,按一下 [合併功能變數下拉式功能表 [合併功能變數] 選項 ,,再按一下 [變更地址區塊]

      在 [變更地址區塊] 對話方塊中,按一下 [符合欄位]。在 [符合欄位] 對話方塊中,請確定您使用的在您的地址左邊列出每個地址元件與您在右側的資料來源的資料行。按一下[確定],然後再按一次[確定]

    • 文字的格式設定不會看起來不正確

      您可能會想要變更字型或字型大小和色彩的地址區塊中。選取 «地址區塊] 欄位,包括 > 形箭號 («»)。

      按一下 [常用] > 若要變更您想要的字型

  3. 如果您滿意預覽,在工作窗格底部按一下 [下一步: 建立合併的出版物

現在您已經準備好要列印。如果您在信封上列印地址和條碼,您會為另一個工作表列印出版物。如果您要列印地址和條碼的標籤,您可以列印範圍的地址和其相關聯的條碼的標籤] 或 [您的工作表上可以列印工作表上的所有標籤上的相同地址和其相關聯的條碼的多份複本。

列印信封的地址和條碼

建立您的信封,並選取您想要的頁面大小之後,您準備好要列印信封。

  1. 在 [合併] 工作窗格中,按一下 [列印],然後按一下 [出版物和紙張設定] 索引標籤。

  2. 核取 [預覽] 視窗。如果您不確定如何插入您的信封,請按一下 [顯示插入紙張的方式,請,然後按一下 [開啟信封設定] 對話方塊

  3. 在 [信封設定] 對話方塊中,具有豐富型的藍色框線的圖像會顯示建議您印表機的選項。
    信封設定圖示

    數匣和選項會有所不同製造商、 類型及您正在使用的印表機的模型。

  4. 按一下 [確定],然後按一下 [列印]

  5. 按一下 [檔案] > [儲存] 儲存出版物。

    附註: 請記住,您要儲存無法列印的信封的設定。而儲存出版物其連線至您的資料來源及版面配置區欄位。以儲存出版物,您可以快速建立另一組信封當您需要時。出版物維護您連線以讓您可以直接從預覽步驟的資料來源的連結。

列印地址和條碼的標籤

  1. 按一下 [檔案] > [列印]。

  2. 執行下列其中一項操作:

    • 若要設定您的標籤以便不同地址和其相關聯的條碼列印每個標籤工作表上,按一下 [每張多頁]。

    • 若要設定您的標籤,以便相同地址和其相關聯的條碼的多份列印每個工作表上的所有標籤上,按一下 [每張多份複本]。

  3. 預覽,請確定標籤資訊正確對齊標籤紙上列印的結果。在下建立合併的出版物[合併] 工作窗格中,按一下 [預覽列印]。如果您要調整對齊的地址和條碼的標籤。

    如何進行?

    1. 按一下 [關閉預覽列印] 視窗的 [關閉]。

    2. 按一下 [檔案] > [列印]。

    3. 在 [設定中,選擇您想要的設定確認已選取儲存出版物的設定] 核取方塊。

    4. 在下建立合併的出版物[合併] 工作窗格中,按一下 [預覽列印],以檢查調整。

  4. 在下建立合併的出版物[合併] 工作窗格中,按一下 [列印]。選擇您想要的列印選項。

  5. 按一下 [檔案] > [儲存] 儲存出版物。

    附註: 請記住,您要儲存無法列印的信封的設定。而儲存出版物其連線至您的資料來源及版面配置區欄位。以儲存出版物,您可以快速建立另一組信封在需要時。出版物維護您連線,所以您可以直接從預覽步驟的資料來源的連結。

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