文件組簡介

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您可以用新的文件組內容類型,建立及管理多重文件工作產品的支援。文件組是一組相關的文件,這些文件可以在一個步驟中建立,然後當成單一實體管理。

本文內容

什麼是文件組?

文件組功能

相關的工作

什麼是文件組?

處理專案時,人們很少建立個別的文件。許多專案較常見的情形,是會製作一組相關的文件。在某些情況下,這一組文件可能是專案的最終結果或「交付項目」。例如,專業服務公司可能為了回應潛在客戶提出的每一個提案要求,製作一本促銷手冊。在其他情況下,這一組文件可能只是較大型專案的一小部分,進而會建立或產生其他交付項目。例如,製造公司可能會製作標準文件組,來說明所製造之產品的設計、測試及生產。

這些文件可能由一個或多個人同時或分階段製作,而且可能包含不同檔案格式的文件 (例如,Word 文件、PowerPoint 簡報、Visio 圖表、Excel 檔案...等等)。

想要一致地建立及管理多重文件工作產品的組織,可為通常建立的每一種多重文件工作產品,設定一個新的文件組內容類型。文件組內容類型是以資料夾為基礎的內容類型,可將多個相關的文件整理成單一的檢視,以當成單一實體處理及管理。

將文件組內容類型加入文件庫後,使用者可以在文件庫中,按一下功能區上的 [新增文件],來建立文件組的新執行個體。

[新增文件] 功能表上的 [文件組] 命令

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文件組的功能

新的文件組內容類型包括多項功能,很容易就能順利地建立及管理多重文件工作產品。設定文件組內容類型時,可以執行下列作業:

  • 指定文件組中允許的內容類型 (例如,文件檔案、影像、音訊或視訊)。

  • 指定每次建立文件組的新執行個體時,要自動建立的預設文件。您可以將預設文件對應至允許的內容類型。例如,您的組織如果有用於合約之類的標準範本,或者有一些包含商標且用於特定通訊的範本,都可以在設定文件組內容類型時上傳。

  • 指定要同步到文件組之所有文件的共用中繼資料。

  • 自訂文件組的歡迎頁面,這個頁面會在利用文件組內容類型建立的每個工作產品執行個體中顯示。這個歡迎頁面是一個網頁組件頁面,可以設定顯示專案資訊或資源,以幫助處理文件組的小組成員 (例如,專案時間表、資源連結...等等)。

  • 設定您想要使用的文件組的工作流程。您可以使用標準檢閱或核准工作流程與文件組。此外,貴組織可以使用四個文件組工作流程動作提供 Microsoft SharePoint Designer 2010 中的文件組開發自訂工作流程。

設定好文件組內容類型並加入文件庫後,建立或管理文件組之文件的網站使用者,在處理文件組裡的文件時,即可使用熟悉的文件管理功能以及一些特殊功能 (例如 [文件組] 功能區的 [管理] 索引標籤)。

文件組作者可以執行下列工作:

  • 使用文件庫中的 [新增文件] 命令,快速、輕鬆地建立新的多重文件工作產品。

  • 在文件組中,擷取目前內容與文件的版本歷程記錄快照。

  • 在文件組中,開始整個文件組或個別項目的工作流程,以管理檢閱和核准等常見工作。

  • 利用電子郵件寄送文件組的連結。

  • 使用 [傳送給] 命令,將文件組移動或複製到另一個位置 (目的地必須在管理中心內設定)。

  • 管理文件組的權限。

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相關工作

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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