文件庫簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

文件庫是網站上的一個位置,可讓您上傳、建立、更新檔案,以及和小組成員在檔案上共同作業。每一個文件庫都會列出檔案及這些檔案的重要相關資訊,例如上次修改檔案的人員。大部分的網站在建立時都會包含一個文件庫。例如,小組網站有一個 [文件] 文件庫,您可在其中組織和共用文件。

文件庫

當您需要更多文件庫,您可以選擇從數種現成的文件庫應用程式,並將它們新增至您的網站。您也可以自訂文件庫中有幾種方法。例如,您可以控制如何檢視、 管理及建立文件。或追蹤的檔案,包括多少以及哪些類型的版本的版本。您甚至可以建立自訂檢視、 表單及工作流程可協助您管理專案和商務程序。

Contoso 的行銷小組建立了一個小組網站,打算在該處管理專案和文件。他們挑選了一位網站擁有人來管理網站。網站擁有人新增至網站的 [擁有人] 群組後,就擁有 [完全控制] 權限。該人員可以共用網站,並且授與大家參與該網站的權限。小組決定使用 [文件] 文件庫來管理新聞稿、預算檔案、合約、提案及其他小組文件。

網站擁有人會上傳重要文件,讓小組開始把文件庫作為中央位置。接著,網站擁有人會開啟版本設定功能,讓小組有檔案演變歷程記錄,並在必要時還原舊版。網站擁有人也可以新增行銷報告、銷售合約、活動計劃和預算工作表的標準範本至文件庫中。每一個範本都含有公司標誌及大家同意使用的格式。當成員從文件庫建立新檔案時,就可以輕鬆選擇要使用的範本。

當小組成員新增檔案並在文件上共同作業時,會增加欄並建立檢視來組織文件庫,協助他們快速找到文件。例如,網站擁有人新增一個「專案名稱」欄,讓成員可依據該欄篩選或排序。其他小組成員會新增依會計季度分組的公用檢視,以及一個篩選,以找出在六個月內到期的合約。每個成員也可以建立個人檢視,來協助其快速找到資訊並完成工作。

經過員工會議的多次討論後,小組決定在文件庫層級設定提醒,以每週報告更新一次。每個成員可以在必要時決定如何針對特定檔案設定其他提醒或設定 RSS 摘要。

醒目提示 RSS 警示的 [文件庫] 索引標籤

小組也在此協同作業新世界中提出重要的「最佳作法」。當成員要共用文件時,他們可以不將文件附加到電子郵件訊息中,而是以電子郵件傳送文件的連結。從文件庫以電子郵件傳送連結是很容易的,可將人員指向小組網站上的最新版本。

小組的重要責任是提出行銷活動來推動銷售量及增加營收。小組成員制定新的活動計劃時,會共同撰寫文件,並追蹤檔案的次要版本。共同撰寫功能可以讓多人同時編輯一份文件,而不必擔心變更不一致的問題。如果他們在文件的某個版本犯了錯,也可以還原至前一個版本。小組完成活動計劃時,就可以建立主要版本,然後傳送出去,以供法務部門與其主管批准。檔案一經核准,公司的其他員工就可以檢視該檔案。

網站擁有人會研究線上文件與訓練,瞭解如何設定工作流程、建立其與文件庫之間的關聯,以及自動化收集意見反應、收集簽名和發佈完稿文件的流程。

經過三個月的使用後,[文件] 文件庫和網站已然成為行銷小組不可或缺的利器,並協助其提升在企業內的生產力與可見度。他們無法想像沒有文件庫和網站要怎麼工作,並積極探索 SharePoint 技術的其他使用方法,以便更有效地協同作業。

以下是使用文件庫的幾種用法,這些用法對於您的群組非常實用 (大致上是以基本到進階的方式組織):

使用和建立檢視    您可以使用檢視 ,查看對您最重要或最符合目的文件庫檔案。文件庫的內容不變,但每個檢視的組織或篩選的檔案,以使其更易於找出並瀏覽以有意義的方式。如需有關檢視的詳細資訊,請參閱建立、 變更或刪除清單或文件庫的檢視

修改檢視] 已選取的圖片文件庫檢視列

追蹤版本    如果您需要保留舊版的檔案,文件庫可協助您追蹤、 儲存及還原檔案。您可以選擇以相同的方式追蹤所有的版本。或者,您可以選擇將某些版本指定為主要,例如新增手動],並為次要、 修正拼字錯誤,例如某些版本的新章節標題。若要協助您管理儲存空間,您可以選擇性地選擇您要儲存的版本的每個類型的數字。

提示:  如果小組打算共同撰寫,那麼建議您至少要在文件庫開啟主要版本設定,以防有人犯錯,或是在所有人共同撰寫的文件庫中上傳了同名文件。如此一來,即使遺失變更,您也可以還原舊版的文件。

如需版本設定的詳細資訊,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本

共同撰寫或取出檔案    當您不簽出編輯 Microsoft Word 或 PowerPoint 文件的文件庫時,其他人可以編輯同時 (的共同撰寫)。當您簽出檔案,您確保只有一人可以編輯檔案,直到已。您可以要求取出文件庫包含的機密文件,或您想仔細追蹤發展的文件中的文件。但是請注意,要求取出會使理解的人員共同撰寫文件。使用取出,人員會提示您離開的註解他們變更文件、 但取出會也降低編輯並檢閱程序。如需詳細資訊,請參閱文件共同作業及共同撰寫取出、 存回或放棄變更文件庫中的檔案

從桌面程式編輯檔案    當您儲存在 SharePoint 網站上的文件時,您可以建立、 編輯及共同撰寫文件直接從相容的桌面程式,例如 Microsoft Word 或 PowerPoint,而不必甚至前往網站。例如,您可以編輯 PowerPoint 簡報,同時為其他人正在編輯 (也稱為共同撰寫)。您也可以直接從 PowerPoint 管理存回及取出。此外,您可以使用商務用 OneDrive或 Outlook 才能內容離線,使用,從遠端位置,然後順暢地同步處理變更當您再次上線時的文件庫。

隨時掌握變更   若要變更文件庫,文件設定提醒,則會保持更新,訂閱 RSS 摘要,或追蹤的文件。主要與之間的差異通知、 RSS,以下是您會收到通知。提醒和 RSS 摘要的更新,通知您,同時讓您自訂您所收到的資訊。您可以設定提醒或 RSS 找出,當您在文件庫中有任何變更。如果您想在特定文件時,設定提醒或追蹤文件。以電子郵件或文字訊息抵達通知。您可以瞭解在 Outlook 中的合併摘要送達 RSS 通知或另一個摘要閱讀程式。如果您追蹤的文件時,您會收到通知,在您的新聞摘要中 (如果您的組織使用的新聞摘要) 即可。如需通知的詳細資訊,請參閱建立提醒或訂閱 rss 摘要

要求核准文件     您可以要求文件在經過核准後才公開讓大家看到。在有權限核准或拒絕的使用者執行動作前,文件會保持在擱置中的狀態。您可以控制哪些群組的使用者可以在核准前檢視文件。如果文件庫包含重要的指導方針或程序,需要在定案後才能讓其他人看到,這項功能便很實用。

設定權限   SharePoint 群組及權限等級,可協助您有效率地管理內容的存取權。根據預設,在文件庫的權限文件庫與文件中的資料夾會從網站繼承。特定文件庫或文件指派專屬權限,可協助您保護機密內容,例如合約或預算的詳細資訊,但不在限制的其他網站的存取。如需有關權限的詳細資訊,請參閱瞭解 SharePoint 中的權限等級

建立工作流程     文件庫或內容類型可以使用您的組織為商務程序所定義的工作流程,例如管理文件核准或檢閱。 您的群組可以將商務程序套用到文件上 (又稱為工作流程),而工作流程會指定依序必須採取的動作,例如核准文件。SharePoint 工作流程是透過一連串的動作或工作,自動化移動文件或項目的方式。文件庫預設有三種工作流程可用:「核准」可將文件傳閱給一組人員以便核准;「收集意見反應」可將文件傳閱給一組人員以收集意見反應,並將該文件送回起始編譯工作流程的人員;而「收集簽名」可將文件傳閱給一組人員,以收集其數位簽名。

附註:  SharePoint Foundation 只提供三態工作流程。

如需更多關於工作流程的詳細資訊,請參閱關於 SharePoint 隨附的工作流程

定義內容類型    如果您的群組搭配數種類型的檔案,例如工作表、 簡報及文件,您可以擴充功能的文件庫啟用,並定義多個內容類型。內容類型新增跨多個文件庫的彈性和一致性。範本與偶數工作流程處理程序,可以指定每個內容類型。範本做為起點,來設定格式及重複使用的任何文字,並套用至該類型,例如部門名稱或合約數字的文件的屬性。

稽核追蹤    如果您有一組機密的檔案,就會知道如何使用文件已有幫助,您可以定義的原則,可讓您啟用稽核的事件,例如檔案變更、 複製或刪除的追蹤。

設定原則   原則設定,讓文件的到期、 自動刪除或定期檢閱已達指定的年齡的文件 (透過工作流程中)。當文件庫不同時,使用這些處理設定可以節省時間和精力在嘗試手動清除已壓縮完整的硬碟空間,或若要避免達到配額限制。

附註:  SharePoint Foundation 不提供原則設定。

使用文件中心網站   當您要建立、 管理及儲存大量文件時,您可以使用文件中心網站。文件中心是設計用來做為集中管理許多文件存放庫。功能,例如中繼資料和樹狀檢視導覽、 內容類型及網頁組件,可協助您整理與擷取文件。「 內容監管 」 可以快速設定中繼資料導向導覽執行適用於大部分的文件庫,而不明確建立索引。或內容的監管可以建立索引以提升效能在較大範圍的篩選及檢視。您可以使用文件中心網站作為撰寫環境 (位置使用者檢查檔案及縮小,並建立這些檔案的資料夾結構) 或為內容封存 (使用者只能檢視或上傳文件)。

附註: 文件中心不適用於SharePoint Foundation。

在文件庫中組織檔案的方式依據群組的需求及您儲存和搜尋資訊的偏好而定。某些規劃可以協助您設定最適合群組的結構。文件庫具有數個功能,可協助您處理單一文件庫中的多個檔案。不過,多個文件庫可能更適合您的群組。

您可能想要使用一個文件庫來滿足各種需求。例如,同一個群組內有數個專案,或是多個群組處理同一個專案。當發生下列情況時,就可考慮使用單一文件庫:

  • 群組需要查看同一組檔案的相關摘要資訊或不同檢視。例如,主管想要依部門或依到期日分組來查看所有檔案。

  • 使用者想要在網站的同一個位置搜尋檔案。

  • 您想要將相同的設定 (例如追蹤檔案版本或要求核准) 套用至多個檔案。

  • 使用文件庫的多個群組都有類似的特性,例如相同的權限等級。

  • 您要在試算表中分析檔案的相關資訊,或收到檔案的合併更新。

若要在單一文件庫中有效率地處理文件,您可以在文件庫中經由新增欄、定義檢視或建立資料夾的方式,來組織檔案。

若要儲存及管理的幾組檔案之間或處理檔案的幾組人員之間有明顯差異,您可能會想要建立多個文件庫。使用多個文件庫的時機:

  • 要儲存及管理的檔案類型不同,而且預期使用者不會常常檢視檔案摘要或同時搜尋檔案。

  • 使用檔案的使用者群組不同,而且使用者群組有明顯不同的權限等級。

  • 您需要將不同的設定 (例如設定版本或核准) 套用到不同的檔案集。

  • 您不需要同時分析多個檔案或是接收檔案的合併更新。

  • 您想要針對建立新檔案提供幾組不同的選項,或是變更文件庫 [新增] 功能表上選項的顯示順序。

以下是可以有效率使用多個文件庫的一些方式。

設定網站範本及欄   如果組織想要在其文件庫中建立一些一致的設定,就可以設定網站範本與網站欄。您可以跨多個文件庫共用設定,讓您不必重新建立設定每次。

傳送至另一個位置的檔案    如果您想要在多個文件庫中可使用的檔案,您可以將其儲存在一個文件庫,並再將複本傳送至其他文件庫。您可以選擇提醒您對原始進行變更時,更新文件的複本。

建立文件庫範本    如果您想要建立文件庫的一些一致的設定,或在文件庫間重複使用的特性,您可以儲存文件庫另存為範本。文件庫範本會提供 [新增應用程式] 頁面上的選項,在您的網站。

有數種方式可以組織文件庫中的檔案。您可以新增欄、定義檢視及建立資料夾。每種方式都各有其優點,您可以結合不同方式,以符合文件庫及小組的獨特需求。

根據預設,文件庫會追蹤檔案名稱,以及檔案的狀態資訊 (例如檔案是否已存回)。不過,您可以指定其他的欄,例如活動名稱、專案名稱或其他對小組而言重要的資訊,來協助您的群組分類及追蹤檔案。針對所建立欄的類型,您有數個選項,包括單行文字、選項下拉式清單、從其他欄計算而得的數字,甚至是網站上人員的名稱和照片。

欄提供的欄標題可讓人員輕鬆排序及篩選文件。顯示文件庫中的檔案時,只要指向欄名,然後按一下名稱旁的向下箭號,即可暫時排序或篩選檔案。若需要以特定方式查看檔案,這項功能就很實用,但是下次檢視文件庫時,還是必須重複同樣的步驟。

如需加入資料行的詳細資訊,請參閱建立、 變更或刪除清單或文件庫中的欄

使用者是否經常需要查看與特定專案相關的所有文件、屬於特定部門的所有文件,或依月份群組文件? 如果預期經常需要以特定方式檢視檔案,您可以定義檢視。每當使用該文件庫時,就可以使用這個檢視。建立檢視時,該檢視會新增至文件庫功能區的 [目前檢視] 下拉式清單。

文件庫檢視是頁面上的欄選項,會顯示文件庫中的項目,並通常會定義特定的排序順序、篩選、分組及自訂版面配置。文件庫可以有個人檢視及公用檢視。獲指派至網站上 [成員] 群組 (具有 [參與] 權限等級) 的任何人,都可以建立個人檢視,以特定方式查看檔案,或只篩選他們想要查看的檔案。若您有設計文件庫的權限,就可以建立公用檢視,讓任何人在檢視文件庫時使用。您也可以使任何公用檢視成為預設檢視,讓人員自動看到文件庫的該檢視。

如果群組的成員要在行動裝置上檢視文件庫,您甚至可以建立最切合頻寬與裝置限制的有限行動檢視 (例如限制檢視中顯示的項目數)。

如需有關檢視的詳細資訊,請參閱建立、 變更或刪除清單或文件庫的檢視

資料夾是一種容器,可用來分組並管理文件或清單中的內容。若文件庫已啟用資料夾,即可將新增資料夾至大多數類型的文件庫。若文件庫包含許多項目,資料夾也可改善這些項目的存取效率。建立資料夾時,也會在幕後建立內部索引。這種內部索引也會針對根資料夾或最上層的文件庫或清單建立。您存取資料夾中的項目時,即會有效率地利用此內部索引存取資料。

若文件庫包含許多可用特定方法分組的項目,您就可以用資料夾組織文件庫的內容。好的群組範例包括專案、小組、部門、產品類別、存留期範圍、按字母排列的清單,以及按字母排列的子群組 (A-C、D-F 等等)。資料夾可以協助人員以熟悉的方式掃描及管理許多檔案。

文件庫中的資料夾

根據預設,文件庫啟用的資料夾會顯示不含任何篩選的文件庫的預設檢視中的資料夾。這是實用,因為使用者在他們插入新的文件時,可以選擇適當的資料夾。 顯示所有資料夾也可讓您比較的項目不正確的方式新增外部文件庫中的資料夾。您可以輕鬆地重新文件到不同的文件庫資料夾中組織文件庫功能區上使用檔案總管中開啟] 命令可用。

附註:  您可以設定文件庫檢視,以僅依指定準則排序 (這麼一來,資料夾的顯示位置就不會在檢視中的任何項目之前)。若要讓使用者容易找到正確的資料夾,就不要使用這個檢視排序選項。

雖然文件庫資料夾不會出現在網站導覽中,但是網站擁有人或是擁有網站設計權限的使用者卻可以啟用樹狀檢視,該檢視會顯示網站導覽的 [網站內容] 區段,並可讓您展開、摺疊並輕鬆導覽文件庫的資料夾。

網站上的樹狀檢視

如需有關資料夾的詳細資訊,請參閱建立文件庫中的資料夾] 或 [刪除文件庫中的資料夾

所有的三種方法可以共同作業。您用來追蹤文件庫的預設檢視中的文件的相同資料行可使用多個篩選準則建立檢視。使用者可以排序及動態篩選檢視,即可在目前的 spur 尋找內容的欄標題。如果資料夾結構定義文件庫中,您可以 」 簡維 」 的文件庫的檢視設定中的 [顯示所有項目,但不使用資料夾選項資料夾當您建立或修改檢視] 區段。每一種方法可以互補其他,為您在正確的時間,並以正確的方式取得正確的內容。

您建立新網站時,系統會為您建立一些文件庫,例如小組網站內的 [文件] 文件庫。您可以根據自己的用途自訂這些文件庫,或是額外建立您專屬的文件庫。每一類型的文件庫都有其特定的用途,且其中一些會有不同的一套行為與功能。

重要:  您的網站上可以提供較少或較的文件庫,這取決於網站的 SharePoint 版本、您組織訂閱的 Office 365 計劃,或是網站上是否有啟用特定功能。

資產庫     若要共用及管理數位媒體資產,例如圖像、音訊及視訊檔案,請使用資產庫。資產庫可讓使用者更容易探索及重複使用其他使用者已建立的數位媒體檔案,如商標與公司圖像。資產庫也提供具有內容的內容類型,以及用於管理及瀏覽媒體資產 (如縮圖與中繼資料關鍵字) 的檢視。例如,您可能想要管理及儲存來自於應用程式的商標圖像與可重複使用的內容片段,讓整個企業都可使用這些資產,並且一致地使用。

儀表板庫    包含網頁組件頁面、有狀態清單的網頁組件頁面,以及已部署 PerformancePoint 的儀表板。

資料連線庫     若要簡化資料連線的維護與管理,請使用資料連線庫。資料連線庫是集中存放 Office 資料連線 (ODC) 檔案的位置。每一個檔案 (.odc) 都包含如何找到、登入、查詢及存取外部資料來源的相關資訊。將 ODC 檔案集中置於資料連線庫時,也可讓您共用、管理及搜尋 SharePoint 網站內的資料連線檔案,並有助於確保商務資料與報告 (特別是試算表) 保持一致的值與公式結果集,作為「一個正確的版本」。

附註: 若要簡化 PerformancePoint 資料連線檔案的維護與管理,請使用 PerformancePoint 的資料連線庫。您可以在這個連線庫中儲存 ODC 和通用資料連線 (UDC) 檔案。

文件庫     針對許多檔案類型,包括文件與試算表,請使用文件庫。您可以在文件庫中儲存其他類型的檔案,但是部分檔案類型可能會因為安全性理由而遭到封鎖。您使用未遭到封鎖的程式時,可以從文件庫建立這些檔案。例如,行銷小組可能有其專屬的文件庫來儲存規劃資料、新聞稿及出版物。

表單庫     如需管理一組 XML 商務表單,請使用表單庫。例如,您的組織可能會想要使用表單庫來儲存支出報表。若要設定表單庫,需要 XML 編輯器或 XML 表單設計程式,例如 Microsoft InfoPath。使用者填寫的表單只是一個 .xml 檔案,其中包含已輸入表單的資料 (而且只有資料),例如支出日期與金額。構成支出報表的其他內容都是由表單範本提供。人員填寫表單後,您就可以合併表單資料或將其匯出,以便進行分析。

圖片庫     若要共用數位圖片或圖形集,請使用圖片庫。雖然圖片可以儲存在其他類型的 SharePoint 文件庫中,但是圖片庫有幾個優點。例如,您可以從圖片庫中以投影片放映方式檢視圖片、將圖片下載到電腦上,以及使用 Microsoft Paint 等相容圖形程式來編輯圖片。若要儲存小組事件或產品上市的圖片,請考慮建立圖片庫。您也可以從網站上其他地方 (例如 Wiki 與部落格) 連結至圖片庫中的圖片。

記錄文件庫     若要有集中存放庫來存放和管理您組織的記錄或重要商業文件,請使用記錄文件庫。例如,您的組織可能需要遵循法規,而這則要求要有條理的程序來管理相關文件。[記錄中心] 網站可包含若干記錄文件庫來儲存不同類型的記錄。針對每一個文件庫,您可以設定原則,決定要儲存什麼記錄、如何傳閱及管理文件,以及這些記錄必須保存多久的時間。

報告庫     若要簡化建立、管理與傳遞網頁、文件,以及評量與目標的關鍵效能指標 (KPI),請使用報告庫。報告庫是您可以建立及儲存報告 (如 Excel 活頁簿) 與儀表板頁面的中心位置。當您將 Excel 活頁簿發佈到報告庫時,只要按一下即可在瀏覽器檢視中開啟活頁簿,而這種檢視方式非常方便,不需將活頁簿新增到 [網頁組件] 頁面中,就能看到活頁簿。

程序圖文件庫 (公制與英制)    若要儲存和共用程序圖文件 (例如使用 Microsoft Visio 建立的文件),請使用程序圖文件庫。公制與英制文件庫會各自配合其量測單位建立。

Wiki 頁面庫     若要建立已連線 Wiki 頁面的集合,請使用 Wiki 頁面庫。Wiki 可讓多個人使用便於建立及修改的格式來收集資訊。您也可以將包含圖片、表格、超連結及內部連結的 Wiki 頁面新增到文件庫中。例如,如果您的小組為專案建立 Wiki 網站,該網站可以在一系列彼此連結的頁面中儲存秘訣及竅門。

附註: 根據您的網站及設定而定,會自動為您建立其他系統文件庫,例如樣式庫、網站資產庫及網頁庫。但是,您無法透過使用者介面建立這些特定文件庫。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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