文件庫簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

文件庫是網站上的一個位置,您可以在該位置中與小組成員建立、收集、更新及管理檔案。每個文件庫都會顯示檔案清單以及與檔案相關的重要資訊,可協助使用者使用檔案來一起工作。

有多種方式可以自訂文件庫。您可以控制如何檢視、追蹤、管理及建立文件。還可以追蹤版本,包括版本數量和版本類型,也可以限制誰可以在文件核准之前看見文件。

您可以選擇多種類型的文件庫,視要儲存的檔案類型及使用方式而定。

當 Microsoft Windows SharePoint Services 建立新網站時,系統會為您建立 [共用文件] 庫。您可以馬上使用此文件庫、自訂文件庫,或建立其他文件庫。

以下是一些文件庫使用方法,可以讓群組更易於使用文件庫:

  • 建立及管理檢視    您可以使用檢視來查看文件庫中最重要或最適合某項用途的項目。實際文件庫的內容不會變更,但檔案經過組織或篩選之後,可以更容易找到及瀏覽相關資訊。

  • 需要核准文件    您可以指定文件需要經過核准。文件會保持在擱置狀態,直到有權限的使用者核准或拒絕文件為止。還可以控制哪些使用者群組可以在核准之前檢視文件。

  • 追蹤版本    如果您需要保留舊版的檔案,文件庫可協助您追蹤、 儲存及還原檔案。您可以選擇以相同的方式追蹤所有的版本。或者,您可以選擇將某些版本指定為主要,例如新增手動],並為次要、 修正拼字錯誤,例如某些版本的新章節標題。若要協助您管理儲存空間,您可以選擇性地選擇您要儲存的版本的每個類型的數字。

    例如,旅行社可以使用文件庫來管理檔案。當小組成員研擬新的行銷提案時,可以追蹤檔案的次要版本。如果發現某個版本有錯,可以還原先前的版本。當小組完成提案時,可以建立主要版本,然後發佈,交由其法律部門及主管核准。檔案一經核准,公司的其他員工就可以檢視該檔案。

  • 要求取出的檔案    當您需要取出的檔案時,您可以確保只有一人可以編輯檔案,直到已。要求取出的文件可防止多人同時,這可能會造成編輯衝突並導致混淆進行變更。要求取出,也可以協助提醒小組成員新增註解時它們存回檔案,以便您可以更輕鬆地追蹤每個版本中變更的功能。

  • 接收最新變更資訊    Windows SharePoint Services 3.0 中的文件庫支援 RSS 技術,因此,工作群組的成員可自動接收更新資訊。RSS 可以讓使用者在集中的位置中接收及檢視最新消息和資訊的更新 (RSS 摘要)。您也可以建立電子郵件提醒,以便在檔案變更時收到通知。

  • 離線編輯檔案    如果您偏好在本機進行檔案的編輯,而且使用的應用程式與 Windows SharePoint Services 3.0 相容 (例如 2007 Microsoft Office system),即可取出檔案並離線作業。

  • 透過電子郵件程式使用文件庫    利用與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的電子郵件程式 (例如 Microsoft Office Outlook 2007),即可隨身攜帶重要資訊。您可以使用電子郵件程式離線讀取、編輯及搜尋檔案。

  • 輕鬆地將文件複製到另一個位置    您可以輕鬆地將檔案傳送至 Windows SharePoint Services 3.0 網站上的另一個位置。在更新原始文件時,可以選擇讓系統提醒您更新位於其他位置的檔案。

  • 定義內容類型    如果您的群組搭配數種類型的檔案,例如工作表、 簡報及文件,您可以擴充功能的文件庫啟用,並定義多個內容類型。內容類型新增跨多個文件庫的彈性和一致性。每個內容類型可以指定範本與工作流程程序。

    例如,銷售部門可能有銷售報告、標準文件、預算和簡報的範本。每一個範本都包含公司的標誌和宗旨。使用者從文件庫建立新的檔案時,即可選取要使用的範本。

  • 指定專屬權限    您可以為文件庫、甚至文件庫內的檔案指定專屬權限。

  • 建立工作流程    文件庫或內容類型可以使用組織為商業程序定義的工作流程,例如文件核准或檢閱流程的管理。

The type of library that you use depends on the kinds of files that you are sharing:

  • 文件庫    多個檔案類型,包括文件和試算表的使用文件庫。雖然基於安全性理由封鎖某些檔案類型,您可以在文件庫中,儲存其他類型的檔案。當您使用與 Windows SharePoint Services 相容的程式時,您可以從文件庫來建立這些檔案。例如,行銷小組可能需要自己規劃教材,新聞稿出版物的文件庫。

  • 圖片庫    若要共用的數位圖片或圖形的集合,請使用圖片庫。雖然您可以在其他類型的 SharePoint 文件庫中儲存的圖片,圖片的文件庫有幾項優點。例如從圖片庫投影片放映檢視圖片、 圖片下載到您的電腦,並編輯與圖形程式與 Windows SharePoint Services 相容的圖片。請考慮建立圖片庫,如果您的小組會重複使用大量圖形,例如標誌及公司圖像,或者,如果您想要儲存小組事件的圖片或產品啟動。

  • Wiki 頁面庫    若要建立連線的 wiki 頁面的集合,請使用 wiki 頁面庫。Wiki 可讓多位人員,收集的格式,可以輕鬆建立及修改例行資訊。您可以新增至文件庫 wiki 頁面包含圖片、 表格、 超連結和內部連結。例如,如果您的小組建立專案的 wiki 網站,網站可以儲存秘訣和竅門一系列的相互連接的頁面。

  • 表單庫    如果您要管理的 xml 商務表單群組,請使用 [表單庫。例如,您的組織可能會想使用費用報表表單庫。設定表單庫時,需要 XML 編輯器或 XML 設計程式與 Windows SharePoint Services,例如 Microsoft Office InfoPath 相容。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×