文件共同作業及共同撰寫

文件共同作業及共同撰寫

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使用 Office 以及 OneDrive 或 SharePoint,就能讓多人一起處理一份 Word 文件、Excel 試算表或 PowerPoint 簡報。所有人同時一起工作的情況稱為「共同撰寫」。

指出有兩個作者在 Word 文件中工作的旗幟

共同撰寫文件需要什麼條件?

共同撰寫適用於儲存在 OneDrive 或 SharePoint 中的文件。 

若要與其他人共同撰寫,您需要:   

  • 一個共用儲存區   :OneDrive、商務用 OneDrive、SharePoint Online 以及 SharePoint Server 是能進行共同撰寫的共用儲存區。

  • 支援共同撰寫的 App   :所有裝置上版本比 Office 2010 更新的 Word 和 PowerPoint 都支援共同撰寫。Excel 行動裝置 App 和 Office 365 的 Excel 2016 也支援共同撰寫。

  • 對共同撰寫友善的文件   :只有 .docx (Word)、.pptx (PowerPoint) 和 .xlsx (Excel) 等新式檔案格式能夠支援共同撰寫功能。

  • 給予共同作者編輯權限   :所有共同作者都必須擁有存取並編輯該文件的權限。

建立或開啟要共同撰寫的文件

您可以在 Office Online 或 Office 傳統型產品中建立文件。這些主題將協助您了解如何共同撰寫文件:

共用您的文件,以與他人共同作業並共同撰寫。

共同作業及共同撰寫的關鍵是共用您的文件。您可以在 SharePoint、OneDrive 和 Office App 中與其他人共用檔案。

若要深入了解如何在 OneDrive 和 SharePoint 中共用文件,請參閱下列主題:

當在傳統型應用程式或行動裝置 App 中開啟共用文件時,無論您連線與否都能繼續工作。如果有其他人正在編輯同一份文件,當您離線時,他們將無法看到您的變更。重新連線後,系統將會通知您任何存在的變更,其他人才能看到您的變更。

當您在 Word 中工作時,您正在處理的段落會受到鎖定,因此沒有人能夠覆寫您正在處理的部分。當您離線使用 Word,有可能會和貴群組中的其他人一起處理同樣的段落。當您儲存您的變更,您會收到表示發生衝突的快顯訊息。您可以按一下來移至該處,並解決衝突。

Word 中有衝突的句子
在 Word 2016 中受到解決的衝突

如果您在處理的檔案位於同步處理資料夾中 (例如 OneDrive 或商務用 OneDrive),它會在您重新連線時進行同步處理,無論該 App (Word、PowerPoint) 執行與否。當您重新連線時,您的檔案會自動進行同步處理。如果有衝突,您會收到通知。如需詳細資訊,請參閱同步處理 OneDrive

根據預設, SharePoint中的群組和權限指派給您儲存或建立文件的文件庫的繼承文件庫中的所有文件。例如,小組網站上的所有人都能讀/寫權限的位置,任何人都可以共同撰寫。以唯讀權限的SharePoint Online文件庫只允許人] 可檢視的文件,但沒有人,但作者可以進行的變更,除非明確受邀參與。

SharePoint 權限由繼承產生,但您可以為特定人員設定不同的權限。如果 SharePoint 文件庫以僅供檢視進行共用,您可以給予部分使用者編輯權限。不過,如果文件庫已為每個人設定了編輯權限,您就無法將某些人限制為只能檢視。您可以使用較高 (而非較低) 的權限覆寫繼承的權限。如需關於權限的詳細資訊,請參閱了解 SharePoint 的權限等級

使用 SharePoint 我的網站、商務用 OneDrive 個人文件庫或是消費者 OneDrive 時,您必須明確地共用檔案。根據預設,它們只能由文件庫的擁有者編輯和檢視。您可以藉由共用編輯權限給人員或群組,來選取誰能編輯個別檔案。如需共用的詳細資訊,請參閱在 Office 365 中共用檔案或資料夾 (機器翻譯)。

雖然您可以上傳檔案,透過Word與PowerPoint 2007年,或更舊版本SharePoint Online或OneDrive,您可以將其開啟進行編輯,但您無法共同撰寫這些文件與這些舊版的 office 應用程式。使用者Word或PowerPoint 2007年開啟的文件,SharePoint Online或OneDrive會鎖定建立文件,防止其他使用者的Office編輯文件。若要在Word或PowerPoint共同撰寫的最佳利用,建議所有使用者至少都使用Office 2010年桌面、 Office Online,較新的 Mac 或行動應用程式。

是的 Microsoft 曾與數十種合作夥伴全球您可以線上Office與共同撰寫。檢查您的儲存空間提供者,請參閱是否Office使用共同撰寫 Online 支援。

不過,使用 Office 電腦版或其他平台的協力廠商提供者並不受支援,且 Microsoft 不支援共同撰寫儲存於 Google 雲端硬碟的文件。

以下是協助您開始使用的一些連結。

如果共同撰寫功能未正確運作,有幾項可能造成問題的原因。若要協助針對您的共同撰寫階段及設定進行疑難排解,請參閱 Office 內共同撰寫疑難排解 (機器翻譯)。

如果您使用 OneDrive 或商務用 OneDrive 共用文件,便會收到告知您該文件已更新的電子郵件訊息。

其他您可能有興趣的主題

如果您從未使用過 Word Online 或 Office Online,您可以在這裡進行試用:Word Online。若要變更至不同的線上 App,請按一下應用程式啟動器 App 啟動器按鈕 ,並選擇另一個 App。

適用於 SharePoint 系統管理員:

附註: 如需如何共同撰寫文件的詳細資訊,請搜尋 Word、PowerPoint 和 Office Online 的說明。如需設定 SharePoint 以進行文件共同作業及共同撰寫的詳細資訊,請參閱 TechNet 網站

附註: 共同撰寫不適用於受到資訊版權管理 (IRM) 或 Rights Management Service (RMS) 保護的文件。

更新年 10 月 2018。

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