插入合併列印功能變數

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您啟動您的電子郵件合併列印標籤合併列印] 或字母合併,並將您的文件連接到您的郵寄清單時,您可以新增合併列印功能變數將內容個人化。合併欄位來自郵寄清單 (又稱為 「 資料來源]) 中的欄標題。以下是範例 Excel 郵件清單中的欄位在合併列印文件中的顯示方式。

擷取至合併列印功能變數的資料

合併列印功能變數,您插入擷取的資訊的郵寄清單,自訂每個信封、 電子郵件訊息、 標籤或字母。

若要儲存的每個個別功能變數放在您的文件中的工作,Word 會包含的地址區塊] 和 [問候行工具,新增所有的欄位的地址或問候語,因此您不必一次新增一個的每一個欄位。

新增地址區塊

若要輕鬆新增至您的信件的地址區塊,信封或標籤使用 [地址區塊] 工具。

  1. 按一下您要新增文件中的地址區塊]。

  2. 選擇 [地址區塊

[插入地址區塊] 合併功能變數

附註: 如果 [地址區塊] 命令以灰色顯示,請按一下 [選取收件者] 並選擇您所使用的郵寄清單類型 (Outlook 連絡人Excel 試算表,或您先前在 Word 中所建立的 .mdb 檔案)。如果您還沒有郵寄清單,請按一下 [鍵入新清單]在 Word 中建立您的清單

Word 可讓您選擇位址上的名稱是較正式或較不正式。

提示: 若要將郵件標籤設為單行間距,選取 [地址區塊] 欄位,按一下版面配置(Word 2013) 或版面配置(Word 2016),在 [間距] 底下的 [之前之後] 方塊中輸入0

段落間距

若要確定 Excel 試算表中的地址經過合併後正確無誤,請參閱 在 Excel 中格式化合併列印數字、日期與其他值

新增 [問候行

若要新增標準問候語至您的電子郵件訊息或信件,使用 [問候行] 工具

  1. 按一下您要在文件中新增問候語的位置。

  2. 選擇 [問候行]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已加上醒目提示的 [問候行] 命令的螢幕擷取畫面。

    附註: 如果 [問候行] 命令呈現灰色,請選擇 [選取收件者,然後選取您要使用的郵寄清單的類型,Outlook 連絡人Excel 試算表中或您之前在 Word 中建立的.mdb 檔案。如果您沒有郵寄清單,請按一下 [建立您的清單,在 Word 中的 [輸入新清單]。

  3. 選擇您要使用的名稱樣式並設定其他選項。

    [問候行] 選項

    提示: 若要確定 Word 會尋找名稱和地址清單中,選擇 [符合欄位。如果您要的欄位,會出現在清單中的核取。如果您想要顯示不相符的欄位,請選取該欄位的下拉式清單,然後選擇 [符合您的清單中的資料行的資料行名稱。

  4. 要確認欄位是以您想要方式格式化,請將整個欄位反白,包括每個結尾的標記。

    合併列印文件中的問候行欄位

  5. 選擇 [常用],然後檢查字型和字型大小。

    [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組

  6. 選擇 [單行間距,請確定行距符合文件部分的間距。

    [常用] 索引標籤上的 [行距]

加入您想要合併,請輸入您想要在每個字母、 電子郵件、 信封或標籤相同資訊之後您建立合併列印期間。

新增個別的合併欄位

如果您想要新增您的文件郵寄清單中的資訊,您可以新增合併欄位一次。

  1. 按一下您要新增文件中的合併列印功能變數的位置。

  2. 插入合併欄位] 旁,選擇向下的下拉式清單,然後選取 [欄位名稱。

    可用欄位的 [插入合併功能變數] 功能表

  3. 如果您沒有看到欄位名稱清單中的,選擇 [插入合併功能變數] 按鈕。

    [插入合併功能變數] 按鈕

  4. 選擇 [資料庫欄位],以查看資料來源中的欄位清單]。

  5. 附註: 如果您沒有看到您的資料來源的欄位,請檢查如果您的文件連線到正確的資料來源。選擇 [編輯收件者清單,並確認資料來源欄位都符合您想要使用的來源。

  6. 選擇 [插入]

附註: 如果某些數字、貨幣或是日期並未正確格式化,請參閱格式化合併列印數字、日期與其他欄位,以取得協助。

使用進階的合併列印功能變數

當您建立一個字母或電子郵件給您的客戶,並想要說出不同的項目根據不同的值的資料來源-特定欄位中的訊息時您可以使用規則欄位中填滿。例如,發票無法,如果餘額的到期日期是過去的包含 「 過去的經驗到期 」 文字。

若要設定的規則和進階的欄位,請在 [郵寄] 索引標籤的 [書寫與插入功能變數] 群組中選擇規則,選取您想要新增的欄位類型。

開啟 [規則] 功能表的 [規則] 按鈕

如需有關如何使用 [合併列印規則的詳細資訊,請參閱設定合併列印的規則

端對端郵件合併列印的步驟,請參閱使用 Word 合併列印電子郵件標籤的合併] 或使用合併列印來個人化信件

新增日期或時間

若要插入目前日期或時間插入文件到功能區的 [插入] 索引標籤,然後從 [文字] 群組中選取 [日期及時間。在 [日期及時間] 對話方塊中選取符合您想要插入的格式。按一下[確定],插入您的選取範圍。

提示: 如果您想要為目前的日期和時間,每當您在未來開啟此文件時自動更新的日期或時間,選擇自動更新] 核取方塊,再按一下[確定]

請參閱

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