插入合併列印功能變數

將資料來源連線到您的文件之後,新增合併欄位是以來自資料來源的資訊將文件個人化的一個方式。 合併欄位來自資料來源中的欄標題。

以下是合併欄位的地址區塊和問候行集合如何從 Excel 試算表擷取資料到套印信件的範例。

擷取至合併列印功能變數的資料

地址區塊和問候行欄位為合併欄位的集合。

附註: 如果合併欄位命令呈現灰色,請按一下 [選取收件者],然後選擇您要使用的郵寄清單類型。 如果您還沒有郵寄清單,請按一下 [鍵入新清單]在 Word 中建立您的清單

新增地址區塊

  1. 按一下或點選您要在文件中新增地址區塊的位置。

  2. 在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [地址區塊]

Word 提供選項讓您選擇地址中名稱的正式程度。

新增問候行

  1. 按一下或點選您要在文件中新增問候語的位置。

  2. 選擇 [問候行]。

  3. 選擇您要使用的名稱樣式並設定其他選項。

    [問候行] 選項

新增個別合併欄位​

若要包含電話號碼或電子郵件地址之類的資料,您可以特別插入這些合併欄位。 此外,名字之類的合併欄位不一定需要為地址區塊或問候行的一部分。 如果您想要透過包含收件者的名字來個人化文件,請插入其 First_Name 合併欄位。

  1. 按一下或點選您需要合併欄位的位置。

  2. 選擇 [插入合併欄位] 下的向下箭號,並選取欄位。

    可用欄位的 [插入合併欄位] 功能表

  3. 如果您在清單中沒有看到所需的功能變數名稱,請選擇 [插入合併欄位​] 按鈕。

  4. 選擇 [資料庫欄位] 以查看資料來源中的欄位清單。

  5. 選擇 [插入]。

附註: 如果某些數字、貨幣或日期格式不正確,請參閱準備您的 Excel 資料來源以進行 Word 合併列印

使用規則進行更複雜的個人化 

您可能想要您的郵件根據資料來源的特定欄位的資料而與眾不同。 例如,針對到期日​​欄位值是在過去日期的客戶,發票可以包含文字「超過期限」。

此程度的複雜性取決於設定規則和功能變數代碼。 在 [郵件] 索引標籤的 [書寫與插入功能變數] 群組中,選擇 [規則],然後選取您要新增的規則種類。

如需如何使用合併列印規則的詳細資訊,請參閱設定合併列印規則

新增個別合併欄位​

若要包含電話號碼或電子郵件地址之類的資料,您可以特別插入這些合併欄位。 此外,名字之類的合併欄位不一定需要為地址區塊或問候行的一部分。 如果您想要透過包含收件者的名字來個人化文件,請插入其 First_Name 合併欄位。

  1. 按一下或點選您需要合併欄位的位置。

  2. 選擇 [插入合併欄位] 下的向下箭號,並選取欄位。

附註: 如果某些數字、貨幣或日期格式不正確,請參閱準備您的 Excel 資料來源以進行 Word 合併列印

使用規則進行更複雜的個人化 

您可能想要您的郵件根據資料來源的特定欄位的資料而與眾不同。 例如,針對到期日​​欄位值是在過去日期的客戶,發票可以包含文字「超過期限」。

此程度的複雜性取決於設定規則和功能變數代碼。 在 [郵件] 索引標籤選擇 [規則],然後選取您要新增的規則種類。

如需如何使用合併列印規則的詳細資訊,請參閱設定合併列印規則

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