插入、變更或刪除備忘欄位

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您要在資料庫中儲存大量文字時,可以使用備忘欄位。本主題會說明如何使用 Microsoft Office Access 2007,將備忘欄位新增至新的及現有的資料庫資料表。

您想要做什麼?

了解備忘欄位

在 [資料工作表檢視中新增備忘欄位

在 [設計] 檢視中新增備忘欄位

刪除備忘欄位

備忘欄位屬性參考

了解 Memo 欄位

如果您是 Access 的初學者,那麼請記住,資料庫中的資料是位於一個或多個資料表中。您可以用資料工作表 (類似 Excel 工作表的方格)、資料輸入表單或報表的形式檢視資訊,但這些資料最後還是在一個或多個資料表中。同樣地,每個資料表都是由一組欄位 (資料行) 所組成,而且每個欄位都是設定為接受一種特定資料類型。例如,當您需要儲存日期及時間時,可以將欄位設定為 [日期/時間] 資料類型,而且當您需要儲存大量文字時,可以將欄位設定為 [備忘] 資料類型。

備忘欄位規格

Office Access 2007 中的備忘欄位最多可以儲存 1 GB 的字元,或是 2 GB 的儲存量 (每個字元 2 個位元組),您可以在其表單或報表上的控制項中顯示 65,535 個字元。此外,您現在可以將 RTF 格式套用至備忘欄位中的資料。例如,您可以設定色彩、變更字型,以及讓資料變成粗體或斜體。

如需有關如何設定格式的備忘欄位中的 rtf 文字資料的詳細資訊,請參閱在資料表、 表單及報表中的資料格式

建立備忘欄位的方法

Office Access 2007 提供許多方法來將備忘欄位新增至新的或現有資料表:

  • 資料工作表檢視    您可以在 [資料工作表檢視] 中,將備忘欄位新增至新的或現有資料表中,方法是新增欄位,然後將超過 256 個字元的文字貼到欄位裡的空白資料列中,或是從下拉式清單中選取 [備忘] 資料類型。

  • 在 [設計檢視   當您要新增備忘欄位、 啟用 rtf 文字編輯的欄位,並設定您不能設定預設值,例如 [設計] 檢視中的屬性時,您可以使用 [設計] 檢視。如需有關您可以設定的備忘] 欄位的內容的詳細資訊,請參閱備忘欄位屬性參照一節。

您可以使用建立新資料表的方法,也可以使用修改現有資料表的方法。

頁面頂端

在資料工作表檢視中新增備忘欄位

本節中的步驟會說明如何在 [資料工作表檢視] 中,將備忘欄位新增至新的或現有資料表。如果您是 Access 的初學者,資料工作表就是類似於 Excel 工作表的方格。

新增新的備忘欄位至現有的資料表

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,按兩下您要變更的資料表。

    Access 會在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  4. 視需要水平捲動至第一個空白欄位。

    根據預設,Access 會在所有新欄位的標題列中顯示 [新增欄位]。例如:

    資料工作表中的新欄位

  5. 按兩下標題列,然後輸入新欄位的名稱。

    通常,您可以將類似「註解」或「備註」的名稱套用至備忘欄位。

  6. 選取標題底下的第一個空白資料列,然後輸入 256 個字元以上的文字區塊。

    由於欄位含有超過 256 個字元,因此 Access 會將備忘資料類型套用至欄位。或者,您也可以將超過 256 個字元的文字資料貼到第一個資料列中。

  7. 儲存變更。

新增 備忘欄位至新資料表

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]

    Access 會在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  4. 按兩下第一個資料表欄位 (標示為 [新增欄位] 的欄位) 的標題列,然後輸入欄位的名稱。通常,您可以將類似「註解」或「備註」的名稱套用至備忘欄位。

  5. 選取標題底下的第一個空白資料列,然後輸入超過 256 個字元的文字區塊。由於欄位含有超過 256 個的字元,因此 Access 會將備忘資料類型套用至欄位。或者,您也可以將超過 256 個字元的文字資料貼到欄位中。

  6. 儲存變更。

頁面頂端

在設計檢視中新增備忘欄位

當您需要將備忘欄位新增至新的或現有資料表,然後將欄位設定為支援 RTF 格式設定時,便可以使用 [設計檢視]。本節中的步驟會說明如何將備忘欄位新增至現有及新資料表,以及如何設定備忘欄位來進行 RTF 編輯。

新增備忘欄位至現有的資料表

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的資料表,然後按一下 [設計檢視]。

  4. 在 [欄位名稱] 資料行中,選取第一個空白的資料列,然後輸入欄位的名稱。通常會將類似「註解」或「備註」的名稱套用至備忘欄位。

  5. 在 [資料類型] 資料行中選取鄰近的儲存格,然後從清單中選取 [備忘]。

  6. 儲存變更。

新增 備忘欄位至新資料表

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]

  4. 以滑鼠右鍵按一下新資料表的文件索引標籤,然後在快顯功能表上按一下 [設計檢視]

  5. 在 [欄位名稱] 資料行中,選取第一個空白的資料列,然後輸入欄位的名稱。通常會將類似「註解」或「備註」的名稱套用至備忘欄位。

  6. 在 [資料類型] 資料行中選取鄰近的儲存格,然後從清單中選取 [備忘]。

  7. 儲存變更,如果您想要對欄位啟用 RTF 編輯功能,請繼續進行下列步驟。

啟用 RTF 編輯

  • 在 [欄位內容] 底下的 [一般] 索引標籤上,找出 [文字格式] 屬性方塊,然後將值從 [純文字] 變更為 [RTF]。

附註: 如果您將文字方塊與備忘欄位結合,還必須將文字方塊的 [文字格式] 屬性設定為 [RTF]。

格式設定為 [rtf 文字資料的相關資訊,請參閱文件,在資料表、 表單及報表中的資料格式,然後輸入或編輯控制項] 或 [rtf 文字支援的資料行中的資料

頁面頂端

刪除備忘欄位

您可以使用 [資料工作表檢視] 或 [設計檢視],移除資料表中的備忘欄位。但是,當您刪除含有資料的備忘欄位時,那些資料將會永久遺失。您將無法復原刪除。基於這個原因,您應該先備份資料庫,之後再刪除任何資料表欄位或其他資料庫元件。

在資料工作表檢視中刪除備忘欄位

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,按兩下您要變更的資料表。

    Access 會在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  4. 找到備忘欄位,然後以滑鼠右鍵按一下標題列 (名稱),再按一下 [刪除欄]。

  5. 按一下 [是] 確認刪除。

在設計檢視中刪除備忘欄位

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的資料表,然後按一下 [設計檢視]。

    Access 會在 [設計檢視] 中開啟資料表。

  4. 按一下備忘欄位旁邊的資料列選取器 (空白的方塊),再按 DELETE。

    - 或 -

    以滑鼠右鍵按一下資料列選取器,然後按一下 [刪除列]。

  5. 按一下 [是] 確認刪除。

頁面頂端

備忘欄位屬性參照

當您使用 [設計檢視] 將 Memo 欄位新增至資料表時,可以設定及變更欄位的許多屬性。下表列出備忘欄位的屬性,並且描述每個屬性的功能,包括設定或變更屬性後的結果。

屬性

用法

格式

輸入自訂格式字元可以定義顯示格式。此處定義的格式會出現在資料工作表、表單及報表中。

如需有關自訂格式的詳細資訊,請參閱在資料表、 表單及報表中的資料格式

標題

指定 [Text] 欄位的名稱。屬性可以接受最多 2,048 個字元。如果您沒有指定標題,則 Access 會套用預設的欄位名稱。

預設值

指定當您建立新的記錄時,會自動出現在欄位中的值。例如,您可以指定像是「請輸入最多 65 KB 的文字」的值。這樣可以提醒使用者他們正在使用備忘欄位。長度上限 (預設值):255 個字元。

驗證規則

指定輸入於記錄、欄位或控制項中之資料所需符合的要求。當您輸入的資料違反為該欄位所定義的規則時,可以使用 [驗證文字] 屬性,指定要產生的錯誤訊息。長度上限:2,048 個字元。

如需有關如何建立驗證規則的詳細資訊,請參閱建立驗證規則以驗證欄位中的資料

驗證文字

指定當使用者違反驗證規則時,要出現在錯誤訊息中的文字。長度上限:255 個字元。

如需有關如何建立驗證規則的詳細資訊,請參閱建立驗證規則以驗證欄位中的資料

必要

設定為 [是] 的時候,您必須在欄位中或在任何與此欄位結合的控制項中輸入一個值,而且此值不得為 Null。

允許零長度字串

設定為 [是] 時,您可以在欄位中輸入零長度的字串。零長度字串不包含任何字元,而且您可以利用它們來指出,您已經知道某個欄位中沒有任何值。您可以藉由輸入不含空格的兩個雙引號 ("") 來輸入零長度字串。

索引

您可以使用索引加快對大量的資料進行查詢、排序及分組作業的速度,也可以使用索引來避免使用者輸入重複的資訊。選擇包括:

  •     關閉索引 (預設值)。

  • 是 (可重複)    替欄位加上索引並且允許重複的值。例如,資料會重複出現相同的姓氏及名字。

  • 是 (不可重複)    替欄位加上索引但不允許重複的值。

Unicode 編碼

Access 會使用 Unicode 代表文字、備忘及超連結欄位中的資料。Unicode 會佔用更多的儲存空間,因為每個字元會使用 2 個位元組,而不是 1 個。為了協助減少檔案大小,文字、備忘或超連結欄位的 [Unicode 編碼] 屬性的預設值為 [是]。設定為 [是] 時,會在儲存時壓縮第一個位元組為 0 的字元,並且在擷取時再予以解壓縮。

除非壓縮後只需要 4,096 個位元組以下的儲存空間,否則不會壓縮 Memo 欄位中的資料。因此,可能會有一筆記錄的備忘欄位內容受到壓縮,另一筆記錄的卻沒有受到壓縮的情況。

輸入法模式

指定輸入法,輸入法是一種工具,可以在英文版Access 中使用以日文或韓文建立的檔案。預設值:[不控制]。如需使用此屬性的詳細資訊,請按 F1。

輸入法語態

指定您可以利用輸入法輸入的資料類型。如需使用此屬性的詳細資訊,請按 F1。

智慧標籤

為欄位及與該欄位結合的任何控制項,指定一個或多個智慧標籤。智慧標籤是一種元件,它可以辨識欄位中的資料類型,而且可以讓您根據該類型執行特定動作。例如,在 [電子郵件地址] 欄位中,智慧標籤可以開始新的郵件,或是將地址新增至連絡人清單中。

按一下 [ [建立器] 按鈕 以查看可用的智慧標籤清單]。

文字格式

啟用或停用 RTF 編輯。選取 [RTF 格式] 會啟用 RTF 編輯。

附註: 如果您對欄位啟用 RTF 編輯,然後又將文字方塊控制項與該欄位結合,還必須對該控制項啟用 RTF 編輯。

更多啟用 rtf 文字編輯控制項,並使用格式設定的一般的詳細資訊,請參閱本文中的資料表、 表單及報表的資料格式

文字對齊

指定備忘欄位中資料的對齊方式。您有下列選擇:

  • 一般    讓文字靠左對齊,讓數字及日期靠右對齊

  • 靠左    讓所有文字、日期及數字靠左對齊

  • 置中    將所有文字、日期及數字置中對齊

  • 靠右    將所有文字、日期及數字靠右對齊

  • 分散    讓所有文字、日期與數字跟欄位或文字方塊的前後平均對齊

僅新增

決定是否要追蹤修訂] 欄位的值。有兩個設定︰

  • [是]  追蹤變更。若要檢視的欄位值歷程記錄] 欄位中,以滑鼠右鍵按一下,再按一下 [顯示欄歷程記錄

  • No  不追蹤變更。

    警告: 設定為 [否]的這個屬性會刪除任何現有的欄位值歷程記錄。


頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×