插入、建立或刪除儲存文字資料的欄位

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您需要儲存少量文字資料 (例如,姓名、地址及電話號碼) 時,可以在資料表上新增一個 [文字] 欄位。本文會說明如何使用 Microsoft Office Access 2007,在新的及現有的資料庫資料表中新增及移除 [文字] 欄位。

本文內容

了解的文字欄位

在 [資料工作表檢視中新增文字欄位

在 [設計] 檢視中新增文字欄位

刪除文字欄位

文字欄位屬性參考

認識文字欄位

如果您是 Office Access 2007 的初學者,那麼請記住,資料庫中的資料是位於一個或多個資料表中。您可以使用資料工作表 (類似 Microsoft Office Excel 2007 工作表的方格)、資料輸入表單或報表的形式檢視資訊,但這些資料還是儲存在資料庫的一個或多個資料表中。接著,每個資料表都是由一組欄位 (資料行) 所組成,而且每個欄位都設定為接受一種特定的資料類型。例如,當您需要儲存日期及時間時,就將欄位設定為 [日期/時間] 資料類型,當您需要文字資料時 (例如,名稱、地址或電話號碼),就將欄位設定為 [文字] 資料類型。如果需要儲存大量的文字 (超過 256 字元以上),則將欄位設定為 [備份] 資料類型。  

文字欄位的規格

Office Access 2007 中的 [文字] 欄位最多可以儲存 256 個英數字元。您可以在表單或報表上的資料表欄位和控制項中顯示全部 256 個字元。與 [備忘] 欄位不同的是,[文字] 欄位中的資料無法套用 RTF 格式。不過,您可以套用自訂的顯示格式,也可以套用輸入遮罩,控制使用者輸入資料的方式。

如需文字的格式設定資料的詳細資訊,請參閱在資料表、 表單及報表中的資料格式的文件。關於輸入遮罩的資訊,請參閱建立輸入的遮罩輸入欄位或控制項值以特定格式的文件。

建立文字欄位的方法

Office Access 2007 提供幾種方法將 [文字] 欄位新增至新的或現有資料表:

  • 資料工作表檢視    藉著新增新的欄位,然後在欄位中的空白資料列輸入文字,或將文字 (最多 256 字元) 貼到空白的資料列,您可以在 [資料工作表檢視] 中,將 [文字] 欄位新增到新的或現有的資料表。您也可以從下拉式清單中選取資料類型,並設定某些屬性,例如必要屬性會強迫使用者在欄位中輸入日期,以及唯一屬性會強迫使用者在欄位中輸入非重複的值。

  • 在 [設計檢視   若要新增的文字欄位,並設定您無法在 [資料工作表檢視中設定欄位的內容,您可以使用 [設計] 檢視。這些屬性包括輸入的遮罩和欄位的預設值。如需有關您可以在 [設計] 檢視中設定欄位屬性的詳細資訊,請參閱本文結尾的文字欄位屬性參考

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在資料工作表檢視中新增文字欄位

本節中的步驟會說明如何在 [資料工作表檢視] 中,將 [文字] 欄位新增至現有資料表及新資料表。如果您是 Access 的初學者,資料工作表就是類似 Office Excel 2007 工作表的方格。

新增文字欄位至現有資料表

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,按兩下您要變更的資料表。

    Access 會在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  4. 視需要水平捲動至第一個空白欄位。根據預設,Access 會在所有新欄位的標題列顯示 [新增欄位]。

  5. 按兩下標題列,然後輸入新欄位的名稱。

  6. 選取標題下方的第一個空白資料列,然後輸入一段文字或文字與數字的混合字串。最多可以輸入 256 個字元。當您輸入文字或文字與數字的混合字串時,如果字串長度沒有超過 256 個字元,Access 會推斷該欄位為 [文字] 資料類型。如果輸入超過 256 個字元,則 Access 會推斷為 [備忘] 資料類型。

    - 或 -

    將文字資料 (最多 256 個字元) 貼到第一個資料列。

  7. 儲存變更。

新增文字欄位至新資料表

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]

    Access 會在 [資料工作表檢視] 中開啟新的資料表。此圖說明新的資料表:

    新資料庫中的新空白資料表

  4. 按一下 [儲存 按鈕圖像 ,並在 [另存新檔] 對話方塊中,輸入新資料表的名稱。

  5. 按兩下第一個資料表欄位的標題列 (標示為 [新增欄位] 的欄位),然後輸入欄位的名稱。

  6. 選取標題下方的第一個空白資料列,然後輸入一段文字或文字與數字的混合字串。最多可以輸入 256 個字元。當您輸入文字或文字與數字的混合字串時,如果字串長度沒有超過 256 個字元,Access 會推斷該欄位為 [文字] 資料類型。如果輸入超過 256 個字元,則 Access 會推斷為 [備忘] 資料類型。

    - 或 -

    將文字資料 (最多 256 個字元) 貼到第一個資料列。

    -或-

    [資料工作表] 索引標籤的 [資料類型和格式設定] 群組中,選取 [資料類型] 清單中的 [文字]

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在設計檢視中新增文字欄位

當您需要將 [文字] 欄位新增至新的或現有資料表中時,可以使用 [設計檢視],然後設定或變更無法在 [資料工作表檢視] 中設定或變更的欄位內容。例如,您可以指定輸入遮罩或預設值。本節中的步驟會說明新增 [文字] 欄位並設定欄位內容的方法。

新增文字欄位至現有資料表

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的資料表,然後按一下 [設計檢視]。

  4. 在 [欄位名稱] 資料行中,選取第一個空白資料列,然後輸入欄位的名稱。

  5. 在 [資料類型] 資料行中選取鄰近的儲存格,然後從清單中選取 [文字]。

  6. 儲存變更。

新增文字欄位至新資料表

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]

  4. 按一下 [儲存 按鈕圖像 ,並在 [另存新檔] 對話方塊中,輸入新資料表的名稱。

  5. 以滑鼠右鍵按一下新資料表的文件索引標籤,然後按一下 [設計檢視]

  6. 在 [欄位名稱] 資料行中,選取第一個空白資料列,然後輸入欄位的名稱。

  7. 在 [資料類型] 資料行中選取鄰近的儲存格,然後從清單中選取 [文字]。

  8. 儲存變更。如果您要設定欄位的屬性,請將資料表保持在 [設計檢視] 模式下,然後繼續進行下一步。

設定或變更欄位屬性

  1. 在資料表設計工具下方區段的 [一般] 索引標籤上,找到 [欄位內容] 中您要變更的內容。

  2. 選取屬性名稱旁邊的欄位。根據屬性,您可以輸入資料 (例如預設文字或輸入的遮罩)、 啟動運算式建立器即可 [建立器] 按鈕 ,或從清單中選取一個選項。

    如需每個欄位屬性使用方式的詳細資訊,請選取該屬性,然後按 F1 鍵。

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刪除文字欄位

您可以使用 [資料工作表檢視] 或 [設計檢視] 刪除資料表中的 [文字] 欄位。但是,當您刪除含有資料的 [文字] 欄位時,這些資料將會永遠遺失,您將無法復原刪除。基於這個原因,您應該先備份資料庫,之後再刪除任何資料表欄位或其他資料庫元件。 

在資料工作表檢視中刪除文字欄位

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,按兩下您要變更的資料表。

    Access 會在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  4. 找到 [文字] 欄位,然後以滑鼠右鍵按一下標題列 (名稱),再按一下 [刪除欄]。

在設計檢視中刪除文字欄位

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的資料表,然後按一下 [設計檢視]。

    Access 會在 [設計檢視] 中開啟資料表。

  4. 按一下 [文字] 欄位旁邊的資料列選取器 (空白的方塊),再按 DELETE 鍵。

    - 或 -

    以滑鼠右鍵按一下資料列選取器,然後按一下 [刪除列]。

  5. 按一下 [是] 確認刪除。

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文字欄位屬性參照

使用 [設計檢視] 將 [文字] 欄位新增至資料表時,您可以設定並變更欄位的許多屬性。這個表格列出 [文字] 欄位的屬性,並且描述每個屬性的功能,包括設定或變更屬性後的結果。

屬性

用法

欄位大小

會控制 [文字] 欄位的大小。有效值:0 至 255。如果將此屬性保留空白,則欄位可以接受 256 個字元。

格式

您可以輸入自訂格式字元來定義顯示格式。此處定義的格式會出現在資料工作表、表單及報表。

如需有關自訂格式的詳細資訊,請參閱在資料表、 表單及報表中的資料格式

輸入遮罩

如果需要控制使用者在欄位中輸入資料的方式,您可以定義輸入遮罩。

如需有關如何使用輸入的遮罩的詳細資訊,請參閱建立輸入的遮罩輸入欄位或控制項以特定格式的值

標題

指定 [文字] 欄位的名稱。這個屬性最多可以接受 2,048 個字元。如果您沒有指定標題,則 Access 會套用預設的欄位名稱。

預設值

指定當您建立新的記錄時,會自動出現在欄位中的值。例如,在地址資料表中,您可以將 [縣市] 欄位的預設值設定為特定的城市。當使用者新增記錄到資料表時,可以接受這個值或輸入不同的城市名稱。長度上限:255 個字元。

驗證規則

會指定輸入整個記錄、個別欄位或控制項中之資料所需符合的要求。當使用者輸入的資料違反為該欄位所定義的規則時,您可以使用 [驗證文字] 屬性,指定要產生的錯誤訊息。長度上限:2,048 個字元。

如需有關如何建立驗證規則的詳細資訊,請參閱建立驗證規則以驗證欄位中的資料

驗證文字

指定當使用者違反驗證規則時,要出現在錯誤訊息中的文字。長度上限:255 個字元。

如需有關如何建立驗證規則的詳細資訊,請參閱建立驗證規則以驗證欄位中的資料

必要

設定為 [是] 的時候,您必須在欄位中或在任何與此欄位結合的控制項中輸入一個值,而且此值不得為 Null。

允許零長度字串

當此屬性設定為 [時,您可以在欄位中輸入零長度字串。零長度字串包含任何字元。您可以用它來表示您知道值不存在的欄位。您輸入兩個中間沒有空格的雙引號括住輸入零長度字串 (」 「)。

索引

您可以使用索引加快對大量資料進行查詢、排序及分組作業的速度。您也可以使用索引來避免使用者輸入重複的值。選項包括:

  •     關閉索引 (預設值)。

  • 是 (可重複)     替欄位加上索引並且允許重複的值。例如,資料會重複出現相同的姓氏及名字。

  • 是 (不可重複)     替欄位加上索引但不允許重複的值。

Unicode 編碼

Access 會使用 Unicode 代表 [文字]、[備忘] 及 [超連結] 欄位中的資料。由於 Unicode 的每個字元使用 2 個位元而不是 1 個位元,因此會佔用較多的儲存空間。

為了抵銷這個影響並且協助確保維持最佳化的效能,Access 會將 [文字]、[備忘] 及 [超連結] 欄位的這個屬性值設定為 [是]。當此屬性設定為 [是] 時,會在儲存時壓縮第一個位元組為 0 的字元,並且在擷取時再進行解壓縮。

輸入法模式

會指定輸入法,輸入法是一種工具,可以在英文版 Access 中使用以日文版或韓文版 Access 建立的檔案。預設值:[不控制]。如需使用此屬性的詳細資訊,請按 F1 鍵。

輸入法語態

會指定您可以利用輸入法輸入的資料類型。如需使用此屬性的詳細資訊,請按 F1 鍵。

智慧標籤

您可以為欄位及與該欄位結合的任何控制項指定一個或多個智慧標籤。智慧標籤是一種元件,它可以辨識欄位中的資料類型,而且可以讓您根據該類型執行特定動作。例如,在 [電子郵件地址] 欄位中,智慧標籤可以建立新的郵件,或是將地址新增至連絡人清單中。

按一下 [ [建立器] 按鈕 以查看可用的智慧標籤清單]。

文字對齊

指定 [文字] 欄位中資料的對齊方式。選項包括:

  • [一般]     讓所有文字靠左對齊。

  • [靠左]     讓所有文字靠左對齊。

  • [置中]     讓所有文字置中對齊。

  • [靠右]     讓所有文字靠右對齊。

  • [均分]     根據欄位或文字方塊兩側的位置平均調整所有文字。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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