控制更新外部參照 (連結) 的時機

當您建立外部參照 (也稱為連結) 時,您可以控制是否要將外部參照保持在最新狀態,以及更新的時機。如果其他使用者變更了儲存格中的值,則除非您下達指示,否則 Microsoft Excel 不會去尋找這個新值。

深入了解外部參照

含有連結的活頁簿叫做目的地活頁簿,而要連結的活頁簿則叫做來源活頁簿。如果您已開啟的活頁簿 (稱為 目的檔案) 含有其他活頁簿或檔案 (稱為來源檔案) 的連結,且來源檔案已變更,則您正在開啟之活頁簿中的連結可能會顯示過期的資訊。

活頁簿包含連結

1. 目的地活頁簿含有外部參照。

2. 外部參照 (或連結) 是來源活頁簿中儲存格範圍的參照。

3. 來源活頁簿含有從目的地活頁簿中擷取及放置其中的儲存格及實際值。

控制其他活頁簿的連結

在同一部電腦上同時開啟來源與目的地活頁簿時,會自動更新連結。當您開啟目的地活頁簿,而來源活頁簿卻未開啟時,系統會使用 [信任列] 提醒您是否要更新連結。您可以控制是否要 [信任列] 提醒您,以及是否要在不出現提醒時更新所有連結。如果活頁簿中含有的連結不只一個,您也可以選擇僅更新部分連結。

手動更新活頁簿中的所有連結或不更新連結

  1. 關閉所有的活頁簿。如果一個來源活頁簿開啟,而其他關閉,則更新將無法統一。

  2. 開啟包含連結的活頁簿。

  3. 若要更新連結,請按一下 [信任列] 上的 [選項],然後按一下 [啟用這個內容]。

僅手動更新部分其他活頁簿的連結

  1. 關閉所有的活頁簿。

  2. 開啟包含連結的活頁簿。

  3. 按一下 [資料] 索引標籤上 [連線] 群組中的 [編輯連結]。

    資料連線

  4. 在 [來源] 清單中按一下您要更新的連結化物件。

    若要選取數個連結,請按住 Ctrl 並按一下每個連結化物件。

    若要選取所有連結,請按 Ctrl+A。

  5. 請按一下 [更新數值]。

控制更新所有連結的啟動提示

您可以決定要在啟動時或啟動後,自動更新連結。

不要詢問是否更新此活頁簿的連結,讓我來控制

警告: 此選項會影響活頁簿的所有使用者。如果您選擇不更新連結,也不提示,活頁簿的使用者將無法得知資料已過期。

  1. 按一下 [資料] 索引標籤上 [連線] 群組中的 [編輯連結]。

  2. 按一下 [啟動提示]。

  3. 選取您所要的選項。

附註: 即使您指定 Excel 不要詢問您是否要更新連結,但是在有中斷的連結時,您仍然會接獲通知

啟動期間出現提示時,決定是否要更新連結

您可以在 [啟動提示] 對話方塊中作一些決定。

如果不記得曾建立過連結

  1. 按一下 [資料] 索引標籤上 [連線] 群組中的 [編輯連結]。

  2. 按一下 [啟動提示]。

  3. 按一下 [不要顯示提醒訊息並且不要更新自動連結]。

在活頁簿之間移動或複製範圍、工作表或圖表時,可能會不小心建立連結。請開啟活頁簿、尋找已建立的連結,然後中斷連結或用值來取代連結。

中斷與來源的連結

重要: 當您中斷與來源的連結時,所有使用該來源的公式都會轉換成其目前的值。例如,連結 =SUM([Budget.xls]Annual!C10:C25) 會轉換為 =45。由於這個動作無法復原,您可能需要先儲存一份檔案複本

  1. 按一下 [資料] 索引標籤上 [連線] 群組中的 [編輯連結]。

  2. 在 [來源] 清單中,按一下您要中斷的連結。

    • 若要選取數個連結化物件,請按住 CTRL 並按一下每個連結化物件。

    • 若要選取所有連結,請按 CTRL+A。

  3. 按一下 [中斷連結]。

  4. 如果連結使用已定義之名稱,該名稱並不會自動移除。您可能需要自行刪除名稱。

    若要刪除名稱

  5. 在 [公式] 索引標籤的 [已定義之名稱] 群組中,按一下 [名稱管理員]。

  6. 按一下 [名稱] 欄中您要刪除的名稱,再按一下 [刪除]。

  7. 如果您使用外部資料範圍,則查詢的參數可能也使用其他活頁簿中的資料。您可能需要檢查及移除任何這些類型的連結。

以公式的計算值取代單一公式

當您以公式的值取代公式之後,Excel 會永遠移除該公式。如果不慎以值取代公式,而想要還原為公式時,請在輸入或貼上值之後,立刻按一下 [復原] 按鈕影像

  1. 選取這個公式所在的儲存格。
    如果公式是 陣列公式,請選取包含陣列公式的範圍。
    若要選取包含陣列的範圍   

    1. 請按一下 陣列 範圍中的任何一個儲存格。

    2. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [尋找與選取],然後按一下 [特殊目標]。

    3. 按一下 [特殊目標] 對話方塊中的 [目前陣列]。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [剪貼簿] 群組中,按一下 [複製] 按鈕影像

  3. 按一下 [貼上] 按鈕影像

  4. 按一下 [貼上選項] 按鈕影像 旁的箭號,再按一下 [值] 按鈕影像

如果知道尚未連接至來源

按一下 [不要更新]。Excel 無法從未連接的來源進行更新。例如,來源可能是位於網路上,但您沒有連線至網路。

如果資料已經存在,且不想以新資料將其取代

按一下 [不要更新]。

如果上一次試著更新時,耗掉太多時間

按一下 [不要更新]。如果資料不需要是最新的,則可以選擇不要更新所有連結以節省時間。開啟活頁簿後,在 [資料] 索引標籤上,按一下 [連線] 群組中的 [編輯連結],然後僅更新來自所需來源的連結。

如果是由某人建立此活頁簿,且您不知道為何會看到此提示

按一下 [不要更新]。請連絡活頁簿擁有者。您也可以調查活頁簿上有什麼連結。在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [編輯連結]。

如果每次您回答提示的方式都一樣,而且不希望於下次看到此提示

您可以用一致的方式來回答啟動提示,並避免在此活頁簿上看到相同的提示。

不要在開啟活頁簿時詢問我是否要更新連結,自動更新連結   

此選項會影響電腦上每個開啟的活頁簿。在其他電腦上開啟活頁簿的使用者則不受影響。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [選項],再按一下 [進階] 類別。

    在 Excel 2007 中,按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,按一下 [Excel 選項],然後再按一下 [進階] 類別。

  2. 清除 [一般] 下的 [自動更新連結] 核取方塊。如果清除此方塊,連結會自動更新,而不會顯示任何提醒。

以同樣方式提示此活頁簿的每個使用者   

警告: 此選項會影響活頁簿的所有使用者。如果您選擇不更新連結,也不提示,活頁簿的使用者將無法得知資料已過期。

  1. 按一下 [資料] 索引標籤上 [連線] 群組中的 [編輯連結]。

  2. 按一下 [啟動提示]。

  3. 選取您所要的選項。

附註: 如果有任何毀損的連結,您仍會收到通知。

如果知道 Excel 試著連接的活頁簿可使用

按一下 [更新]。這可以確保您擁有最新的資料。

如果使用參數查詢

指向參數查詢的連結無法進行更新,除非來源活頁簿是開啟的。

  1. 按一下 [不要更新]。

  2. 關閉目的地活頁簿。

  3. 開啟來源活頁簿。

  4. 開啟目的地活頁簿。

  5. 按一下 [更新]。

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