排程有數百個出席者的會議

附註: 這些變更僅適用於 Office 365 中建立且包含數百個出席者的會議。所做的變更不會影響較小型的會議。

以往,當您使用 Office 365 傳送會議邀請給數百個出席者時,可能會無法更新或取消邀請。發生此狀況是因為 Outlook 會列出邀請 [收件者] 行上每一個接受、暫訂接受或拒絕的人員,而且電子郵件訊息或會議邀請上可列出的個人數量是有限制的。如果數千個人員回覆邀請,您會被封鎖在會議之外。

為了避免這種情況發生,我們已變更 Office 365 處理會議邀請數百個出席者會議的回覆方式。這些變更確保您一律能夠更新或取消會議,而仍然可以看到出席者清單。若要檢視大型會議的出席者清單,您必須使用 Outlook 的更新版本。如果您使用的 Outlook 版本尚未更新,將不會看到完整的出席者清單。

追蹤回覆的方式有哪些變更?

之前追蹤回覆的方式

在 Office 365 中,任何已傳送項目 (無論是一般電子郵件訊息或會議邀請) 的收件者數量上限是 500 個。當您傳送電子郵件訊息或會議邀請給通訊群組清單時,通訊群組清單只會計算為 1 個收件者。

會議有個問題,因為會議收件者的清單及回覆者的清單是被會議項目上的相同屬性所追蹤。所以會議召集人會傳送邀請給通訊群組清單 (1 個收件者),而通訊群組清單成員回覆會議時,每個人會個別新增到收件者清單來追蹤其回覆 (最後造成收件者清單在足夠的人員回覆後會超過 500 個)。

Outlook 用戶端在 [收件者] 行上顯示收件者清單以及在 [追蹤] 索引標籤顯示回覆者清單時,是使用相同的屬性。

目前追蹤回覆的方式

目前仍然使用舊版屬性追蹤收件者清單,但是現在使用會議項目上新的另一個屬性來追蹤回覆者清單。

為了確保舊版用戶端仍會顯示大部分會議的個別回覆,Office 365 將繼續使用現有收件者屬性追蹤回覆,直到超過 400 個以上的收件者。這表示少於 400 個收件者的會議仍然維持相同的使用體驗。如果會議有 400 個或更多的收件者,只有更新的用戶端能夠顯示會議的正確回覆數量。

在 Office 365 中,收件者數量上限是 500,但是選擇 400 的大小做為停止追蹤回覆的門檻,能夠為下列兩個情況提供緩衝:

  • 如果出席者轉寄會議,則收到轉寄的收件者會新增到收件者清單,除非清單現在包含 500 個以上出席者。

  • 如果召集人加入新的出席者,他們將會新增到收件者清單,除非清單現在包含 500 個以上出席者。

變更摘要

會議大小

舊版用戶端

更新用戶端

400 個或更少收件者

所有個別收件者及其回覆

所有個別收件者及其回覆

400 個到 2,000 個收件者之間

前 400 個收件者及其回覆

所有個別收件者及其回覆

2,000 個或更多收件者

前 400 個收件者及其回覆

前 2,000 個收件者及其回覆

附註:

  • 如果召集人加入新的出席者到已超過 400 個收件者的會議,將仍會加入新的出席者。

  • 我們未來會更新 Outlook 來顯示每個回覆類型的總計數量:接受、暫訂接受、拒絕及無回覆。對於對超過 2,000 個收件者的會議而言,這特別實用。

  • 本文僅適用於使用 Office 365 的會議召集人,因為 Office 365 中特定限制 500 個收件者。Exchange 內部部署環境的系統管理員可選擇是否設定收件者數量上限,如果設定的話,數量上限為何。對於 Exchange 內部部署環境中某個人員召集的會議,用戶端會針對收件者清單和回覆清單兩者使用舊版收件者屬性。

您的 Outlook 版本已更新?

下表列出哪些 Outlook 版本已更新為使用新方法追蹤會議邀請回覆。

用戶端

更新狀態

Windows 版 Outlook 2016

尚未更新

Mac 版 Outlook 2016

尚未更新

Outlook 網頁版和 Outlook.com

尚未更新

iOS 版 Outlook

尚未更新

Android 版 Outlook

尚未更新

Windows 10 行事曆

尚未更新

如果您的 Outlook 版本尚未更新?

如果您的 Outlook 版本尚未更新,則只會看到最多 400 個收件者及其回覆。如果您不需要知道誰回覆您的邀請,請參閱我不想看到會議邀請的回覆

我不想看到會議邀請的回覆

如果您不需要知道哪些人回覆您的會議邀請,可以關閉回覆。Windows 版 Outlook、Mac 版 Outlook、Outlook 網頁版和 Outlook.com 中有提供這個選項。

關閉回覆時,當某人接受、暫訂接受或拒絕邀請時,您將不會收到電子郵件,而且會議邀請中將不會記錄回覆。如果您想要通知某人有關活動的資訊,但不需要確定出席人數,或是不想在每次有人接受邀請時就收到電子郵件,這個選項很實用。

PC 版 Outlook 2016

Windows 版 Outlook 2016 中 [要求回覆] 按鈕的螢幕擷取畫面

Mac 版 Outlook 2016

Mac 版 Outlook 2016 中 [要求回覆] 按鈕的螢幕擷取畫面

Outlook 網頁版和 Outlook.com

Outlook 網頁版中 [要求回覆] 按鈕的螢幕擷取畫面

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