排程匯入或匯出規格

您可以簡化您經常在 Access 中使用的匯入和匯出作業,方法是為其建立規格,然後在 Microsoft Outlook 中建立工作以提醒您執行該規格。為了方便起見,Outlook 工作會包含一個按鈕,您可以使用該按鈕來執行作業,而不需要開啟 Access 資料庫。若要使用這項功能,您的電腦上必須安裝 Outlook 並加以設定。

您必須先執行匯入或匯出作業,以在 Access 中將它另存為規格,然後才能將它排程為 Outlook 工作。如需如何在 Access 中儲存匯入或匯出規格的相關資訊,請參閱將匯入或匯出作業的詳細資料儲存為規格一文。

排程現有的匯入或匯出規格

如果您有現有的匯入或匯出規格,您可以使用下列程序為其建立 Outlook 工作。

  1. 開啟包含該規格的 Access 資料庫 (如果尚未開啟)。針對匯入規格,這將會是目的地資料庫。針對匯出規格,這將會是來源資料庫。

  2. 在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [儲存的匯入] 或 [儲存的匯出] 來選取您的規格。

  3. 在 [管理資料工作] 對話方塊中,於 [儲存的匯入] 或 [儲存的匯出] 索引標籤底下,按一下您的規格來選取它。

  4. 按一下 [建立 Outlook 工作]。如果已安裝 Outlook,則 Access 會啟動它。

    附註: 如果尚未安裝 Outlook,Access 會顯示錯誤訊息。如果 Outlook 設定不正確,Access 便會顯示 Outlook 啟動精靈。請依照精靈的指示來設定 Outlook。

  5. 在 Outlook 中的 [作業-名稱-工作] 視窗中,檢閱並修改工作設定,例如 [到期日] 和 [提醒]。

  6. 如果您只想要讓工作執行一次,請在 [開始日期] 方塊中指定日期。

  7. 如果您想要讓工作以特定的時間間隔執行,請按一下 [週期性]。在 [週期性工作] 對話方塊中,指定您希望規格執行的時間間隔,然後按一下 [確定]。如需設定週期性工作的說明,請參閱 Outlook 說明。

  8. 在 Outlook [工作] 視窗的 [工作] 索引標籤上,按一下 [動作] 群組中的 [儲存並關閉]。Outlook 會建立新的工作。

  9. 若要在未來執行規格,請在 Outlook 中開啟該工作。在 [工作] 索引標籤上的 [Microsoft Office Access] 群組中,按一下 [執行匯入] 或 [執行匯出],然後按一下 [確定] 以執行作業。

執行排程的匯入或匯出規格

抵達排程的時間時,Outlook 會顯示提醒。使用下列步驟以執行作業:

  1. 在 [提醒] 對話方塊中,按一下 [開啟項目] 以在 Outlook 中開啟工作。

  2. 在 [工作] 索引標籤上,按一下 [Microsoft Office Access] 群組中的 [執行匯入] 或 [執行匯出]。

  3. 按一下 [確定] 以執行作業。

您也可以依照這些步驟來隨時執行工作。

  1. 在 Outlook 中開啟工作。若要這麼做,請按一下 Outlook 瀏覽窗格中的 [工作],然後按一下您想要執行的工作。

  2. 在 [工作] 索引標籤上,按一下 [Microsoft Office Access] 群組中的 [執行匯入] 或 [執行匯出]。

  3. 按一下 [確定] 以執行作業。

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