排序及篩選合併列印的資料

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

若要建立並傳送大量郵件,並建立信封及標籤,您可以使用 [合併列印。您的郵寄清單是合併的資料來源。Word提取郵件清單中的資訊,並將它插入合併列印文件。

編輯您的郵件清單

您可以使用合併列印來排序和篩選,選取您要的記錄郵寄清單中的資料。

  1. 如有需要,請開啟 [合併列印文件。

  2. 在 [郵寄] 索引標籤上 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [編輯收件者清單

    Word 合併列印,在 [郵寄] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中的一部分選擇 [編輯收件者清單]。

    提示: 如果無法使用 [編輯收件者清單,選擇 [選取收件者,並將文件連接到您想要使用的郵寄清單。

  3. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,選取其記錄是包含在合併列印收件者] 旁的核取方塊。

    每個資料列中,選取要包含的收件者] 核取方塊。

    提示: 資料列組成群組或限制檢視特定資料列,請排序或篩選郵寄清單。

更多選項

在 [合併列印收件者] 對話方塊中,有縮小收件者清單的選項。兩個最常用的選項是來排序並篩選清單,使其更容易找到名稱與地址。如需詳細資訊,移至 「 排序收件者清單] 或 [篩選收件者 」 下列清單中。

在 Word 中 [合併列印文件中,選擇 [編輯收件者,並在合併列印收件者] 對話方塊中,在 [調整收件者清單] 底下,選擇一個選項。

排序收件者清單

有多種方式排序您的收件者清單。下列步驟可提供您只有一個排序的記錄可以做什麼的範例。

  1. 在 [調整收件者清單,請選擇排序篩選和排序] 對話方塊即會開啟。

  2. 在 [排序] 索引標籤上選擇 [排序] 方塊,向下箭號、 選擇您想要排序依據],您Excel郵件清單中的資料行名稱,然後選擇遞增] 或 [遞減排序順序。

    Word 合併列印的一部分,選擇 [編輯收件者清單],然後選擇 [調整收件者清單] 底下的 [排序]。

  3. (選用)選擇次要鍵] 方塊向下箭號,選擇您想要排序的第二個資料行的名稱,然後選擇遞增] 或 [遞減排序順序。

  4. (選用)如果您需要新增要作為排序依據的其他資料行名稱,請重複步驟 3。

  5. 選擇[確定] ,請參閱排序結果。

    Word 合併列印收件者清單的排序結果的一部分。

    附註: 依字母順序遞增現在可以收件者清單。

篩選收件者清單

您可以篩選您的郵寄清單,若要查看您想要包含在合併列印收的件。篩選,例如,可能會傳回記錄特定縣/市] 中的人員或清單項目會在特定的價格。

下列步驟,在您定義用來篩選您的郵寄清單的條件。篩選會使用簡單的準則 (運算式) 根據您對評估您所定義的資料存在的選擇。

  1. 在 [調整收件者清單,請選擇 [篩選] 和篩選和排序] 對話方塊即會開啟。

  2. 在 [篩選記錄] 索引標籤上選擇向下鍵、 [欄位] 方塊,然後選擇資料行名稱Excel郵寄清單您想要使用的第一層級篩選條件中。

    附註: [篩選] 索引標籤的格式等有四個資料行的表單。從左到右,資料行皆為條件、 欄位、 比較運算子及使用者定義的符合準則。

  3. 選擇 [向下鍵、 [比較] 方塊,然後選擇等於或另一個比較選項。

  4. [比較值] 方塊中,輸入您想要在 [欄位] 方塊,以符合選取範圍的資料。

  5. (選用)若要新增第二層級篩選,在最左邊的欄中,請執行下列其中一項︰

    • 選擇以確保符合兩個篩選條件,,然後重複步驟 2 至步驟 4。

    • 選擇以確定篩選條件符合時,然後重複步驟 2 至步驟 4。

    Word 合併列印的一部分,選擇 [編輯收件者清單],然後在 [調整收件者清單] 底下,選擇 [篩選]。

  6. 重複步驟 5,視需要。

  7. 選擇[確定]完成,然後再檢視 [篩選記錄的結果。

    Word 合併列印收件者清單以套用篩選的結果的一部分。

尋找收件者

您可以搜尋郵件清單並尋找特定的收件者或收件者共用相同的屬性,例如姓氏、 郵遞區號或數字的成員資格的群組。

  1. [合併列印收件者] 對話方塊的 [在 [調整收件者清單,請選擇 [尋找收件者]。

  2. 尋找的項目] 對話方塊中,在 [尋找] 方塊中輸入您想要搜尋您的郵寄清單中的屬性名稱

    若要尋找收件者的 [尋找項目] 對話方塊中輸入名稱。

  3. 查詢,請執行下列其中一項︰

    • 接受預設的 [所有欄位] 選項。

    • 選擇此欄位,然後在下拉式清單中,選擇您想要搜尋的資料行名稱。

  4. 選擇 [尋找下一步]。

    附註: 如果找到相符項目至搜尋項目,則會醒目提示您的郵寄清單中的項目。選擇 [尋找下一筆一次,然後如果另一個相符項目已存在,它也會醒目提示。

另請參閱

觀看進階使用合併列印的下一個層級的免費訓練影片說明排序及篩選合併列印功能變數、 customising personalised 訊息合併及插入自訂合併功能變數。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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