排定與其他人的會議

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以傳送會議邀請給一或多個人員。Outlook追蹤接受要求並封鎖會議的行事曆上的時間。當您建立會議邀請時,您可以新增附件,設定位置,並使用 [排程小幫手選擇會議的最佳時間。

您要做什麼?

當您安排新會議時,您可以設定的會議主題,選擇 [出席者,然後指定會議的時間和管道將會發生。回覆會議邀請會顯示在 [收件匣中。

  1. 在 [常用] 索引標籤的 [新增] 群組中,執行下列其中一項︰

    • 收件匣中,選擇 [新項目>新的會議

      若要排程的會議,請在 [常用] 索引標籤的 [新增] 群組中選擇新的項目,然後會議。

    • 在 [行事曆] 中,按一下 [新增會議]

      功能區上的 [新增會議] 命令

    提示: 您也可以使用鍵盤快速鍵 Ctrl + Shift + Q,若要建立新的會議邀請。

  2. 在 [] 方塊中,您可以新增與會者]。

    附註: 您也可以新增,或移除 — 出席者時使用 [會議] 索引標籤上的 [顯示] 群組中的 [排程小幫手]

  3. [主旨] 方塊中,把會議目的告知收件者。

  4. 在 [位置] 方塊中,判斷收件者會保留此會議的位置。

    提示: 如果您使用Microsoft Exchange 帳戶,請按一下 [檢查可用性及保留聊天室的聊天室]。

  5. 選擇下列其中一項:

    • 輸入特定的開始和結束時間,請在 [開始時間] 和 [結束時間] 清單中,按一下 [會議開始和結束時間。

    • 全天事件,選取 [全天要事] 核取方塊和事件會顯示為完整 24 小時制事件,則延續午夜午夜。

    附註: 如果您想要安排會議根據其他的時區會議] 索引標籤的 [選項] 群組中,按一下 [時區

  6. 在會議邀請] 訊息方塊中,您可以輸入您要共用的收件者的任何資訊。

    提示: 您也可以附加檔案。在 [插入] 索引標籤中,選擇 [附加檔案],然後選擇您要新增至會議邀請中的檔案。

  7. 按一下 [排程小幫手]和 [排程小幫手的 Exchange 帳戶可協助您找到您的會議的最佳時間分析時的收件者和會議的資源,例如會議室。

    提示: 如果您不使用Exchange帳戶,請按一下 [排程]。

  8. 選擇下列其中一項:

    • 按一下 [新增與會者,然後輸入必要選擇性資源] 方塊中的 [收件者的姓名、 電子郵件地址或資源名稱 (以英文分號)。

      提示: 如果您不使用Exchange帳戶,按一下 [新增其他人>從通訊錄新增

    • 在 [搜尋] 方塊中輸入潛在的出席者的名稱,按一下 [移至、 在結果清單中,選擇一個名稱,然後按一下必要選擇性資源

    附註: 

    • 垂直線表示會議開始和結束的時間。您可以按一下並拖曳垂直線,藉此設定新的開始與結束時間。

    • 針對Exchange帳戶空閒/忙碌方格會顯示可用的出席者。綠色垂直線代表開始的會議。紅色垂直線代表結束的會議。

      Outlook 空閒/忙碌方格

  9. Exchange帳戶的 [會議室尋找工具] 窗格會包含建議的最佳的會議 (當可以使用大部分的出席者時) 時間。若要選取的會議時間,請按一下 [建議時間] 區段中的 [會議室尋找工具] 窗格中的 [時間建議或空閒/忙碌方格上,選擇一次。

  10. 新增與會者後,若要切換回會議邀請,請按一下功能區的 [約會]

    附註: 之後如果您不想要將會議設為週期性,選擇 [傳送],或如果您已新增至會議本文的詳細資訊,請選擇約會,您已設定的會議時間。

  11. 選擇下列其中一項:

    • 如果您不想要將此設為週期性會議,請按一下 [傳送]。

    • 如果您想要將此設為週期性會議,請移至將會議設為週期性

  1. 按一下 [會議] > [週期性]

    功能區上的 [週期] 命令

    附註: 若要將會議排定為定期重複使用的鍵盤快速鍵 Ctrl + G。

  2. 選擇所需週期模式選項,然後按一下 [確定]

    附註: 當您新增至會議邀請,會議系列會議] 索引標籤變更週期模式。

  3. 若要傳送會議邀請,按一下 [傳送]

您要做什麼?

  1. 在 [檔案] 功能表上指向 [新增],然後按一下會議邀請

    附註: 若要建立新的會議邀請中使用的鍵盤快速鍵 Ctrl + Shift + Q。

  2. 在 [主旨] 方塊輸入說明。

  3. 在 [位置] 方塊中,輸入描述或按一下 [選擇使用 Microsoft Exchange 自動排程有空的聊天室

  4. 在 [開始時間結束時間] 清單,選取 [開始和結束時間的會議。如果這是全天事件,請選取 [全天要事] 核取方塊。

    全天事件是則延續午夜午夜完整 24 小時制事件。

    附註: 根據預設,您的電腦系統的目前時區設定用來安排會議。如果您想要安排會議根據其他的時區,[會議] 索引標籤的 [選項] 群組中,按一下 [時區

  5. 輸入您想要共用的收件者、 附加任何檔案或建立會議工作區的任何資訊。

    For more information about Meeting Workspaces, see the See Also section.

  6. 在 [會議] 索引標籤的 [顯示] 群組中,按一下 [排程小幫手]。

    排程小幫手]可協助尋找您的會議的最佳時間。

  7. 按一下 [新增其他人],然後按一下 [從通訊錄新增

  8. 在 [選取出席者及資源] 對話方塊中,在 [搜尋] 方塊中輸入人員或您想要邀請加入會議的資源的名稱。如果您要搜尋其他欄] 選項,然後按一下 [ Go]。

  9. 從結果清單中,選取名稱和必要選擇性或 [資源],按一下,然後按一下[確定]

    必要選用的出席者會出現在 [會議] 索引標籤的 [] 方塊,並顯示在 [位置] 方塊中的資源

    空閒/忙碌方格會顯示與會者可否出席會議的狀態。 綠色垂直線代表會議開始。 紅色垂直線代表會議結束。

    空閒/忙碌格線

    [建議時間] 窗格中,找出最佳您定義為大部分的出席者都可以時間的會議時間。最佳的會議時間會出現在窗格頂端。若要選取任何建議的時間,按一下 [建議時間] 窗格中的時間建議。手動也可以選擇一次空閒/忙碌方格上。

    [建議的時間] 窗格

  10. 如果您想要讓會議 recur 中,在 [會議] 索引標籤的 [選項] 群組中按一下 [週期]選取週期模式,,再按一下[確定]

    當您將循環模式新增至會議邀請時,[會議] 索引標籤會變成 [週期性會議]

  11. 在 [會議] 索引標籤的 [顯示] 群組中,按一下 [約會]。

  12. 按一下 [傳送]。

  1. 開啟您想要變更的會議。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 變更非系列會議的選項   

      • 變更您想要變更的選項,例如主旨、地點和時間。

      • 按一下 [傳送更新]

    • 變更系列中所有會議的選項   

      • 按一下 [開啟系列]。

      • 變更任何選項,例如主旨、 地點和您想要變更的時間。

      • 若要變更週期選項,請在 [週期性會議] 索引標籤的 [選項]群組中,按一下 [週期],變更的選項,例如時間、 [循環模式] 或 [循環範圍],然後按一下[確定]

      • 按一下 [傳送更新]

    • 變更系列內的一個會議的選項   

      • 按一下 [開啟此項目]。

      • 在 [週期性會議] 索引標籤上變更的選項,例如主旨、 地點和您要的時間。

      • 按一下 [傳送更新]

提示: 在行事曆,您可以將會議拖曳至不同的日期,和您也可以按一下的描述文字,按下 F2,然後輸入您的變更來編輯主旨。

  1. 開啟您想要將設為週期性的會議。

  2. 在 [會議] 索引標籤的 [選項]群組中,按一下 [循環

  3. 按一下頻率,每日每週每月,或每年— 的方法,您可以想會議。 若要重複發生,然後選取頻率的選項,然後再按一下[確定]

  4. 按一下 [傳送更新]

  1. 建立或開啟您想要設為私人的會議。

  2. 在 [會議] 索引標籤的 [選項]群組中,按一下 [選項],然後再按一下私人

重要: 您不應使用 [私人] 功能來防止其他人的存取會議、 連絡人或工作的詳細資料。若要確保其他人無法讀取您已標示為私人的項目,請授與他們讀取您的行事曆連絡人工作資料夾的權限。若要存取您的資料夾的讀取權限的人員無法使用程式設計方式或其他電子郵件應用程式,來檢視私人項目的詳細資料。只有在您與您所信任的人員共用資料夾時,請使用私用的功能。

請執行下列其中一項操作:

  • 您將建立的所有新會議   

    • 在 [工具] 功能表中,按一下 [選項]。

    • 若要自動開啟或關閉新的會議提醒,請選取或清除 [預設提醒] 核取方塊。

    • 如果您選取此核取方塊,輸入您想要顯示提醒會議之前的時間量。

  • 針對現有的會議   

    • 如果為週期性會議,請開啟會議] 或 [系列。

    • 若要開啟 [會議] 索引標籤的 [選項] 群組中,開啟或關閉提醒訊息中,選取 [] 或 [列出的提醒時間]。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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