排定與其他人的會議

排定與其他人的會議

您可以傳送會議邀請給一或多位人。 Outlook 會追蹤接受要求的人員, 並在行事曆上為會議預留時間。 當您建立會議邀請時, 您可以新增附件、設定位置, 以及使用 [排程小幫手] 來選擇最佳的會議時間。

排程會議

  1. 以下列其中一種方式建立會議邀請:

    • 從 [收件匣] 中, 選取 [新增專案] > [會議], 或使用鍵盤快速鍵Ctrl + Shift + Q

      若要排定會議,請在 [常用] 索引標籤上,選擇 [新增] 群組中的 [新項目],然後選擇 [會議]。

    • 在 [行事曆] 中, 選取 [新增會議] 或使用鍵盤快速鍵Ctrl + Q

      功能區上的 [新增會議] 命令

    • 從收件匣中的電子郵件訊息中, 選取 [回復會議] 按鈕。

      從電子郵件訊息中, 選取 [回復會議]。
  2. 以下列其中一種方式新增出席者:

    • 將您的出席者新增至會議邀請的 [] 行, 然後跳到步驟4。

    • 如果您使用的是 Office 365 或 Exchange 帳戶, 請使用 [排程小幫手] 來查看出席者時程表。

  3. 在 [排程小幫手] 中, 按一下您名稱下方的方塊, 然後輸入出席者的名稱或電子郵件地址, 或按一下 [新增出席者] 按鈕來顯示您的通訊錄。

    按一下 [排程小幫手] 中出席者名稱旁的圖示, 即可將特定出席者標示為所需的出席者、選用的出席者或資源。 當您開始輸入出席者的名稱時, Outlook 會根據您已達到或最近電子郵件的人員, 為您提供建議。 從清單中選擇要新增出席者的名稱。

    您可以根據需要或選擇性來標示出席者。
  4. 新增會議主題、開始時間和結束時間, 以及地點。

    在 Outlook 2016 和 Outlook for Office 365 中, 您可以開始輸入位置的名稱 (例如,第四個咖啡廳或會議室23), Outlook 就會尋找位置相符的專案。 選取其中一個建議來選擇該位置, 或繼續輸入以輸入其他位置。

    提示: 如果您使用的是Microsoft Exchange 帳戶或 Office 365 電子郵件帳戶, 請按一下 [排程小幫手], 然後按一下 [會議室尋找工具], 查看可用性及保留會議室。 如需詳細資訊, 請參閱在 Outlook 中使用 [排程小幫手] 和 [會議室尋找工具]。

  5. 若要在會議邀請中附加檔案, 請在 [插入] 功能表上, 選取 [附加檔案], 然後選擇您要新增的檔案。

  6. 如果您不想將它設為週期性會議, 請按一下 [傳送]。 否則, 請參閱將會議設為週期性

將 Outlook Mobile 與電腦版 Outlook 搭配使用, 以取得額外的功能。 如果您使用的是 iOS 版 Outlook, 您的行動裝置就能在您隨時離開約會時提醒您。

開啟保留時間

  1. 在 iOS 版 Outlook 中, 選取 [設定], > [離開] 時間

  2. 選取支援的帳戶, 然後使用滑杆以啟用時間離開。

附註: Android 版 Outlook 尚不提供保留的時間。 只支援 Office 365、Outlook.com 及某些 Gmail 帳戶。

避免出席者轉寄會議

如果您使用的是 Office 365, 當您建立會議邀請時, 您可以避免會議出席者將會議邀請轉寄給其他人。 升級到版本1808之後, 每月通道客戶都可以使用這個新的選項。

  • 在您傳送會議邀請之前, 請選取 [回應選項] >允許轉寄] 來切換出席者是否能轉寄會議邀請。

請參閱禁止轉寄會議以深入瞭解。

  1. 按一下 [會議] > [週期性]

    功能區上的 [週期] 命令

    附註: 使用鍵盤快速鍵 Ctrl + G 來排程會議, 定期重複進行。

  2. 選擇所需週期模式選項,然後按一下 [確定]

    附註: 當您在會議邀請中新增定期模式時, [會議] 索引標籤會變更為 [會議系列]。

  3. 若要傳送會議邀請,按一下 [傳送]

將人員新增至現有的會議

您可以將其他出席者新增至現有的會議。

如果您是會議擁有者:

  1. 按兩下以開啟會議, 然後使用 [] 行或 [排程小幫手] 新增一或多人至會議。

  2. 按一下 [傳送], 然後選取下列其中一項:

    • 只傳送更新至新增或刪除的出席者。

    • 傳送更新給所有出席者。

如果您不是會議擁有者

  1. 開啟會議邀請。 在功能區的 [回應] 群組中, 選取 [回復], 然後選取 [轉寄]。 在會議邀請中新增一或多個收件者。

  2. 按一下 [傳送]。 會議擁有者會收到您已轉寄會議邀請給其他人的通知。 如需詳細資訊, 請參閱轉寄會議

儘早結束會議

如果您使用的是 Outlook for Office 365, 您現在可以讓 Outlook 在幾分鐘後提前結束會議。 這可協助您在會議間的旅行時間內建立。 您可以在一個小時與會議的一小時內, 為會議選擇不同的持續時間。

  1. 選取 [檔案] >選項> 行事> 行事曆選項

  2. 選取 [提前結束約會與會議] 核取方塊。

    已選取 [行事曆選項] 對話方塊的 [提早結束約會與會議] 核取方塊
  3. 使用下拉式清單來選取會議時間不超過1小時及一個小時或更長的分鐘數, 然後按一下[確定]

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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