排定與其他人的會議

排程會議

1. 以下列其中一種方式建立會議邀請:

   • 從 [收件匣] 中, 選取 [新增專案] > [會議], 或使用鍵盤快速鍵Ctrl + Shift + Q。

     

   • 在 [行事曆] 中, 選取 [新增會議] 或使用鍵盤快速鍵Ctrl + Q。

     

   • 從收件匣中的電子郵件訊息中, 選取 [回復會議] 按鈕。

     

2. 以下列其中一種方式新增出席者:

   • 將您的出席者新增至會議邀請的 [至] 行, 然後跳到步驟4。

   • 如果您使用的是 Office 365 或 Exchange 帳戶, 請使用 [排程小幫手] 來查看出席者時程表。

3. 在 [排程小幫手] 中, 按一下您名稱下方的方塊, 然後輸入出席者的名稱或電子郵件地址, 或按一下 [新增出席者] 按鈕來顯示您的通訊錄。

   按一下 [排程小幫手] 中出席者名稱旁的圖示, 即可將特定出席者標示為所需的出席者、選用的出席者或資源。 當您開始輸入出席者的名稱時, Outlook 會根據您已達到或最近電子郵件的人員, 為您提供建議。 從清單中選擇要新增出席者的名稱。

   

4. 新增會議主題、開始時間和結束時間, 以及地點。

   在 Outlook 2016 和 Outlook for Office 365 中, 您可以開始輸入位置的名稱 (例如,第四個咖啡廳或會議室23), Outlook 就會尋找位置相符的專案。 選取其中一個建議來選擇該位置, 或繼續輸入以輸入其他位置。

   提示: 如果您使用的是Microsoft Exchange 帳戶或 Office 365 電子郵件帳戶, 請按一下 [排程小幫手], 然後按一下 [會議室尋找工具], 查看可用性及保留會議室。 如需詳細資訊, 請參閱在 Outlook 中使用 [排程小幫手] 和 [會議室尋找工具]。

5. 若要在會議邀請中附加檔案, 請在 [插入] 功能表上, 選取 [附加檔案], 然後選擇您要新增的檔案。

6. 如果您不想將它設為週期性會議, 請按一下 [傳送]。 否則, 請參閱將會議設為週期性。

如果您使用的是 iOS 版 Outlook, 您的行動裝置就能在您隨時離開約會時提醒您。

開啟保留時間

1. 在 iOS 版 Outlook 中, 選取 [設定], > [離開] 時間。

2. 選取支援的帳戶, 然後使用滑杆以啟用時間離開。

儘早結束會議

如果您使用的是 Outlook for Office 365, 您現在可以讓 Outlook 在幾分鐘後提前結束會議。 這可協助您在會議間的旅行時間內建立。 您可以在一個小時與會議的一小時內, 為會議選擇不同的持續時間。

1. 選取 [檔案] >選項> 行事曆> 行事曆選項

2. 選取 [提前結束約會與會議] 核取方塊。

   

3. 使用下拉式清單來選取會議時間不超過1小時及一個小時或更長的分鐘數, 然後按一下[確定]。