您需要知道撰寫有效的替代文字的所有項目

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如果一張圖片是否就勝過千言萬語,這是什麼值得一看不到? 在我們的數位世界中,就能輕鬆地殘障視力受損錯過重要的資訊,或是令人沮喪和負數的體驗。 例如,假設 「 主題演說演講者簡報傳送查看其會議後的簡報。 簡報包含資訊圖表,以描繪出關鍵點。 不含資訊圖表的描述,與視覺障礙的任何人都無法辨識的資訊圖表,並遺漏的重要資訊。

替代文字 (alt 文字) 是一段描述文字的應用程式或網頁上例如表達的意思和內容的數位的設定] 中的視覺項目。 當螢幕助讀程式,例如 Microsoft 朗讀程式 JAWS 與 NVDA 到達含有替代文字的數位內容時,它們會替代大聲朗讀文字,讓其他人瞭解什麼是螢幕上。 撰寫良好的描述性的替代文字大幅減少模稜兩可,與改善使用者體驗。

別人聽不到文字客觀來說,但 subjectively 理解。 本主題說明如何了解、 撰寫及Microsoft Office產品中使用有效的替代文字。

一群人坐在電腦前

何時應使用替代文字?

影像和圖片

請務必簡潔且更明確的方式傳達的內容,以及影像的目的。 替代文字不應超過一個句子或兩個 — 大部分的時候會執行幾個經過親切體貼地選取的文字。 請考慮功能很重要的影像。 比方說,設定 」、 「 心情上人員的臉部、 色彩或的相對大小,可能是重要的內容。

使用替代文字範例 Windows 版 Word 中的 [替代文字] 窗格。

不要重複以周圍的文字內容作為替代文字,或使用影像的用語,例如「的圖形」或「的影像」。 在下列範例中的替代文字參照至圖像和並未夠描述影像的內容。

不佳的替代文字,在 Windows 版 Word 中的範例。

圖表、 流程圖和圖表

當處理的詳細的資訊,例如資訊圖表,讓物件使用替代文字來提供傳達物件中的資訊。 描述圖表為 ' 橫條圖顯示一段時間的銷售 ',例如,沒有幫助密件人員。 嘗試傳達的見解。例如,「 橫條圖顯示一段時間的銷售。 於 7 月,品牌 A 的銷售超過銷售品牌 B 和保留增加全年。 」

替代文字應該要清楚說明起點、 進度和結束的流程圖。

在 Windows 版 Word 中的圓形圖的替代文字範例。

影片

影片沒有說明其內容需要替代文字來描述的視覺體驗,即使使用者聽到音樂、 背景音效和語音。 替代文字應該描述的內容和用途的視訊。

在理想的情況下,視訊應該包含純粹 visual 和視覺障礙者的人員無法存取的影片元素描述第二個曲目。

何時不應使用替代文字?

裝飾視覺物件

裝飾物件新增視覺效果,但不資訊 (例如,樣式的框線)。 使用螢幕助讀程式的人員會聽到,讓他們知道他們沒有漏掉任何重要的資訊,這些是用來裝飾。 若要標示為裝飾視覺效果,請選取 [標示為裝飾] 核取方塊替代文字] 窗格開啟時。 文字項目欄位會變成灰色。

[替代文字] 窗格的 [標示為裝飾 Windows 版 Word 中已選取的選項。

提示: 如果您將文件匯出為 PDF 時,您有已標示為裝飾任何視覺效果會自動標記為成品,這表示它們時,會忽略螢幕助讀程式瀏覽 Pdf。 

交叉分析篩選器和表格

Microsoft Office協助工具檢查程式不會物件加上標幟,它會遺失替代文字時,如果您不需要為其撰寫替代文字。 交叉分析篩選器和表格是這些物件的範例。

如何新增替代文字至物件?

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下該物件,然後選取 [編輯替代文字]。

      Excel Win32 [編輯替代文字] 功能表的圖形
    • 選取物件。 選取 [格式] > [替代文字]。

      Windows 版 Outlook 功能區上的 [替代文字] 按鈕。
  2. 在 [替代文字] 窗格中,於文字方塊中輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述物件和其內容。

    Windows 版 Word 中的 [替代文字] 對話方塊

Microsoft Office 中使用替代文字的秘訣

  • 請記得要在 [校閱程序期間使用Microsoft Office協助工具檢查程式。 它會檢查所有相關的視覺化內容都有替代文字,也提供您改善您的內容,例如檢查對比率的無障礙存取的其他建議。 若要執行的協助工具檢查程式,只要按一下 [在功能區 [校閱] 索引標籤,再按一下 [檢查協助工具。 如需協助工具檢查程式的詳細資訊,請使用協助工具檢查程式改善協助工具

  • 請勿使用檔案名稱、 重複的文字,或是 Url 為替代文字。 協助工具檢查程式會加上標幟這些因為它們不是視覺障礙人士很有用。 如需詳細資訊,請移至協助工具檢查程式的規則

  • 如果有一組表單語意群組的物件,例如一組相片所有顯示 「 狗 」,指派給整個群組的替代文字。 如果物件有已組成群組的格式設定的原因,將物件取消群組,並指派適當的每個物件的替代文字。

提示: 若要執行拼字檢查並更正您在 [替代文字] 窗格中鍵入的單字,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,然後從建議的替代選取即可。

附註: 如果您已使用Microsoft Office一段時間,您可能已經注意到 [替代文字] 窗格來有兩個欄位標題描述。 現在,我們使用單一描述] 欄位中,它發現有單一欄位是更為簡單且較不清楚,這兩個作者和任何使用螢幕助讀程式使用的內容。

自動替代文字

在 Office 365 中,可以自動產生替代文字。 當您插入圖片時,您可能會看到圖片自動產生的替代文字的底部顯示的列。

在Office 2019,替代文字不是自動產生當您插入圖像。 如果您想要新增自動替代文字,選取 [產生我的描述按鈕在 [替代文字] 窗格中。 根據圖像的內容,有時功能可為您描述性標籤,有時您取得完整的句子。

如果產生自動替代文字,請記得要檢閱和編輯替代文字] 窗格中,並移除例如 」 描述產生高自信 」 那里新增任何註解

使用影像自動產生替代文字的圖像下邊緣 Windows 版 Word 中。

開啟 [自動替代文字]

您可以使用自動替代文字,您必須先啟用 Office 智慧型服務在任何 Office 產品。

  1. 選取檔案>選項>一般,然後核取 [啟用服務已選取 [ Office 智慧型服務] 底下。

  2. 選取 [輕鬆存取] 索引標籤,然後檢查的自動產生替代文字,為我選取 [自動替代文字

關閉自動替代文字

  1. 選取檔案>選項>輕鬆存取,然後取消選取 [自動替代文字]下的 [自動產生的我的替代文字] 選項。

哪裡可以找到替代文字功能的指導方針

取得可協助您撰寫有效的替代文字的其他資源:

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

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