您必須了解如何將 IMAP 信箱移轉到 Office 365

您可以將來源電子郵件系統的使用者信箱內容,移轉到 Office 365。在下列情況下,請使用網際網路訊息存取通訊協定 (IMAP) 來移轉電子郵件:

  • 您的來源電子郵件系統支援 IMAP。

如果這個選項不適用,請參閱將電子郵件移轉到 Office 365 的方法,尋找其他選項。

如需 Windows PowerShell 的步驟,請參閱使用 PowerShell 來執行移轉至 Office 365 的 IMAP 移轉程序

考量事項

請留意以下所述的一些限制。

  • 您只能移轉使用者收件匣或其他郵件資料夾中的郵件。這種類型的移轉不會移轉連絡人、行事曆項目或工作。

  • 您最多可以從使用者信箱移轉 500,000 封郵件 (電子郵件是從最新到最舊的順序進行移轉)。

  • 可以移轉的最大電子郵件為 35 MB。

  • 如果您對來源電子郵件系統的連線數目有所限制,建議您放寬限制,以提升移轉效能。常見的連線限制包括伺服器或防火牆上的用戶端/伺服器連線總數、每個使用者的連線數目,以及 IP 位址的連線數目。

移轉對使用者的影響

若要移轉電子郵件,必須存取來源電子郵件系統中的使用者信箱。如果您知道使用者密碼,或者您可以使用系統管理員認證來存取信箱,那麼除非關閉來源電子郵件系統,否則對使用者並不會有任何影響。

如果您無法存取使用者信箱,就必須重設密碼。這麼做就可以使用您知道的新密碼來存取使用者信箱。如果使用者不知道新密碼,那麼在電子郵件移轉之時或之後,都無法存取舊信箱。如果您要讓使用者存取舊信箱,可以在移轉之後發佈新密碼。

IMAP 移轉如何運作?

IMAP 電子郵件移轉的主要步驟如下所示。

IMAP 電子郵件移轉程序

無論您是從 Gmail 還是另一個 IMAP 系統移轉,這些一般步驟都適用。

  1. 首先,您必須在 Office 365 建立您的使用者,並指派授權給他們。信箱必須存在於 Office 365 以使用 IMAP 移轉。

  2. 準備您的 IMAP 來源電子郵件系統,並取得移轉所需的資訊。如果您計劃要移轉您的網域至 Office 365,請與您的網域註冊機構確認您擁有網域。

    根據您要從哪一種電子郵件服務類型移轉而定,您可能需要設定某些設定,或者只要記錄電子郵件伺服器或服務的名稱,供日後使用即可。如果您有自訂網域,則必須先在網域登錄系統驗證您的網域。

  3. 向使用者傳達變更的消息。

    建議您先告訴使用者您要移轉電子郵件,以及移轉電子郵件對他們有何影響。請提供相關資訊讓使用者知道在移轉之前、移轉過程中以及移轉之後,需要完成哪些工作。

  4. 設定系統管理員認證,或取得或重設使用者電子郵件密碼。

    若要執行移轉,必須具備具有權限的系統管理員帳戶,或是每個信箱的使用者名稱和密碼。

  5. 如果您使用將 Google Apps 信箱移轉到 Office 365將其他類型的 IMAP 信箱移轉 Office 365 中所描述的步驟,將會建立一份要移轉的信箱清單 (CSV 檔案)。這些移轉指示均從 Exchange 系統管理中心開始執行,您必須建立一個 CSV 檔案,列出您要移轉之信箱的電子郵件地址、使用者名稱和密碼。

    您也可以使用在系統管理中心預覽進行 IMAP 移轉中所描述的移轉頁面和設定指示,從 Gmail、Hotmail.com 或 Outlook.com 系統移轉信箱。這些步驟適合針對數量不多的使用者 (少於 50 人) 進行郵件移轉。如果您要針對更多使用者移轉郵件,比較合適的方法是使用 CSV 檔案,您可以在該檔案中輸入帳戶的所有資訊。

  6. 將 Office 365 連線到電子郵件系統。

    若要順利移轉電子郵件,Office 365 必須與來源電子郵件系統連線和通訊。做法是讓 Office 365 使用移轉端點,亦即建立該連線所用的設定。

  7. 移轉信箱,然後驗證移轉。

    若要移轉信箱,您必須建立移轉批次,然後啟動移轉。執行移轉批次之後,請驗證電子郵件已經順利移轉。

  8. 將電子郵件設定最佳化 (可省略)。

    您可以進行某些設定,以縮短電子郵件出現在新 Office 365 信箱前的時間。查看最佳化 IMAP 移轉的祕訣

  9. 開始將電子郵件傳遞到 Office 365。

    您需要變更稱為 MX 記錄的 DNS 記錄,好讓電子郵件系統開始將郵件傳遞到 Office 365。

  10. 確認傳遞,然後停止電子郵件同步處理。

    驗證所有電子郵件都會傳遞到 Office 365 之後,您就可以刪除移轉批次,停止來源電子郵件系統和 Office 365 之間的同步處理。

  11. 傳送歡迎信函給使用者。

    您可以讓使用者認識 Office 365,以及如何登入他們的新信箱。

準備好要開始了嗎?

若要順利移轉電子郵件,就得熟悉以下工作:

  • 在 Excel 中建立要移轉的信箱清單。然後在檔案中加入使用者的電子郵件地址、使用者名稱和密碼。

  • 在 Office 365 中使用逐步精靈來設定和啟動移轉程序。

  • 郵件移轉之後,您必須變更組織的 MX 記錄,讓它在移轉完成時指向 Office 365。您的 MX 記錄就是其他郵件系統尋找您電子郵件系統位置的依據。變更 MX 記錄可讓其他郵件系統開始直接傳送電子郵件到 Office 365 中的新信箱。針對許多 DNS 提供者,我們有提供變更 MX 記錄的專用指示。如果您的 DNS 提供者不含在內,或者您想要了解一般指示,我們也提供一般 MX 記錄指示

待您熟悉將信箱移轉到 Office 365 的相關步驟之後,就表示您已經準備好開始行動了。第一步是決定要從哪一個來源電子郵件系統移轉:

請參閱

最佳化 IMAP 移轉的祕訣

深入了解設定 IMAP 伺服器連線

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