快速入門 ︰ 建立會議記錄系統使用 InfoPath 和 SharePoint

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

只要對 Microsoft Office InfoPath 2007 的範例表單範本做一些小小的修改,然後在 Windows SharePoint Services 3.0 網站上建立一個文件庫,您就能建立一個系統,以一致的方式製作會議記錄、將記錄傳送給所有會議出席者,並且將這些記錄儲存到 SharePoint Services 文件庫中。本文將示範如何建立這個系統。

本文內容

概觀

在您開始之前

建立會議記錄系統

更新表單範本

概觀

InfoPath 隨附一份專門用來收集一般會議資料 (例如議程、出席者、討論項目和交辦事項) 的範例表單範本。這個範例表單範本經過設定,您可以透過電子郵件將以此範本為基礎的表單複本傳送給所有會議出席者。

這個範例表單範本的設計可以協助記錄者收集一般會議的必備資料。其中按照邏輯分區排放控制項,方便記錄者收集正確的資料,而且不必再費力收集可以自動產生的資料。控制項的版面配置方式還提供了一致的架構,記錄者不必背下要收集的資料類型,而只需隨著會議進行逐格填空即可。

雖然您可以修改表單範本來收集其他資料,建議您先按原狀使用現有的表單範本,只做一項修改以便將完成的表單儲存到 SharePoint 文件庫。然後,您可以測試這個系統的有效性,並運用您在測驗中學到的知識,配合會議小組的需求修改表單範本。

若要將這個範例表單範本用在您的系統中,請先將範例表單範本發佈到 SharePoint 網站上的新文件庫。在發佈程序中會讓您建立新的文件庫。發佈表單範本並建立新的文件庫後,接者您要修改表單範本以便將完成的表單儲存到新文件庫,並且將表單複本傳送給會議出席者。

這個系統的使用程序如下:記錄者先進入文件庫並根據此表單範本建立新表單。會議進行時,記錄者在表單上的適當控制項中填入資料。會議結束時,記錄者將表單送交至文件庫,表單的複本便會傳送給每一位會議出席者。非會議出席者如需檢視會議記錄,只要進入文件庫並以 InfoPath 開啟該表單即可。

範例表單範本包含下列區段:

包含四個區段的會議議程表單範本

1.標題] 區段包含控制項的名稱、 用途、 位置和會議日期和時間。[日期控制項會自動顯示建立表單的日期。根據預設,[結束時間] 文字方塊控制項會自動顯示的時間就是一個小時晚開始時間的文字方塊控制項中輸入的時間。

2.重複區段包含控制項的名稱和電子郵件地址的每個會議出席者的出席者。當會議記錄送出完成的表單時,列於此部分中的每個出席者會收到一份已完成的表單。

3.討論區項目重複區段內容控制項,為每個簡報者 (引導討論的與會者) 和每個討論區項目的相關附註。簡報者的下拉式清單方塊控制項顯示的 [與會者] 區段中的名稱。

4.動作項目重複區段內容控制項的 [名稱]、 [工作分派的和 [到期日每個動作項目。工作分派的下拉式清單方塊控制項顯示的 [與會者] 區段中的名稱。

如果您還不太熟悉 InfoPath,下列文章可以協助您瞭解一些重要的概念,同時更進一步說明您在完成本文章各工作時會出現的名詞術語。另外,這些連結也會在本文章的對應章節中提供,方便您在完成工作時獲得更多資訊。

  • 表單範本與表單簡介會說明表單範本和表單之間的差異。您要建立一個表單範本。其他人只要使用您的會議記錄系統,都要用根據此表單範本建立表單。

  • 資料來源簡介會說明當您填寫以您表單範本為基礎的表單時,資料存放在何處。

  • 資料連線簡介說明如何取得表單範本為基礎的表單,並將資料傳送。

  • 送出表單資料簡介會說明如何將表單中的資料送交到它在 SharePoint 文件庫的儲存位置。

  • 新增公式至控制項說明如何表單範本為基礎的表單自動計算控制項中的新資料。

  • 若要發佈表單範本簡介說明最後一項工作之前,您必須執行使用者可以填寫表單範本為基礎的表單。

頁面頂端

在您開始之前

您會需要統一資源定位器 (URL),在 [最小值,設計] 權限您可以使用這個系統的 SharePoint 網站的網站集合。您可以在您的網站集合上建立的文件庫,如果您有適當的權限。需要查看的會議筆記的人員將需要讀取您的網站集合的權限。如果您需要建立的文件庫,或設定表單使用者的網站集合的讀取權限的權限,請連絡您的網站集合的管理員。

另外,您至少還要有一個電子郵件地址 (用來接收完成的表單複本) 以及一個設來接收郵件的電子郵件用戶端 (例如 Microsoft Office Outlook 2007),以便測試表單範本。

本文假設您使用 SharePoint Services 的預設組態。

頁面頂端

建立會議記錄系統

若要建立這個系統,需要執行下例操作:

  1. 開啟並儲存範例表單範本。

  2. 發佈範例表單範本,為會議記錄建立新的文件庫。

  3. 修改範例表單範本,將完成的表單儲存到新的文件庫,然後將複本傳送給每一位出席者。

  4. 發佈修改好的表單範本。

  5. 以修改好的表單範本為基礎,建立並送出測試表單,以便測試表單範本和新的文件庫。

開啟並儲存表單範本

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [設計表單範本]

  2. [開啟表單範本] 底下,按一下 [自訂範例]

  3. [自訂範例] 下方,按兩下 [範本 - 會議議程]

  4. 按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存]。

  5. 如果 InfoPath 顯示有關發佈表單範本的訊息,請按一下 [確定]

  6. [另存新檔] 對話方塊中,指定您要存放表單範本的位置。

  7. [檔案名稱] 方塊中,輸入表單範本的名稱。

  8. [檔案類型] 清單中,按一下 [InfoPath 表單範本],然後按一下 [儲存]

發佈表單範本

在發佈程序中,您將會建立新文件庫。

若要進一步瞭解發佈表單範本,請參閱簡介發佈表單範本

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈]。

  2. 在「發佈精靈」的第一頁,按一下 [至 SharePoint 伺服器 (使用或不使用 InfoPath Forms Services 皆可)],然後按 [下一步]

  3. 在精靈下一頁的 [輸入 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 網站的位置] 方塊中,輸入您在 SharePoint 網站上的網站集合 URL,然後按 [下一步]。例如,如果要使用 URL 為 http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly 的網站集合,請在方塊中輸入 http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly

  4. 在下一頁按 [文件庫],然後按 [下一步]

  5. 在下一頁按 [建立新的文件庫],然後按 [下一步]

  6. 在下一頁輸入新文件庫的名稱和描述,然後按 [下一步]

  7. 接受建議的欄,然後按 [下一步]

  8. 在精靈的最後一頁,驗證所顯示的資訊正確無誤,然後按一下 [發佈]

  9. 按一下 [關閉]。

    表單範本成功發佈後,您會在精靈的最後一頁收到確認訊息。

請記下新文件庫的 URL;本文章稍後將用到這個資訊。網站集合的 URL 再加上斜線 (/) 和文件庫的名稱,即為新文件庫的 URL。例如,如果您在 URL 為 http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly 的網站集合中建立一個名為「MeetingNotes」的新文件庫,新文件庫的 URL 就是 http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes

修改表單範本

本節會說明如何執行下列操作:

  • 加入新的「送出資料連線」,將完成的表單儲存到新文件庫。

    若要瞭解更多有關提交資料連線,請參閱簡介資料連線

  • 變更資料連線選項,以便將完成的表單儲存到文件庫,並且將完成的表單複本傳送給每一位會議出席者。

  • 設定表單範本,在送出後關閉表單。

如果要進一步瞭解如何送出以表單範本為基礎的表單,請參閱送出表單資料簡介一文。

加入新的送出資料連線

在這一節中,您要建立新的送出資料連線,連往新的文件庫。而且,還要設定資料連線以獨特的名稱儲存表單。表單名稱將會是會議標題加上表單建立日期。

開始建立資料連線
  1. 按一下 [工具] 功能表的 [資料連線]

  2. 在 [資料連線] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  3. 按一下「資料連線精靈」中的 [建立新連線至],然後按一下 [送出資料],再按一下 [下一步]

  4. 在精靈的下一個頁面上,按一下 [ SharePoint 網站上的文件庫],然後再按 [下一步在 [資料連線精靈] 中選取送出資料的目的地

  5. 在精靈下一頁的 [文件庫] 方塊中,輸入您在上一節建立的文件庫 URL。例如,如果要使用 URL 為 http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes 的文件庫,請在 [文件庫] 方塊中輸入 http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes

    下一節會逐步引導您如何定義獨特的表單名稱,該程序要在精靈的這一頁完成,所以請先不要按 [下一步]

定義獨特的表單名稱

表單範本會將表單以預設的名稱儲存到文件庫。如果您使用預設名稱,新文件庫只會儲存一份完成的表單。在這一節中,您要設定資料連線,以便儲存以此表單範本為基礎的表單,並且使用由會議標題和會議日期組成的名稱。方法是建立一個使用 XPath 函數的公式。

若要瞭解公式和函數的詳細資訊,請參閱新增公式至控制項

  1. 按一下 [插入公式] 按鈕圖像

  2. [插入公式 ] 對話方塊中,按一下 [插入函數]

  3. [插入函數] 對話方塊的 [類別] 清單中,按一下 [文字]

  4. [函數] 清單中,按一下 [concat],再按一下 [確定]

  5. [公式] 方塊中,按兩下第一個 [按兩下以插入欄位] 執行個體。

    按兩下以插入第一個欄位,做為表單名稱的一部分

  6. [選取欄位或群組] 對話方塊中,開啟 [會議]、按一下 [會議標題],再按一下 [確定]

    在 [選取欄位或群組] 對話方塊中選取 [會議標題] 欄位

  7. [公式] 方塊中,按一下第二個 [按兩下以插入欄位] 執行個體將其選取 (不要按兩下)。

    按兩下以插入破折號字元,做為表單名稱的一部分

  8. 輸入雙引號 ("),後面加上破折號 (-),再加上另一個雙引號。

    插入一個破折號字元,做為表單名稱的一部分

  9. 按兩下第三個 [按兩下以插入欄位] 執行個體。

    按兩下以插入另一個欄位,做為表單名稱的一部分

  10. [選取欄位或群組] 對話方塊中,開啟 [會議]、按一下 [會議日期],再按一下 [確定]

    在 [選取欄位或群組] 對話方塊中選取 [會議日期] 欄位

    [插入公式] 對話方塊的內容看起來應該像這樣:

    在 [插入公式] 對話方塊中完成的公式,可以建立表單名稱

  11. 若要檢查公式的語法是否正確,請按一下 [插入公式] 對話方塊中的 [檢查公式]。

  12. 如果公式中不包含任何錯誤,請按一下 [確定] 以關閉對話方塊。

完成資料連線設定
  1. 在精靈中按 [下一步]

  2. 輸入此資料連線名稱] 方塊中,在精靈的下一個頁面上輸入這個的描述性名稱送出資料連線。

  3. 確認 [摘要] 區段中的資訊正確,然後按一下 [完成]

  4. 按一下 [關閉]。

  5. 按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存]。

變更送出選項,同時使用兩個送出資料連線

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [送出選項]。

  2. 在 [送出選項] 對話方塊中,選取 [允許使用者傳送此表單核取方塊。

  3. 按一下 [使用規則執行自訂動作],然後按一下 [規則]。

  4. 在 [送出表單的規則] 對話方塊,按一下 [新增]。

  5. 按一下 [新增動作]

  6. [動作] 方塊中,按一下 [使用資料連線送出]

  7. [資料連線] 清單中,按一下您在上一節建立的文件庫資料連線,然後按一下 [確定]

  8. 按一下 [新增動作]

  9. [動作] 方塊中,按一下 [使用資料連線送出]

  10. [資料連線] 清單中按一下 [主要資料送出],然後按一下 [確定]

    您將使用 [主要資料送出] 資料連線,將表單複本傳送給每一位出席者。

  11. 在 [規則] 對話方塊的 [名稱] 方塊中,輸入送出規則來識別您剛剛建立的規則。

  12. 按兩次 [確定]

設定表單範本,在送出後關閉表單

  1. [送出選項] 對話方塊中,按一下 [進階]

  2. [送出後] 清單中,按一下 [關閉表單]

  3. 按一下 [確定]。

  4. 按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存]。

發佈表單範本

您需要將修改後的表單範本發佈到文件庫,才能部署修改內容。

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈]。

  2. 在「發佈精靈」的第一頁,按一下 [至 SharePoint 伺服器 (使用或不使用 InfoPath Forms Services 皆可)],然後按 [下一步]

  3. 在精靈下一頁的 [輸入 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 網站的位置] 方塊中,輸入您的文件庫在 SharePoint 網站集合中的位置,然後按 [下一步]

  4. 在下一頁按 [文件庫],然後按 [下一步]

  5. 在下一頁按 [更新現有文件庫中的表單範本]

  6. [要更新的文件庫] 清單中按一下您的文件庫,然後按 [下一步]

  7. [下一步]

  8. 在下一頁驗證所顯示的資訊正確無誤,然後按一下 [發佈]

    表單範本成功發佈後,您會在精靈的最後一頁收到確認訊息。

測試表單範本和網站

  1. 在「發佈精靈」最後一頁,按一下 [開啟此文件庫],然後再按一下 [關閉]

  2. 在文件庫中,按一下 [新增]

  3. 按照會議記錄的方式,填寫表單。當您在 [開始時間] 文字方塊控制項中輸入時間後,按 TAB 鍵移到下一個控制項。InfoPath 會自動填寫 [結束時間] 文字方塊控制項。

  4. [出席者] 區段的 [電子郵件] 方塊中,輸入會議出席者的電子郵件地址。如果要加入其他出席者和電子郵件地址,按一下 [新增與會者]

  5. 在 InfoPath 工具列上,按一下 [送出]

  6. 在對話方塊中,確認顯示的電子郵件地址正確。

  7. 按一下 [傳送],再按一下 [確定] 以關閉對話方塊。

您的會議記錄應該會顯示在文件庫中,而且也會透過新的電子郵件訊息送達您的電子郵件收件匣。

建立並送出一些以此表單範本為基礎的表單來測試系統後,您可以開始使用這個系統來儲存及散佈您的會議記錄。

頁面頂端

更新表單範本

當其他人試用您的新系統建立和儲存會議記錄後,您可能需要根據其他人的意見反應變更表單範本的設計。如果要變更表單範本的設計,需要執行下列操作:

  1. 從文件庫開啟表單範本並按需要修改表單範本,然後儲存變更。

  2. 發佈表單範本,認可您對文件庫所做的變更。

從文件庫開啟表單範本

  1. 開啟文件庫。

  2. 按一下 [設定],然後再按一下 [表單庫] 設定。

  3. 在 [一般設定] 底下,按一下 [進階設定]。

  4. [範本 URL] 方塊底下的 [文件範本] 區段中,按一下 [編輯範本]

  5. 如果 InfoPath 顯示有關發佈表單範本的訊息,按一下 [是]

修改表單範本後,在發佈前先儲存表單範本。

發佈表單範本

對表單範本進行任何修改後,必須將修改後的表單範本發佈到文件庫。

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈]。

  2. 在「發佈精靈」的第一頁,按一下 [至 SharePoint 伺服器 (使用或不使用 InfoPath Forms Services 皆可)],然後按 [下一步]

  3. 在精靈下一頁的 [輸入 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 網站的位置] 方塊中,輸入您的文件庫在 SharePoint 網站集合中的位置,然後按 [下一步]

  4. 在下一頁按 [文件庫],然後按 [下一步]

  5. 在下一頁按 [更新現有文件庫中的表單範本]

  6. [要更新的文件庫] 清單中按一下您的文件庫,然後按 [下一步]

  7. [下一步]

  8. 在下一頁驗證所顯示的資訊正確無誤,然後按一下 [發佈]

  9. 按一下 [關閉]。

    表單範本成功發佈後,您會在精靈的最後一頁收到確認訊息。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×