從 Outlook 通訊錄匯入或連結到連絡人

從 Outlook 通訊錄匯入或連結到連絡人

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Access 和 Outlook 是管理個人和商務連絡人的絕佳程式。 因此,您可能會想要將連絡人資料從 Outlook 匯入或連結到 Access。

如需反向程序 (將連絡人從 Access 匯出到 Outlook) 的詳細資訊,請參閱匯出連絡人到 Outlook 通訊錄一文。

您想要做什麼?

使用 Exchange/Outlook 精靈匯入或連結到 Outlook 連絡人

使用文字檔匯入連絡人

使用 Exchange/Outlook 精靈匯入或連結到 Outlook 連絡人

您可以使用 [Exchange/Outlook 精靈] 匯入或連結到 Outlook 連絡人資料。 如果您匯入資料,Access 會建立 Outlook 資料複本,然後將它放到 Access 資料表中。 無論您是在兩者之中的哪個程式做出資料變更,都不會影響另一個程式中的資料。 相比之下,如果您使用連結選項,Access 會維護 Outlook 資料的連結。 在 Access 中做出的資料變更會反映在 Outlook 中,反之亦然。

  1. 匯入/連結精靈的位置會根據您的 Access 版本而稍有不同。 選擇符合您 Access 版本的步驟:

    • 如果您是在 [外部資料] 索引標籤上最新版的 Office 365 訂閱版本的 Access 或 Access 2019 中匯入 & 連結] 群組中,按一下 [新增資料來源>從其他來源> Outlook 資料夾.

    • 如果您使用的是 Access 2016、Access 2013 或 Access 2010,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯入與連結] 群組中的 [其他] 按鈕以顯示選項下拉式清單,然後按一下 [Outlook 資料夾]。

  2. 在 [取得外部資料 - Outlook 資料夾] 對話方塊中,選取您想要的選項,然後按一下 [確定]。

    選取以匯入、附加或連結到 Outlook 資料夾。

  3. 在 [Exchange/Outlook 精靈] 對話方塊中,選取包含您想要的連絡人的資料夾或通訊錄,然後按一下 [下一步]。

    連結 Exchange/Outlook 精靈

    1.展開頂端的 [信箱] 資料夾。

    2.選取包含您要匯入到 Access 的連絡人的資料夾。

    附註: 連結 Exchange/Outlook 精靈的外觀會根據您的 Access 和 Outlook 版本而稍有不同。 因此,以上螢幕擷取畫面可能不會完全符合您在應用程式中看到的畫面。

  4. 依照精靈的其餘頁面上的指示進行。

執行完精靈後,Access 會匯入或連結到您指定的連絡人資料。

頁面頂端

使用文字檔匯入連絡人

如果您無法使用精靈 (例如,如果精靈無法匯入您需要的欄位),您可以嘗試從 Outlook 將連絡人匯出為文字檔,然後將該文字檔匯入到 Access。

步驟 1:將 Outlook 連絡人匯出到文字檔

在 Outlook 中執行下列步驟:

  1. 匯出精靈的位置會根據您的 Outlook 版本而稍有不同。 選擇符合您 Outlook 版本的步驟:

    • 如果您使用 Outlook、 Outlook 2019、 Outlook 2016 或 Outlook 2013 的訂閱版本,在 [檔案] 索引標籤上按一下 [開啟 & 匯出,然後按一下 [匯入/匯出]

    • 如果您用的是 Outlook 2010,請按一下 [檔案] > [選項]。 在 [Outlook 選項] 對話方塊中,按一下 [進階],然後再按一下 [匯出] 區段底下的 [匯出]。

    附註: 如需匯出 Outlook 資料的完整探討,請參閱將電子郵件、連絡人和行事曆匯出或備份到 Outlook .pst 檔案

  2. Outlook 隨即開啟 [匯入及匯出精靈]。

  3. 在 [匯入及匯出精靈] 上,選擇 [匯出至檔案],然後按一下 [下一步]。

  4. 選取 [定位鍵分隔值 (Windows)],然後按一下 [下一步]。

  5. 選取您要匯出到 Access 的連絡人資料夾,然後按一下 [下一步]。

  6. 使用副檔名 .txt 來輸入檔案的名稱。

    附註: 根據預設,Outlook 會將檔案儲存到您的預設文件資料夾。 若要將檔案儲存到其他位置,請按一下 [瀏覽],然後瀏覽到您要儲存檔案的資料夾。

  7. 在精靈的下一頁中按一下 [完成]。

Outlook 會將所選資料夾的內容匯出到文字檔。

步驟 2:將連絡人資料匯入到 Access

  1. 開啟您要匯入資料的 Access 資料庫。

  2. 匯入/連結文字精靈的位置會根據您的 Access 版本而稍有不同。 選擇符合您 Access 版本的步驟:

    • 如果您使用的是最新版 Office 365 的 Access 或 Access 2019 訂閱版本,請在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下 [新增資料來源] > [從檔案] > [文字檔]。

    • 如果您使用的是 Access 2016、Access 2013 或 Access 2010,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯入與連結] 群組中的 [文字檔]。

  3. 在 [取得外部資料 - 文字檔] 對話方塊中,按一下 [瀏覽]。

    選取以匯入、附加或連結到文字檔。

  4. 選取您在上述程序中建立的檔案,然後按一下 [開啟]。

  5. 選取 [匯入來源資料至目前資料庫的新資料表],然後按一下 [確定]。

  6. 在 [匯入文字精靈] 中,選取 [分隔符號],然後按一下 [下一步]。

  7. 在精靈的下一頁中,確認您已依下表所示設定選項:

    選項

    選擇欄位分隔符號

    Tab

    第一列是欄位名稱

    已選取

    文字辨識符號

    " (雙引號)

  8. 依照精靈的其餘頁面上的指示進行。

    執行完精靈時,Access 會匯入文字檔。

    如需有關如何從文字檔匯入資料到 Access 的詳細指示,請參閱匯入或連結到文字檔中的資料

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