從 Google 試算表改用 Excel

正在從 Google 試算表改用 Excel Online 嗎?本指南將回答幾個相關的常見問題,協助您順暢轉換。

附註: 本指南中所述的功能和資訊適用於 Office 365 提供的 Excel。

Excel 和 Office 365 可讓您以兩種方式建立及編輯試算表:

  1. 在網頁瀏覽器中使用 Excel Online 輕鬆進行共同作業。

  2. 使用 Excel 傳統型應用程式以使用更多功能。

網頁瀏覽器中的 Excel Online,以及 Excel 傳統型應用程式

我可以和其他人編輯相同的試算表嗎?

按一下您要開啟的檔案,然後再按一下右上角的 [共用] 即可這麼做。您也可以在 Excel Online 中與他人共同編輯相同的檔案。這項功能稱為共同撰寫,而且也可透過行動裝置使用 (無法在 Mac 上使用;Excel 傳統型應用程式的共同撰寫功能目前僅供預覽)。

[共用] 按鈕

Excel Online 與 Google 試算表之間的主要差異為何?

主要差異在於當您開啟檔案後,會在頂端看到一列索引標籤,而不是工具列和功能表。這列索引標籤稱為「功能區」,包含所有的按鈕和工具。

Excel Online 中的 [常用]、[插入]、[資料]、[檢視] 索引標籤

其他差異*

工作

Excel

Google 試算表

共同作業

  • 從瀏覽器或電腦共用檔案

  • 從瀏覽器共同撰寫 (傳統型應用程式的共同撰寫功能目前僅供預覽)

  • 在編輯簡報時與小組成員交談

  • 利用密碼保護檔案

  • 從瀏覽器共用檔案

  • 從瀏覽器共同撰寫

  • 在編輯簡報時與小組成員交談

編輯

  • 離線編輯

  • 在 Chrome 中離線編輯

格式設定

  • 使用條件式格式設定、樣式、佈景主題和色彩配置來設定格式

  • 使用條件式格式設定、字型和間距來設定格式

建立

  • 新增公式、樞紐分析表、文字、影像和建議的圖表

  • 自動填入儲存格 (快速填入)

  • 建立資料視覺效果 (圖表,包括樞紐分析表和 SmartArt)

  • 撰寫巨集

  • 使用快速分析工具、連線到外部資料來源,以及建立資料模型

  • 使用 [筆跡] 直接在檔案中撰寫

  • 範本

  • 新增公式、文字、影像和圖表

  • 撰寫巨集

  • 範本

*差異是以 G-Suite Basic 版本和 2017 年 5 月的 Microsoft Office 365 E3 方案為基礎。

有了 Office,您可以透過任何網頁瀏覽器使用 Excel Online,或者在電腦上順暢地切換到 Excel 2016 以使用豐富的編輯功能。

如需詳細資訊,請參閱 Windows 版 Excel 2016 的新功能

如果您與其他人共用了活頁簿,您和共用對象可以在 Excel Online 中共同編輯相同的檔案。這稱為共同撰寫,這項功能也可在特定版本的 Excel App 中使用。以下是與其他人共同作業的祕訣。

從 OneDrive.com 中開始

就像用來儲存檔案的 Google 雲端硬碟一樣,OneDrive.com 是儲存您檔案的新位置。請前往該網站,使用您的學校或公司帳戶登入,然後按一下 [新增] > [Excel 活頁簿]。

OneDrive 的 [新增] 功能表,Excel 活頁簿命令

共用您的活頁簿

  1. 選取 [共用]。

  2. 輸入共用對象的名稱或電子郵件地址。

  3. 選取 [可以編輯] 或 [可以檢視]。

  4. 您可視需要輸入訊息,然後選取 [共用]。

您可以選取 [取得連結] 來建立可複製到電子郵件的連結,或選取 [共用對象] 來停止共用。

[共用] 按鈕

共同撰寫活頁簿

共用檔案之後,您可與他人同時編輯簡報。

  • 為獲得最佳體驗,請在 Excel Online 中共同作業以查看即時變更。

  • 在 [共用] 底下,您會看到正在編輯檔案的人員名稱。

  • 彩色儲存格會顯示目前每個人正在文件中進行作業的確切位置。按一下某個色彩即可查看正在編輯該儲存格的人員。

針對不同人員套用不同色彩的儲存格、放在人員圖示上的游標、顯示的名稱

新增、編輯、刪除及顯示註解

  • 新增註解 - 在 [插入] 或 [檢閱] 索引標籤上選取 [註解],輸入您的註解,然後選取 [張貼]。

    如果儲存格包含註解, 系統會在其角落顯示紅色的小型三角形。

  • 編輯 - 選取 [檢閱] > [編輯註解]。

  • 刪除 - 選取 [刪除註解] 或是在  註解內選取。

  • 顯示 - 選取 [檢閱] > [顯示註解]。

新增、編輯、刪除及顯示命令

在編輯簡報時交談

  1. 如果有其他人正在編輯您的檔案,選取 [交談] 即可開啟交談視窗。

  2. 輸入一些文字,然後按 Enter。

關閉檔案後您的交談內容便會遺失。如果您想要保留交談記錄,以便在日後繼續進行,請在 Teams 中與您的同事交談。

在文件中進行交談

在文件中進行交談 - 3

以下是 Excel Online 的快速逐步說明。您會發現 Excel Online 的使用方式相當直覺,而且與您先前使用的同類產品類似。

為檔案命名

在頂端,您會發現 Excel Online 會自動為活頁簿命名為活頁簿 1 (或是活頁簿 2 或活頁簿 3...)。如何為檔案取個更有意義的名稱:

  1. 按一下目前的名稱。

  2. 輸入所需的名稱。

    請記住,如同 Google 試算表,系統會自動儲存您在 Excel Online 中進行的任何動作 (包括為檔案命名以及編輯儲存格)。

按一下檔案名稱的游標

進行工作

為檔案命名之後,您就可以進行一般工作:輸入資料、新增格式設定、輸入公式、建立圖表等等。您可以在頂端的索引標籤使用這些功能。

如果您發現索引標籤佔用了過多空間,只要按兩下索引標籤即可摺疊功能區,為您提供更多空間。

[插入] 索引標籤、[圖表] 功能表

使用傳統型應用程式進行編輯

如果 Excel Online 缺少您需要的功能,您可以隨時切換到完整的 Excel 傳統型應用程式編輯檔案。如何切換到傳統型應用程式:

  1. 按一下 [在 Excel 中編輯]。

    Excel 應用程式會隨即啟動並開啟檔案。

  2. 繼續工作。

    應用程式儲存您所做的變更時,變更內容也會一併儲存到 OneDrive。因此您不必進行 [另存新檔] 的動作並重新上傳檔案。

[在 Excel 中編輯] 按鈕

您會發現 Google 試算表與 Excel Online 不太一樣。以下是協助您輕鬆轉換到 Excel Online 的一些祕訣。

祕訣 1:[常用] 索引標籤包含您需要的項目

[常用] 索引標籤包含:[剪下]、[複製]、[貼上]、[貼上格式設定] 按鈕;[格式設定] 選項 (例如字型、對齊方式和數值格式);插入列/欄;加總及排序

[常用] 索引標籤包含您最常使用的按鈕和功能:剪貼簿按鈕 (例如剪下、複製、貼上) 和格式設定選項 (例如色彩、對齊和編號格式)。

請務必查看 [常用] 索引標籤的右側,您可使用當中的選項來插入列和欄、加總數字以及進行排序。

祕訣 2:[插入] 索引標籤適用於表格、圖表等等

[插入] 索引標籤是用於插入特定內容的位置,例如表格、圖表、超連結等等。

如果您需要插入列、欄和儲存格,則請移至 [常用] 索引標籤的右側。

[插入] 索引標籤、[圖表] 功能表

祕訣 3:需要表單嗎?就從問卷開始吧

如果您想插入用於收集資料的表單,請先在 OneDrive 中建立問卷,方法是按一下 [新增] > [Excel 問卷]。這樣您會有一份問卷,以及一個用於從問卷收集資料的活頁簿。

[新增] 功能表、Excel 問卷命令

祕訣 4:同時凍結欄和列

如果您想同時凍結欄和列,請選取您要凍結之列底下的儲存格,以及您要凍結之欄右側的儲存格,然後按一下 [檢視] > [凍結窗格] > [凍結窗格]。

[檢視] 索引標籤、[凍結窗格] 功能表、[凍結窗格] 命令

祕訣 5:您可以使用表格進行篩選

如果您需要篩選,請按一下表格內部的資料,然後按一下 [插入] > [表格]。系統隨即顯示篩選按鈕供您使用。

[插入] 索引標籤、[表格] 按鈕、[篩選] 功能表

祕訣 6:讓 [自動加總] 功能偵測要加總的範圍,您不必自行選取

如果您在連續的儲存格中輸入了數字,那麼 [自動加總] 按鈕 [自動加總] 按鈕 會簡化加總程序。它會自動偵測要加總的範圍。在此範例中,[自動加總] 偵測到儲存格 C2 到 C7 需要加總。您不需要像是在使用 Google 試算表時,在儲存格參照中輸入任何內容。

使用 [自動加總] 按鈕自動偵測到的儲存格範圍

祕訣 7:離線工作

就像 Google 雲端硬碟 App,OneDrive App 會將檔案同步處理到您的電腦。開啟檔案總管或 Mac Finder 時,您會在左側看到 OneDrive 資料夾。您可將檔案複製到這個資料夾、移動當中的檔案等等。當您中斷網際網路連線時,您可在離線情況下開啟並編輯這些檔案。當您重新連線時,這些檔案會同步處理到 OneDrive。

Windows 檔案總管、OneDrive 資料夾、Excel 檔案

使用操作說明搜尋取得協助

  1. 選取位於畫面上方的 [告訴我您想要執行的動作]。

  2. 輸入您想要執行的動作。

    例如,輸入 freeze 以了解如何凍結窗格來鎖定列或欄。

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