從 Gmail 改用 Outlook 郵件

從 Gmail 改用 Outlook 郵件,然後按照這些有關如何透過 Outlook 傳送、閱讀及整理電子郵件的快速指示開始共同合作。

您的瀏覽器不支援視訊。請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

附註: 本指南中所述的功能和資訊適用於 Office 365 提供的 Outlook 郵件。

差異*

電子郵件在 Outlook 與 Gmail 中最顯著的差異:

  • 在 Outlook 中,您使用 [資料夾] 來整理郵件。在 Gmail 中,您使用 [標籤] 來整理郵件。

  • 在 Outlook 中,您使用 [規則] (了解做法) 來對內送郵件自動執行動作,並使用 [篩選] (了解做法) 來排序及篩選郵件。在 Gmail 中,您使用 [篩選器] 來對內送郵件自動執行動作。

  • 如果您已在 Gmail 中設定 [簽名] 或 [休假回覆],您將需在 Outlook 中使用 [電子郵件簽名] 和 [自動回覆] (了解做法) 來重新建立這些設定。

工作

Outlook

Gmail

整理郵件

  • 使用資料夾將郵件組成群組

  • 使用 [規則] (了解做法) 對內送郵件自動執行動作

  • 使用 [篩選] (了解做法) 排序及篩選郵件

  • 定義及套用自訂 [類別]

  • 使用 [標籤] 將郵件組成群組

  • 使用 [篩選器] 對內送郵件自動執行動作

  • 預先定義的 [類別]

共同作業

  • 在郵件中共用檔案 (了解做法)

  • 使用 @提及獲得某個人員的注意 (了解做法)

  • Office 365 群組已整合到 [收件匣]

  • 傳送儲存在 [雲端硬碟] 中的檔案連結

  • 使用 @提及獲得某個人員的注意

清理收件匣

  • 刪除郵件

  • 封存郵件

在任何裝置上取得電子郵件

  • 瀏覽器

  • Windows

  • Mac

  • iOS/Android

  • 瀏覽器

  • iOS/Android

*差異是以 G-Suite Basic 版本和 2017 年 5 月的 Microsoft Office 365 E3 方案為基礎。

如需 Outlook 電腦版、線上版和行動裝置版的差異資訊,請參閱比較 Outlook 2016、Outlook 網頁版,以及 iOS 版與 Android 版 Outlook

如需 Windows 版和 Mac 版 Outlook 的差異資訊,請參閱比較 Mac 版 Outlook 2016 與 Windows 版 Outlook 2016

在郵件中共用檔案

  1. 選取 [新增] > [電子郵件訊息]。

  2. 選擇 附加圖片或檔案

  3. 選擇您要共用的檔案,然後選取 [下一步]。

  4. 如果檔案儲存在 C: 磁碟機,請選取 [上傳並附加為 OneDrive 檔案],將該檔案上傳到您的 OneDrive 並傳送連結。

    如果檔案已在您的 OneDrive 上,請選取 [附加為 OneDrive 檔案] 來傳送連結。

在 Outlook.com 或 Outlook 網頁版中,將檔案附加至電子郵件和行事曆活動

顯示 [上傳並附加為 OneDrive 檔案] 選項的 [附件] 對話方塊螢幕擷取畫面。

使用 @提及獲得某個人員的注意

  1. 您可以在電子郵件訊息的內文或行事曆邀請中輸入 @ 符號,並輸入該連絡人姓氏或名字的前幾個字母。

  2. 從清單選擇您要提及的連絡人。

    根據預設,系統會列出全名。您可以刪除部分提及的姓名,例如只保留連絡人的名字,但刪除其他部分。

  3. 系統會將提及的連絡人新增到電子郵件或會議邀請的 [收件者] 列。

附註:@提及僅適用於使用 Exchange Server 2016、Exchange Online 或 Outlook.com 的收件者。

Outlook 新電子郵件對話方塊螢幕擷取畫面,在郵件文字中顯示 @mention。

在瀏覽器中啟動 Outlook Online。如果您需要更多 Outlook 功能,請開啟 Outlook​​ 電腦版,並參閱 Outlook 2016 快速入門

如果您是 Mac 使用者,請參閱 Mac 版 Outlook 2016 說明

依 [交談] 或 [郵件] 檢視來檢視郵件

  • 選取 [篩選] > [顯示為] > [交談],以單一交談對話或往來書信的形式檢視相關郵件。

  • 選取 [篩選] > [顯示為] > [郵件],以個別檢視相關郵件。

顯示已選取 [篩選] > [顯示為] > [交談] 的 [收件匣] 螢幕擷取畫面。

使用篩選來排序及顯示郵件

Gmail 篩選器和 Outlook 篩選的功能有一些差異:

  • 當您在 Outlook 中篩選項目時,您可以選擇要顯示哪些項目,但不會對它們套用任何動作,例如將它們移至另一個資料夾或轉寄。您可以使用 Outlook [規則] 對內送郵件自動執行動作。

  • 在 Gmail 中,您使用 [篩選器] 來對內送郵件自動執行動作。

若要使用 Outlook 篩選:

  1. 選取 [篩選],然後選取篩選準則、[排序方式] 準則,以及是否要在 [交談] 或 [郵件] 檢視中顯示郵件。

已選取 [篩選] > [排序方式] > [寄件者] 的 [收件匣] 螢幕擷取畫面。

建立 [規則] 以處理及篩選內送郵件

Gmail 和 Outlook 都使用 條件/執行此動作 的模型來處理內送電子郵件並對它們執行動作。Gmail 將此功能稱為篩選器,而 Outlook 將此功能稱為規則。

  1. 建立規則:

    • 若要根據特定電子郵件訊息建立規則,請以滑鼠右鍵按一下該郵件,然後選取 [建立規則…]。

    • 若要建立新規則或編輯現有規則,請選取 [設定] 按鈕。 > [郵件] > [自動處理] > [收件匣和整理規則],然後選取 [收件匣規則] 中的 [+]。

  2. 為這個規則命名。

  3. 選擇您希望規則執行的動作,然後選取 [確定]。

已選取 [更多指令] > [建立規則…] 的電子郵件訊息螢幕擷取畫面。

傳送自動回覆

  1. 選取 [設定] [設定] 按鈕。 > [自動回覆]。

  2. 選擇 [傳送自動回覆]。

  3. 輸入將傳送回覆的開始時間和結束時間,並輸入要回覆的文字。

    您可以選擇是否要自動封鎖這段期間的行事曆,並拒絕您不在期間的任何已排定會議。

  4. 選取 [確定]。

已選取 [自動回覆] 之 [說明] 畫面的螢幕擷取畫面。

建立簽名

  1. 選取 [設定] [設定] 按鈕。 > [郵件] > [版面配置] > [電子郵件簽名]。

  2. 建立簽名。

    套用格式設定,或使用訊息方塊頂端的按鈕來新增連結和圖形。

  3. 選取 [在我傳送的郵件上自動包含我的簽名]。

  4. 選取 [儲存]。

簽名畫面的螢幕擷取畫面。

使用焦點收件匣排列重要郵件的優先順序

焦點收件匣會將您的收件匣分為兩個索引標籤:[焦點] 及 [其他]。您最重要的電子郵件會出現在 [焦點] 索引標籤中,其他郵件則會在 [其他] 索引標籤中;這些郵件依然容易存取,只是不會妨礙您處理重要事項。

  • 若要開啟 [焦點收件匣],請選取 [設定] 按鈕。 > [顯示設定] > [焦點收件匣]。

  • 若要變更整理郵件的方式,請從收件匣選取 [焦點] 或 [其他],然後以滑鼠右鍵按一下您要移動的郵件。

    如果要從 [焦點] 移至 [其他],而且只想移動選定的郵件,請選擇 [移至其他]。如果您希望該寄件者以後傳來的所有郵件一律移至 [其他] 索引標籤,則請選擇 [永遠移至其他]。

    如果要從 [其他] 移至 [焦點],而且只想移動選定的郵件,請選擇 [移至焦點]。如果您希望該寄件者以後傳來的所有郵件一律移至 [焦點] 索引標籤,則請選擇 [永遠移至焦點]。

已選取 [篩選] > [顯示焦點收件匣] 的 [收件匣] 螢幕擷取畫面。

封存郵件

您可以封存已回覆或已執行過動作的郵件以將收件匣保持簡潔,而不需要將這些郵件刪除或移至特定資料夾。從搜尋方塊或瀏覽到 [封存] 資料夾仍可輕鬆找到封存的項目,而且仍可透過手機或其他裝置上的 [封存] 資料夾取得這些項目。

  1. 在收件匣中選擇一或多封郵件,然後選取工具列上的 [封存]。

[收件匣] 螢幕擷取畫面,顯示郵件上的右鍵功能表,且已選取 [封存]。

使用操作說明搜尋取得協助

  1. 選取 [?]

  2. 在 [告訴我您想要執行的動作] 方塊中輸入您想要執行的動作。

Outlook 網頁版 [說明] 窗格螢幕擷取畫面,顯示 [操作說明搜尋] 方塊。
擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×