使用 SharePoint Online 在小組內容上共同作業 (刪除)

建立機密文件庫

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您可以針對特殊用途新增文件庫,例如為機密文件提供額外的保護。資訊版權管理 (IRM) 可保護文件在下載後不會遭到未經許可的發佈。提供額外的保護是一個非常簡單的工作,只要在文件庫上設定提醒即可查看並記錄存取的人員。

附註: 若要使用 IRM,Office 365 系統管理員必須先啟用它。如需詳細資訊,請參閱在 SharePoint 系統管理中心設定資訊版權管理 (IRM)

附註: 您必須是 [設計者] 群組中的成員或具備 [參與者] 權限才能修改小組網站。變更小組網站最安全的做法是在小組網站下建立並使用子網站。如需詳細資訊,請參閱在現有網站下建立子網站

建立機密文件的文件庫
  1. 使用公司或學校帳戶登入 Office 365,然後瀏覽至您的小組網站 (在 App 啟動器 App 啟動器按鈕 按一下 [網站],再找出您小組網站的位置)。

  2. 按一下 [網站設定] [設定] 圖示 > [新增 App]。

  3. 在您的 App 頁面上,選擇 [文件庫]。

  4. 輸入新文件庫的名稱 (例如 ConfidentialDocs),然後選擇 [建立]。

    您的新文件庫會顯示在 [快速啟動] (頁面側邊或頂端的導覽連結) 的 [最近] 下。

  5. 若要在文件庫上設定 IRM,請執行下列動作:

    1. 在文件庫中,按一下 [文件庫] > [文件庫設定],然後在 [設定] 頁面按一下 [資訊版權管理]。

    2. 按一下 [限制在此文件庫下載的權限]。

    3. 在 [建立權限原則標題] 方塊中輸入名稱,例如公司機密。

    4. 在 [新增權限原則描述] 方塊中輸入描述,例如僅供內部使用:請勿與其他人討論

    IRM 設定
  6. 按一下 [確定]。

設定此文件庫​​的提醒
  1. 使用公司或學校帳戶登入 Office 365,然後瀏覽至您的小組網站 (在 App 啟動器 App 啟動器按鈕 按一下 [網站],再找出您小組網站的位置)。

  2. 在文件庫中,按一下 [文件庫] > [提醒我] > [設定此文件庫​​的提醒],接受所有預設設定,然後按一下 [確定]。

    文件庫提醒設定
使用文件庫提醒執行更多動作 (額外分數!)
  1. 按一下 [提醒程式庫] > [提醒我] > [設定此文件庫​​的提醒]。

  2. 在 [提醒標題] 下輸入機密文件庫。

  3. 在 [傳送提醒給] 下,新增一或兩個也要收到提醒的小組使用者。

  4. 在 [傳送提醒給我的時間] 下,按一下 [其他人變更文件]。

  5. 在 [何時要傳送提醒] 下,選取 [傳送每日摘要資訊]。

想要更多資訊嗎?

將資訊版權管理套用至清單或文件庫

建立提醒或訂閱 RSS 摘要

我的經理要求我提升機密文件的安全性。

資訊版權管理 (IRM) 可保護文件在下載後不會遭到未經許可的發佈。

首先,建立新的文件庫。按一下 [設定] 圖示,然後按一下 [新增 App]。

選擇 [文件庫],並輸入名稱 ConfidentialDocs,然後按一下 [建立]。

新文件庫會出現在 [快速啟動] 功能表的 [最近] 底下。

按一下 [ConfidentialDocs] 以開啟文件庫。

選取 [文件庫] 索引標籤,然後選取 [文件庫設定]。

在 [設定] 頁面按一下 [資訊版權管理]。

選取 [限制此文件庫的下載權限]。

在 [建立權限原則標題] 中,輸入「公司機密」。

在 [新增權限原則描述] 下方,輸入「僅供內部使用。請勿與其他人討論。」按一下 [確定]。

此外:只要為這個文件庫設定提醒,系統就會在有人存取這些文件時發出通知。

在快速啟動功能表中,按一下 [ConfidentialDocs]。

選取 [文件庫] 索引標籤,按一下 [提醒我],然後選擇 [設定此文件庫的提醒]。

選擇預設設定,然後按一下 [確定]。

現在上傳到這個文件庫的所有文件都會受到保護。

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