在 Outlook 中建立更易於存取的電子郵件訊息

在電子郵件中新增易於存取的表格和清單

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為文字新增結構 (例如項目符號清單和表格),有助於在螢幕助讀程式和點字打字機中傳達文字的順序和關聯性。

建立項目符號清單

  1. 選取 [郵件] > [項目符號]。

  2. 在獨立的段落中輸入每個清單項目。若要結束清單,請按兩次 Enter。
    或者,選取現有文字,然後選取 [郵件] > [項目符號]。

建立編號清單

  1. 選取 [郵件] > [編號]。

  2. 在獨立的段落中輸入每個清單項目。若要結束清單,請按兩次 Enter。
    或者,選取現有文字,然後選取 [郵件] > [編號]。

建立表格

  1. 選取您要新增表格的位置。

  2. 選取 [插入] > [表格],然後選取您想要的欄數和列數。

  3. 在表格中新增文字。

設定易於存取的表格的格式

  1. 選取表格中的任何位置,然後移至 [設計]。

  2. 選取您想要的設計功能,例如 [標題列]、[帶狀列] 和 [首欄]。

  3. 若要查看更多 [表格樣式],請選取 [設計] > [更多] 按鈕。

    第一個六種表格樣式和可查看所有表格樣式的 [更多] 按鈕的螢幕擷取畫面
  4. 選取具有強烈對比色彩的樣式。

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有時電子郵件訊息中所包含的資訊,需要用比單純文字更複雜的結構來呈現。

透過建立項目符號清單或表格,您可以更有效地傳達文字中的順序和關聯性。

舉例來說,您可能會傳送一份與某個共用專案有關的重要項目清單給某人,

但手工清單會難以閱讀,而且協助工具也會難以正確地處理。

Outlook 和 Word 有專為輕鬆建立清單所設計的內建功能,且能讓使用螢幕助讀程式和點字打字機的人更易於存取,以便正確地朗讀內容。

舉例來說,在這裡螢幕助讀程式會唸出:

「清單、1、開啟新的電子郵件訊息、輸入您的清單項目、然後選取它們。

2、移至 [郵件]、[項目符號]」。

表格能提供更多結構,以便傳達資訊片段之間的關聯性。

您可以在 Outlook 中建立表格,或從其他 Office App (例如 Word) 將表格貼上到 Outlook 中。

Office App 彼此配合,讓螢幕助讀程式能繼續順暢地辨識文字。

這個表格將每月預算表中的每個項目連結到該項目的金額:「房租/貸款」$800 美元,以及「瓦斯」$50 美元。

若要充分利用這個表格的資訊,您必須知道這些欄中有哪些資訊類型。

在這裡我只有 2 欄:項目和金額。

在這些欄頂端的名稱叫做「表格標題」,有時也叫做「欄標題」。

螢幕助讀程式會使用標題中的資訊來定義項目在表格中的位置。

事實上,許多螢幕助讀程式都會為聆聽者重複標題,讓他們隨時都能知道 $120 美元是「信用卡」項目的「金額」。

不過,對螢幕助讀程式而言,「標題」並不只是表格第一列中的文字而已,而是一個特別定義的區域。

我將在這個表格中新增定義的標題,讓螢幕助讀程式以該方式理解「項目」和「金額」,並讓這兩者在視覺上更容易辨識。

選取儲存格之後,移至 [表格工具]…

[設計]...

然後選取 [標題列]。

我同時也會讓 [帶狀列] 和 [首欄​​] 保持選取,因為它們可以讓表格易於所有人閱讀。

接著,為了讓這個表格易於每個人瀏覽,我會挑選具有良好色彩對比的表格樣式。

最後的結果在此!

在 Outlook 中使用內建功能來組織文字資訊,能協助您更有效地將文意傳達給每個人。

如需詳細資訊,請移至 aka.ms/OfficeAccessibility

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