合併列印

合併列印

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首先,我們用一封電子郵件訊息來示範合併列印的運作方式。在一份主要文件中,您可以先附加收件者資訊清單,再新增合併列印功能變數。Word 會自動將收件者的資訊填入至功能變數,並產生每一份文件。

插入合併列印功能變數

  • Word 會包含 [問候行] 與 [地址區塊] 欄位,即新增所有問候或地址欄位,讓您不必一次新增一個欄位。

例如,若要新增標準問候語至您的電子郵件訊息或信件,請使用 [問候行] 合併列印功能變數。

  1. 按一下要新增問候語的位置。

  2. 按一下 [問候行]。

  3. 選擇您要使用的名稱樣式並設定其他選項。

  4. 若要確定欄位的格式設定符合您的需求,請將整個欄位反白,包括每個結尾的標記。

  5. 按一下 [常用],然後檢查字型和字型大小。

  6. 按一下 [行距],確定行距與文件其餘部分的間距相符。

當您加入想要合併的欄位之後,在每個電子郵件訊息中鍵入您想要在合併期間傳送的相同資訊。

新增個別欄位

如果想要新增自訂的問候語或郵寄清單中的其他資訊,您可以一次新增一個欄位。

  1. 在您想要新增合併列印功能變數的文件中按一下。

  2. 按一下 [插入合併功能變數] 旁邊的箭號,然後按一下欄位名稱。

  3. 如果您沒有在清單中看到欄位名稱,請按一下 [插入合併功能變數] 按鈕。

  4. 按一下 [資料庫欄位] 以查看資料來源中的欄位清單。

  5. 按一下您要新增的欄位。

  6. 按一下 [插入]。

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