建立報表

修改並列印報表

您的瀏覽器不支援視訊。請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

即使您的報表包含所有您想要的資訊,報表可能無法表達您的個人品牌。在列印及共用報表之前,請變更外觀並新增商標。

提示: 當對報表進行設計或格式化變更時,請在 [版面配置檢視] 開始進行。若要從 [常用] 索引標籤移到該檢視,請選取 [檢視] > [版面配置檢視]。

  • 若要調整欄位大小,請選取欄位然後拖曳邊緣。

    年度銷售報表產品螢幕程式碼片段

  • 若要移動欄位,請選取欄位,然後將欄位拖曳到新位置。若要在多個欄位之間移動,請按住 Ctrl 同時選取要移動的欄位,然後將欄位拖曳到新位置。

  • 若要在您的資料庫的所有報表和表單中新增視覺佈景主題,請在 [設計] 索引標籤上,選取 [佈景主題]。將滑鼠指標暫時停留在佈景主題上方就能看到它的外觀。若要變更所有色彩和字型,請選取佈景主題。

  • 若要變更欄位的字型樣式,請選取要變更的欄位。接著,在 [格式] 索引標籤上,選取字型、字型大小、字型色彩及對齊方式。

  • 若要在報表中新增背景影像,請在 [格式] 索引標籤上,選取 [背景影像] > [瀏覽]。接著,移到包含該影像的資料夾、選取影像,然後選取 [開啟]。

附註: Access 不會自動儲存設計變更,因此請務必儲存您的工作。在 [快速存取工具列] 上,選取 [儲存]。

使用設定格式化的條件規則醒目提示資料
  1. 選取包含要醒目提示的資料之欄位。
    若要選取多個項目,請按住 Ctrl 並選取欄位或控制項。

  2. 選取 [格式] > [設定格式化的條件]。

  3. 選取 [新增規則],然後選取規則類型。

  4. 針對 [編輯規則描述],輸入您要醒目提示的欄位值範圍。

    [新增格式化規則] 介面的螢幕擷取畫面

  5. 在格式工具列上,選取要用於醒目提示資料的字型樣式和背景色彩。

  6. 若要將規則套用到報表中,請選取 [確定]。

新增商標
  1. 在 [設計] 索引標籤上,選取 [商標]。

  2. 若要將影像新增到報表頂端,請移到包含該影像的資料夾、選取影像,然後選取 [開啟]。

    • 若要調整商標大小,請選取影像控點並拖曳,直到商標變成您想要的大小為止。

    • 若要移動商標,請選取商標並拖曳,直到商標位於您想要的位置為止。

預覽及列印報表
  1. 選取 [檔案] > [列印] > [預覽列印]。

    • 若要逐頁瀏覽報表,請選取 [頁] 箭號。

    • 若要查看較大或較小的預覽,請選取 [縮放] 按鈕。

  2. 若要變更邊界,請選取 [邊界],然後選取邊界大小。

  3. 如果您對報表的外觀感到滿意,請選取 [列印],然後指定列印選項。 如果需要,請變更印表機並選取要列印的份數。

  4. 若要列印報表,請選取 [確定]。

想要更多資訊嗎?

Access 中的報表簡介

Excel 訓練課程

Outlook 訓練

假設您已經建立一份基本資料庫報表了。

報表以相當多元化的方式顯示您所需的資訊。

但在列印出來與其他人共用之前,您可能想再稍微調整一下。

若要開始進行一些基本變更,請選取 [檢視] 底下的箭號,然後選取 [版面配置檢視]。

您可以在 [設計檢視] 和 [版面配置檢視] 中進行設計或格式變更,不過在 [版面配置檢視] 中調整控制項大小可能會更容易,因為您可看到資料。

若要調整控制項大小,請選取它,然後拖曳邊緣直到變成您想要的大小。

請注意,當您變更某個控制項的標籤時,其他的標籤也會隨之變更。

若要移動控制項及它的標籤,請將它們選取,並拖曳到新的位置。

若要開啟操作功能表並查看更多報表格式設定選項,請選取一個控制項,然後按下 Shift+F10 或以滑鼠右鍵按一下控制項。

請使用這個功能表來變更版面配置、變更群組或排序順序、開啟屬性表等。

若要查看更多報表選項,請選取 [屬性]。

[屬性表] 會列出許多您可在報表中調整的選項。

您也可以變更控制項中文字的對齊方式。

因為 Access 不會自動儲存設計變更,請在 [快速存取工具列] 上選取 [儲存]。

醒目提示報表資訊的絕佳方式是使用「設定格式化的條件規則」。

假設您想要醒目提示 2015 年 1 月到 3 月的出貨訂單。

以 [版面配置檢視] 顯示報表,選取您要醒目提示的控制項。

若要選取多個項目,請按住 Ctrl 鍵,然後選取控制項。

選取 [格式],然後選取 [設定格式化的條件]。

在對話方塊中,選取 [新增規則]。

我們先將規則類型保持為 [檢查目前記錄中的值或使用運算式]。

另一種規則類型則會使用資料橫條比較各個值。

我們輸入要醒目提示的值範圍。

在下面,我們指定這些值的格式。

讓我們將它們設為具有背景色彩的粗體字。

這裡顯示設定格式化條件的值的外觀。選取 [確定]。

Access 會將規則套用到您的報表。

若要讓您的報表更吸引人,且容易閱讀,請自訂色彩和字型。

以 [版面配置檢視] 顯示報表,選取 [設計],然後選取 [佈景主題] 底下的箭號。

指向某個佈景主題,以查看它在您報表中呈現的樣子。

找到適合您的佈景主題之後,請選取它。Access 會將它套用到您的報表。

如果您只想變更色彩,請選取 [色彩],然後選取您要的配置。

如果您只想變更字型,請選取 [字型],然後選取您要的選項。

若想要更專業的效果,您可以加入組織的標誌或其他影像做為報表的頁首。

以 [版面配置檢視] 顯示報表,選取 [設計],然後選取 [標誌]。

瀏覽到影像檔案,然後選取 [確定]。

Access 會在報表的頁首加入標誌。

如有需要,可以將標誌大小調整成您想要的尺寸。

也可以將標誌移到想要放置在頁首中的位置。

您也可以考慮在報表中加入背景影像,例如,標誌的浮水印或是招牌產品的相片。

如果您使用 [報表精靈​​] 或 [報表] 工具建立報表,今天的日期和頁碼會顯示在頁首或頁尾。

但如果您使用 [報表設計​​] 或 [空白報表​​] 工具來建立報表,就不會定義頁首或頁尾。

若要新增或變更頁碼,請選取 [設計],然後選取 [頁碼]。

指定頁碼的格式、位置和對齊方式。

若要新增、變更或移除頁首或頁尾中的日期,請選取 [日期] 和 [時間]。

指定是否要包含日期或時間,如果是,請挑選格式。

準備好要列印報表時,請先確認報表的外觀正確無誤。

依序選取 [檔案]、[列印]、[預覽列印​​]。

視需要使用 [預覽列印​​] 索引標籤上的命令來調整報表。

您可以放大或縮小,以便更清楚地看到報表,或是變更邊界或頁面方向。

當您對報表的外觀感到滿意時,請在 [預覽列印] 索引標籤上選取 [列印]。

指定 [列印] 對話方塊中的任何選項,例如要使用哪台印表機和列印份數。選取 [確定]。

Access 會列印出您修改後的報表。

現在您擁有一份看起來清楚、專業,且其他人都容易理解的報表了。

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