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使用 SharePoint Online 在小組內容上共同作業

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每當有任何小組一起合作時,總會有很多摩擦。解決方法是讓小組定期使用 SharePoint Online 小組網站,以簡化工作、有效率地共同作業以及提升小組生產力。使用這個方法讓小組網站成為您的小組網站,利用核心的共用作業功能,以及安全地與外部合作夥伴共用內容和進行溝通。

本課程所需的內容

本課程說明各種裝置與平台上的 SharePoint Online。您可以依照本課程進行,並透過觀看學習。為善加利用本課程,請嘗試進行單元中的練習,了解您適用的方式。

以下是本課程中使用的應用程式清單,後面接著您所選軟體與裝置適用的安裝指示。

  • SharePoint Online

  • Office Online

無論是在辦公室或在路上,小組成員都可透過 SharePoint Online 小組網站共同作業、互相溝通及共用文件。

還可按需求自訂外觀、風格及功能。

我們可以使用預設的小組網站設定,或根據公司風格變更設計。

只要幾分鐘的時間,就能新增標誌和佈景主題,並挑選特定顏色,調整成所需的外觀。這樣好多了。

為了讓組員將我們的任務銘記在心,我要新增最近造訪客戶的影片和投影片記錄。

在左側內嵌 Office 365 影片入口網站中的參訪影片,並在右側新增 PowerPoint 相片投影片。

小組網站還內建 OneNote 筆記本。

很適合用來追蹤會議筆記、分享想法或收集重要資料。

這樣每個組員都能隨時掌握一致的資訊。

我們在上一場會議中激盪出許多新的問題和想法。

只要在小組網站上新增 [問題追蹤] 清單,即可收集及追蹤所有的相關意見。

內建的資料行很實用,但也可以自行新增。

有些文件需要多一層安全防護。

我可以透過資訊版權管理技術保護新建立的文件庫,避免當中的敏感文件曝光。

甚至可以設定警示,在有人存取這個文件庫時收到通知。

我們與外部夥伴合作關係密切,因此需要在共用檔案的同時,避免對方無意間取得小組網站的存取權。

首先與系統管理員合作,設定具特殊權限的小組網站。

接著讓我成為網站擁有者,為外部夥伴自訂該網站,以便共用內容。

我也會在內部小組網站上建立該網站的連結,方便組員造訪。

外部合作夥伴分散在世界各地,因此小組花了許多時間四處奔波。

但只要能夠存取網路,就能前往我們的小組網站。

無論是在膝上型電腦、平板電腦或行動電話上,SharePoint Online 都可讓組員和合作夥伴保持連繫。

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