新增資料表

使用資料表設計工具建立資料表

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當您使用 [資料表設計] 建立資料表時,您可以更謹慎地設計您的資料庫、設定欄位類型、建立查閱清單,以及建立外部索引鍵與主索引鍵配對。

使用 [資料表設計] 建立資料表

  1. 選取 [建立] > [資料表設計]。

    Access 功能區的 [建立] > [資料表設計] 命令
  2. 在新資料表的第一個欄位中,輸入欄位名稱與資料類型。

    新 Access 資料表的第一個欄位名稱和資料類型
  3. 若要設定資料表的主索引鍵,選取適當欄位的 [欄位名稱] 儲存格,然後選取 [主索引鍵]。

    在新的 Access 資料表中選取主索引鍵欄位

    [主索引鍵] 指示器會出現在欄位名稱的左側。您可以隨時變更主索引鍵,但每個資料表只能有一個主索引鍵。

  4. 選取 [檔案] > [儲存],然後命名資料表。

使用 [資料表設計] 建立及修改資料表時,有更多其他的選項。

在資料工作表檢視和設計檢視之間切換資料表設計工具
  • 為任何已儲存的資料表切換 [設計檢視] 和 [資料工作表檢視]。

  • 指定任意欄位做為資料表的主索引鍵。

  • 使用 [建立器] 來建立運算式或輸入遮罩。

  • 測試驗證規則。

  • 插入和刪除列。

  • 建立查閱清單。

  • 建立、重新命名及刪除資料巨集。

  • 定義關聯和物件相依性。

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您可在 [資料工作表檢視] 或 [資料表設計]檢視中建立資料表。[資料工作表檢視] 的操作很簡單,就像在試算表中輸入資料一樣。但是在 [資料表設計] 檢視中操作時,您可以更謹慎地設計您的資料庫,以及設定您的欄位類型。您也可以建立查閱清單,還可以建立外部索引鍵與主索引鍵配對。

我們在功能區中選取 [建立],然後選取 [資料表設計]。如果您想要使用快速鍵,請按住 Alt 鍵,然後按下您想要使用的命令旁邊的字母。在這個例子中,就是 "C",然後是 TD。

資料表設計工具會啟動並顯示這個新的索引標籤。這是關聯式索引標籤。Access 有幾個這類索引標籤,它們只會在需要時出現。這個索引標籤有插入或刪除欄位的命令,也有設定主索引鍵的命令。

我們要在這個 [欄位名稱] 欄中輸入電話識別碼。從 [資料類型] 清單中,我們選取 [自動編號],然後選取 [主索引鍵]。用滑鼠右鍵按一下資料列也會看到許多相同的命令。同樣地,同時按 Alt 鍵和想要使用的命令旁邊的字母。

我們要在下一個欄位中輸入電話號碼,並選取 [簡短文字] 資料類型。

在下面,我們輸入類型,開始建立查閱清單。選取 [查閱精靈]、輸入我們想要的值,然後選取 [下一步]。只有一欄也沒關係。在第一列中,我們輸入清單的電話號碼類型︰公司手機傳真緊急連絡人住家。選取 [下一步]。欄位已顯示我們輸入的姓名,因此現在選取 [完成] 即可。

我們可將這個欄位設定成另一個獨立的資料表,但是我們不這樣做,因為這個資料量很小。取代的作法是建立一個查閱清單。現在當我們輸入名稱時,只需從剛才設定的清單中挑選正確的值。

最後,我們需要建立外部索引鍵。我們將它命名為客戶識別碼 FK。客戶識別碼是客戶資料表中主索引鍵的名稱,而 FK 則代表外部索引鍵。換句話說,這是指示它是外部索引鍵的縮寫方式,它的主索引鍵則是客戶資料表中的 [客戶識別碼] 欄位。

接下來我們將資料類型設定為 [數值]。這時會顯示資料庫設計規則。主索引鍵和外部索引鍵的資料類型必須相符或相容。我們在這個例子中使用相容的資料類型,因為客戶資料表中的主索引鍵是 [自動編號] 資料類型欄位。

請記住,Access 會控制 [自動編號] 欄位中的值。當您新增客戶姓名時,它會依序編號,而且您永遠無法重複這些連續的值。因為只要客戶有一個以上的電話號碼,外部索引鍵欄位就會有重複的值,所以我們在這裡不想使用 [自動編號] 資料類型。

不過我們需要相容的資料類型,在這個例子中就是 [數值]。其他資料類型,如 [文字],也與索引鍵欄位相容。

儲存您的資料表,將它命名為電話號碼

現在您知道如何在 [資料表設計] 檢視中建立表格,在這個過程中也學到如何建立值清單和外部索引鍵。這樣就大功告成了!

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