建立報表

建立基本報表

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附註: 此頁面上的資訊僅適用於 Access 桌面資料庫。Access Web App 不支援報表。

在與他人共用您的資料庫之前,請以容易理解的格式呈現資訊。使用報表檢視、格式化及摘要您的資料庫中的資訊。

  1. 在 [功能窗格] 中,選取記錄來源。
    報表的記錄來源可能是資料表或具名查詢。它必須包含您要在報表中包括的資料之所有列與欄。

  2. 在 [建立] 索引標籤上,選取要使用的報表工具,而若要建立報表,請按照任何指示進行。

報表工具

描述

報表

建立簡單的表格式報表,包含您在 [瀏覽] 窗格中選取的記錄來源中之所有欄位。

報表設計

在 [設計] 檢視中開啟空白報表,然後新增您需要的欄位和控制項。

空白報表

在 [版面配置檢視] 中開啟空白報表,然後從 [欄位清單] 中選取要新增的欄位。

報表精靈

按照指示指定欄位、群組及排序層次,以及版面配置選項。

標籤

選取標準或自訂標籤大小,您在報表中包括哪些欄位,以及您想要讓這些欄位如何排序。

在報表的欄位中新增群組、排序或合計
  1. 在 [設計檢視] 中,開啟報表。

  2. 如果 [群組、排序與合計] 窗格尚未開啟,請在 [設計] 索引標籤上,選取 [群組及排序]。

  3. 選取 [新增群組] 或 [新增排序],然後選取要群組或排序的欄位。

  4. 若要在群組或排序的行上設定更多選項及新增合計,請選取 [更多]。

想要更多資訊嗎?

建立群組報表或摘要報表

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資料的用意在於與人共用,但是放在資料表裡的原始資料通常不容易理解。

這時資料庫報表就派上用場了。例如,建立報表展示某段期間的資料快照。

檢閱特定記錄的詳細資料,例如包含您所有連絡人電話號碼的簡單報表。

或是摘要顯示您的資料概況,例如在彙總報表顯示最近下了最大的訂單是哪些客戶。

建立桌面資料庫報表的第一步,是為報表選取記錄的來源。

記錄來源必須包含您要在報表中顯示的資料之所有列與欄。

記錄來源可以是單一資料表。但如果資料分散在兩個以上的資料表中,請使用包含這些資料表的具名查詢或內嵌查詢。

在 [功能窗格​​] 中,選取記錄來源的資料表或查詢。

選取 [建立]。您可以在這裡看到建立報表的不同方式。

使用 [報表],您能設計一個簡單的表格式報表,內含您記錄來源的所有欄位。

[報表設計] 會在 [設計] 檢視中開啟一個空白報表。接著,您可以從記錄來源中新增所需的欄位和控制項。

如果您尚未設定記錄來源,請使用 [空白報表] 和 [欄位清單],直接在您的報表設計上新增欄位和控制項。

[標籤] 也是一種報表類型,例如客戶地址標籤,因為它們會以特定格式排列資料表或查詢中的欄位。使用 [標籤] 工具並依照精靈的逐步引導,選取標籤大小、欄位及排序順序。

針對我們現在要建立的報表,請選取 [報表精靈]。這個精靈會引導我們挑選欄位、選取欄位群組或排序,並指定報表的版面配置。

請從 [可用的欄位] 選取您想放在報表中的第一個欄位,然後選取這個向右箭號。

請繼續選取您所選資料來源的可用欄位,並將所需的欄位新增到您的報表中。

並沒有限定您只能使用所選做為記錄來源之某個表格或查詢中的欄位。如有需要,可選取其他相關資料表或查詢中的欄位。

在這裡,可根據您選擇要強調的內容,指定資料呈現的樣貌。讓我們依訂單狀態設定要檢視的報表。

在此頁面,您可以指定分組或將大量資料設成「區塊」,讓它們更容易理解。

選取 [分組選項] 以查看更多關於您剛剛新增的群組層級選項。

在此頁面中,指定排序順序。假設我們要依 [訂單識別碼] 來遞增排序。

選擇 [摘要選項] 以指定您是否要對數值資料完成任何計算。

在這裡,選取您的報表版面配置。

指定報表是直向或橫向,以及欄位是否要調整成符合頁面大小。

為您的報表新增標題。

現在來看看目前所做的報表外觀如何。已經選取 [預覽] 了,所以選取 [完成] 即可。

看起來很不錯。我們可以在 [預覽列印] 索引標籤上進行調整。

完成後,請選取 [關閉​​預覽列印]。

報表會以 [設計] 檢視顯示。

看一下 [功能窗格] 中的 [報表] 清單。您的新報表已新增到報表物件清單了。

雖然一段時間後您可能會想進行一些調整,不過現在您已經有一份可隨時共用,並講述您資料成果的基本報表了。

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