建立 Visio 組織圖

建立 Visio 組織圖

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組織圖 (組織圖) 是階層的報告,通常階層的用來顯示員工、 職稱和群組之間的關係的圖表。

組織圖的範圍可從簡單的圖表,如下列圖例所示,大型及複雜的圖表會根據從外部資料來源的資訊。基本資訊,例如姓名和職稱或詳細資料,例如部門和成本中心,可以顯示您的組織圖中的圖案。您甚至可以在組織圖圖形中新增圖片。

組織圖

建立簡單的組織圖

當您想要使用預設資訊欄位建立小型組織圖時,請遵循下列步驟:

  1. 在 [檔案] 索引標籤上的 [新增組織圖、 選擇 [度量單位] 或 [美制,然後按一下然後按一下 [建立]。

  2. 當您看到 [組織圖精靈] 對話方塊,如果您想要建立只簡單的組織圖自行使用預設資訊欄位時,請按一下 [取消]。

  3. [組織圖] 索引標籤上的選項會顯示各種類型的圖形,您可以使用根據其位置貴組織的成員。

    附註: 瞭解如何新增更多資料至圖形的資訊,請參閱新增資料至圖形

  4. 若要自動連接的圖形,將部屬圖形拖曳到上司圖形,根據您的組織階層圖],或您可以選擇以手動方式使用連接器圖形來連線。輸入的名稱和標題的每一個,然後也如果您要新增成員的圖片]。

  5. 您可以排列使用各種不同的命令和選項在 [組織圖] 索引標籤上的版面配置的組織圖、 圖案、 高度和寬度的圖案,之間的間距。

自動建立新的資料表格中的 [組織圖

如果您想要變更或新增其他資訊,然後預設資訊欄位,您還沒有您的資料在不同的應用程式的檔案,您可以使用這個方法。

  1. 在 [檔案] 索引標籤上的 [新增組織圖、 選擇 [度量單位] 或 [美制,然後按一下然後按一下 [建立]。

  2. 組織圖精靈的第一個頁面上,選取我使用精靈輸入的資訊],然後按 [下一步

  3. 選取Excel分隔的文字,輸入新的檔案的名稱,然後按 [下一步

    附註: 如果您選取Excel時,會開啟 Microsoft Office Excel 工作表範例文字。如果您選取分隔的文字,Microsoft 記事本頁面隨即開啟範例文字。

  4. Excel 或記事本開啟時,作為哪一類的資訊的範例中的範例文字,以包含,並透過內容,並輸入您的資訊。

    重要: 不要刪除名稱] 和 [ Reports_to欄,但您可能會變更、 刪除或新增其他您可能需要用您的組織圖的資料行。

  5. 新增您的資訊後結束 Excel 或記事本檔案,然後按一下 [下一步以繼續進行。

  6. 若要加上您的組織圖的圖片,請選取 [不包含在我的組織圖中的圖片,否則請選擇 [尋找含有您組織的圖片的資料夾。在此頁面上,遵循其餘的指示,然後按一下 [下一步以繼續進行。

  7. 在精靈的最後一個頁面上,您可以指定每個頁面上顯示組織中有多少。您可以選擇 [我想要指定每個頁面上顯示組織中有多少,或您可以讓精靈自動定義每個頁面,選取 [我想要自動將我的組織圖,跨頁面精靈

  8. 如果您想要的超連結,進行員工圖形同步處理頁面上,選取頁面上的超連結員工圖形頁面上的同步處理員工圖形的選項。

  9. 您所做的所有選項之後,請按一下 [完成]。

    附註: 特定說明適用於大部分的精靈頁面。若要存取說明,請按下 F1,或按一下 [說明] 按鈕。

自動使用現有的資料來源建立組織圖

這個方法最如果您想要包含在組織圖中的資訊已在文件,例如 Microsoft Office Excel 工作表、 Microsoft Exchange Server 目錄、 ODBC 相容的資料來源] 或組織加號文字檔案。

  1. 請確定您的資料表或工作表包含員工名稱、 唯一識別碼,以及誰報告對象的資料行。

    附註: 您可以命名資料行您想要的項目。當您執行 [組織圖精靈時,您可以找出哪些欄 (或欄位名稱) 包含名稱、 ID 和報表至。

    • 員工名稱   :員工名稱在此欄位中顯示的方式,與在組織圖圖形中顯示的方式相同。

    • 唯一識別碼   如果每個名稱不是唯一的包含具有唯一識別碼,例如 [員工識別碼的資料行的每位員工。

    • 員工上司   :此欄位必須包含每位主管的唯一識別碼,無論該識別碼為姓名或身分證號碼均可。至於位於組織圖頂端的員工,請將此欄位留白。

  2. 在 [檔案] 索引標籤上的 [新增組織圖、 選擇 [度量單位] 或 [美制,然後按一下然後按一下 [建立]。

  3. 在精靈的第一個頁面上,選取已儲存的檔案或資料庫中的資訊,然後再按 [下一步繼續。

  4. 選擇 [檔案類型中儲存您的組織資訊是位置,按一下 [瀏覽],然後瀏覽到此檔案的位置。選取您想要使用圖表精靈,然後按一下 [下一步,繼續的語言。

  5. 在精靈的下一個頁面上,選取 [資料檔包含的資訊,以定義您的組織,例如名稱、 報表和第一個名稱中的欄 (欄位)。按一下 [下一步,繼續]。

  6. 在精靈的下一個頁面上,您可以定義您想要使用 [新增] 和 [移除按鈕和欄位的顯示順序使用 [設定] 及 [下移] 按鈕來顯示特定欄位。按一下 [下一步,繼續]。

  7. 在精靈的下一個頁面上,您可以選擇您要新增至圖形的資料欄位的組織圖圖形的資料檔中的欄位。按一下 [下一步,繼續]。

  8. 若要加上您的組織圖的圖片,請選取 [不包含在我的組織圖中的圖片,否則請選擇 [尋找含有您組織的圖片的資料夾。在此頁面上,遵循其餘的指示,然後按一下 [下一步以繼續進行。

  9. 在精靈的最後一個頁面上,您可以指定每個頁面上顯示組織中有多少。您可以選擇 [我想要指定每個頁面上顯示組織中有多少,或您可以讓精靈自動定義每個頁面,選取 [我想要自動將我的組織圖,跨頁面精靈

  10. 如果您想要的超連結,進行員工圖形同步處理頁面上,選取頁面上的超連結員工圖形頁面上的同步處理員工圖形的選項。

  11. 您所做的所有選項之後,請按一下 [完成]。

    附註: 特定說明適用於大部分的精靈頁面。若要存取說明,請按下 F1,或按一下 [說明] 按鈕。

使用小組框架或帶點的線條顯示小組

建立組織圖之後,您可以重新排列以反映虛擬小組關聯的資訊。移動相關的圖形附近,然後新增虛線連接器,以顯示副報告結構,或使用小組框架圖形來醒目提示虛擬小組。點線報告與 round 類似普通的連接器。小組框架基本上是您可以使用以視覺化方式分組和名稱小組已修改的矩形圖案。

具有小組框架和點線關係的組織圖

更新產生的組織圖

若要反映組織的結構中的變更,您必須手動更新組織圖,或產生新的圖表。如果您產生新的圖表,舊版圖表所做的任何自訂會不包含在新的圖表中。如果佈景主題或相片加入圖案,他們必須再次新增,讓圖表看起來類似。

如果圖形會連結至資料,請更新的資料會以正常方式當您執行的重新整理資料,但僅在現有的圖案。重新整理資料不新增或移除圖案。

建立簡單的組織圖

這個方法最適合使用預設資訊欄位建立小型組織圖。預設欄位是:

  • 部門

  • 電話

  • 名稱

  • 職稱

  • 電子郵件

  • 在 [檔案] 索引標籤上的 [新增商務],指向,再按一下組織圖

  • 從 [圖形] 視窗中的 [組織圖圖形] 樣板中,將您的組織,例如 [高階主管,最上層圖形拖曳至頁面。

  • 選取圖形,請輸入的名稱和標題的圖案。例如,您可能必須高階主管名稱麥特旭保留總統的標題。

    附註: 瞭解如何新增更多資料至圖形的資訊,請參閱新增資料至圖形

  • 從 [圖形] 視窗中的 [組織圖圖形] 樣板中,將圖形拖曳到上司圖形的第一個從屬人員。這會自動連結階層中的兩個。

    提示: 若要產生的連結,您必須放部屬圖形拖曳到上司圖形的中心。

  • 若要完成組織圖,請繼續將部屬圖形拖曳到上司圖形上,並且輸入每一位部屬的姓名和職稱。

自動建立新的資料表格中的 [組織圖

這個方法最適合的預設資訊欄位不符合您的需要如果,您還沒有您的資料在不同的程式。

  1. 在 [檔案] 索引標籤上的 [新增商務],指向,再按一下組織圖精靈。

  2. 在精靈的第一個頁面上,選取 [我使用精靈輸入的資訊],然後按一下 [下一步]。

  3. 選取Excel分隔的文字,輸入新的檔案的名稱,然後按 [下一步

    附註: 如果您選取Excel時,會開啟 Microsoft Office Excel 工作表範例文字。如果您選取分隔的文字,Microsoft 記事本頁面隨即開啟範例文字。

  4. Excel 或記事本開啟時,作為哪一類的資訊的範例中的範例文字,以包含,並透過內容,並輸入您的資訊。

    重要: 想要保留的名稱報表的資料行,但您可以變更、 刪除或新增其他人的資料行。

  5. 結束 Excel 或記事本,然後完成精靈。

    附註: 特定說明適用於大部分的精靈頁面。若要存取說明,請按下 F1,或按一下 [說明] 按鈕。

自動使用現有的資料來源建立組織圖

這個方法最適合如果您想要包含在組織圖中的資訊已在文件,例如 Microsoft Office Excel 工作表或 Microsoft Exchange Server 目錄項目。

  1. 請確定您的資料表或工作表包含員工名稱、 唯一識別碼,以及誰報告對象的資料行。

    附註: 您可以命名資料行您想要的項目。當您執行 [組織圖精靈時,您可以找出哪些欄 (或欄位名稱) 包含名稱、 ID 和報表至。

    • 員工名稱   :員工名稱在此欄位中顯示的方式,與在組織圖圖形中顯示的方式相同。

    • 唯一識別碼   如果每個名稱不是唯一的包含具有唯一識別碼,例如 [員工識別碼的資料行的每位員工。

    • 員工上司   :此欄位必須包含每位主管的唯一識別碼,無論該識別碼為姓名或身分證號碼均可。至於位於組織圖頂端的員工,請將此欄位留白。

  2. 在 [檔案] 索引標籤上的 [新增商務],指向,再按一下組織圖精靈。

  3. 在精靈的第一個頁面上,選取已儲存的檔案或資料庫中的資訊

  4. 按一下 [下一步,然後按照精靈的其餘的步驟。

    附註: 特定說明適用於大部分的精靈頁面。若要存取說明,請按下 F1,或按一下 [說明] 按鈕。

使用小組框架或帶點的線條顯示小組

建立組織圖之後,您可以重新排列以反映虛擬小組關聯的資訊。移動相關的圖形附近,然後新增虛線連接器,以顯示副報告結構,或使用小組框架圖形來醒目提示虛擬小組。點線報告與 round 類似普通的連接器。小組框架基本上是您可以使用以視覺化方式分組和名稱小組已修改的矩形圖案。

具有小組框架和點線關係的組織圖

更新產生的組織圖

若要反映組織的結構中的變更,您必須手動更新組織圖,或產生新的圖表。如果您產生新的圖表,舊版圖表所做的任何自訂會不包含在新的圖表中。如果佈景主題或相片加入圖案,他們必須再次新增,讓圖表看起來類似。

如果圖形會連結至資料,請更新的資料會以正常方式當您執行的重新整理資料,但僅在現有的圖案。重新整理資料不新增或移除圖案。

建立簡單的組織圖

這個方法最適合使用預設資訊欄位建立小型組織圖。預設欄位是:

  • 部門

  • 電話

  • 名稱

  • 職稱

  • 電子郵件

  • 在 [檔案] 功能表上指向 [新增商務],指向,再按一下組織圖

  • 從 [圖形] 視窗中的 [組織圖圖形] 樣板中,將您的組織,例如 [高階主管,最上層圖形拖曳至頁面。

  • 選取圖形,請輸入的名稱和標題的圖案。例如,您可能必須高階主管名稱麥特旭保留總統的標題。

  • 從 [圖形] 視窗中的 [組織圖圖形] 樣板中,將圖形拖曳到上司圖形的第一個從屬人員。這會自動連結階層中的兩個。

    提示: 若要產生的連結,您必須放部屬圖形拖曳到上司圖形的中心。

  • 若要完成組織圖,請繼續將部屬圖形拖曳到上司圖形上,並且輸入每一位部屬的姓名和職稱。

自動建立新的資料表格中的 [組織圖

這個方法最適合的預設資訊欄位不符合您的需要如果,您還沒有您的資料在不同的程式。

  1. 在 [檔案] 功能表上指向 [新增商務],指向,再按一下組織圖精靈。

  2. 在精靈的第一個頁面上,選取 [我使用精靈輸入的資訊],然後按一下 [下一步]。

  3. 選取Excel分隔的文字,輸入新的檔案的名稱,然後按 [下一步

    附註: 如果您選取Excel時,會開啟 Microsoft Office Excel 工作表範例文字。如果您選取分隔的文字,Microsoft 記事本頁面隨即開啟範例文字。

  4. Excel 或記事本開啟時,作為哪一類的資訊的範例中的範例文字,以包含,並透過內容,並輸入您的資訊。

    重要: 想要保留的名稱報表的資料行,但您可以變更、 刪除或新增其他人的資料行。

  5. 結束 Excel 或記事本,然後完成精靈。

    附註: 特定說明適用於大部分的精靈頁面。若要存取說明,請按下 F1,或按一下 [說明] 按鈕。

自動使用現有的資料來源建立組織圖

這個方法最適合如果您想要包含在組織圖中的資訊已在文件,例如 Microsoft Office Excel 工作表或 Microsoft Exchange Server 目錄項目。

  1. 請確定您的資料表或工作表包含員工名稱、 唯一識別碼,以及誰報告對象的資料行。

    附註: 您可以命名資料行您想要的項目。當您執行 [組織圖精靈時,您可以找出哪些欄 (或欄位名稱) 包含名稱、 ID 和報表至。

    • 員工名稱   :員工名稱在此欄位中顯示的方式,與在組織圖圖形中顯示的方式相同。

    • 唯一識別碼   如果每個名稱不是唯一的包含具有唯一識別碼,例如 [員工識別碼的資料行的每位員工。

    • 員工上司   :此欄位必須包含每位主管的唯一識別碼,無論該識別碼為姓名或身分證號碼均可。至於位於組織圖頂端的員工,請將此欄位留白。

  2. 在 [檔案] 功能表上指向 [新增商務],指向,再按一下組織圖精靈。

  3. 在精靈的第一個頁面上,選取已儲存的檔案或資料庫中的資訊

  4. 按一下 [下一步,然後按照精靈的其餘的步驟。

    附註: 特定說明適用於大部分的精靈頁面。若要存取說明,請按下 F1,或按一下 [說明] 按鈕。

頁面頂端

使用小組框架或帶點的線條顯示小組

建立組織圖之後,您可以重新排列以反映虛擬小組關聯的資訊。移動相關的圖形附近,然後新增虛線連接器,以顯示副報告結構,或使用小組框架圖形來醒目提示虛擬小組。點線報告與 round 類似普通的連接器。小組框架基本上是您可以使用以視覺化方式分組和名稱小組已修改的矩形圖案。

具有小組框架和點線關係的組織圖

更新產生的組織圖

若要反映組織的結構中的變更,您必須手動更新組織圖,或產生新的圖表。如果您產生新的圖表,舊版圖表所做的任何自訂會不包含在新的圖表中。如果佈景主題或相片加入圖案,他們必須再次新增,讓圖表看起來類似。

如果圖形會連結至資料,請更新的資料會以正常方式當您執行的重新整理資料,但僅在現有的圖案。重新整理資料不新增或移除圖案。

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