建立 Visio 組織圖

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

組織圖 (org chart) 是報告階層的圖表,常用來顯示員工、職稱及群組之間的關係。

組織圖的範圍可以涵蓋簡單的圖表 (如下圖中所示),乃至於以外部資料來源之資訊為主的大型複雜圖表。組織圖中的圖形可以顯示基本資訊 (例如,姓名和職稱) 或者詳細資料 (例如,部門和成本中心)。您甚至可以新增圖片至組織圖圖形。

組織圖

建立簡單的組織圖

這個方法最適合使用預設資訊欄位建立小型組織圖。

  • 在 [檔案] 索引標籤上指向 [新增組織圖,按一下 [組織圖,然後按一下然後按一下 [建立

  • 您可以使用的預先填入的階層式組織圖,找出貴組織的成員。

  • 附註: 瞭解如何新增更多資料至圖形的資訊,請參閱新增資料至圖形

  • 若要完成組織圖,請繼續將部屬圖形拖曳到上司圖形上,並且輸入每一位部屬的姓名和職稱。

從新資料表自動建立組織圖

如果預設資訊欄位不符合您的需要,而且您在其他程式中並沒有資料,那麼這會是最佳方法。

  1. 在 [檔案] 索引標籤上指向 [新增組織圖,按一下 [組織圖,然後按一下然後按一下 [建立

  2. 在精靈的第一頁中,選取 [我使用精靈輸入的資訊],然後按 [下一步]。

  3. 選取 [Excel] 或 [分隔的文字],輸入新檔案的名稱,然後按 [下一步]。

    附註: 如果您選取 [Excel],Microsoft Office Excel 工作表便會開啟,而且其中包含範例文字。如果您選取 [分隔的文字],Microsoft 記事本頁面便會開啟,而且其中包含範例文字。

  4. Excel 或記事本開啟之後,使用範例文字做為所要加入資訊的範例,然後在其中輸入您的資訊。

    重要: 您必須保留 [姓名] 和 [上司] 資料欄,但是可以變更、刪除或新增其他資料欄。

  5. 結束 Excel 或記事本,然後完成精靈。

    附註: 大部分精靈頁面都有特定說明。若要存取 [說明],請按 F1 或按一下 [說明] 按鈕。

使用現有資料來源自動建立組織圖

如果您要加入組織圖中的資訊已經在某個文件中 (例如 Microsoft Office Excel 工作表或 Microsoft Exchange Server 目錄),那麼這會是最佳方法。

  1. 確認您的資料表或工作表中包含員工名稱、唯一識別碼,以及上司下屬關係的資料欄。

    附註: 您可以依喜好命名資料欄。當您執行 [組織圖精靈] 時,就可以識別哪些資料欄 (或欄位名稱) 包含姓名、識別碼及上司。

    • 員工名稱    員工姓名在此欄位中顯示的方式,與在組織圖圖形中顯示的方式相同。

    • 唯一識別碼    如果每個名稱並非唯一,則針對每一個員工加入包含唯一識別碼 (例如,員工身分證字號) 的資料欄。

    • 員工的上司    此欄位必須包含每一位主管的唯一識別碼,無論該識別碼為姓名或身分證字號。針對位於組織圖頂端的員工,請讓此欄位空白。

  2. 在 [檔案] 索引標籤上指向 [新增組織圖,按一下 [組織圖,然後按一下然後按一下 [建立

  3. 在精靈的第一頁上,選取 [已經儲存在檔案或資料庫的資訊]。

  4. 按 [下一步],並且按照精靈的其餘步驟執行。

    附註: 大部分精靈頁面都有特定說明。若要存取 [說明],請按 F1 或按一下 [說明] 按鈕。

使用小組框架或帶點的線條顯示小組

建立組織圖之後,您可以重新排列以反映虛擬小組關聯的資訊。移動相關的圖形附近,然後新增虛線連接器,以顯示副報告結構,或使用小組框架圖形來醒目提示虛擬小組。點線報告與 round 類似普通的連接器。小組框架基本上是您可以使用以視覺化方式分組和名稱小組已修改的矩形圖案。

具有小組框架和點線關係的組織圖

更新產生的組織圖

若要反映組織結構中的變更,您必須手動更新組織圖或產生新圖表。如果產生新圖表,新圖表中不會包含舊圖表中已做的任何自訂。如果先前有在圖形中加入佈景主題或相片,必須再次加入以產生外觀相似的圖表。

如果圖形會連結至資料,請更新的資料會以正常方式當您執行的重新整理資料,但僅在現有的圖案。重新整理資料不新增或移除圖案。

建立簡單的組織圖

這個方法最適合用於使用預設資訊欄位建立小型組織圖。預設欄位包括︰

  • 部門

  • 電話

  • 姓名

  • 職稱

  • 電子郵件

  • 在 [檔案] 索引標籤上的 [新增商務],指向,再按一下組織圖

  • 從 [圖形] 視窗的 [組織圖圖形] 樣板中,將組織的最上層圖形 (例如 [高階主管]) 拖曳到頁面上。

  • 在已選取圖形的情況下,輸入該圖形的姓名和職稱。例如,您的高階主管可能叫做 Tosh Meston,職稱為「總裁」。

    附註: 瞭解如何新增更多資料至圖形的資訊,請參閱新增資料至圖形

  • 從 [圖形] 視窗的 [組織圖圖形] 樣板中,將第一位部屬的圖形拖曳到上司圖形上。這樣就會以階層的方式自動連結這兩個圖形。

    提示: 若要產生連結,您需要將部屬圖形拖曳到上司圖形的中央。

  • 若要完成組織圖,請繼續將部屬圖形拖曳到上司圖形上,並且輸入每一位部屬的姓名和職稱。

從新資料表自動建立組織圖

如果預設資訊欄位不符合您的需要,而且您在其他程式中並沒有資料,那麼這會是最佳方法。

  1. 在 [檔案] 索引標籤上的 [新增商務],指向,再按一下組織圖精靈。

  2. 在精靈的第一頁中,選取 [我使用精靈輸入的資訊],然後按 [下一步]。

  3. 選取 [Excel] 或 [分隔的文字],輸入新檔案的名稱,然後按 [下一步]。

    附註: 如果您選取 [Excel],Microsoft Office Excel 工作表便會開啟,而且其中包含範例文字。如果您選取 [分隔的文字],Microsoft 記事本頁面便會開啟,而且其中包含範例文字。

  4. Excel 或記事本開啟之後,使用範例文字做為所要加入資訊的範例,然後在其中輸入您的資訊。

    重要: 您必須保留 [姓名] 和 [上司] 資料欄,但是可以變更、刪除或新增其他資料欄。

  5. 結束 Excel 或記事本,然後完成精靈。

    附註: 大部分精靈頁面都有特定說明。若要存取 [說明],請按 F1 或按一下 [說明] 按鈕。

使用現有資料來源自動建立組織圖

如果您要加入組織圖中的資訊已經在某個文件中 (例如 Microsoft Office Excel 工作表或 Microsoft Exchange Server 目錄),那麼這會是最佳方法。

  1. 確認您的資料表或工作表中包含員工名稱、唯一識別碼,以及上司下屬關係的資料欄。

    附註: 您可以依喜好命名資料欄。當您執行 [組織圖精靈] 時,就可以識別哪些資料欄 (或欄位名稱) 包含姓名、識別碼及上司。

    • 員工名稱    員工姓名在此欄位中顯示的方式,與在組織圖圖形中顯示的方式相同。

    • 唯一識別碼    如果每個名稱並非唯一,則針對每一個員工加入包含唯一識別碼 (例如,員工身分證字號) 的資料欄。

    • 員工的上司    此欄位必須包含每一位主管的唯一識別碼,無論該識別碼為姓名或身分證字號。針對位於組織圖頂端的員工,請讓此欄位空白。

  2. 在 [檔案] 索引標籤上的 [新增商務],指向,再按一下組織圖精靈。

  3. 在精靈的第一頁上,選取 [已經儲存在檔案或資料庫的資訊]。

  4. 按 [下一步],並且按照精靈的其餘步驟執行。

    附註: 大部分精靈頁面都有特定說明。若要存取 [說明],請按 F1 或按一下 [說明] 按鈕。

使用小組框架或帶點的線條顯示小組

建立組織圖之後,您可以重新排列以反映虛擬小組關聯的資訊。移動相關的圖形附近,然後新增虛線連接器,以顯示副報告結構,或使用小組框架圖形來醒目提示虛擬小組。點線報告與 round 類似普通的連接器。小組框架基本上是您可以使用以視覺化方式分組和名稱小組已修改的矩形圖案。

具有小組框架和點線關係的組織圖

更新產生的組織圖

若要反映組織結構中的變更,您必須手動更新組織圖或產生新圖表。如果產生新圖表,新圖表中不會包含舊圖表中已做的任何自訂。如果先前有在圖形中加入佈景主題或相片,必須再次加入以產生外觀相似的圖表。

如果圖形會連結至資料,請更新的資料會以正常方式當您執行的重新整理資料,但僅在現有的圖案。重新整理資料不新增或移除圖案。

建立簡單的組織圖

這個方法最適合用於使用預設資訊欄位建立小型組織圖。預設欄位包括︰

  • 部門

  • 電話

  • 姓名

  • 職稱

  • 電子郵件

  • 在 [檔案] 功能表上,指向 [新增],再指向 [商業],然後按一下 [組織圖]。

  • 從 [圖形] 視窗的 [組織圖圖形] 樣板中,將組織的最上層圖形 (例如 [高階主管]) 拖曳到頁面上。

  • 在已選取圖形的情況下,輸入該圖形的姓名和職稱。例如,您的高階主管可能叫做 Tosh Meston,職稱為「總裁」。

    附註: 瞭解如何新增更多資料至圖形的資訊,請參閱新增資料至圖形

  • 從 [圖形] 視窗的 [組織圖圖形] 樣板中,將第一位部屬的圖形拖曳到上司圖形上。這樣就會以階層的方式自動連結這兩個圖形。

    提示: 若要產生連結,您需要將部屬圖形拖曳到上司圖形的中央。

  • 若要完成組織圖,請繼續將部屬圖形拖曳到上司圖形上,並且輸入每一位部屬的姓名和職稱。

從新資料表自動建立組織圖

如果預設資訊欄位不符合您的需要,而且您在其他程式中並沒有資料,那麼這會是最佳方法。

  1. 在 [檔案] 功能表上,指向 [新增],再指向 [商業],然後按一下 [組織圖精靈]。

  2. 在精靈的第一頁中,選取 [我使用精靈輸入的資訊],然後按 [下一步]。

  3. 選取 [Excel] 或 [分隔的文字],輸入新檔案的名稱,然後按 [下一步]。

    附註: 如果您選取 [Excel],Microsoft Office Excel 工作表便會開啟,而且其中包含範例文字。如果您選取 [分隔的文字],Microsoft 記事本頁面便會開啟,而且其中包含範例文字。

  4. Excel 或記事本開啟之後,使用範例文字做為所要加入資訊的範例,然後在其中輸入您的資訊。

    重要: 您必須保留 [姓名] 和 [上司] 資料欄,但是可以變更、刪除或新增其他資料欄。

  5. 結束 Excel 或記事本,然後完成精靈。

    附註: 大部分精靈頁面都有特定說明。若要存取 [說明],請按 F1 或按一下 [說明] 按鈕。

使用現有資料來源自動建立組織圖

如果您要加入組織圖中的資訊已經在某個文件中 (例如 Microsoft Office Excel 工作表或 Microsoft Exchange Server 目錄),那麼這會是最佳方法。

  1. 確認您的資料表或工作表中包含員工名稱、唯一識別碼,以及上司下屬關係的資料欄。

    附註: 您可以依喜好命名資料欄。當您執行 [組織圖精靈] 時,就可以識別哪些資料欄 (或欄位名稱) 包含姓名、識別碼及上司。

    • 員工名稱    員工姓名在此欄位中顯示的方式,與在組織圖圖形中顯示的方式相同。

    • 唯一識別碼    如果每個名稱並非唯一,則針對每一個員工加入包含唯一識別碼 (例如,員工身分證字號) 的資料欄。

    • 員工的上司    此欄位必須包含每一位主管的唯一識別碼,無論該識別碼為姓名或身分證字號。針對位於組織圖頂端的員工,請讓此欄位空白。

  2. 在 [檔案] 功能表上,指向 [新增],再指向 [商業],然後按一下 [組織圖精靈]。

  3. 在精靈的第一頁上,選取 [已經儲存在檔案或資料庫的資訊]。

  4. 按 [下一步],並且按照精靈的其餘步驟執行。

    附註: 大部分精靈頁面都有特定說明。若要存取 [說明],請按 F1 或按一下 [說明] 按鈕。

頁面頂端

使用小組框架或帶點的線條顯示小組

建立組織圖之後,您可以重新排列資訊中反映虛擬小組關聯性。移動相關的圖形附近,然後新增虛線連接器,以顯示副報告結構,或使用小組框架圖形來醒目提示虛擬小組。點線報告與 round 類似普通的連接器。小組框架基本上是您可以使用以視覺化方式分組和名稱小組已修改的矩形圖案。

具有小組框架和點線關係的組織圖

更新產生的組織圖

若要反映組織結構中的變更,您必須手動更新組織圖或產生新圖表。如果產生新圖表,新圖表中不會包含舊圖表中已做的任何自訂。如果先前有在圖形中加入佈景主題或相片,必須再次加入以產生外觀相似的圖表。

如果圖形會連結至資料,請更新的資料會以正常方式當您執行的重新整理資料,但僅在現有的圖案。重新整理資料不新增或移除圖案。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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