建立要在網路上共用的 Access 資料庫

您可以使用 Access 2010 與 SharePoint 的元件 Access Services 來建置 Web 資料庫應用程式。這可以協助您:

  • 保護及管理資料的存取

  • 在整個組織中或透過網際網路共用資料

    附註:  您必須有使用者帳戶才能使用 Web 資料庫。匿名存取不受支援。

  • 建立不需要 Access 就可以使用的資料庫應用程式

本文提供 Access Web 資料庫設計的概觀。如需桌面資料庫設計的簡介,請參閱建立新的桌面資料庫資料庫設計的基本概念等文章。

本文內容

概觀

建立 Web 資料庫

發佈並同步處理應用程式的變更

概觀

Access 2010 與 Access Services (SharePoint 的選用元件) 所提供的平台,可讓您建立能在 Web 上使用的資料庫。您可以使用 Access 2010 和 SharePoint 來設計及發佈 Web 資料庫,讓有 SharePoint 帳戶的使用者在網頁瀏覽器中使用 Web 資料庫。

運作方式

當您發佈 Web 資料庫時,Access Services 會建立一個包含該資料庫的 SharePoint 網站。所有的資料庫物件和資料都會移至該網站的 SharePoint 清單中。以下影片將說明這個程序。

您的瀏覽器不支援視訊。請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

發佈後,SharePoint 訪客即可根據其對 SharePoint 網站的權限使用資料庫。

  • 完全控制    此權限可讓您變更資料與設計。

  • 參與    此權限可讓您變更資料,但無法變更設計。

  • 讀取    此權限可讓您讀取資料,但無法進行任何變更。

您可以在 Access 中開啟 Web 資料庫、修改設計,然後同步處理您的變更 (亦即有效地將變更儲存至 SharePoint 網站)。以下影片將說明在發佈 Web 資料庫之後如何進行設計變更的程序。

您的瀏覽器不支援視訊。請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

此外,也可以將 Web 資料庫離線,使用離線版本,然後在恢復連線時,同步處理資料與設計變更。

附註: 若要建立 Web 資料庫,您對於要發佈資料庫的 SharePoint 網站,需要擁有完全控制的權限。如需 SharePoint 權限的詳細資訊,請查看<請參閱>一節。

表單和報表會在瀏覽器中執行

表單、報表及大多數巨集會在瀏覽器中執行。這可讓 Access 重新整理畫面上的資料,而不必重新繪製整個頁面。

您可以建立表單來協助使用者瀏覽您的應用程式。「導覽」控制項是一個新的控制項,可以輕鬆地將標準 Web 式導覽按鈕新增到表單中,方便瀏覽。

附註: 在網頁瀏覽器中無法使用 [功能窗格] (在 Access 中用來瀏覽資料庫物件的功能)。

資料會儲存在 SharePoint 清單中

所有資料表都會變成 SharePoint 清單,記錄則會變成清單項目。這可讓您使用 SharePoint 權限控制對 Web 資料庫的存取權限,以及利用其他 SharePoint 功能。

安全性附註 :  連結資料表的連接字串並未加密,包括使用者名稱和密碼 (如果該資訊已儲存且連結目標支援使用者帳戶)。如果資料庫中有 SharePoint 清單的連結,並且該連結包含使用者名稱和密碼,則惡意使用者可能會使用儲存的認證來變更連結的目標清單。即使認證未以連接字串形式儲存,惡意使用者仍可能在具有充分權限之共犯的協助下修改 SharePoint 網站的權限。因此,您在共用包含清單連結 (連結至已發佈 Web 資料庫中的清單) 的資料庫備份時,請務必小心。

查詢和資料巨集會在伺服器上執行

所有 SQL 處理作業都會在伺服器上執行。這會將流量侷限在結果集,以提升網路效能。

內部網路或網際網路

您可以發佈到自己的內部網路 SharePoint 伺服器,或發佈到網際網路。Microsoft 提供具網際網路連線的託管 SharePoint 解決方案。

頁面頂端

建立 Web 資料庫

本節說明主要的新功能,並提供建立 Web 資料庫所需完成之基本設計工作的執行步驟。

本節內容

開始之前

考慮使用範本

開始使用空白 Web 資料庫

設計 Web 資料表

新增導出欄位

設定資料驗證規則

建立兩個 Web 資料表之間的關聯

在資料工作表檢視中修改查閱欄位

使用資料巨集以維護資料完整性

建立 Web 查詢

建立 Web 表單

建立 Web 報表

建立導覽表單並設為於開始時顯示之預設表單

開始之前

開始設計 Web 資料庫之前,您應先執行一些工作。不僅如此,您也應先了解 Web 資料庫與桌面資料庫在設計上的差異,若您是一位經驗豐富的 Access 開發人員,更是如此。

  • 確定資料庫的用途    制定明確計劃,讓您在設計細節時做出良好的決策。

  • 尋找及組織必要的資訊    您無法在 Web 資料庫中使用連結的資料表。您要使用的任何資料若不是來自資料庫,則必須先匯入後再發佈。若在開始設計之前先組織好資料,就可避免為了因應非預期的資料難題而變更設計。

  • 指定用以進行發佈之 SharePoint 網站    沒有 SharePoint 將完全無法進行發佈。若要在設計過程中同時在瀏覽器中測試您的設計 (這個想法不錯),您必須先進行發佈。

  • 規劃您的安全性    您可以利用 SharePoint 安全性,控制對 Web 資料庫的存取權限。提早規劃安全性,即可將其建置於您的設計中。

桌面和 Web 資料庫在設計上的差異

有的資料庫功能可以在桌面資料庫上使用,但無法在 Access Services 使用。不過現在出現了一些新功能,可以支援許多與這些桌面功能相同的狀況。

下表列出僅適用於桌面的功能,以及可支援相同狀況的新功能。

案例

僅適用於桌面的功能

新功能

設計資料庫物件

設計檢視

增強的資料工作表檢視;版面配置檢視

檢閱摘要資料,例如總和、平均及群組

群組函數

資料巨集;報表中的群組功能

程式設計事件

VBA

巨集與資料巨集;IntelliSense 的新巨集設計體驗

瀏覽至資料庫物件

功能窗格;切換表單

導覽控制項或其他表單元素

重要: 您可以在 Web 資料庫中建立許多用戶端物件,卻無法在瀏覽器中使用這些物件。不過因為這些物件是 Web 資料庫的一部分,且可透過 Access 2010 在桌面上使用,因此使用者可在 Access 中開啟 Web 資料庫,再使用這些用戶端物件。這不僅是共用資料庫的有效方式,也可以開啟透過網路共同作業的新契機。SharePoint 會處理任何並行問題。

沒有 Access Services 對應項目之僅適用於桌面的功能

附註: 下列清單不是獨佔模式。

  • 聯集查詢

  • 交叉資料表查詢

  • 在表單上重疊控制項

  • 資料表關聯

  • 設定格式化的條件

  • 各種巨集指令和運算式

考慮使用範本

當您已決定應用程式必須提供的功能時,不妨考慮是否可用資料庫範本。 資料庫範本是預先建立的應用程式,您可依現狀使用,或進行修改以符合您的特定需求。

您可以在 Backstage 檢視的 [新增] 索引標籤上,檢閱可用的範本。如需 Access 2010 隨附之範本的詳細資訊,請參閱選取並使用 Access 範本一文。

開始使用空白 Web 資料庫

  • 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開新檔案]。

    Backstage 檢視中的 [新增] 索引標籤

[檔案] 索引標籤會開啟 Backstage 檢視,這是 Access 介面的一個新組件,您可以在此處找到適用於整個資料庫的命令,例如 [發佈至 SharePoint]。

在 Backstage 檢視中,[新增] 索引標籤上有建立資料庫的命令。

Backstage 檢視中之 [新增] 索引標籤的功能

1. 按一下 [可用範本] 底下的 [空白 Web 資料庫]。

2. 在 [檔案名稱] 方塊中檢閱建議的檔名,以及下方所列的資料庫檔案路徑。 您可以在 [檔案名稱] 方塊中輸入名稱以變更檔名。

3. 若要變更路徑,請按一下 [檔案名稱] 方塊旁的資料夾圖示,以瀏覽要放置資料庫檔案的位置。

4. 按一下 [建立]。新的 Web 資料庫即會開啟,並顯示新的空白資料表。

設計 Web 資料表

您可以使用 [資料工作表檢視] 設計 Web 資料表。

第一次建立空白 Web 資料庫時,Access 會建立新的資料表,並在 [資料工作表檢視] 中開啟該資料表。您可以使用 [欄位] 索引標籤及 [資料表] 索引標籤上的命令來新增欄位、索引、驗證規則和資料巨集 — 這是一種可讓您根據事件來變更資料的新功能。

在編輯及使用新資料表之後,您很可能會想要建立更多資料表。

新建 Web 資料表

在已開啟 Web 資料庫的情況下:

  • 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]。

第一次建立資料表時,資料表中會有一個 AutoNumber 的 [識別碼] 欄位。您可以新增欄位以儲存資料表主題所需的資訊項目。例如,您可能需要新增用於儲存開始追蹤日期的欄位。

從欄位庫新增欄位

您可以利用欄位庫選擇各種預設格式的欄位,並新增至您的資料表中。

  • 在 [欄位] 索引標籤的 [新增與刪除] 群組中,按一下所需的欄位類型。

按一下資料工作表新增欄位

  1. 在已開啟資料表的情況下,按一下 [按一下以新增],然後選取欄位類型。

  2. 指定反映欄位內容的欄位名稱。

    提示: 若要變更現有欄位的名稱,請按兩下欄位名稱。

  3. 針對所要建立的每個欄位,重複執行這些步驟。

變更欄位屬性

格式設定與內容會決定欄位的行為方式,例如可儲存的資料類型。您可以變更這些設定,將欄位設為所需的行為方式。

  1. 選取要變更其格式設定與內容的欄位。

  2. 按一下功能區上的 [欄位] 索引標籤。

  3. 使用 [格式設定] 和 [內容] 群組中的命令來變更設定。

新增導出欄位

您可以新增欄位,在其中顯示從相同資料表的其他資料所導出的值。來自其他資料表的資料無法做為該導出資料的來源。導出欄位不支援某些運算式。

  1. 在已開啟資料表的情況下,按一下 [按一下以新增]。

  2. 指向 [導出欄位],然後按一下要用於欄位的資料類型。

    [運算式建立器] 隨即開啟。

  3. 使用 [運算式建立器] 建立欄位的運算式。請記住,您只能使用相同資料表中的其他欄位做為運算式的資料來源。如需使用運算式建立器的說明,請參閱使用運算式建立器一文。

設定資料驗證規則

您可以使用運算式驗證大部分欄位的輸入。您也可以使用運算式驗證資料表的輸入:若您想要驗證不支援驗證功能之欄位的輸入,或您想要根據資料表中其他欄位的值驗證欄位的輸入,此做法很有用。如需驗證的詳細說明,請參閱使用驗證規則限制資料輸入一文。

您也可以指定驗證規則防止輸入時顯示的訊息,即所謂的驗證訊息。

設定欄位驗證規則和訊息

  1. 選取要新增驗證規則的欄位。

  2. 按一下功能區上的 [欄位] 索引標籤。

  3. 按一下 [欄位驗證] 群組中的 [驗證],然後按一下 [欄位驗證規則]。

    [運算式建立器] 隨即開啟。

  4. 使用 [運算式建立器] 建立您的驗證規則。如需使用運算式建立器的說明,請參閱使用運算式建立器一文。

  5. 按一下 [欄位驗證] 群組中的 [驗證],然後按一下 [欄位驗證訊息]。

  6. 鍵入當輸入的資料無效時所要顯示的訊息,然後按一下 [確定]。

設定記錄驗證規則和訊息

您可以使用記錄驗證規則防止重複記錄,或要求與記錄相關的特定事實組合為真,例如 [開始日期] 晚於 2010 年 1 月 1 日,並早於 [結束日期]

  1. 開啟要新增驗證規則的資料表。

  2. 按一下功能區上的 [欄位] 索引標籤。

  3. 按一下 [欄位驗證] 群組中的 [驗證],然後按一下 [記錄驗證規則]。

    [運算式建立器] 隨即開啟。

  4. 使用 [運算式建立器] 建立您的驗證規則。如需使用運算式建立器的說明,請參閱使用運算式建立器一文。

  5. 按一下 [欄位驗證] 群組中的 [驗證],然後按一下 [記錄驗證訊息]。

  6. 鍵入當輸入的資料無效時所要顯示的訊息,然後按一下 [確定]。

建立兩個 Web 資料表之間的關聯

若要在 Web 資料庫中建立關聯,可以使用查閱精靈建立查閱欄位。查閱欄位所屬的資料表位於多端關聯,且會指向位於單端關聯的資料表。

在資料工作表檢視中建立查閱欄位

  1. 在多端關聯上開啟所要的資料表。

  2. 按一下 [按一下以新增] 旁的箭號,然後按一下 [查閱與關聯]。

  3. 遵循 [查閱精靈] 的步驟建立查閱欄位。

在資料工作表檢視中修改查閱欄位

  1. 開啟包含所要修改之查閱欄位的資料表。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 在 [欄位] 索引標籤上,按一下 [內容] 群組中的 [修改查閱]。

    • 以滑鼠右鍵按一下查閱欄位,然後按一下 [修改查閱]。

  3. 遵循 [查閱精靈] 的步驟執行。

使用資料巨集以維護資料完整性

您可以使用資料巨集來實作串聯更新及串聯刪除。您可以使用 [資料表] 索引標籤上的命令來建立修改資料的內嵌巨集。以下視訊將示範基本功能。

您的瀏覽器不支援視訊。請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

如需建立資料巨集的詳細資訊,請參閱建立資料巨集一文。

建立 Web 查詢

您可使用查詢做為表單和報表的資料來源。查詢會在伺服器上執行,因此有助於將網路流量降至最小。

舉例來說,假設您使用 Web 資料庫追蹤慈善捐款, 並想查看活動期間的捐款者。您可以使用查詢選取資料,並準備資料以供表單與報表使用。

附註: 此程序使用慈善捐贈範本做為範例。如果使用慈善捐贈資料庫範本建立新的資料庫,則可沿用。

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中,按一下 [查詢]。

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下要包括的各個資料表,然後按一下 [關閉]。

    在此範例中,按兩下 [成員]、[捐贈]、[事件] 及 [事件與會者]。

  3. 在查詢設計視窗中,將欄位從某個物件拖曳至另一個物件,以建立任何必要的連結。

    在此範例中,將 [識別碼] 欄位從 [成員] 拖曳至 [捐贈] 中的 [捐贈者成員識別碼] 欄位,然後再將 [捐贈者成員識別碼] 欄位從 [捐贈] 拖曳至 [活動與會者] 的 [成員識別碼] 欄位。

  4. 新增要使用的欄位。您可以將欄位拖曳至格線,或按兩下欄位加以新增。

    在此範例中,新增 [事件] 資料表的 [事件]、[捐贈] 資料表的 [捐贈日期],以及 [成員] 資料表的 [問候]、[名字] 與 [姓氏]。

  5. 新增要套用的任何準則。

    在此範例中,您想限制 [捐贈日期],使其介於活動的 [開始日期] 與 [結束日期] 之間。在查詢設計格線中,於 [捐贈日期] 下的 [準則] 資料列內,鍵入 >=[開始日期] And <=[結束日期]

建立 Web 表單

表單是在 Web 資料庫中輸入及編輯資料的主要方式,亦可用於檢閱資料。表單會在瀏覽器中執行,有助於最佳化效能。當您開啟表單時,瀏覽器會從 SharePoint 伺服器擷取必要的資料。您可以篩選及排序表單中的資料,而不需要重新從伺服器擷取資料。

提示: 若要最佳化效能,請限制主要表單和報表所擷取的記錄數目。

  1. 選取要用作資料來源的資料表或查詢。

    附註: 若要建立未繫結表單,請跳過此步驟。

  2. 在 [建立] 索引標籤的 [表單] 群組中,按下列其中一個按鈕:

    • 表單    使用您選取做為資料來源的物件,建立一次顯示一筆記錄的簡易表單。

      附註: 如果您正在建立未繫結表單,則無法使用此按鈕。

    • 多個項目    使用您選取做為資料來源的物件,建立一次顯示多筆記錄的表單。

      附註: 如果您正在建立未繫結表單,則無法使用此按鈕。

    • 空白表單    建立不具任何內容的表單。

    • 資料工作表    使用您選取做為資料來源的物件,建立外觀與行為類似資料工作表的表單。

      附註: 如果您正在建立未繫結表單,則無法使用此按鈕。

建立 Web 報表

報表是從 Web 資料庫檢閱或列印資料的主要方式。報表會在瀏覽器中執行,有助於最佳化效能。當您開啟報表時,瀏覽器會從 SharePoint 伺服器擷取必要的資料。您可以篩選及排序報表中的資料,而不需要重新從伺服器再次擷取資料。

提示: 若要最佳化效能,請限制主要表單和報表所擷取的記錄數目。

  1. 選取要用作資料來源的資料表或查詢。

  2. 在 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中,按下列其中一個按鈕:

    • 報表    使用您選取做為資料來源的物件,建立基本報表。

    • 空白報表    建立不具任何內容的報表。

建立導覽表單並設為於開始時顯示之預設表單

使用者需要有瀏覽應用程式的方法。請記住 - 網頁瀏覽器並不提供功能窗格。您必須為使用資料庫物件的使用者提供瀏覽方法。您可以建立導覽表單,並指定每當使用者在網頁瀏覽器中開啟您的應用程式時,即顯示該表單。此外,若您沒有指定顯示的表單,則當應用程式開啟時,並不會開啟表單,這會讓應用程式變得難以使用。

提示: 建議您等到最後才建立導覽表單,如此才可在建立表單時,將所有的物件都新增至該表單。

  1. 按一下功能區上的 [建立] 索引標籤。

  2. 在 [表單] 群組中,按一下 [導覽],然後從清單中選取導覽版面配置。

  3. 若要新增項目,請從 [功能窗格] 中將該項目拖曳至導覽控制項。

    附註: 您只能在導覽控制項中新增表單和報表。

  4. 在導覽表單的本文中新增所要的其他控制項。舉例來說,您可以新增一些控制項至導覽表單中,以提供涵蓋所有表單的搜尋功能。

將您的導覽表單設為預設網頁顯示表單

  1. 在 [檔案] 索引標籤上,按一下 [說明] 底下的 [選項]。

  2. 按一下 [Access 選項] 對話方塊中的 [目前資料庫]。

  3. 按一下 [應用程式選項] 底下的 [網頁顯示表單],然後從該清單中選取所要的表單。

    附註:  您不需要選取導覽表單做為網頁顯示表單。您可以指定任何網頁表單。

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發佈並同步處理應用程式的變更

發佈 Web 資料庫

您可以在概觀一節中觀看此程序的影片。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存並發佈],然後按一下 [發佈至 Access Services]。

  2. 按一下 [執行相容性檢查程式]。
    Access 的 Backstage 檢視中的 [執行相容性檢查程式] 按鈕
    相容性檢查程式可協助您確定資料庫可正確地發佈。如有發現任何問題,您必須在發佈前解決這些問題。

    附註: Access 會將這些發現的問題儲存於名為 [網頁相容性問題] 的資料表中。資料表中的每個資料列都會包含一個疑難排解資訊的連結。

  3. 在 [發佈至 Access Services] 底下,填入下列資訊:

    • 在 [伺服器 URL] 方塊中,鍵入要發佈資料庫的 SharePoint 伺服器網址。例如 http://Contoso/

    • 在 [網站名稱] 方塊中,鍵入 Web 資料庫的名稱。此名稱會新增至 [伺服器 URL] 以產生應用程式的 URL。例如,若 [伺服器 URL] 為 http://Contoso/ 且 [網站名稱] 為 CustomerService,則 URL 為 http://contoso/customerservice

  4. 按一下 [發佈至 Access Services]

同步處理 Web 資料庫

進行設計變更或將資料庫離線之後,最後還需要進行同步處理。同步處理可解決電腦與 SharePoint 網站之間發生資料庫檔案出現歧異的問題。

您可以在概觀一節中觀看此程序的影片。

  1. 在 Access 中開啟 Web 資料庫並進行設計變更。

  2. 完成時,請按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [全部同步處理]。
    Access 的 Backstage 檢視中的 [全部同步處理] 按鈕

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