建立表單庫

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

表單文件庫會提供一種簡單的方法,讓您共用及追踨用來收集資訊的 XML 表單。例如,您可以為小組的支出報表表單建立一個表單庫。

概觀

建立表單庫

編輯表單範本

指定自訂範本

概觀

表單是以範本為基礎。假設您設計一個支出報表範本供小組使用。使用者填寫的每一個支出報表都是表單。

使用者填寫的表單只是一個 .xml 檔,其中包含在表單上輸入的資料 (而且只有資料),例如支出日期和金額。構成支出報表的其他內容都是由表單範本提供。使用者填寫表單之後,您就可以合併表單資料或將其匯出以進行分析。

在表單庫中,可以使用版本和核准功能來管理表單,就像在其他類型的文件庫中管理檔案一樣。您可以追蹤版本,以檢視版本歷程記錄,以及在必要時還原先前的版本。此外,還可以指定表單保持在擱置狀態,直到有權限的使用者核准或拒絕表單為止。

表單庫是將表單儲存在單一位置的簡便方式,但您可以將表單儲存在其他類型的文件庫中,例如用於儲存文件的文件庫。您可以使用內容類型,讓表單可供其他文件庫 (例如小組文件庫) 使用。請使用 [請參閱] 區段中的連結,取得關於內容類型的詳細資訊。

表單庫中含有預留位置檔案,您必須以自己的範本取代之。若要建立或自訂範本,請使用 XML 表單設計程式,例如 Microsoft Office InfoPath 2007 或與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的 XML 編輯器。

發佈範本至表單庫時,表單庫的欄是以範本的欄為基礎。

雖然表單庫可以儲存其他類型的檔案,使用 XML 檔案及使用相容程式自訂範本有一定的好處。您可以合併表單的資料,而在範本中指定的標題或欄位就會在表單庫中以欄的方式出現。

附註: 若要建立表單庫,您必須在要建立表單庫的網站上具有管理清單的權限。

頁面頂端

建立表單庫

有些 XML 表單設計程式 (例如 Office InfoPath 2007),可以讓您從表單設計程式發佈表單範本時,直接在 SharePoint 網站上建立文件庫。在大部分情況下,一開始需要先儲存範本的複本,然後再發佈到文件庫中。如需發佈表單範本的詳細資訊,請參閱 XML 表單設計程式或 XML 編輯器中的說明。

如果表單設計程式會自動建立文件庫,則使用 Windows SharePoint Services 3.0 建立文件庫時,就不需要遵循這個程序。程式自動為您建立文件庫之後,即可在 SharePoint 網站上變更文件庫中的任何設定。

表單設計程式也可能提供發佈範本至現有文件庫的選項。使用這個程序即可在發佈範本之前建立表單庫。例如,您可以在發佈表單範本之前,先建立文件庫、變更其設定,以及在其中新增使用者和群組。

  1. 按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下 [所有網站內容] 頁面上的 [建立

    提示: 在大部分情況下,您可以使用[網站動作] 功能表 按鈕圖像 改為完成這個步驟。

  1. 按一下 [文件庫] 底下的 [表單庫]。

    1. [名稱] 方塊中,輸入文件庫的名稱。文件庫名稱是必要的。

      這個名稱出現在文件庫的最上方,成為文件庫頁面網址的一部分,並顯示在導覽元素中,協助使用者尋找和開啟文件庫。

    1. [描述] 方塊中,輸入文件庫用途的描述。此描述是選用項目。

      描述會出現在文件庫頁面頂端的文件庫名稱底下。如果想要讓文件庫藉由電子郵件接收內容,您可以將文件庫的電子郵件地址新增至其描述中,讓使用者能夠輕易找到電子郵件地址。

  2. 若要在 [快速啟動] 上新增此文件庫的連結,請確認已選取 [導覽] 區段中的 [是]

  3. 如果有出現 [內送電子郵件] 區段,表示管理員已啟用讓網站藉由電子郵件接收內容的功能。如果您想要讓使用者藉由傳送電子郵件的方式將表單新增至表單庫,請按一下 [啟用此文件庫接收電子郵件的功能] 底下的 [是],然後在 [電子郵件地址] 方塊中,輸入用於表單庫地址的第一個部分。

  4. 若要在每次檔案存回表單庫時建立一個版本,請按一下 [文件版本歷程記錄] 區段中的 [是]。

    稍後即可選擇是否要同時儲存主要與次要版本,以及要追蹤的主要與次要版本數目。

  5. 在 [文件範本] 區段中,選取要指定做為表單庫所有表單之表單類型的表單範本。

  6. 按一下 [建立]

附註: 當使用者建立表單時,如果使用者硬碟上有安裝與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的表單編輯程式,根據預設,就會使用該程式來開啟表單。如果未安裝相容的程式,就會在瀏覽器中開啟表單。您可以變更文件庫的進階設定,指定表單一律在瀏覽器中開啟。

頁面頂端

編輯表單範本

有些與 Windows SharePoint Services 相容的 XML 編輯器或 XML 表單設計程式,例如 Office InfoPath 2007,會從 XML 編輯器或表單設計程式編輯及發佈表單範本。

有些表單設計程式需要您編輯範本的本機版本,然後從該程式重新發佈到文件庫中。如需發佈表單範本的詳細資訊,請參閱 XML 表單設計程式或 XML 編輯器中的說明。

如果沒有範本的本機複本而需要從 SharePoint 網站取得複本,請使用下列程序。視表單設計程式而定,範本可能會以唯讀的方式開啟。您可能需要先將已修訂的範本儲存至硬碟上,然後重新發佈。

  1. 如果文件庫尚未開啟,請按一下快速啟動上的名稱。

    如果文件庫名稱並未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下文件庫的名稱。

  2. 按一下 [設定] 功能表 [設定] 功能表 上的 [表單庫設定值]。

  3. 在 [一般設定] 底下,按一下 [進階的設定]。

  4. 在 [文件範本] 區段中,按一下 [範本 URL] 方塊底下的 [編輯範本]。

  5. 範本會在與 Windows SharePoint Services 相容的 XML 編輯器或 XML 表單設計程式中開啟,例如 Office InfoPath 2007。

  6. 進行需要的變更,然後儲存範本。

    視表單設計程式而定,您可能需要從程式中將範本重新發佈至 SharePoint 網站上的文件庫。

  7. 按一下 SharePoint 網站之 [表單庫進階設定] 頁面上的 [確定]。

附註: 如果網站使用者已填寫了以原始範本為基礎的表單,請考慮範本的變更對那些表單是否會有影響。例如,新增使用者必須填寫的欄位,可能會造成尚未新增該欄位之前已填寫的原始表單出現錯誤。

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指定自訂範本

若要自訂表單庫的表單範本,請使用與 Windows SharePoint Services 相容的 XML 編輯器或 XML 表單設計程式。程式可能會建議您自訂範本,並從程式重新發佈。例如,先在 Office InfoPath 2007 中變更範本的本機複本,然後重新發佈到 SharePoint 網站上。您不需要指定 SharePoint 網站到自訂範本的路徑。如需詳細資訊,請參閱相關程式的 [說明]。

下列程序顯示如何從 SharePoint 網站指定自訂範本。若要指定自訂範本,首先必須將自訂範本發佈或複製到文件庫的 Forms 資料夾,然後將文件庫指向範本的位置。

  1. 如果文件庫尚未開啟,請按一下快速啟動上的名稱。

    如果文件庫名稱並未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下文件庫的名稱。

  2. 按一下 [動作] 功能表 功能表圖像 的 [ Windows 檔案總管中開啟]。

  3. 在 Windows 檔案總管中,瀏覽以找出您建立的自訂範本。

  4. 以滑鼠右鍵按一下該檔案,再按一下快顯功能表上的 [複製]

  5. 按一下 [上一頁] 按鈕直到返回文件庫為止,然後按一下 [Forms] 資料夾加以開啟。

  6. 以滑鼠右鍵按一下資料夾視窗中的空白區域,然後按一下快顯功能表上的 [貼上]

  7. 關閉 [Windows 檔案總管],並回到網站上的文件庫。

  8. 按一下 [設定] 功能表 [設定] 功能表 上的 [表單庫設定值]。

  9. 在 [一般設定] 底下,按一下 [進階的設定]。

  10. 在 [文件範本] 區段中,輸入要用於 [範本 URL] 方塊的範本地址。此位置就是範本在 SharePoint 網站上相對於網站名稱的網址。例如,如果範本名稱為 Orders.xml,而您想將它新增至 [共用文件] 庫的 Forms 資料夾中,請在 [範本 URL] 方塊中輸入 /Shared Documents/Forms/Orders.xml

    如果 [文件範本] 區段中的設定無法使用,則可啟用多個內容類型。若要查看是否已啟用多個內容類型,請確認已選取 [內容類型] 區段之 [是否允許內容類型的管理?] 底下的 [是]。如果已選取,而且您有變更文件庫設定的權限,就必須編輯內容類型的範本。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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