建立群組報表或摘要報表

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

資訊,通常會更容易理解時分成群組。例如,群組區域銷售報表可以醒目提示否則可能會忽略的趨勢。此外,將總計放在報表中的每個群組的結尾,可以取代許多手動計算機的互動。

Microsoft Office Access 2007可讓您輕鬆地使用群組的報表。您可以使用 [報表精靈來建立基本的群組的報表,您可以新增群組和排序加入現有的報表,或您可以修改群組和排序已定義的選項。

本文內容

瞭解群組、 報表區段及控制項

經由使用報表精靈來建立新的群組報表

微調您的報表

將欄位] 或 [其他控制項新增至現有的報表

新增或修改現有報表中的群組和排序

儲存、 列印或傳送您的報表

備註

瞭解群組、 報表區段及控制項

如果您是群組報表的新手,有助於有一些背景上的群組和排序,以及其他報表區段和控制項的類型。如果您覺得了這些概念已經,您可以略過此區段,然後移至 [建立新的群組的報表使用 [報表精靈] 區段。

關於組成群組和排序

當您列印報表時,您通常會想要組織中以特定順序的記錄。例如,如果您要列印的供應商清單,您可能要公司名稱依字母順序排序記錄。

多個報表,排序記錄是不夠。您也可以分成群組。群組是記錄,以及顯示的記錄,例如頁首任何簡介和摘要資訊的集合。群組組成群組標題、 巢狀群組 (如果有的話)、 [詳細記錄,以及群組尾。

群組可讓您以視覺方式個別的記錄的群組,並顯示每個群組的簡介和摘要資料。例如,下列報表群組依出貨日期的銷售額,並計算每日銷售的總數量。

以銷售總額群組報表

1.日期標示群組。

2.總摘要列出的群組。

您可以查看群組的運作方式 by Category 報表 (下列圖例中所示) 的產品清單比較與其相關的查詢,產品清單中的資料工作表。報表和類別,但報表的查詢排序產品也分開 (在群組首中) 每個群組的開頭和結尾的每個群組 (在群組尾) 分開每個類別的產品數列印每個類別的名稱。

Products by Category 報表

1.類別名稱會出現在資料工作表中每一列。

2.類別名稱會出現一次在報表中,在群組首中每個群組。

3.類別總計會出現在群組尾中的每個群組的結尾。

4.記錄會顯示在資料工作表中的一個大型群組。

5。 每個類別的記錄會顯示為不同的小節,在報表中,依群組標題前後群組尾。

您可以群組的任何欄位和您排序 (最多 10) 的運算式。您可以一次以上群組上相同的欄位或運算式。當您群組上一個以上的欄位或運算式, Office Access 2007鳥巢根據其群組層級的群組。群組的第一個欄位是第一個且最重要的群組層級。您群組的第二個欄位是下一個群組層級。等等。下圖顯示如何Office Access 2007形成巢狀群組。

頁首頁尾階層

1.每個群組標題是與群組尾配對。

通常,您會使用群組標題來顯示資料識別開頭節群組的群組。通常,您會使用群組尾節結尾的群組] 群組中的資料摘要。

頁面頂端

關於報表區段

在 Access 中,報表的設計分成多節。若要建立實用的報表,您需要瞭解每個區段的運作方式。例如,您選擇的順序放置計算的控制項的區段會決定 Access 如何計算結果。下列清單會顯示摘要區段類型和用途。

  • 報表首   列印一次在報表的開頭。使用報表首的封面頁,例如標誌或標題和日期上可能會以正常方式顯示的資訊。報表首列印之前的頁面標題。當您將計算的控制項放在報表標題時,整個報表的計算值。例如,放置控制項的報表標題中使用Sum彙總函數計算整個報表的總和。

  • 頁首   列印每頁的頂端。使用頁面標題、,例如重複報表標題在每一頁。

  • 群組首   列印每個新記錄群組的開頭。使用群組首中,若要列印的群組名稱。例如,如果依產品已分組的報表,您可以使用群組首中列印產品名稱。當您將在群組首中使用Sum彙總函數計算的控制項時,總和為目前的群組。

  • 詳細資料   列印一次的記錄來源中的每個資料列。[詳細資料] 區段在此處放置構成報表主體的控制項。

  • 群組尾   列印記錄的每個群組的結尾。若要列印之群組的摘要資訊中使用群組尾。

  • 頁尾   列印每頁的結尾。使用頁尾來列印頁碼或每頁的資訊。

  • 報表尾   列印一次報表的結尾。報表尾用來列印報表合計或其他摘要資訊整份報表。

    附註: 在 [設計] 檢視報表尾會顯示頁面頁尾] 下方。不過,當列印或預覽報表,報表尾會出現在上方頁尾,只在最後一個群組頁尾或詳細資料行的最後一頁上之後。

頁面頂端

相關控制項

控制項是顯示資料、 執行的動作,並可讓您檢視和使用增強的使用者介面,例如標籤和圖像的資訊的物件。Access 支援三種類型的控制項︰ 繫結、 未結合與計算。下列清單會顯示這些控制項和其用途的摘要。

  • 繫結控制項   控制項的資料來源的資料表或查詢中的欄位。您可以使用繫結的控制項來顯示資料庫中的欄位值。值可文字、 日期、 數字,是/否值、 圖片或圖表。文字方塊是最常見的繫結控制項類型。例如,顯示員工的姓氏的表單中的 [文字] 方塊也可能會收到這項資訊,從 [員工] 資料表中的 [姓氏] 欄位。

  • 未繫結控制項   沒有資料來源的控制項。您可以使用繫結的控制項來顯示資訊、 線條、 矩形和圖片。例如,標籤,以顯示報表的標題是繫結的控制項。

  • 計算控制項   控制項的資料來源是運算式,而不是欄位。您指定您想要的值,您可以在控制項中定義的控制項資料來源的運算式。運算式是運算子的組合 (例如=+ ),控制項名稱、 欄位名稱、 函數所傳回單一值,以及常數值。例如,下列運算式計算的折扣 25%的項目乘以常數值 [單價] 欄位中的值 (。 75)。

= [Unit Price] * .75

從報表的基礎資料表或查詢中的欄位或報表上的控制項,運算式可以使用資料。

當您建立報表時,則最有效的方式來新增及排列繫結的所有控制項前,尤其是在報表上控制項的主要。您可以新增藉由使用 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中的工具完成設計的未結合和計算控制項。

Access 功能區圖像

您將控制項繫結至功能變數來識別從控制項取得其資料的欄位。您可以建立控制項繫結到所選欄位中,從 [欄位清單] 窗格中拖曳欄位至報表。([欄位清單] 窗格會顯示報表的基礎資料表或查詢的欄位。若要顯示 [欄位清單] 窗格,請執行下列其中一項︰

  • 按一下 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中的 [新增現有的欄位按鈕圖像

  • 按 ALT+F8。

當您按兩下的欄位,或將 [欄位清單] 窗格中的報表時,您會建立繫結的控制項。

或者,您也可以在控制項或控制項的屬性表中的控制項資料來源值的方塊中輸入欄位名稱,以結合欄位至控制項。屬性工作表定義特性的控制項,例如名稱、 其資料和其格式的來源。若要顯示屬性工作表,請按 F4。

使用 [欄位清單] 窗格是兩個理由而建立的繫結的控制項的最佳方式︰

  • 繫結的控制項具有附加的標籤,而且這些標籤名稱] 欄位 (或定義該欄位在基礎資料表或查詢中的標題) 為其標題根據預設,,因此您不必自行輸入標題。

  • 繫結的控制項繼承許多相同的設定為基礎的資料表或查詢 (例如格式小數位數,以及[輸入遮罩]屬性) 中的欄位。因此,您可以確定,這些屬性的欄位不變,每當您建立一個繫結至該欄位的控制項。

如果您已經有未繫結的控制項,並想要繫結至功能變數,設定控制項的控制項資料來源] 屬性的欄位名稱。

頁面頂端

經由使用報表精靈來建立新的群組報表

[報表精靈] 會顯示一連串問題,然後根據您的回答產生報表, 其中一個問題會詢問群組報表所依據的欄位。建立報表後,可以直接使用,也可以根據需要做適當的修改。在開啟 [報表精靈] 之前,必須先決定資料來源。

選擇記錄來源

報表包含資訊取自資料表或查詢,以及使用報表設計,例如標籤、 標題和圖形儲存的資訊。也稱為是報表的記錄來源的資料表或查詢提供的基礎資料。開始建立報表之前,您應該先思考您想要包含的資訊。在欄位],必須選擇您想要分組或摘要。如果您想要包含所有的欄位中的單一資料表,作為記錄來源的資料表。如果欄位會提取從多個資料表中,您需要使用查詢做為記錄來源。該查詢可能已存在於您的資料庫,或您可能需要建立符合需求的報表,以便於查詢。

若要深入瞭解查詢,請依照 請參閱 一節中的連結。

啟動報表精靈

  1. [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中,按一下 [報表精靈]。 按鈕圖像

    Access 隨即啟動 [報表精靈]

    報表精靈中的欄位選取

  2. 按一下 [資料表/查詢] 下拉式清單,選擇含有要在報表上顯示之欄位的資料表或查詢。

  3. 按兩下 [可用的欄位] 清單中的欄位,進行選擇。

    Access 會將選擇的欄位移到 [已選取的欄位] 清單。或者,您也可以按一下位於 [可用的欄位] 方塊和 [已選取的欄位] 方塊之間的按鈕,新增或移除已選取的欄位或是新增全部或移除全部的欄位。

  4. 如果您也要將其他資料表或查詢中的欄位放入報表,請再按一下 [資料表/查詢] 下拉式清單,選擇其他資料表或查詢,然後繼續新增欄位。

  5. 新增欄位完畢之後,請按一下 [下一步]

報表精靈中的群組記錄

群組功能讓您能夠依群組 (例如依地區或業務員) 來組織及排列記錄; 群組可以是巢狀結構,讓您可以輕鬆地識別群組之間的關係,並快速找到您要的資訊。您也可以使用群組來計算摘要資訊,例如總計和百分比。

如果報表包含一個以上的資料表,精靈會檢查資料表之間的關聯性,並確定您要如何檢視此資訊。

  1. 當 [報表精靈] 出現 [您要增加群組層次嗎?] 的詢問頁面時,請按一下清單中的一個欄位名稱,然後請按 [下一步]

  2. 若要增加群組層次,請按兩下清單中任一欄位名稱,將它們加入您的報表。

    您也可以在對話方塊右側的頁面中按兩下群組層次,將其移除。使用方向按鈕可增加或移除群組層次,透過選取群組層次並按一下向上或向下優先順序按鈕可調整其優先順序。Access 會加入每一個群組層次並以巢狀方式顯示群組層次。

    在報表精靈中加入群組層次

  3. 按一下 [群組選項] 以顯示 [分組區間] 對話方塊。

    報表精靈中的分組區間

  4. 您可以選擇性地為每個群組層次欄位選擇分組區間。

    分組區間可讓您自訂的記錄分組的方式。在上圖中,記錄分組,在出貨日期欄位中,這是日期/時間資料類型。[報表精靈提供選擇適合的分組區間] 清單中的欄位類型。因此,因為出貨日期的日期/時間類型,您可以選擇群組依據實際值 (標準),小時分鐘。如果欄位文字資料類型,您可以選擇群組的整個功能變數 (標準),或可能是第一五個字元。數字資料類型,您可以選擇群組依據值 (標準),或增加選取範圍。

    選取分組區間之後,按一下 [確定]

  5. 請按 [下一步] 瀏覽至精靈的下一頁。

排序及摘要記錄

您可以按照遞增或遞減的順序,最多以四個欄位來排序記錄。

  1. 按一下第一個下拉式清單,選擇要排序的欄位。

    您可以按一下清單右邊的按鈕,在遞增和遞減順序之間切換 (預設為 [遞增])。您也可以按一下第二、第三、第四個下拉式清單,選擇其他的排序欄位。

    報表精靈中的排序順序

  2. 如果要對任何數值欄位進行摘要處理,請按一下 [摘要選項]

    請注意,當報表的 [詳細資料] 區段含一個或多個數值欄位時,[摘要選項] 按鈕才會顯示出來。精靈會顯示可用的數字欄位。

    報表精靈中的摘要選項

  3. 選取 [加總][平均][最小][最大] 選擇之下的核取方塊,將在群組尾中加入這些計算結果。

    您也可以選擇顯示詳細資料及摘要,或只顯示摘要。若選擇只顯示摘要,就會顯示每個 [送貨日期] 值的合計 (例如,如果選取 [加總] 核取方塊),但會省略訂單明細。您也可以選擇顯示合計的比例。

  4. 按一下 [確定]

  5. 請依照 [報表精靈] 剩餘頁面的指示執行。在最後一頁上,您可以編輯報表的標題, 它會顯示在報表的第一頁。Access 將使用此標題作為儲存報表的文件名稱。您稍後可以編輯這個標題和文件名稱。

  6. 按一下 [完成]。Access 會自動儲存報表並在 [預覽列印] 中顯示它,您在預覽中看到的報表外觀就是其列印外觀。

您可以使用預覽窗格底部的瀏覽按鈕,依序檢視報表頁面或跳到報表的任何一頁。方法是,按一下其中一個瀏覽按鈕或在頁碼方塊中輸入所要查看的頁碼,然後按 ENTER 鍵。

在 [預覽列印] 中,您可以縮放報表來查看頁面上的資料位置是否妥當或是查看特定細部, 只要將游標置於報表上方再按一下即可。若要回復縮放效果,請再按一下。您也可以使用狀態列的縮放控制項。

頁面頂端

微調您的報表

則可能是 [報表精靈不會產生正確的結果,您會在報表中尋找。例如,您可能要新增文字、 調整欄寬,請新增標誌等。Access 提供兩種檢視,您可以在其中進行修改您的報表︰ 版面配置檢視和 [設計] 檢視。這些是簡要討論此區段中。

關於版面配置檢視

版面配置檢視是最方便使用檢視報表變更,並提供大部分的微調報表所需的工具。您可以調整欄寬、 重新排列欄,新增或修改群組層次和合計。您可以將新欄位放在報表設計並設定報表和控制項的屬性。版面配置檢視的優點是,您可以查看您的資料時變更報表格式,讓您可以立即看到您的變更如何影響在顯示的資料。

若要開啟 [報表版面配置檢視中,以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後再按一下 [版面配置檢視 按鈕圖像

若要修改之報表和控制項及節的內容,您可以使用屬性工作表。若要顯示屬性工作表,請按 F4。

從基礎資料表或查詢的欄位新增至您的報表設計,您可以使用 [欄位清單] 窗格。若要顯示 [欄位清單] 窗格︰

  1. 在 [格式] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [新增現有欄位 按鈕圖像

    提示: Access 2010 包含新格式化的條件功能,便可提升報表的可讀性。

關於 [設計] 檢視

如果您無法對您的報表版面配置檢視中的一項特定變更,請嘗試在 [設計檢視。[設計] 檢視會顯示您的報表,基礎結構,並提供一些其他設計工具和功能比版面配置檢視。例如,您可以將報表上控制項的更多不同類型您可以更精確地調整控制項的對齊方式,您可以設定與您在 [版面配置檢視中的其他內容。

若要在 [設計] 檢視中開啟報表,以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下 [設計] 檢視 按鈕圖像

頁面頂端

將欄位] 或 [其他控制項新增至現有的報表

使用某些類型的控制項,建立每個欄位、 標籤、 [線條] 或 [您看到在報表的圖片。最常用的報表上控制項是 [文字] 方塊。這是什麼通常用來顯示報表的基礎記錄來源的資料。您可以建立文字方塊已經繫結到記錄來源中的欄位從 [欄位清單] 窗格中,新增欄位或您可以將其新增至報表,在 [設計] 檢視中工作時 (但然後您必須 「 連結 」 他們的記錄來源中的欄位自己)。設計檢視] 是您可以新增多個其他類型的控制項之外的優點繫結文字] 方塊中的,例如矩形、 分頁符號以及圖表。本節說明這兩種方法的控制項新增至報表。

將欄位新增到現有的報表

[版面配置檢視 [建議] 檢視將欄位新增至報表中,但也可以完成設計檢視] 中。若要新增欄位,首先請確定 [欄位清單] 窗格會顯示。[欄位清單] 窗格中包含所有可用欄位的放置在報表上的清單。若要顯示 [欄位清單] 窗格,請按 ALT + F8。

從 [欄位清單] 窗格新增欄位

  • 若要新增一個欄位,將欄位拖曳從 [欄位清單] 窗格區段在報表上您要顯示。

  • 若要一次新增多個欄位,按一下您要的然後按住 ctrl 鍵的第一個欄位,然後按一下您想要每個其他欄位。拖曳到報表,然後拖曳選取的欄位。

放欄位後,Access 會建立繫結的文字方塊控制項的每一個欄位,並自動將每個欄位旁邊的 [標籤控制項。

附註: 

  • 如果您是從關聯資料表新增欄位,Access 會為您新增適當的群組層級。

  • 如果您新增欄位從另一個 (非相關) 的資料表時,Access 會顯示的對話方塊,您可以在其中指定的資料表關聯到報表的現有資料來源的方式。

若要查看哪些資料表的關聯性已指定為您的資料庫,或新增新的文件︰

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤的 [顯示/隱藏]群組中,按一下 [關係]。 按鈕圖像

如需詳細資訊,請參閱建立、 編輯或刪除關聯的文件。

將其他控制項新增至現有的報表

當您從 [欄位清單] 窗格新增欄位到報表時,會自動建立,繫結的文字方塊控制項。切換到 [設計] 檢視,並使用 [設計] 索引標籤上的 [控制項] 群組中的工具,可以新增其他控制項,例如標籤、 線條及圖像。

Access 功能區圖像

判斷工具的名稱

  • 將滑鼠指標放置在工具。

    Access 會顯示工具的名稱。

使用 [控制項] 群組中的工具來建立控制項

  • 按一下您想要新增的控制項類型的工具。例如,若要建立核取方塊,按一下 [核取方塊] 工具 按鈕圖像 ]。

  • 按一下您要放置控制項的左上角的報表設計中。若要建立預設大小的控制項,或按一下並拖曳以建立所要大小的控制項報表中,請按一次。

  • 如果您沒有完全上第一次嘗試的控制項,您可以使用下列程序來移動︰

    • 按一下以選取的控制項。

    • 將指標移到控制項直到它變成四向箭號 移動指標 ,將,然後拖曳控制項至想要的位置。

此程序所建立的 「 繫結] 控制項。如果該控制項是可以顯示 (文字方塊或核取方塊,例如) 的資料類型,您必須輸入欄位名稱或運算式 [控制項資料來源] 屬性中的控制項它將會顯示任何資料之前。

顯示屬性工作表

  • 按下 F4。

附註: 完成您的新報表時,請務必儲存您的工作。

頁面頂端

新增或修改現有報表中的群組和排序

如果您有一份現有的報表,而想在其中加入排序或群組,或您想修改報表的現有排序和分組方式,本節會協助您執行這些操作。

在 [版面配置檢視中新增群組、 排序及合計

您可以執行簡單排序、 分組及合計作業,以滑鼠右鍵按一下 [版面配置檢視中的欄位,然後從快顯功能表中選擇您要的作業。若要切換至 [版面配置檢視,以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,再按一下 [版面配置檢視 按鈕圖像

附註: 雖然本節的指示不直接使用 [群組、排序與合計] 窗格,但是建議您開啟該窗格,觀察您操作時的變化。如此,您將更了解 Access 的作業,在使用 [群組、排序與合計] 窗格時也更加得心應手,進而運用它們對報表做其他調整。若要顯示 [群組、排序與合計] 窗格:

  1. 在 [格式] 索引標籤的 [群組及合計] 群組中,按一下 [群組及排序按鈕圖像

根據一個欄位排序

  • 以滑鼠右鍵按一下您想要排序的欄位中的任意值。

  • 快顯功能表上,按一下您要的排序選項。例如,若要排序的文字欄位,以遞增順序,按一下 [從 A 到 Z 排序 按鈕圖像 ]。若要排序的數值欄位以遞減順序,按一下 [最大到最小排序 按鈕圖像 ]。

Access 會按照您指定的順序來排序報表。如果開啟了 [群組、排序與合計] 窗格,您就可以看到欄位中新加入了 [排序方式] 一列。

根據多個欄位排序

附註: 當您套用排序,以滑鼠右鍵按一下 [版面配置檢視中的欄位時,您只能針對一個欄位排序,一次。套用至另一個欄位排序中移除的第一個欄位排序。這與不同的表單,其中建立多個排序順序,再以滑鼠右鍵按一下每個欄位,並選擇您想要的排序順序排序的行為。若要建立多個排序層級,請參閱新增群組、 排序及合計使用群組、 排序與合計] 窗格的區段。

根據一個欄位進行分組

  • 以滑鼠右鍵按一下您要分組之欄位中的任意值。

  • 在快顯功能表中,按一下 [群組對 按鈕圖像

Access 會為其加入群組層次並建立群組首。如果開啟了 [群組、排序與合計] 窗格,就可以看到欄位中已加入新的 [群組對象] 列。

在欄位中加入合計

此選項可以讓您計算欄位的加總值、平均值、計數或其他彙總。總計會加入到報表的結尾處,群組總計則可以加到報表中的任何現有群組。

  • 以滑鼠右鍵按一下要合計之欄位中的任何值。

  • 按一下 [合計]

  • 按一下您想要執行的作業:[加總][平均][計算記錄] (計算所有記錄),[計數值] (只計算在這個欄位中含有值的記錄),[最大][最小][標準差],或 [變異數]

Access 會在報表尾中加入計算文字方塊控制項,此控制項可以建立總計。此外,如果您的報表有任何群組層次,Access 還會加入群組尾 (如果尚不存在) 並在每個群組尾中加入合計。

您可以按一下您想要計算合計值的欄位也加入合計,然後按一下 [格式] 索引標籤的 [群組及合計] 群組中的 [合計 按鈕圖像

使用群組、排序與合計窗格加入群組、排序和合計

當您在報表中加入或修改群組、排序順序或合計選項時,[群組、排序與合計] 窗格能為您提供最大的彈性。此外,建議您在 [版面配置檢視] 中操作,這樣比較容易了解您所做變更對資料顯示產生的影響。

顯示群組、排序與合計窗格

  • 在 [版面配置檢視︰

    在 [格式] 索引標籤的 [群組及合計] 群組中,按一下 [群組及排序按鈕圖像

  • 在 [設計] 檢視中︰

    在 [設計] 索引標籤的 [群組及合計] 群組中,按一下 [群組及排序按鈕圖像

Access 會顯示 [群組、 排序與合計] 窗格。

[群組、排序與合計] 窗格

若要加入新的排列或群組層次,請按一下 [新增群組][新增排序]

[群組、排序與合計] 窗格中就會加入新的列,並會顯示可用群組欄位的清單。

群組、排序與合計窗格中的欄位清單

您可以按一下其中一個欄位名稱,或者您可以按一下下方輸入運算式的欄位清單的運算式。一旦您選擇欄位,或輸入運算式,Access 會將群組層次新增到報表。如果您是在 [版面配置檢視中,顯示立即變更要顯示群組或排序順序。

附註: 

  • 如果定義了數個排序或群組層次,可能需要在 [群組、排序與合計] 窗格中向下捲動,才能看到 [新增群組][新增排序] 按鈕。

  • 您在一份報表中,最多可以定義 10 個群組和排序層次。

變更群組選項

每個排序或群組層次都有數個選項可供設定,讓您得到您要的結果。

群組選項

  • 若要顯示群組或排序層次的所有選項,請在您想要變更的層次上按一下 [其他]

    群組選項 (展開)

  • 若要隱藏選項,按一下 [較少]

排序順序    您可以按一下排序順序下拉式清單,然後按一下想要的選項,來變更排序順序。

群組區間    這項設定可以決定記錄的分組方式。例如,您可以對文字欄位的第一個字元進行分組,將所有 "A" 開頭的文字欄位分成一組、"B" 開頭的文字欄位分成一組,依此類推。對日期欄位而言,您可以依日期、週、月、季來分組,也可以輸入自訂間隔。

合計    若要加入合計,請按一下此選項。您可以在多個欄位中加入合計,也可以對同一個欄位進行多種類型的合計。

合計快顯視窗

  • 按一下 [總數] 下拉式箭號,然後按一下要計算合計值的欄位。

  • 按一下 [類型] 下拉式箭號,然後按一下要執行的計算類型。

  • 按一下 [顯示總計],將總計加入到報表的結尾處 (報表尾)。

  • 選取 [以總計的百分比顯示群組總計],將控制項加入群組尾,該控制項會計算每個群組佔總計的百分比。

  • 選取 [顯示在群組首][顯示在群組尾],在想要的位置顯示合計。

選擇完欄位的所有選項後,可以從 [總數] 下拉式清單中選取其他欄位,重複該過程並對其進行合計。否則,請在 [合計] 快顯視窗外按一下,將其關閉。

標題    可以讓您變更進行摘要處理之欄位的標題。此標題用於欄標題,還可用於標記頁首及頁尾中的合計欄位。

若要新增或修改標題:

  • 按一下 [具有標題] 後的藍色文字。

    [顯示比例] 對話方塊隨即出現。

  • 在對話方塊中輸入新標題,然後按一下 [確定]

具有/沒有頁首區段    使用此設定可以加入或移除每個群組前面的頁首區段。加入頁首區段時,Access 會將群組欄位移至頁首。移除含非群組欄位之控制項的頁首區段時,Access 會要求您確認是否刪除控制項。

具有/沒有頁尾區段    使用此設定可以加入或移除每個群組後面的頁尾區段。移除含控制項的頁尾區段時,Access 會要求您確認是否刪除控制項。

將群組保持在一頁    此設定可決定列印報表時,群組在頁面上的版面配置。您可能想讓群組盡可能集中在一起,以減少查看整個群組所需翻閱的頁數。不過,大多數頁面的底部都留有空白,而這通常會增加列印報表所需的紙張數。

  • 不要將群組保持在一頁    如果您不介意群組分列於數頁,可以使用此選項。例如,含有 30 項的群組其中 10 項可能顯示在某頁的底部,剩餘的 20 項則顯示在下一頁的頂部。

  • 將整個群組保持在一頁    此選項會將群組中的分頁數減至最小。如果頁面中剩餘的部分無法容納群組,Access 就會將這一部分留空,並在下一頁開始列印群組。當然,較大的群組仍會跨越數頁,但是此選項會盡可能減少群組內的分頁數。

  • 將頁首和第一筆記錄保持在一頁    如果群組包含群組首,此選項可以確定不會將群組首本身列印在頁面底部。如果 Access 判斷頁首後面甚至連一列資料都無法容納,Access 就會從下一頁開始列印群組。

變更群組及排序層次的優先順序

若要變更群組或排序層次的優先順序,請按一下 [群組、排序與合計] 窗格中的某一列,然後按一下該列右邊的向上或向下箭號。

刪除群組和排序層次

若要刪除群組或排序層次,請按一下 [群組、排序與合計] 窗格中想要刪除的資料列,然後按下 DELETE,或按一下該資料列右邊的 [刪除] 按鈕。刪除群組層次時,如果群組欄位是在群組首或群組尾中,Access 會將它移動到報表的 [詳細資料] 區段。群組首和群組尾中之前存在的任何其他控制項隨即會遭到刪除。

頁面頂端

建立摘要報告 (不含記錄詳細資料)

如果您想要顯示 [只有總和 (也就是只頁首及頁尾的資料列中的資訊),在 [格式] 索引標籤上 (或在 [設計檢視] 中的 [設計] 索引標籤上),按一下 [分組及合計] 群組中的 [隱藏詳細資料。執行此動作會隱藏群組,並產生的摘要資料更壓縮簡報中的下一層的記錄。雖然隱藏的記錄,並不會刪除 [隱藏] 區段中的控制項。按一下 [隱藏詳細資料] 以還原至報表的詳細資料列。

建立群組效果,而不使用標題

您可以達到而不使用標題在報表上的分組效果。移除頁首建立更精簡的報表,因為較少的垂直間距由標頭行。

一般的程序需要移除的每個群組,進入報表的 [詳細資料] 區段中的每一個群組欄位標題。若要還原的分組的視覺效果,您可以設定每一個群組欄位的 [隱藏重複] 的屬性為[是]

範例

請考慮使用的群組標題此一般群組的報表︰

具有群組首的群組報表

如您所見,每個公司名稱會使用整行,與每個訂單編號]。

在此範例中,您會編輯報表,使其看起來類似下列圖例︰

移除群組首的群組報表

  1. 版面配置檢視中開啟報表,請以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中,然後按一下 [版面配置檢視 按鈕圖像

  2. 在 [格式] 索引標籤的 [群組及合計] 群組中,按一下 [群組及排序按鈕圖像

    附註: 建議開始與最低層級群組和 「 運作方式否則的報表顯示會變得混亂工作時。

  3. 按一下 [在清單中,最低群組層級,然後按一下 [更多

  4. 從頁首區段下拉式清單中,選取 [沒有頁首區段]。

    當您移除頁首時,Access 會保留移到 [詳細資料] 區段的 [群組] 欄位的 [文字] 方塊。不過,在群組首中的任何其他控制項可能會被刪除。Access 會警告您如果任何控制項即將遭到刪除當做這個動作。如果在群組首中您想要保留的控制項,請務必將其移至其他報表] 區段中,才能執行此步驟。您需要切換至 [設計檢視],將控制項移至其他節。

    產生報表會顯示下列圖例中。請注意,第一個訂單識別碼] 會在同一行為第一個詳細資料記錄中,而不是在其個別行。

    移除了訂單編號群組首的群組報表

    很抱歉,在每個詳細資料行中,重複的訂單識別碼,,這可讓您難以查閱完全有多少訂單。此時,文字方塊控制項的 [隱藏重複] 屬性設定相當實用。請遵循下列步驟,設定此屬性︰

    • 選取其中一個重複的值。

    • 如果目前並未顯示屬性工作表,請按 f4 鍵以顯示它。

    • 在 [格式] 索引標籤的屬性工作表上隱藏重複按一下下拉式清單,然後按一下[是]

      隱藏重複訂單編號。請注意,您可以查看有多少訂單,以及有多少產品每筆訂單顯示。

      隱藏重複訂單編號的群組報表

  5. 例如,我們重複步驟 4,公司名稱群組層級。最終報表看起來類似下列圖例中︰

    移除群組首的群組報表

    同一行的第一個的詳細資料記錄,現在位於公司名稱] 的值,並隱藏重複的屬性可防止公司名稱] 的值在每一列上的重複。長報表中使用多個群組層次,這可能導致嚴重紙張節約。

頁面頂端

儲存、 列印或傳送您的報表

儲存您的報表設計後,您可以使用其多次。報表的設計保持不變,但是每次列印報表時,您會看到目前的資料。如果您的報表需求變更,您可以修改報表設計,或建立新的類似報表會根據原始的。

儲存報表

  1. 按一下 Office 按鈕圖像 Microsoft Office 按鈕],然後按一下 [儲存],或按下 CTRL + S 按鈕圖像

    或者,您可以按一下 [儲存 按鈕圖像 快速存取工具列] 上。

  2. 如果未命名的報表,報表名稱] 方塊中輸入名稱,然後按一下[確定]

儲存報表設計新的名稱

  1. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後按一下 [另存新檔 按鈕圖像

  2. 在 [另存新檔] 對話方塊中,將報表儲存至] 方塊中輸入名稱] 方塊中的報表,然後按一下然後按一下[確定]

列印報表

從 [預覽列印] 版面配置檢視、 [設計] 檢視、 報表檢視] 或 [功能窗格,您可以列印報表。列印之前,您應該重複檢查頁面設定,例如邊界和頁面方向。Access 會儲存頁面設定的報表,因此您需要設定一次。如果您的需求變更,您可以更新版本中,儲存設定。

變更頁面的設定

  1. 在任何檢視中開啟報表。

  2. 在 [版面配置] 索引標籤的 [頁面] 群組中按一下其中一個選項︰

    • 大小 按鈕圖像 可讓您以選取紙張大小的數字,或是輸入自訂的紙張大小。

    • 直向 按鈕圖像 是頁面的垂直方向。

    • 橫向 按鈕圖像 是將頁面水平方向。

    • 邊界 按鈕圖像 可讓您選取 [從數種預先定義的邊界寬度,或按一下 [進階],以使用 [版面設定] 對話方塊中輸入自訂的邊界寬度。

    • 顯示邊界切換邊界,開啟和關閉 (僅限版面配置檢視) 的顯示。

    • 會顯示 [版面設定] 對話方塊。輸入您想要設定您想要的欄大小,再按一下[確定]的欄數。

    • 僅列印資料隱藏列印的所有您放置在報表的標籤。只在基礎資料表或查詢中的資料繫結控制項將會顯示。這項功能可以很有幫助您有時候列印 [預先列印表單上的報表。您可以隱藏列印的標籤,在這些情況下,並空白的紙張上列印報表時,然後啟用列印的標籤。

附註: 若要使用更詳細的頁面設定,請按一下以顯示 [版面設定] 對話方塊的 [版面配置] 群組右下角的 [版面設定] 按鈕。調整可在 [版面配置] 索引標籤的所有設定並選取特定印表機的報表,您可以使用 [版面設定] 對話方塊。

將報表傳送至印表機

  1. 在任何檢視中,開啟報表,或在 [功能窗格中,只要選取報表。

  2. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後按一下 [列印]。 [列印] 按鈕

  3. 在 [列印] 對話方塊中,輸入您的選擇的選項,例如印表機、 列印範圍和份數。

  4. 按一下 [確定]。

頁面頂端

將報表傳送電子郵件訊息

您可以傳送給使用者的報表,以電子郵件,而非列印的紙。

  1. 在 [功能窗格] 中按一下 [選取它,按一下 Office 按鈕圖像 Microsoft Office 按鈕],然後再按一下 [電子郵件 按鈕圖像 報表]。

  2. 傳送物件為新檔] 對話方塊中,按一下您想要使用的檔案格式。

    傳送物件為對話方塊

  3. 完成任何剩餘的對話方塊。

  4. 電子郵件程式出現時,請輸入訊息詳細資料,並傳送郵件。

頁首

註解

如果您在查閱欄位,.accdb 檔案的排序或群組中的報表,會發生問題,您想要將.mdb 檔案匯入的報表,然後再使用舊版 Access 中開啟它。

內部的方法,作為查閱欄位的排序,並在.accdb 檔案中分組和不相容.mdb 檔案。如果您使用的.accdb 檔案中建立報表群組或排序在查閱] 欄位中,您然後將它匯出到.mdb 檔案 (或使用 [另存新檔] 命令將資料庫儲存為.mdb 檔案),然後嘗試使用舊版 Access 報表中開啟報表,將無法載入。

若要修改的報表,使其匯入.mdb 檔案,並將其開啟舊版 Access 中,執行下列動作︰

  1. 在.accdb 檔案中,建立一份報表。

  2. 版面配置檢視中開啟報表。

  3. 如果沒有顯示 [群組、 排序與合計] 窗格︰

    1. 在 [格式] 索引標籤的 [群組及合計] 群組中,按一下 [群組及排序按鈕圖像

  4. 刪除 [群組、 排序與合計] 窗格中的所有行按一下每一行右側的 [都刪除] 按鈕。

  5. 按一下 Office 按鈕圖像 Microsoft Office 按鈕],然後按一下 [儲存],或按下 CTRL + S 按鈕圖像

  6. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後按一下 [關閉資料庫按鈕圖像

  7. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後按一下 [開啟按鈕圖像

  8. 瀏覽至您要匯入報表,.mdb 檔案,然後按一下 [開啟

  9. 匯入報表複製到.mdb 檔案。

    作法

    1. 在 [外部資料] 索引標籤的匯入群組中,按一下 [存取]。 按鈕圖像

    2. 按一下 [瀏覽]

    3. 瀏覽至.accdb 檔案包含報表,然後按一下 [開啟]。

    4. 您不匯入所有表格這次,不論是否您選擇要匯入或連結的來源資料。按一下[確定]以繼續進行。

    5. 在 [匯入物件] 對話方塊中,按一下 [報表] 索引標籤。

    6. 按一下您想要匯入的報表,然後按一下[確定]

    7. 成功匯入作業時,Access 會詢問您是否要儲存的匯入步驟,以供日後使用。如果您想要儲存的步驟,選取 [儲存匯入步驟] 核取方塊,輸入要求的資訊,然後按一下儲存匯入。如果您不想儲存的步驟,請按一下 [關閉]。

      Access 匯入報表,並顯示在 [功能窗格。

  10. 在 [版面配置檢視中開啟報表。

  11. 如果沒有顯示 [欄位清單] 窗格︰

    1. 在 [格式] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [新增現有欄位 按鈕圖像

  12. 在 [在相關資料表中可用的欄位] 窗格中,找到包含您想要在報表上顯示欄位的資料表。此欄位會包含您目前查看在報表上的 [查閱] 欄位所顯示的值相同。

  13. 將欄位拖曳至報表。

    現在,您會有兩個資料行顯示相同的資訊。

  14. 以滑鼠右鍵按一下您剛才新增的 [顯示] 欄位,然後按一下您想要使用的排序選項]。

  15. 刪除的顯示欄位,您只要新增排序]。

  16. 如果沒有顯示 [群組、 排序與合計] 窗格︰

    1. 在 [格式] 索引標籤的 [群組及合計] 群組中,按一下 [群組及排序按鈕圖像

  17. 按一下 [新增群組]。

  18. 欄位/運算式快顯視窗中,按一下 [在報表上的 [查閱] 欄位的名稱。

現在排序和分組.accdb 檔案中的報表。儲存並關閉報告。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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