建立簡易報表

您可以在 Access 中建立各式各樣的簡單或複雜報表。第一步請從思考報表的記錄來源著手。無論您的報表是簡易記錄清單或依地區劃分的銷售分組摘要,您必須先決定哪些欄位包含您要在報表中看到的資料,以及它們要位於哪些資料表或查詢中。

選擇記錄來源後,您通常會發現使用 [報表精靈] 是建立報表最簡單的方法。Access 中的 [報表精靈] 這項功能可逐步引導您回答一連串的問題,然後根據您的答案產生報表。

您想要做什麼?

選擇記錄來源

使用 [報表] 工具建立報表

使用 [報表精靈] 建立報表

使用 [標籤精靈] 建立標籤

使用 [空白報表] 工具建立報表

了解報表區段

了解控制項

在 [版面配置檢視] 中微調報表

在 [設計檢視] 中微調報表

將控制項新增到報表

儲存工作

檢視、列印或透過電子郵件訊息傳送報表

檢視報表

列印報表

透過電子郵件訊息傳送報表

選擇記錄來源

報表包含從資料表或查詢擷取的資訊,以及與報表設計一併儲存的資訊,例如標籤、標題和圖形。提供基準資料的資料表或查詢也稱為報表的記錄來源。如果您想要包含的欄位全部都存在於單一資料表中,請使用該資料表做為記錄來源。如果欄位包含在多個資料表中,您必須使用一或多個查詢做為記錄來源。這些查詢可能已經存在於您的資料庫中,或者您可能必須建立新查詢,以符合您報表的特定需求。

使用 [報表] 工具建立報表

[報表] 工具提供您建立報表最快速的方式,因為它會立即產生報表,而不會出現資訊提示。報表顯示來自基準資料表或查詢的所有欄位。[報表] 工具可能不會建立您最終需要的完稿精美產品,但卻是可快速查看基準資料的實用方法。您可以儲存報表並在 [版面配置檢視] 或 [設計檢視] 中修改,使報表更符合您的用途。

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,按一下您要做為報表基準的資料表或查詢。

  2. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [報表] 群組中的 [報表]。 按鈕影像

    Access 隨即建立報表,並在 [版面配置檢視] 中顯示報表。

  3. 如需有關檢視及列印報表的詳細資訊,請參閱檢視、列印或透過電子郵件訊息傳送報表一節。

檢視完報表後,您可以儲存報表,然後關閉報表以及您用來做為記錄來源的基準資料表或查詢。下次開啟報表時,Access 會顯示來自記錄來源的最新資料。

使用 [報表精靈] 建立報表

您可以使用 [報表精靈],以更方便選取要在報表上顯示哪些欄位。假設您已事先指定資料表和查詢之間的關聯,您也可以指定資料分組和排序的方式,而且可以使用來自多個資料表或查詢的欄位。

  • [建立] 索引標籤上,按一下 [報表] 群組中的 [報表精靈]

  • 按照 [報表精靈] 頁面上的指示進行。在最後一頁上,按一下 [完成]。

    當您預覽報表時,您會看到報表印出時顯示的樣子。您也可以提高縮放比例以放大細部。如需有關檢視及列印報表的詳細資訊,請參閱檢視、列印或透過電子郵件訊息傳送報表一節。

附註: 若要在報表中包含來自多個資料表和查詢的欄位,請在 [報表精靈] 的第一頁選取第一個資料表或查詢的欄位之後,先不要按 [下一步] 或 [完成]。而是重複選取資料表和查詢的步驟,並按一下要包含在報表中的任何其他欄位。之後才按 [下一步] 或 [完成] 繼續。

使用 [標籤精靈] 建立標籤

使用 [標籤精靈] 輕鬆建立各式各樣標準標籤大小的標籤。

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,按兩下以開啟將做為標籤之記錄來源的資料表或查詢。

  2. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [報表] 群組中的 [標籤]。

  3. 按照 [標籤精靈] 頁面上的指示進行。在最後一頁上,按一下 [完成]。

Access 會在 [預覽列印] 中顯示標籤,以便讓您能夠看到標籤印出時顯示的樣子。您可以使用 Access 狀態列上的滑桿控制項來放大細部。如需有關檢視及列印報表的詳細資訊,請參閱檢視、列印或透過電子郵件訊息傳送報表一節。

附註: [預覽列印] 是可用來查看多個資料欄的唯一檢視,其他檢視會以單一資料欄顯示資料。

使用 [空白報表] 工具建立報表

如果您對使用 [報表] 工具或 [報表精靈] 沒有興趣,您可以使用 [空白報表] 工具從頭開始建立報表。此方式可讓您十分快速地建立報表,尤其當您預計只要在報表上置放少數幾個欄位時。下列程序解說如何使用 [空白報表] 工具:

  • 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [報表] 群組中的 [空白報表]。 按鈕影像

    會在 [版面配置檢視] 中顯示空白報表,而 [欄位清單] 窗格會顯示在 Access 視窗的右側。

  • 在 [欄位清單] 窗格中,在您想在報表上顯示其欄位內容的一或多個資料表旁,按一下加號。

  • 逐一將每個欄位拖曳到報表上,或按住 CTRL 並選取多個欄位,然後同時將它們拖曳到報表上。

  • 使用 [設計] 索引標籤的 [頁首/頁尾] 群組中的工具,將商標、標題、頁碼或日期及時間新增到報表。請注意,如果您使用的是 Access 2007,這些工具是位於 [格式] 索引標籤的 [控制項] 群組中。

了解報表區段

在 Access 中,報表設計分為多個區段。您可以在 [設計檢視] 中檢視報表以查看其區段。若要建立實用的報表,您必須了解每個區段的運作方式。例如,您選擇置放計算控制項的區段會決定 Access 如何計算結果。下列清單是區段類型及其使用方式的摘要:

  • [報表首]:此區段只會列印一次 (在報表開頭)。報表首用於一般可能出現在封面頁上的資訊,例如商標、標題或日期。您將使用 Sum 彙總函數的計算控制項置放在報表首時,計算的是整份報表的總計。報表首會列印在頁首之前。

  • [頁首]:此區段會列印在每一頁的頂端。例如,使用頁首以在每一頁重複報表標題。

  • [群組首]:此區段會列印在每個新記錄群組的開頭。使用群組首來列印群組名稱。例如,在依產品分組的報表中,使用群組首來列印產品名稱。當您在群組首中置放使用 Sum 彙總函數的計算控制項時,加總則是針對目前的群組。

  • [詳細資料]:此區段只會針對記錄來源中的每一列逐一列印一次。您在此位置置放構成報表主體的控制項。

  • [群組尾]:此區段會列印在每個記錄群組的結尾。使用群組尾來列印群組的摘要資訊。

  • [頁尾]:此區段會列印在每一頁的尾端。使用頁尾來列印頁碼或每頁資訊。

  • [報表尾]:此區段只會列印一次 (在報表結尾)。使用報表尾來列印報表合計或整份報表的其他摘要資訊。

    附註: 在 [設計檢視] 中,報表尾會顯示在頁尾下方。不過,列印或預覽報表時,報表尾會顯示在頁尾的「上方」,緊跟在最後一個群組尾或最後一頁的詳細資料行後。

頁面頂端

了解控制項

控制項是顯示資料、執行動作,以及讓您檢視及處理可提升使用者介面之資訊 (例如標籤和影像) 的物件。Access 支援三種控制項:繫結、未繫結和計算:

  • 繫結控制項:如果控制項的資料來源是資料表或查詢中的欄位,則為繫結控制項。您使用繫結控制項來顯示資料表中欄位的值。值可以是文字、日期、數字、是/否值、圖片或圖形。文字方塊是繫結控制項最常見的類型。例如,表單上顯示員工姓氏的文字方塊可能是從 [員工] 資料表的 [姓氏] 欄位取得此資訊。

  • 未繫結控制項:如果控制項沒有資料來源 (欄位或運算式),則為未繫結控制項。您使用未繫結控制項來顯示資訊、線條、矩形和圖片。例如,顯示報表標題的標籤是未繫結控制項。

  • 計算控制項:如果控制項的資料來源是運算式 (而不是欄位),則為計算控制項。您定義做為控制項資料來源的「運算式」,藉此指定控制項中所要的值。運算式是運算子 (例如 = 和 + )、控制項名稱、欄位名稱、傳回單一值的函數及常數值的組合。例如,下列運算式會將 [單價] 欄位中的值乘以常數值 (0.75),藉此計算折扣為 25% 的品項價格。

    = [單價] * 0.75

    運算式可以使用報表的基準資料表或查詢中的欄位資料,或報表中的控制項資料。

當您建立報表時,最有效率的方式可能是先新增及排列所有繫結控制項,尤其當它們佔報表上的控制項的大多數時。接著,您可以使用 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中的工具,以新增使設計完善的未繫結和計算控制項。

您識別控制項取得其資料的欄位,以將控制項繫結到欄位。您可以將欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳到報表,以建立繫結到選定欄位的控制項。[欄位清單] 窗格會顯示報表之基準資料表或查詢的欄位。若要顯示 [欄位清單] 窗格,請在 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。

或者,您可以在控制項本身或在控制項之屬性表的 [控制項資料來源] 值的方塊中輸入欄位名稱,以將欄位繫結到控制項。屬性表會定義控制項的特性,例如其名稱、其資料來源及其格式。

基於下列兩項原因,使用 [欄位清單] 窗格是建立控制項的最佳方式:

  • 繫結控制項有附加的標籤,而標籤預設會使用欄位名稱 (或針對基準資料表或查詢中的該欄位所定義的標題) 做為其標題,這樣您就不必自行輸入標題。

  • 繫結控制項繼承許多與基準資料表或查詢中的欄位相同的設定 (例如 [格式]、[小數點位置] 和 [輸入遮罩] 屬性)。因此,無論您何時建立繫結到欄位的控制項,均可確保該欄位的這些屬性維持相同。

如果您已經建立未繫結控制項,而且想要將它繫結到欄位,請將控制項的 [控制項資料來源] 屬性設為欄位的名稱。如需 [控制項資料來源] 屬性的相關詳細資料,請搜尋「控制項資料來源」說明。

頁面頂端

在 [版面配置檢視] 中微調報表

建立報表後,您可以使用 [版面配置檢視] 輕鬆微調其設計。使用實際報表資料做為指引,您可以調整資料欄寬度、重新排列資料欄,以及新增群組層級和合計。您可以將新欄位置放於報表設計上,並設定報表屬性及其控制項。

若要切換到 [版面配置檢視],請在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表名稱,然後按一下 [版面配置檢視] 按鈕影像

Access 隨即在 [版面配置檢視] 中顯示報表。

您可以使用屬性表來修改報表屬性及其控制項和區段。若要顯示屬性表,請按 F4。

您可以使用 [欄位清單] 窗格,以從基準資料表或查詢新增欄位到報表設計。若要顯示 [欄位清單] 窗格,請執行下列其中一項操作:

  • 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [工具] 群組中的 [新增現有欄位] 按鈕影像 。請注意,如果您使用的是 Access 2007,[新增現有欄位] 命令位於 [格式] 索引標籤的 [控制項] 群組中。

  • 按 ALT+F8。

接著,您可以將它們從 [欄位清單] 窗格拖曳到報表來新增欄位。

頁面頂端

在 [設計檢視] 中微調報表

您也可以使用 [設計檢視] 來微調報表設計。您可以將新控制項和欄位新增到設計格線,以將它們新增到報表。屬性表可讓您存取可加以設定來自訂報表的眾多屬性。

若要切換到 [設計檢視],請在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表名稱,然後按一下 [設計檢視] 按鈕影像

Access 隨即在 [設計檢視] 中顯示報表。

您可以使用屬性表來修改報表本身的屬性,以及報表包含的控制項和區段。若要顯示屬性表,請按 F4。

您可以使用 [欄位清單] 窗格,以從基準資料表或查詢新增欄位到報表設計。若要顯示 [欄位清單] 窗格,請執行下列其中一項操作:

  • 在 [格式] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [新增現有欄位] 按鈕影像 。請注意,如果您使用的是 Access 2007,[新增現有欄位] 命令位於 [格式] 索引標籤的 [控制項] 群組中。

  • 按 ALT+F8。

接著,您可以將它們從 [欄位清單] 窗格拖曳到報表來新增欄位。

頁面頂端

從 [欄位清單] 窗格新增欄位

  • 若要新增單一欄位,請將欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳到您要在報表上顯示該欄位的區段。

  • 若要一次新增多個欄位,請按住 CTRL,然後按一下您想要的欄位。接著,將選定的欄位拖曳到報表上。

當您將欄位放到報表區段上時,Access 會為每個欄位建立繫結文字方塊控制項,並自動在每個欄位旁邊置放一個標籤控制項。

頁面頂端

將控制項新增到報表

某些控制項會自動建立,例如當您從 [欄位清單] 窗格新增欄位到報表時所建立的繫結文字方塊控制項。許多其他控制項則可在 [設計檢視] 中使用 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中的工具建立。

判斷工具名稱

  • 將滑鼠游標置於工具上方。

    Access 會顯示工具名稱。

使用 [控制項] 群組中的工具來建立控制項

  1. 按一下您要新增之控制項類型的工具。例如,若要建立核取方塊,請按一下 [核取方塊] 按鈕影像 工具。

  2. 在報表設計格線中,按一下您要置放控制項左上角的位置。按一次以建立預設大小的控制項,或按一下工具,然後在報表設計格線中拖曳以建立您想要的大小的控制項。

  3. 如果您初次嘗試時未將控制項準確定位,您可以使用下列程序移動控制項:

    1. 按一下控制項以將它選取。

    2. 將滑鼠指標置放於控制項邊緣的上方,直到指標變成四個方向的箭號 移動指標

    3. 將控制項拖曳到您想要的位置。

此程序會建立「未繫結」控制項。如果控制項是可以顯示資料 (例如文字方塊或核取方塊) 的類型,您必須先在控制項的 [控制項資料來源] 屬性中輸入欄位名稱或運算式,然後才會顯示任何資料。如需詳細資訊,請參閱本主題中的了解控制項一節。

顯示屬性表

若要在 [設計檢視] 中顯示屬性表,請執行下列其中一項操作:

  • 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [屬性表]。請注意,如果您使用的是 Access 2007,[屬性表] 命令位於 [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏] 群組中。

  • 按 F4。

頁面頂端

儲存工作

儲存報表設計後,您可以隨時視需要執行報表。報表設計會保持相同,但您會在每次列印或檢視報表時取得目前的資料。如果報表需要變更,您可以修改報表設計,或根據原始報表建立新的類似報表。

儲存報表設計

  • 按一下 [檔案] > [儲存] 或按 CTRL + S。請注意,如果您使用的是 Access 2007,請按一下 Microsoft Office 按鈕,然後按一下 [儲存] 或按 CTRL+S。

    或者,按一下 [快速存取工具列] 上的 [儲存] 按鈕影像

  • 如果報表未命名,請在 [報表名稱] 方塊中輸入名稱,然後按一下 [確定]。

使用新名稱儲存報表設計

  • 如果您使用的是 Access 2013 或更新版本,請按一下 [檔案] > [另存新檔] > [另存物件為]。

    如果您使用的是 Access 2010,請按一下 [檔案] > [另存物件為]。

    如果您使用的是 Access 2007,請按一下 Microsoft Office 按鈕,然後按一下 [另存新檔] > [另存物件為]。

  • 在 [另存新檔] 對話方塊中,於 [另存成報表] 方塊中輸入新報表的名稱,然後按一下 [確定]。

頁面頂端

檢視、列印或透過電子郵件訊息傳送報表

儲存報表設計後,您可以不斷重複地使用它。報表設計會保持相同,但您會在每次檢視或列印報表時取得目前的資料。如果報表需要變更,您可以修改報表設計,或根據原始報表建立新的類似報表。

檢視報表

有多種方法可以檢視報表。您選擇的方法取決於您想要對報表及其資料執行什麼動作:

  • 若要在列印前暫時變更報表上顯示的資料,或者若要將資料從報表複製到剪貼簿,請使用 [報表檢視]。

  • 若要能夠變更報表設計並同時查看資料,請使用 [版面配置檢視]。

  • 如果您只想看看報表列印時看起來的樣子,請使用 [預覽列印]。

附註: 如果報表的格式已設為多個資料欄,在 [預覽列印] 中則只能查看資料欄版面配置。[版面配置檢視] 和 [報表檢視] 會以單一資料欄形式顯示報表。

在 [報表檢視] 中檢視報表

[報表檢視] 是在 [瀏覽窗格] 中按兩下報表時所使用的預設檢視。如果報表未開啟,請在 [瀏覽窗格] 中按兩下報表以在 [報表檢視] 中查看報表。

如果報表已經開啟,請在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表名稱,然後按一下 [報表檢視]。

在 [報表檢視] 中處理資料

在 [報表檢視] 中,您可以選取文字並將文字複製到剪貼簿。若要選取整列,請按一下並拖曳您要選取的列旁邊的邊界。接著,您可以執行下列其中一項操作,將這些列複製到剪貼簿:

  1. 在 [常用] 索引標籤的 [剪貼簿] 群組中,按一下 [複製] 。 按鈕影像

  2. 以滑鼠右鍵按一下選定的列,然後按一下 [複製]。

  3. 使用鍵盤快速鍵 (按 CTRL+C)。

使用篩選只顯示您想要的列

您可以直接將篩選套用到報表,而不需要離開 [報表檢視]。例如,如果您有「國家/地區」資料欄,而且只想要查看國家/地區為「加拿大」的這些資料列,請執行下列操作:

  1. 尋找報表中的「加拿大」文字,然後以滑鼠右鍵按一下它。

  2. 按一下 [等於「加拿大」]。

Access 會建立並套用篩選。

將篩選切換為開啟或關閉

您可以按一下 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中的 [切換篩選],以在篩選和未篩選的顯示之間切換。這不會移除篩選,只會開啟或關閉篩選。

移除篩選

  1. 以滑鼠右鍵按一下您要移除篩選的欄位。

  2. 按一下 [清除篩選 (從欄位名稱)] (您實際的欄位會列於「欄位名稱」)。

一旦移除篩選後,您就無法使用 [切換篩選] 命令將篩選切換回開啟。您必須先重新建立篩選。

附註: 如果您將篩選套用到報表,然後儲存並關閉報表,則會儲存篩選。不過,下次開啟報表時,Access 不會套用篩選。若要重新套用篩選,請在 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,按一下 [切換篩選]。

使用 [預覽列印] 預覽報表

在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下捷徑功能表上的 [預覽列印]。

您可以使用瀏覽按鈕依序檢視報表的各個頁面,或跳到報表中的任何頁面。

瀏覽按鈕

1.按一下以顯示第一頁。

2.按一下以顯示上一頁。

3.按一下以顯示下一頁。

4.按一下以顯示最後一頁。

5.在此方塊中輸入頁碼,然後按 ENTER 以跳到特定頁面。

在 [預覽列印] 中,您可以縮放報表來查看頁面上的資料位置是否妥當或是查看特定細部,只要將游標置於報表上方再按一下就可以了。若要回復縮放效果,請再按一下。您也可以使用 Access 狀態列上的縮放控制項來加以放大或縮小。

若要關閉 [預覽列印],請執行下列其中一項操作:

  • 在 [預覽列印] 索引標籤上,按一下 [關閉預覽列印]。

  • 在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下捷徑功能表上的 [版面配置檢視] 按鈕影像 或 [設計檢視] 按鈕影像

提示: 預覽報表後,您可以將結果匯出到 Microsoft Word、Microsoft Excel 或多個其他 Office 程式。在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中,按一下您想要的格式的按鈕,然後依照指示進行。

頁面頂端

列印報表

在任何檢視中開啟報表時或甚至在報表關閉時,均可列印報表。列印之前,請務必檢查頁面設定,例如邊界或頁面方向。Access 會將頁面設定與報表一併儲存,因此您只需設定一次。如果列印需要變更,您可以稍後再次設定。

變更頁面設定

  1. 在 [預覽列印] 中開啟報表。您可以在任何檢視中變更頁面設定,但 [預覽列印] 是最好的選項,因為您可以立即查看任何變更的效果。

  2. 在 [預覽列印] 索引標籤的 [版面配置] 和 [頁面大小] 群組中,按一下 [直向] 按鈕影像 或 [橫向] 按鈕影像 以設定頁面方向,或按一下 [大小] 按鈕影像 以設定頁面大小,或按一下 [邊界] 按鈕影像 以調整邊界等等。

  3. 變更設定後,請使用瀏覽按鈕來檢視數個頁面,確保您沒有在後續頁面上產生任何格式設定問題。

將報表傳送到印表機

  1. 在任何檢視中開啟報表,或在 [瀏覽窗格] 中選取報表。

  2. 按一下 [檔案] > [列印] > [列印]。請注意,如果您使用的是 Access 2007,請按一下 Microsoft Office 按鈕,然後按一下 [列印] > [列印]。

    Access 會顯示 [列印] 對話方塊。

  3. 輸入您選擇的選項,例如印表機、列印範圍及列印份數。

  4. 按一下 [確定]。

頁面頂端

透過電子郵件訊息傳送報表

您可以透過電子郵件訊息傳送報表給收件者,以取代列印紙本:

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,按一下報表以將它選取。在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中,按一下 [電子郵件]。請注意,如果您使用的是 Access 2007,請在 [瀏覽窗格] 中按一下報表以將它選取、按一下 Microsoft Office 按鈕,然後按一下 [電子郵件]。

  2. 在 [傳送物件為] 對話方塊的 [選取輸出格式] 清單中,按一下您要使用的檔案格式。

  3. 完成任何其餘的對話方塊。

  4. 在您的電子郵件應用程式中,輸入郵件詳細資料,然後傳送郵件。

頁面頂端

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