建立目錄的名稱、 地址及其他資訊

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以在 Word 中使用的目錄功能合併至單一文件,例如成員資格目錄、 目錄或組件] 清單中,資料。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤按一下 [啟動合併列印,然後再按一下逐步合併列印精靈

    開始合併列印精靈

  2. 在右側的畫面中,選取 [文件類型] 下的 [合併] 工作窗格中按一下 [目錄]。

  3. 在 [合併] 窗格底部,按一下 [下一步︰ 開始文件

    按一下 [完成合併列印 6 個步驟程序

  4. 在 [選取開始文件,您會看到下列選項︰

    • 使用目前的文件︰為主文件,在螢幕上使用目前的文件。

    • 從範本開始︰選擇其中一個現成的合併列印範本。

    • 從現有文件︰開啟現有的文件作為 [合併列印主文件。

      選取的選項,然後按一下 [下一步︰ 選取收件者

  5. 當您開啟,或使用合併列印精靈來建立資料來源時,您會告訴 Word 用於合併列印中的一組特定的變數資訊。使用下列方法之一來主文件附加到資料來源。

    1. 在 [合併] 工作窗格中,在 [選取收件者,按一下 [使用現有清單

    2. 在 [使用現有清單] 底下,按一下 [瀏覽]。

    3. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,選取包含您要使用的變數資訊的檔案,然後按一下 [開啟

    4. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,選取您想要包含的名稱。

      如何?

      1. 請執行下列其中一項操作:

        使用核取方塊來指定名稱

        這個方法是短清單時,最有用。選取您想要包含的名稱旁的核取方塊,然後清除您想要排除的名稱旁的項目]。

        提示: 如果您知道您想要包含在目錄中的大部分的清單,請按一下 [全選第一次可輕鬆地清除特定的記錄。同樣地,如果您想要包含在清單中的幾個記錄,按一下 [全部清除],然後選取您想要的記錄。

        在清單中的項目排序

        這是如果您想要查看字母或數字順序中的項目。按一下您要作為排序依據的項目] 欄標題。例如,如果您想要依姓氏的字母順序顯示清單中,按一下 [姓氏] 欄標題。

        篩選清單中的項目

        這是很有用,如果清單包含您知道您不想要查看或包含在目錄中的記錄。當您篩選清單時,您可以使用核取方塊來包含或排除記錄中上一節所述。

        按一下 [項目您想要篩選依據的欄標題旁邊的箭號,然後按一下下列其中一項︰

        • (空白) 會顯示其中對應欄位為空白的所有記錄。

        • (非空白) 會顯示其中對應欄位包含資訊的所有記錄。

        • 如果資料來源包含共用相同資訊的記錄,且欄中存在十個或更少的唯一值,那麼您可以按特定資訊進行篩選。例如,如果存在數個地址,它們都將澳大利亞做為國家/地區列出,那麼您可以依「澳大利亞」來進行篩選。

          [合併列印收件者] 對話方塊會顯示指定的記錄。若要再次顯示所有記錄,請按一下 [(全部)]。

          提示: 

          • 進階排序和篩選,按一下任何資料行名稱旁的箭號,然後按一下 [ (進階)。若要設定排序或篩選您想要的查詢中使用 [篩選] 及 [資料排序] 索引標籤。

          • 如果您有安裝地址驗證軟體,您可以按一下 [驗證地址合併列印收件者] 對話方塊中的 [驗證所列的位址。

      2. 按一下[確定] 以返回 [合併] 工作窗格。目錄,Word 會使用您所指定的名稱。

    1. 在 [合併] 工作窗格中,在 [選取收件者,按一下 [選取從 Outlook 連絡人

    2. 選取 [從 Outlook 連絡人] 底下按一下 [選擇 [連絡人] 資料夾]。

    3. 選取 [Outlook 連絡人資料夾,您在對話方塊中,按一下[確定]

    4. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,選取您想要包含的名稱。

      如何?

      1. 請執行下列其中一項操作:

        使用核取方塊來指定名稱

        這個方法是短清單時,最有用。選取您想要包含的名稱旁的核取方塊,然後清除您想要排除的名稱旁的項目]。

        提示: 如果您知道您想要包含在目錄中的大部分的清單,請按一下 [全選第一次可輕鬆地清除特定的記錄。同樣地,如果您想要包含在清單中的幾個記錄,按一下 [全部清除],然後選取您想要的記錄。

        在清單中的項目排序

        這是如果您想要查看字母或數字順序中的項目。按一下您要作為排序依據的項目] 欄標題。例如,如果您想要依姓氏的字母順序顯示清單中,按一下 [姓氏] 欄標題。

        篩選清單中的項目

        這是很有用,如果清單包含您知道您不想要查看或包含在目錄中的記錄。當您篩選清單時,您可以使用核取方塊來包含或排除記錄中上一節所述。

        按一下 [項目您想要篩選依據的欄標題旁邊的箭號,然後按一下下列其中一項︰

        • (空白) 會顯示其中對應欄位為空白的所有記錄。

        • (非空白) 會顯示其中對應欄位包含資訊的所有記錄。

        • 如果資料來源包含共用相同資訊的記錄,且欄中存在十個或更少的唯一值,那麼您可以按特定資訊進行篩選。例如,如果存在數個地址,它們都將澳大利亞做為國家/地區列出,那麼您可以依「澳大利亞」來進行篩選。

          [合併列印收件者] 對話方塊會顯示指定的記錄。若要再次顯示所有記錄,請按一下 [(全部)]。

          提示: 

          • 進階排序和篩選,按一下任何資料行名稱旁的箭號,然後按一下 [ (進階)。若要設定排序或篩選您想要的查詢中使用 [篩選] 及 [資料排序] 索引標籤。

          • 如果您有安裝地址驗證軟體,您可以按一下 [驗證合併列印收件者] 對話方塊中的 [驗證所列的位址。

      2. 按一下[確定] 以返回 [合併] 工作窗格。目錄,Word 會使用您所指定的名稱。

    1. 在 [合併] 工作窗格中,選取收件者下的 [鍵入新清單]

    2. 鍵入新清單] 底下按一下 [建立]。

    3. 在 [新增通訊清單] 對話方塊中,輸入您想要包含的第一個項目的資訊。您不必在每個欄位中填滿。

    4. 若要完成的第一個項目,並且移到新的項目,按一下 [新增項目

    5. 保留新增項目,直到您完成,然後按一下 [關閉]。

    6. 在 [儲存通訊清單] 對話方塊中,在 [檔案名稱] 方塊中輸入通訊清單的名稱並選取要儲存的清單中的資料夾。

      根據預設,[地址] 清單會儲存在 [我的資料來源] 資料夾。最好是保持通訊清單,因為這也是 Word 尋找資料來源的預設資料夾。因此,如果您想要更新的合併列印中使用此通訊清單,您不能瀏覽檔案和資料夾],找出此。

    7. 按一下 [儲存]。

    8. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,選取您想要包含的名稱。

      如何?

      1. 請執行下列其中一項操作:

        使用核取方塊來指定名稱

        這個方法是短清單時,最有用。選取您想要包含的名稱旁的核取方塊,然後清除您想要排除的名稱旁的項目]。

        提示: 如果您知道您想要包含在目錄中的大部分的清單,請按一下 [全選第一次可輕鬆地清除特定的記錄。同樣地,如果您想要包含在清單中的幾個記錄,按一下 [全部清除],然後選取您想要的記錄。

        在清單中的項目排序

        這是如果您想要查看字母或數字順序中的項目。按一下您要作為排序依據的項目] 欄標題。例如,如果您想要依姓氏的字母順序顯示清單中,按一下 [姓氏] 欄標題。

        篩選清單中的項目

        這是很有用,如果清單包含您知道您不想要查看或包含在目錄中的記錄。當您篩選清單時,您可以使用核取方塊來包含或排除記錄中上一節所述。

        按一下 [項目您想要篩選依據的欄標題旁邊的箭號,然後按一下下列其中一項︰

        • (空白) 會顯示其中對應欄位為空白的所有記錄。

        • (非空白) 會顯示其中對應欄位包含資訊的所有記錄。

        • 如果資料來源包含共用相同資訊的記錄,且欄中存在十個或更少的唯一值,那麼您可以按特定資訊進行篩選。例如,如果存在數個地址,它們都將澳大利亞做為國家/地區列出,那麼您可以依「澳大利亞」來進行篩選。

          [合併列印收件者] 對話方塊會顯示指定的記錄。若要再次顯示所有記錄,請按一下 [(全部)]。

          提示: 

          • 進階排序和篩選,按一下任何資料行名稱旁的箭號,然後按一下 [ (進階)。若要設定排序或篩選您想要的查詢中使用 [篩選] 及 [資料排序] 索引標籤。

          • 如果您有安裝地址驗證軟體,您可以按一下 [驗證合併列印收件者] 對話方塊中的 [驗證所列的位址。

      2. 按一下[確定] 以返回 [合併] 工作窗格。目錄,Word 會使用您所指定的名稱。

  6. 按一下 [下一步︰ 排列您的目錄

  7. 如果您還沒有這麼做,在文件視窗中,輸入您想要在目錄中每個項目重複的文字。例如,例如包含標籤名稱︰地址︰

    附註: 此時,不會包含您想要列印一次產生的目錄文件中的文字。

  8. 插入合併欄位要合併的名稱、 地址及其他資料來源的資料。例如,例如之後的項目標籤,插入合併功能變數公司︰ 貴??

    做法

    1. 在主文件中,按一下您想要插入欄位的位置。

    2. 插入下列其中一項︰

      含有名稱、地址與其他資訊的地址區塊

      1. 按一下 [地址區塊]。

      2. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,選取您想要包含的地址元素及格式,然後再按一下[確定]

        如果 [符合欄位] 對話方塊隨即出現,Word 可能已找不到部分所需的地址區塊的資訊。按一下(無法使用)] 旁的箭號,然後選取欄位對應至合併列印所需之欄位的資料來源。

      資訊的其他欄位

      1. 按一下 [更多項目],然後執行下列其中一項︰

        • 若要選取會自動對應到您的資料來源中的欄位的地址欄位,即使資料來源的欄位不有相同的名稱,為您的欄位,按一下 [地址欄位]。

        • 若要選取欄位,都需要在資料庫中的 [直接從資料行的資料,請按一下 [資料庫欄位]。

      2. 在 [功能變數] 方塊中,按一下您要的功能變數。

      3. 按一下 [插入],然後按一下 [關閉]。

        如果 [符合欄位] 對話方塊隨即出現,Word 可能已找不到部分插入功能變數所需的資訊。按一下(無法使用)] 旁的箭號,然後選取欄位對應至合併列印所需之欄位的資料來源。

        附註: 如果您要從 [資料庫欄位] 清單插入一個欄位,並於稍後切換到不同名稱之資料行的資料來源,那麼 Word 便無法將該欄位資訊插入合併後的文件。

    3. 重複步驟和 b,針對您想要插入的所有欄位。

      附註: 

      • 您無法輸入合併欄位字元 («») 手動或使用 [插入] 功能表上的 [符號] 命令。您必須使用 [合併] 工作窗格。

      • 如果 [合併] 欄位會顯示在大括弧,例如 {MERGEFIELD 縣/市},Word 會顯示,而不是功能變數結果的功能變數代碼。這不會影響合併,但如果您想要顯示其結果的功能變數代碼,以滑鼠右鍵按一下,再按一下快顯功能表上的 [切換功能變數代碼

    4. 如果您想,您可以變更合併的資料的格式。

      做法

      若要格式化合併的資料,您必須設定主文件中的合併欄位的格式。沒有設定格式的資料來源中的資料,因為當您將資料合併到文件的格式設定並不會保留。

      1. 在主文件中,選取包含您想要設定格式,請的資訊欄位包括周圍的合併列印功能變數字元 («»)。

      2. 您要變更字型或其他格式設定。

  9. 當您完成主文件並插入合併欄位的所有之後,按一下 [另存新檔在 [檔案] 功能表上。命名文件,然後再按一下 [儲存]。

  10. 按一下 [下一步︰ 預覽您的目錄

  11. 若要預覽順序中的項目,請按一下 [向前或向] 箭號按鈕。或者,若要找出並預覽特定的項目,按一下 [尋找收件者],然後輸入搜尋準則尋找項目] 對話方塊中。

  12. 如有必要,調整 [收件者] 清單。請執行下列其中一項︰

    • 若要從合併中排除特定收件者,按一下 [排除收件者]。

    • 若要變更收件者清單,按一下 [編輯收件者清單],然後在 [合併列印收件者] 對話方塊中進行變更。

  13. 按一下 [下一步︰ 完成合併

  14. 在 [合併] 中,按一下要新增文件

  15. 在 [合併至新的文件] 對話方塊中,執行下列其中一項,然後按一下[確定]

    • 若要合併的所有記錄,請按一下 [所有]。

    • 若要合併您在文件視窗中看到的記錄,請按一下 [目前的記錄

    • 若要合併的範圍內的記錄,請按一下 [,然後在 [] 和 [方塊中輸入記錄號碼。

      Word 會開啟一個新文件包含所有個別的記錄。

  16. 新增頁首、 頁尾及任何其他您想要的文字。

    比方說,如果合併的資料格式化為表格,新增欄標題表格後會合併資料。

  17. 儲存或列印目錄,就像任何一般的文件一樣。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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