建立易存取的 Office 文件

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當建立Office內容,您可以讓殘障人士透過一些簡單的調整存取。您可以使用數個內建Office功能,以確保所有人都可以讀取並瞭解您的文件。藉由增加您的文件中的協助工具,您可以迎合您整個的對象,並不只是它的一部分。

您可以使用協助工具檢查程式,請確定您的內容是真正存取。使用Word、 Excel、 Outlook、 OneNote,和在 Windows 或 Mac 上的PowerPoint和Visio Windows 上的免費工具。協助工具檢查程式發現任何協助工具問題文件中,並說明每個可能原因殘疾人士某人的潛在問題。它也會提供建議如何解決每個問題。

下表包含建立Office殘障人士可存取的文件的一些最佳作法。如需如何找出並修正在特定Office應用程式中的問題的詳細資訊,請參閱適用的指示:

要修正的內容

為什麼要修正

使用色彩

永遠不會使用色彩來傳輸資訊,以防您對象看不到它正確。如果色彩重要事項,提及的圖像標籤,例如的色彩、 進行。

避免使用淡藍色,因為它是為眼睛年齡會造成問題的第一個色彩,並會遺失其區分大小寫。

聲音的使用

如果您在文件中使用聲音,請確定即使您聽不到它,存取資訊。

若要讓視訊與音訊檔案的存取,您可以加入隱藏式輔助字幕文件。他們對您的文件適合較大的對象,包括人與聽障人士的使用者使用您的多媒體項目中的一個以外的語言。

遺漏的視覺效果中的替代文字

如果您使用螢幕助讀程式,替代文字 (Alt) 將那些人看不到它說明視覺項目。永遠套用至所有圖案、 圖片、 圖表、 表格和 SmartArt 圖形,讓您的文件更易於存取的有效的替代文字。如需適當使用替代文字的詳細資訊,請參閱替代文字

複雜書寫樣式

如果您對象無法辨識您,您的文件自動失敗,其目的。

使用簡短的句子] 和 [簡單的文法檢查。如果內容本身的項目符號清單,顯示其這種方式。項目符號清單是方式的非常簡單強制簡短的句子。

所面臨的選項,請一律先選取最簡單的 word 可用的圖片,而非 impressing 與您的詞彙您對象。

文件中的資料表

避免使用您的文件中的表格如果可能的話,因為很難追蹤透過螢幕助讀程式的表格內容。如果您必須使用表格,它設計謹慎盡。使用標題來介紹表格。

如果您建立表格的 HTML 網頁上,使用適當的標記若要允許螢幕助讀程式或點字提供資料表標頭資訊和內容中的資料顯示。使用標題和資料的儲存格的 < t d > 標籤 < 第 > 標籤。然後,別忘了包含摘要 < 表格 > 標記来說明的目的資料表中的資料表。

資料表為基礎的文件版面配置

資料表為基礎的版面配置是常用,尤其是在Word和Outlook建立新聞稿。使用不可見的框線,建立表格並放在個別的儲存格內的不同的電子報的文章,您可以輕鬆地建立令人印象深刻尋找文件。不過,您的讀者協助工具問題會不感謝您。永遠不會做的版面配置工具的資料表。

瀏覽文件的 [表格版面配置,當螢幕助讀程式,點字會顯示閱讀表格列列欄: 如果您的電子報設計讀取從上到下--欄,您閱讀程式將會遺失。

目標文件版面配置而不使用的表格。想法及可存取的範本,您可以使用不同的Office應用程式的集合,請參閱讓您更容易存取的範本,並取得 office 可存取的範本。如果您必須使用表格版面配置,請確定它設計用來讀取整個資料行和最小化] 索引標籤按鍵或向撥動達到結束所需嘗試列。

導覽和焦點的順序

螢幕助讀程式使用者使用 Tab 鍵或向撥動以瀏覽您的文件。每個索引標籤上按下按鍵或撥動文件中將焦點移到下一個組件,並可讓螢幕助讀程式讀取該部分中的內容。

若要實作可存取的功能,請確定有以邏輯方式排序文件內容中的部分。這是特別重要事項如果文件內容組成的另一個文字和放置或彼此,例如 PowerPoint 投影片上的圖像部分。如果部分不會以邏輯方式組織,螢幕助讀程式會讀取這些錯誤的順序,讓使用者瞭解內容的小有機會。若要測試導覽,啟動螢幕助讀程式,然後移動文件,請按 Tab 鍵或向左或向右撥動畫面。請確定如預期般的焦點移到文件。

另請參閱

影片:建立易於存取的文件

影片:在 Excel​​ 中建立更易於存取的表格

影片:在 Excel 中建立更易於存取的圖表

影片: 在 PowerPoint 中建立更容易存取的投影片

建立易於存取的 PDF

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