建立新的共用筆記本

以群組方式製作筆記是一種共同作業的過程。不像其他程式會「鎖住」檔案,一次僅供一人編輯檔案的做法,Microsoft Office OneNote 2007 可以讓多位使用者同時存取一組共用的筆記。它會自動同步處理每個人對筆記本所做的變更,讓筆記本總是維持在最新狀態。

OneNote 同時會在每個使用者的電腦上維護一份個別的離線筆記複本,如此一來,即使參與者的網路連線中斷了,還是可以在本機編輯筆記。下次當他們連線到共用筆記本時,OneNote 就會自動將他們的變更和其他參與者的變更合併在一起。

設定共用筆記本是一件簡單的事。[新增筆記本精靈] 會引導您完成建立共用筆記本的步驟,將它建立在您和小組成員都能夠存取的網路位置中,您也可以在自己電腦上的檔案共用區建立筆記本。

建立新的共用筆記本

  1. [檔案] 功能表上,指向 [開新檔案],然後按一下 [筆記本]

  2. 在 [新增筆記本精靈] 中,執行下列動作:

    • 在 [名稱] 方塊中,輸入共用筆記本的名稱 (例如,每週小組狀態報告理念研究小組筆記)。

    • 此外,您也可以選取筆記本封面的色彩,在 [筆記本] 導覽列上會以圖示顯示筆記本封面色彩。

    • 而且,您還可以在 [使用範本] 清單中,選取要用於共用筆記本中頁面的預設範本。

  3. [下一步]

  4. 按一下 [誰將使用這個筆記本?] 底下的 [將由多人共用此筆記本],然後執行下列其中一項:

    • 如果您以及會使用此共用筆記本的人都具有權限,可以存取及變更某網路檔案共用區或伺服器上的檔案,請按一下 [在伺服器上]

      附註: 您可能需要連絡網路管理員,以取得伺服器上某檔案共用區的存取權限。

    • 按一下 [在這台電腦的共用資料夾中],在您的電腦上建立一個其他人可以存取的檔案共用區。您必須以系統管理員身分登入電腦,才能在硬碟上建立共用資料夾。

      附註: 只有當您的電腦大部分時間都會出現在網路上時,才選擇這個選項。如果您的電腦經常離線,或者您經常帶著它四處旅行,請考慮將共用筆記本建立在網路檔案共用區中。

  5. [下一步]

  6. 選擇適當的位置來存放此新的共用筆記本,我們建議使用下列位置:

    • 公司或學校電腦網路上的內部或公用檔案共用區

    • 您具有管理員權限之電腦上的共用資料夾

    • Microsoft Windows SharePoint Services 網站上的文件庫

    • 高儲存容量的 USB (通用序列匯流排) 磁碟機

      我們建議您不要以任何其他檔案共用或資料夾共用以及同步處理技術來使用共用筆記本。

  7. [路徑] 方塊中,確認用於存放共用筆記本的建議位置。

    附註: 您在步驟 2 中輸入的筆記本名稱會自動加入位置路徑中。

  8. 若要撰寫包含此共用筆記本位置連結的電子郵件,請選取 [建立包含這個筆記本連結的電子郵件,讓我能傳送給其他人] 核取方塊。

    提示: 若要在共用筆記本連結建立後傳送給其他人,請按一下 [共用] 功能表上的 [傳送共用筆記本連結至其他人]

  9. 按一下 [建立]

    附註: OneNote 會在指定的位置中建立共用筆記本。依據您在 [新增筆記本精靈] 中選取的選項,OneNote 可能會顯示一個對話方塊及額外的說明主題,引導您完成設定其他使用者權限的步驟。

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